质保金管理规章制度.docx

质保金管理制度
为了规范公司采购设备、耐材及在建工程等质保金的支付问题，加强对质保金支付的管理和监督，进而充分维护公司的合法权益，防范公司遇到风险，避免遭受损失。经公司领导研究，特制定本制度。
第一条、为落实设备、耐材和在建工程在质保责任期内出现缺陷的维修责任，公司与供货商或施工单位在合同中约定，从应付的款项中按照一定比例预留出一部分，用以保证对方在出现质量问题时进行维修的资金。
公司在采购设备、耐材和在建工程的过程中所签订的一切合同都应当在条款中对质保金作出专门的约定。
第二条、设备或工程质保金按照合同标的总额乘以合同约定的比例（一般为合同总标的总额5%—10%左右），由公司从应付设备款或工程款中预留。财务部门负责建立质保金专用账户，进行单独结算。
第三条、供应商或施工单位应在设备移交后或项目工程竣工验收合格后的缺陷责任期（即合同约定的质保期限，一般为1年时间）内，应认真履行合同约定的责任。
缺陷责任期满后，没有出现过质量异议的，或仅出现一次且已及时解决缺陷的，方可向公司申请结算质保金。
第四条、质保金在结算前，如果出现质量异议的，公司有权要求供货商或施工单位对存在的问题缺陷要及时整改到位。尤其是大型设备在质保期结束前，要求供货单位对其进行一次全面的保养、检查。
使用单位要做好相关记录，作为结算质保金的依据之一，并及时将保养、检查、维修结果以书面形式报于公司相关职能部门备案存档。
第五条、设备或工程质保期满，经使用单位、公司供应部门、验收科及供货商或施工单位一同到现场验收确认。
按照相关约定完成保修责任后，设备供应商或施工单位向公司供应部门提出结算质保金申请。
公司风控部核实后，经主管领导同意，按相关程序办理结算手续。第六条、质保金在支付前必须要有使用单位的书面使用报告，以及保养、检查、维修记录等作为结算依据，由各单位第一负责人签字认可，确保无质量异议或仅一次且已及时解决，没再有缺陷的才予以结算。
第七条、风控部负责建立客户黑名单，采购的设备、耐材或在建工程发生一次质量异议，就将该供应商或施工单位纳入客户黑名单。
已纳入黑名单的供应商或施工单位如果再一次发生质量异议的，公司对其预留的质保金将不予以结算，并终止其合格供应商资格。
第八条、公司供应、设备使用、工程管理部门办理完质保金支付手续后，遵照公司付款程序向财务部门移交该手续，财务部门负责将该质保金款转入应付款账户上，按公司付款计划进行支付。
由于质保金转入货款，财务部门从即日起，不再以质保金名义对供应商或施工单位支付货款。
第九条、本制度的最终解释权归公司企管部、风险控制审计部。
第十条、本制度自2013年月日起执行，之前公司的相关规定如有与本制度中的规定有冲突的，以本制度中的规定为准。
河北新武安钢铁集团文安钢铁有限公司
2013年月日
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