人事档案管理规章制度_1.docx

人事档案管理制度 1.目的 为了规范公司人事档案管理，加强档案管理的完整性、真实性、及时性和保密性。同时 为了维护人事档案的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案资料，特制定本管理办法。 2.适用范围 适用于公司员工纸质档案和电子档案的管理工作。 3.职责 公司综合行政部门为本公司员工人事档案的归口管理部门。 4.归档范围 员工档案包含入职档案、培训档案、绩效管理档案、异动档案、离职档案、工资、决定、 委托书、其他合同及协议、通知等与个人有关的具有参考价值的文件资料。 5.档案内容 5.1员工入职档案：（1）个人简历；（2）应聘登记表；（3）性格/气质测试表；（4）入职承诺书；（5）试用审批表； （6）个人证件（身份证复印件、学历学位证复印件、户口本复印件、资格证书复印件、职称复印件、机动车驾驶证复印件）； （7）原单位离职证明/离职声明；（8）笔试试题;（9）劳动合同。 5.2培训档案：（1）培训合同、协议； （2）培训相关资料及获取证书原件。 5.3绩效管理档案： 将员工绩效考核相关的档案资料按考核周期进行归整。 5.4员工异动档案。（1）员工试用期评价考核表；（2）异动申请表；（3）任免文件；（4）奖惩文件。 5.5员工离职档案。（1）辞职信；（2）辞职审批表；（3）离职工作交接单；（4）劳动合同解除证明书。 5.6其他资料档案： 工资、决定、委托书、其他合同及协议、通知等与个人有关的具有参考价值的文件资料。 6.档案管理员的职责 综合行政部人事助理负责管理员工档案，整理、收录档案资料，保证原始资料和单据齐全完整、安全保密、查阅方便。 7.档案管理 7.1基础管理 （1）原则：分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范；（2）新录用的员工，应及时建立档案、造册登记，并更新员工电子信息花名册； （3）档案按在职人员、离职人员分开管理，按部门/项目分类存档，应编号、制检索目录； （4）当在职员工的基本档案资料有变动时（如学历变动，身份证信息变动、技术职称变动等），应及时将相关资料复印交综合行政部归档，原件当场查验；（5）对员工进行考察、考核、培训、奖惩等形成的材料要及时收集、整理立卷、保持档案的完整；立卷归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备； （6）离职员工档案每月清查，按所在项目及离职月份归类存档，离职员工档案保存二年后方可销毁（管理人员保留至该员工离岗五年止），且须有电子及纸质版销毁记录。 7.2档案的查阅 7.2.1如因公需查阅档案，须填写借/查阅人事档案审批表，经部门/项目负责人、综合行政部负责人审批；下级员工不得查阅上级员工档案，特殊情况下经部门/项目负责人、综合行政部负责人、总经理批准后方可办理； 7.2.2公司总经理、项目负责人、综合行政部负责人可直接通过档案管理员办理查阅手续； 7.2.3调阅档案原则上在综合行政部门内部并在指定人员陪同下调阅。如需借出综合行政部，需综合行政部负责人批准。借阅档案的人员，对档案应妥善保管，不得遗失、泄密和污损，不准抽换、折卷和转换，不得复印，借出的档案必须在2天内归还。 7.2.4档案管理人员应做好查阅登记工作，并填写借/查阅人事档案登记表； 7.2.5查阅档案注意事项： （1）严禁涂改、圈划、抽取、撤换和损坏档案材料； （2）不得擅自复制（拍摄）档案内容，如因工作需要从档中取证必须事先经综合行政部负责人、部门/项目负责人、总经理同意； （3）查阅者不得擅自泄露档案内容，违反者视情节轻重，予以惩罚；（4）原则上不允许员工自带档案流动，确有需要，由档案发出方做好封口、盖章（或签字），接收方接受档案时须注意检查档案封口是否完整。 7.3档案的销毁 （1）公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司员工档案资料。 （2）当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写员工人事档案资料销毁审批表，经综合行政部负责人、项目负责人、总经理审批后执行。（3）经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的员工人事档案资料销毁审批表和将要销毁的档案资料进行登记，登记的员工人事档案资料销毁登记表永久保存。 （4）在销毁公司员工档案资料时，必须由综合行政部负责人指定专人监督销毁。 八、本制度经报批后，由综合行政部组织实施；修订或废止亦同。附件： 借/查阅人事档案审批表借/查阅人事档案登记表员工人事档案资料销毁审批表员工人事档案资料销毁登记表第5页 共5页