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人事档案归档规章制度 .docx

上传人:qwe****66 文档编号:7096009 上传时间:2024-12-26 格式:DOCX 页数:4 大小:15.87KB
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1、人事档案归档制度 一、人事档案保管制度目的 第一,保守档案机密。现代企业竞争中,情报战是竞争的重要内容,而档案机密便是企业机密的一部分。对人事档案进行妥善保管,能有效地保守机密。 第二,维护人事档案材料完整,防止材料损坏,这是档案保管的主要任务。 第三,便于档案材料的使用。保管与利用是紧密相联的,科学有序的保管是高效利用档案材料的前提和保证。 人事档案保管制度的基本内容 建立健全保管制度是对人事档案进行有效保管的关键。其基本内容大致包括五部分:材料归档制度;检查核对制度;转递制度;保卫保密制度;统计制度。 (1)材料归档制度。新形成的档案材料应及时归档,归档的大体程序是:首先对材料进行鉴别,看

2、其是否符合归档的要求;其次,按照材料的属性、内容,确定其归档的具体位置;再次,在目录上补登材料名称及有关内容;最后,将新材料放入档案。 (2)检查核对制度。检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。 检查的内容是多方面的,既包括对人事档案材料本身进行检查,如查看有无霉烂,虫蛀等,也包括对人事档案保管的环境进行检查,如查看库房门窗是否完好,有无其他存放错误等。检查核对一般要定期进行。但在下列情况下,也要进行检查核对: 突发事件之后,如被盗、遗失或水灾火灾之后: 对有些档案发生疑问之后,如不能确定某份材料是否丢失。 发现某些损害之后,如发现材料变霉,发现了虫蛀等。 (3)转递制度。转递制度是关

3、于档案转移投递的制度。档案的转递一般是由工作调动等原因引起的,转递的大致程序如下: 取出应转走的档案; 在档案底账上注销; 填写转递人事档案材料的通知单; 按发文要求包装、密封。 在转递中应遵循保密原则,一般通过机要交通转递,不能交本人自带。另外,收档单位在收到档案,核对无误后,应在回执上签字盖章,及时退回。 (4)保卫保密制度。具体要求如下。 对于较大的企业,一般要设专人负责档案的保管,应齐备必要的存档设备。 库房备有必要的防火、防潮器材。 库房、档案柜保持清洁,不准存放无关物品。 任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。 无关人员不得进入库房。严禁吸烟。 离开时关灯关窗,锁门。(5)统计

4、制度。人事档案统计的内容主要有以下几项: 人事档案的数量。 人事档案材料收集补充情况。 档案整理情况。 档案保管情况。 利用情况。 库房设备情况。 人事档案工作人员情况。 二、人事档案利用制度 目的 第一,建立人事档案利用制度是为了高效、有序地利用档案材料。档案在利用过程中,应遵循一定的程度和手续,这是保证档案管理秩序的重要手段。 第二,建立人事档案利用制度也是为了给档案管理活动提供规章依据。工作人员必须按照这些制度行事,这是对工作人员的基本要求。 人事档案利用的方式人事档案的利用有多种方式: (1)设立阅览室以供利用查阅。阅览室一般设在人事档案库房内或靠近库房的地方, 以便调卷和管理。这种方式具有许多优点,如便于查阅指导,便于监督,利于防止泄密和丢第4页 共4页

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