税务系统征管资料档案管理规章制度.docx

税务系统征管资料档案管理制度
为规范分局税收征管资料管理，维护征管档案的完整和安全，促进税收征管档案管理的发展，更好的为税收征管服务，根据某地局iso9001质量管理体系的有关规定，制定本制度。
第二条。本制度所称税收征管资料，是指在征管全过程中形成的与税收征管有关的文件、凭证、报表、帐册、文书、案卷等不同形式或载体的记录。
社会保险费和其他地方规费的征管资料管理适用本制度。
第三条。税收征管资料管理遵循科学规范、安全集中、系统完整、简便实用、真实准确的原则。
税收征管资料管理内容包括采集（录入）、整理、移交、归档、移送、保管、调阅等部分。
第四条。税收征管资料管理实行属地负责制，各征管组负责征管资料的收集、整理和归档等工作，综合组负责征管资料管理工作的检查、指导和监督，并接受上级税务机关的检查、指导和监督，不断提高征管资料管理的质量和水平。
第五条。建立征管资料档案室和专用档案柜，配备忠于职守、熟悉业务、保守机密、认真负责的档案管理人员。
第六条；征管资料按基本资料、分户资料和综合资料等分类管理，具体为：税务登记类、帐簿凭证类、纳税申报类、税款征收类、发票管理类、税务检查类、综合类、征管质量考核类等。
第七条：各征管组对征管资料的收集、整理、审核、归档一般按以下归集流程操作：收集资料----整理资料----按年度、类别、保管期限分类----按标准装订资料----排列编号----装盒编目----移交上柜。
第八条。综合组在税务检查中形成的检查资料，按规定整理、传递和归档，并在结案后10天内复印送交征管组，进入户管档案。
第九条。归档资料必须是税收征管各环节办理完毕后的正式资料。资料应文字清楚、内容完整、手续齐全。资料格式原则上以上级局制定的表证单书式样及规格为准。
第十条。企业、从事生产经营的事业单位等的税收征管资料实行一户一档。户管档案内容应包括从税务登记到税款入库，整个征管过程的全部资料，并按税务登记、纳税申报、税款征收、税务检查、财务报表等项目分类顺序归档。
个体工商户的征管资料一般按街道、地段、行业等归档，实行十户一档。并按税务登记、定税、申报、征收、停复业等项目顺序归档。
第十一条。分户档案中的税务登记类资料归入当年度档案。
第十二条。征管资料归档时，应按税收征管环节、时间顺序依次排列。同类资料应排放在一起，以便查阅和调用。
永久、长期保管的资料档案必须去掉金属物。
归档资料应依据分类和资料编号编制资料目录。目录的标题应按所归档的征管资料的分类填写，并按资料的排列顺序编写页码。
归档资料目录应置于归档资料之首。
第十三条。建立健全征管资料的传递、登记、保管、借阅等项管理制度，并对资料的归集、保管、借用等情况进行监督检查。
往年资料必须由档案室保存，当年资料由各征管组分别归集，集中到专柜保管。
第十四条：征管资料档案的保管必须做到“三专”、“六防”，即：专人、专柜、专室，并有防火、防盗、防虫、防潮、防尘、防高温等措施。
第十五条。征管资料调阅、复制、移送应严格遵守档案管理的有关规定，履行必要的手续，依法为纳税人的情况保密。
第二篇：XX省国税系统税收征管资料档案管理办法XX省国税系统税收征管资料档案管理办法（试行）
第一章总则
第一条为规范税收征管资料的管理，加强税收基础工作，根据《中华人民共和国税收征收管理法》和《中华人民共和国档案法》的规定，结合税收征收管理工作的实际，特制定本办法。
第二条本办法所称的征管资料档案是指在税收征收管理过程中形成的，反映和记录征纳行为的各种表、证、单和磁盘等不同形式的文字和数据资料，以及专门案卷所需的其他资料。
第三条征管资料档案应按纳税人分户或职能单位分类建立与管理。基层征收单位（征收分局或税务所）必须建立纳税人分户征管资料档案。
第四条根据征管资料档案来源与用途划分管理职责，对征管资料档案实行分级集中管理，各有关责任单位和责任人必须认真收集，严格审核，及时传递处理，维护各项征管资料的真实、安全和完整。
第五条征管档案资料包括税务登记、发票管理、税务文书、纳税申报、税款征收、税务稽查、税务行政复议与诉讼和纳税义务人、非纳税义务人报送或提供的与税收征管有关的资料、信息等。
第六条各级国税机关都应当按照本办法的规定管理征管资料，建立征管资料档案。
第二章征管资料的主要种类
第七条征管资料按其反映的内容及产生的环节不同分为：
（一）税务登记类。包括办理开业登记，变更税务登记，停复业处理，注销税务登记，税务登记验证、换证，税种登记，增值税一般纳税人认定、年审，金银首饰消费税纳税人认定，非正常户处理，税务登记违法（章）处理等各环节的文书、报表和数据资料。
（二）发票管理类。包括发票的印制、购领、使用、缴销各种事项的登记台帐，申请审批文书表格，发票违章（法）案件资料和处理文书以及发票稽核检查及交叉传递文书。
（三）税务文书类。包括办理税收返还、退库、缓缴、减免审批，核定应纳税额，固定业户外出经营税收管理以及企业进货退出及索取折让的通知书，申请审批表、清单、证明单等资料。
（四）纳税申报类。包括纳税人申报纳税的各项报表，征收机关对逾期未申报和逾期未纳税户进行催报、催缴的文书资料以及纳税申报违章处理资料。
（五）税款征收类。包括各项税款、滞纳金、罚款的征收、退还凭据、通知单，税款应征、减免、征收、入库、欠缴和提退等项业务文书和核算资料。
（六）税务稽查类。包括税务稽查选案、立案、稽查、审理、执行各个环节的文书，纳税人涉税违法（章）案件材料，实施税收保全、强制措施的通知书、凭据等资料。
（七）行政复议与诉讼类。包括纳税人提起行政复议、赔偿的申请书、附报材料及行政诉状副本，国税机关受理行政复议、赔偿案件的调查材料及相应的处理决定书，国税机关向法院提交的答辩状、上诉状、强制执行申请书等文书资料。
（八）其它类。包括企业财务报表、其他外部信息资料，以及与税收征管业务有关的其他资料。
上述分类情况及编号参见附件《征管资料分类目录》。
第八条税收征管资料的种类和具体项目（表、证、单、书）按国家税法和政策规定确定，税法和政策规定作出修改调整的，按新的规定执行。
第三章征管资料的采集和录入
第九条各类征管资料的采集和录入由负责具体税收业务和征管工作的职能部门承担，各职能部门及工作人员应按税法和税收政策规定取得、制作、录入、归集征管资料，保证各种表、证、单、书和原始资料准确齐全、录入及时。
第十条征管资料的采集必须做到及时、完整、准确，以原始资料为依据，特殊情况下不能取得原始资料的，应当复印或抄录原始资料。对复印或抄录的资料，经办人员应签名备注。
第十一条省、地、市局各业务职能部门负责本部门处理的涉及税收征管业务资料的采集、整理和录入，对下级国税机关及相关部门进行业务指导，提供资料服务。
第十二条根据机构设置和业务分工情况，各县市分局及其工作部门按下列职责采集、录入征管资料。职能分工不一致的，由县市分局明确职责。
（一）综合业务部门负责直接办理的税务登记类、税务文书类、发票管理类、行政诉讼类征管资料的采集和录入，全面正确反映本部门管理的税收征管业务工作情况，负责向其他职能部门反馈信息。
（二）征收部门负责纳税申报类、其他类征管资料的审理、采集和录入，负责向计财和稽查部门提供纳税人申报征收情况。
（三）计财部门负责税款征收类征管资料的采集和录入，对征收部门采集、录入的应征（应退）税款、减免税款、已缴税款、提退税款等信息进行税收会计核算，开具票据，并负责反馈给征收部门。
（四）稽查部门根据征收部门、计财部门及其他方面所提供的有关信息，采集和录入稽查工作实施中的税务稽查类资料。
（五）基层征收分局、办税服务厅负责自行办理的各项税收征管业务资料的采集、整理和录入，并按照工作要求和职责范围，向上级领导和有关部门反馈税收征收管理情况。
第十三条以计算机磁盘和其他电子设备采集录入的征管资料，应当与文字资料核对一致，重要的资料应打印纸质资料或在磁介质上备份。
具体办法另行制定。
第四章征管资料的整理和归档
第十四条各级国税机关及业务职能部门，应当按照本办法第十五条的规定，整理、归集税收征管资料，全面实行规范化管理，为税收征管工作奠定基础。
第十五条征管资料的归档一般分为3类，即。纳税人分户纳税资料档案、专门案卷资料档案和职能部门征管台帐、文书等资料档案。
第十六条征管资料的整理归档按照事责一致的原则，由具体经办、采集资料的职能部门及工作人员负责。纳税人分户纳税资料应在纳税期结束后整理归档。税务稽查资料和涉税案件材料，应在案件结束后整理归档，具体办法另行制定。行政复议、应诉、赔偿处理材料，按《XX省国家税务局税务行政案件档案管理办法》处理。
第十七条各级国税机关及其业务工作部门整理归档的征管资料，应当按会计年度分类立卷，每年3月底以前，将上年度的征管资料装订成册，制成档案。
第五章征管档案的保管和查阅
第十八条各级国税机关应当根据《档案法》和本办法的要求管理征管档案，建立档案保管、查阅制度，充分利用征管档案资料为税收工作服务。
第十九条征管档案的保管按照征管业务工作管理的范围实行分级负责，统一管理。
县以上国税机关业务部门归集的征管档案，除属于单位文件档案管理的内容外，自行负责管理。
县局机关、城市分局以及征收分局、办税服务厅当年的征管档案原则上应于次年3月份以前，由各职能部门和责任人按要求组卷、编目、装订后移送档案室统一保管。因库房等其他客观原因档案室暂时无法保管的，报经地、市局批准后，也可由征管业务部门统一管理。
第二十条各级国税机关应明确专人负责征管档案的保管、查阅工作。建立符合防火、防盗、防潮、防蛀等条件的征管档案保管室，配备必要的柜架，对不同内容、类别的征管档案按编号顺序存放、保管。
第二十一条征管档案资料保存期限按照《征管法》规定为10年，保存期满的档案需销毁的，由档案管理部门会同监察部门清点、造册，经本单位领导批准，到指定地点统一销毁。
第二十二条本办法从1998年1月1日起执行。
附件：
征管资料分类目录
一、税务登记类
分类编号名称
dj001税务登记表（适用于内资企业）
dj002税务登记表（适用于外商投资企业）
dj003税务登记表（适用于企业分支机构）
dj004税务登记表（适用于外国企业）
dj005税务登记表（适用于个体工商户）
dj006纳税人税种登记表
dj007增值税一般纳税人申请认定表
dj008金银首饰消费税纳税人认定登记表
dj009税务变更登记表
dj010停歇（复）业申请审批表
dj011注销税务登记申请审批表
dj012纳税人迁移通知书
dj012-1纳税人档案资料移交清单
dj013非正常户认定书
dj014税务登记验证（换证）登记审批表
dj015增值税一般纳税人年检申请审批表
dj016取消一般纳税人资格审批表
二、发票管理类
fp001发票领购申请审批表
fp002发票领、用、存月报表
fp003增值税（专用发票/收购凭证/运输发票）抵扣明细表
fp004增值税（专用/普通）发票使用明细表
fp005发票缴销登记表
fp006发票挂失声明申请审批表
fp007发票核销审批表
fp008普通发票印制申请审批表
fp009发票保证金收据
fp010发票保证金退款凭证
fp011发票注销、购领及票款结报表
fp012发票交叉传递卡
fp013发票违章处理通知
fp014发票质量情况报告表
fp015发票检查原始记录
三、税务文书类
jm001生产性外商投资企业和外国企业减免税申请审批表
jm002高新技术减免申请审批表
jm003内资企业减免税申请审批表
jm0041993年12月31日前工商注册的外商投资企业和外国企业增值税、消费税税负增加季度表
jm005外商投资企业和外国企业再投资退税申请申批表
jm006外商投资企业出口货物退税申请表
jm007减免（退）税批准通知书
jm008XX省国家税务系统企业所得税减免和税前扣除审批通知
jm009企业所得税减免到期通知书
jm010企业税前弥补亏损审批表
jm011企业财产损失计税扣除审批表
jm012准予免税购进出口卷烟证明
jm013出口卷烟免税证明
hd001企业纳税定额申请核定表（适用财务不健全企业）
hd002年（季度）纳税营业额申报核定表（适用个体工商户）
hd003纳税户营业情况典型调查表
hd004纳税人变更纳税定额申请审批表
hd005核定定额调整通知书
hd006外国企业常驻代表机构纳税方式申请审批表
hd007外国常驻代表机构纳税方式核定通知书
hd008合作银行管理部门管理费决算审批表
hd008-1合作银行管理部门管理费预算审批表
ws001邮寄申报申请审批表
ws002延期申报申请审批表
ws003延期缴纳税款申请审批表
ws004固定工商户外出经营税收管理证明单
ws005企业进货退出及索取折让证明单
ws006金银首饰购货（加工）管理证明单领用存明细表
ws007税务文书传递卡
ws008税务文书附送资料清单
ws009税务文书领取通知单
四、纳税申报类
sb001增值税纳税申报表（适用于一般纳税人）
sb002增值税纳税申报表（适用于小规模纳税人）
sb003消费税纳税申报表、消费税纳税申报表附表
sb004金融保险营业税纳税申报表
sb005企业所得税纳税申报表及其附表
sb006外商投资企业和外国企业季度所得税申报表
sb007外商投资企业和外国企业年度所得税申报表
sb008外商投资企业清算所得税申报表
sb009个人所得税年度申报表
sb009-1个人所得税月份申报表
sb010申报（缴款）错误更正通知书
五、税款征收类
jk001税收缴款书（通用）
jk002税收（出口货物专用）缴款书
jk003出口货物完税分割单
jk004税收（汇总专用）缴款书
jk005通用税收完税证
jk006税收定额完税证
jk007税收罚款收据
jk008税收收入退还书
jk009小额税额退税凭证
jk010纳税保证金收据
jk011催缴税款通知书
jk012限期缴纳税款通知书
jk013扣缴税款通知书
jk014限期改正通知书
jk015应纳税款核定书
jk016预缴税款通知书
jk017代扣代收税款凭证
六、税务稽查类
bq001提供纳税担保通知书
bq002纳税人纳税担保财产清单
bq003纳税担保书
bq004暂停支付存款通知书
bq005解除暂停支付存款通知书
bq006查封（扣押）证
bq007查封商品、货物、财产清单
bq008扣押商品、货物、财产专用收据
bq009解除查封（扣押）通知书
bq010阻止出境通知书
bq011解除阻止出境通知书
bq012扣缴税款通知书
bq013拍卖（查封、扣押）货物申请审批表
bq014拍卖商品、货物、财产决定书
bq015拍卖商品货物财产清单
bq016税务处罚强制执行申请书
jc001立案审批表
jc002税务稽查通知书
jc003询问通知书
jc004询问（调查）笔录
jc005调取帐簿资料通知书
jc006调取帐簿资料清单
jc007提取证据专用收据
jc008税务检查专用证明
jc009限期缴纳税款通知书
jc010税务稽查底稿
jc011税务稽查结论
jc012税务稽查报告
jc013审理报告
jc014税务处理决定书
jc015税务案件移送书
jc016执行报告
jc017税务文书送达回证
jc018税务稽查初审意见书
七、行政复议与诉讼类
fy001复议申请书
fy002受理复议通知书
fy003不予受理裁决书
fy004答辩书
fy005限期补正通知书
fy006停止复议通知书
fy007复议决定书
fy008停止执行税收具体行政行为通知书
fy009强制执行申请书
fy010强制执行决定书
fy011送达回证
fy012答辩状
fy013证据保全申请书
fy014延期开庭申请书
fy015强制执行申请书
fy016行政上诉状
fy017申诉书
fy018赔偿申请书
fy019赔偿申请书审查表
fy020不予受理通知书
fy021限期补正通知书
fy022受理通知书
fy023赔偿决定书
fy024追偿责任人员通知书
fy025共同赔偿追偿通知书
八、其它类
（一）财务报表
cb001资产负债表
cb002损益表
cb003利润分配表
cb004主营业务收支明细表
cb005财务状况变动表
cb006商品销售利润明细表
cb007应交增值税明细表
（二）财务分析
（三）其它报表
tb001金银饰品购销存月报表（表1）（表2）
tb002部分应税消费品经济指标月（季）报表
tb003应税消费品税收及经营情况明细台帐
tb004主要材料购进耗用及主要应税消费品单位成本明细台帐
（四）其它外部信息资料
附件：关于查核、暂停支付、扣缴纳税人、扣缴义务人在金融机构存款的通知
附件：
中国人民银行、国家税务总局关于查核、暂停支付、扣缴
纳税人、扣缴义务人在金融机构存款的通知
为保障国家税收收入，保证税务机关严格执法，维护有关当事人的合法权益，根据《商业银行法》和《税收征收管理法》的规定，税务机关有权对纳税人、扣缴义务人在银行和其他金融机构（以下简称金融机构）的存款进行查核、暂停支付和扣缴；纳税人、扣缴义务人的开户金融机构应当予以配合。现就有关问题通知如下：
一、税务机关查核纳税人、扣缴义务人存款问题
税务机关经县以上税务局（分局）局长批准，凭全国统一格式的检查存款帐户许可证明，有权查核纳税人、扣缴义务人在金融机构的存款帐户；但查核纳税人的储蓄存款时，必须经有关银行县（市）支行或者市分行所属区办事处核对，指定所属储蓄所提供资料。
二、关于暂停支付纳税人存款问题
税务机关需要对纳税人实施暂停支付的税收保全措施时，必须经县以上税务局（分局）局长批准，向纳税人的开户金融机构送达"暂停支付存款通知书".金融机构接到"暂停支付存款通知书"后应当暂停支付纳税人相当于应纳税款金额的存款。
纳税人在税务机关责令其缴纳应纳税款的限期内缴纳税款的，税务机关应当向其开户金融机构送达"解除暂停支付存款通知书"，撤销暂停支付的税收保全措施。
三、关于扣缴纳税人、扣缴义务人税款问题
金融机构在收到税务机关"扣缴税款通知书"后，如果纳税人、扣缴义务人在金融机构的存款不足以同时支付税款和金融机构贷款，应先扣缴税款，后扣收贷款。
税务机关通知纳税人、扣缴义务人的开户金融机构扣缴税款时，应当依法送达"扣缴税款通知书"，并附送纳税人逾期未执行的"催缴税款通知书（留存联复印件）"，纳税人、扣缴义务人的开户金融机构应当及时扣缴。
纳税人、扣缴义务人的开户金融机构在"扣缴税款通知书"限定的扣缴税款期限内无法实现扣缴税款的，应当书面通知税务机关，并说明理由，以便税务机关采取其他强制执行措施。
四、关于各单位协调与配合问题
两家以上的执法机关对同一存款要求金融机构协助执行时，金融机构应根据最先收取的协助执行通知书办理。
在协助执行时，如因协助执行通知同时到达或其他情况导致有关执法机关对金融机构应协助执行哪一个机关的协助执行通知产生争议，由争议的机关协商解决或者由其上级机关决定。
税务机关要求纳税人、扣缴义务人的开户金融机构协助执行的程序和手续不合法的，有关金融机构有权拒绝协助执行。出现争议应当由双方上级单位协商解决。税务机关实施税收保全措施和强制执行措施不当，使纳税人的合法利益遭受损失的，税务机关应当承担赔偿责任。
纳税人、扣缴义务人的开户金融机构无故拒绝协助税务机关执行暂停支付、扣缴税款或者查核纳税人、扣缴义务人存款（储蓄）帐户，以及为当事人通风报信、协助其转移、隐匿存款的，应当依法承担责任。
以上各项规定，请认真贯彻执行。
第三篇：税收征管资料档案管理员岗位职责
一、坚决贯彻执行国家《档案法》及上级部门制定的各项档案管理规章制度。
二、热爱本职工作，自觉学习档案管理业务知识，认真做好征管资料的归集、整理、装订、归档、保管、销毁工作，努力提高档案管理水平。
三、督促各部门及时移交档案资料。
四、熟悉本单位档案管理情况，及时、准确地提供档案资料，为征管工作服务。
五、按规定做好档案资料的防火、防盗、防虫、防潮、防尘、防高温等工作。
六、按规定做好档案资料目录编写、查（借）阅登记及报批、档案资料移交工作。
七、按规定做好档案室硬件设施维护工作。
八、在工作变动时，须办好交接手续。
九、严格做好保密工作。未经主管领导批准，不得擅自公布纳税人的信息、数据等，违者按有关规定追究责任。
第四篇：档案资料管理制度档案资料管理制度
为了做好工程及设备档案资料的管理工作，参照《建设工程文件归档整理规范》等文件的有关要求，结合本公司实际情况和公司领导对档案管理的相关要求特制订本档案管理制度。
（1）归档范围
主要为工程和设备档案资料。a.工程档案是指各类报批文件（对政府各行政部门的各类报批文件、回复的批示文件、对外发文、对外接收的文件）、各类合同（所有合作合同、供给合同、工程合同以及各合同的附件、补充合同，供应商（服务）单位的报价资质资料、报价商务资料及报价汇总表说明文件，比价的考察调研报告，考察调研的影像、照片资料）、设计资料及图纸、设计变更与工程洽商资料、监理文件、施工日志、会议纪要、审计结论及各种验收证件、检测报告、材料设备的合格证及说明书、施工图、财产移交手续及其他需要存档的文件等。
b.设备档案是鉴定评价（仪器）技术状态的科学资料，是为保障（仪器）设备正常运转并处于良好状态的重要依据。档案员接收归档本公司的各类设备资料。主要包括计划、选购阶段的仪器设备购买申请单、协议、合同、重要来往函件、电文；开箱验收阶段的装箱单、开箱验收单、出厂合格证书、出厂精度检验单、图样、技术手册、使用维护手册、说明书、校验标准、随机备件图册、软件、硬件部分的文件材料、开箱检验记录；安装调试阶段的试车、试验记录、安装验收单、存在问题及处理意见；运行及维护修理阶段的设备仪器移交使用部门的附件和随机工具清单、设备仪器维护保养和安全技术操作规程、设备仪器使用记录、设备仪器保养情况记录、设备仪器检查记录及维修记录；改造、更新阶段合理化建议及处理结果、设备仪器改造、改装、更新的报告与批复、改进、改装过程中形成的图样、技术文件、设备仪器报废技术鉴定书、请示及批复文件、技术鉴定及成果申报奖励等各类文件。
（2）档案保密制度
a.档案工作人员必须树立高度的保密观念，遵守公司的各项保密制度。b.凡涉及不宜公开的公司机密等档案，应作秘密保管并严格控制查阅范围，
本公司人员需要查阅者，须经本公司主管领导批准。
c.凡作秘密和内部管理的档案，应严格履行查阅审批手续，严禁擅自拍照和复制，利用者应严格遵守保密规定，不得泄露公司秘密。
d.对确已无保存价值的建设工程和设备档案，列出销毁清册，经主管领导审批后，由销毁人、监销人销毁，并签名注销。
（3）档案工作人员岗位职责
a.热爱档案事业，忠于职守，遵纪守法，勤奋学习，具备档案专业知识。b.负责本公司建设工程中形成的资料和设备资料的收集、整理、立卷、归档工作，积极提供利用，为各项工作服务。
c.按规定向当地档案馆移交应进馆的档案。
d.积极主动地向上级主管部门汇报档案工作情况，接受其监督、检查和指导。
e.办理领导交办的其他档案业务工作。（4）档案管理制度
a.非档案管理人员不得擅自查阅档案柜里的案卷，确因工作需要，须经本公司主管领导批准同意后方可查阅。
b.档案柜内的档案要进行系统排列存放，不准堆放与档案无关的东西，做到完整安全，存放有序，查找方便
c.做好档案柜内“六防”（防盗、防火、防尘、防阳光、防潮、防鼠虫蛀）工作，平时要勤检查、勤打扫、保持档案柜卫生整洁、安全。
d.对档案柜所藏档案要进行经常检查，发现问题及时采取有效措施。e.凡属归档范围内的仪器设备的全套随机技术文件，仪器设备说明书、样本、图纸、技术操作规程、合格证及安装调试等材料若系一式二份，应留一份存档；只有一份的，将原件存档，复印件随机使用。
f.档案员负责仪器设备档案的收集、整理、保管、利用和统计工作。仪器设备档案内的文件材料，要按时间先后排列好，用铅笔编写页号，凡有文字的页面，都要编号，正面编在右上角，背面写在左上角，然后填写好卷内目录。
（5）档案安全制度
a.严格执行定期检查和进出档案清点制度，档案柜实行专人负责，钥匙应
妥善保管，如有丢失应及时汇报并采取措施，非管理人员不得随意翻阅档案柜里的档案。
b.每次长假前应对档案进行全面检查，档案柜加贴封条，切实消除安全隐患。
（6）档案资料查阅利用制度
a.本单位人员借阅档案、资料须登记，未履行登记手续的，档案管理人员不予提供档案、资料。档案资料的借出时间，不得超过半个月，确需继续借阅，必须办理续借手续。对于关键性和常用部分的档案应使用复印件，尽量不用原件，一般由使用人复印。
b.档案、资料的原件一般不外借给其他单位人员，特殊情况需要外借时，须经分管领导批准，办理外借手续并限期归还。借出的档案材料的原件，借用人要妥善保管，不得毁坏和遗失，按期归还，如有损坏、遗失，由借用人负责。外单位人员需要复印档案柜里资料时，须经主管领导同意后方可进行。
c.档案柜里有档案、资料需交给其他单位时应填交接单方可交付。d.查阅档案时，严禁吸烟，严禁在文件材料上划线、打勾、作记号、折角等，严禁涂改和拆撕档案，违者且造成档案损毁的，依法追究当事人行政、法律责任。
e.查阅档案者有义务将利用效果反馈给档案管理人员，以利探索和总结档案利用工作规律，更好地为各项工作服务。
（7）档案的收集
a.档案管理人员收到公司内部人员或相关单位人员给予的资料应及时登记。b.工程档案资料按项目收集，档案应按系统分类统一存放档案盒贴上标签并做电子目录方便日后检索。
c.设备档案资料按名称分类组卷，将一组内容上具有有机联系的材料组合成一个保管单位。卷内文件排列，依照设备材料的自然形成过程排列并做电子目录方便日后检索。
d.应妥善保存各类档案和资料，如发现用途不明的资料应交总工程师审阅确定用途。
e.勘察、设计、施工、监理等单位向本公司移交档案时，应编制移交清单，
双方签字、盖章后方可交接。
f.项目签订承包合同中应明确规定工程档案资料和设备资料编制的责任范围、内容、套数、案卷质量标准及时间要求。施工单位不按时提交合格竣工图的不算完成施工任务。
g.本公司购置的设备仪器的随机全套资料，由拆箱负责人收集齐全，及时移交档案员，统一积累和集中保管。
第五篇：档案资料管理制度档案资料管理制度
适应企业现代化、规范管理的需要和上级关于档案工作有关规定，结合我公司的实际情况，现作如下规定：
一、公司内部文件记录、合同文本、技术图纸、工艺配方等资料一律由办公室专人负责收集、整理、建档、保存。
二、公司所属各单位必须坚持文件材料形成、积累、整理和归档的制度，归档的材料要齐全、完整、字迹工整、图样清晰。
三、公司领导及科室工作人员因公外出参观学习、考察、参加各种会议，所获取的文件材料要按照归档范围的规定及时交档案室归档。
四、因工作需要借阅档案时，档案资料原则上不得带出档案室；特殊情况下，报请公司主管领导批准后方可带出时，最多不超过一个月，如到期不能归还，严格履行检查程序。
五、借阅人员，不经档案部门同意，不准复印、抄录。
六、借阅人员必须爱护所借阅档案，不得擅自涂改、撕毁、损坏档案，不得随意将档案转借他人，不得泄密。对于丢失、损坏、破坏档案资料的有关人员，按其程度和价值给予相应的经济处罚和行政处罚。
七、对于需要复制的图纸和文件材料，必须经公司主管领导批准后方可复制，不经批准的一律不能复制。
九、档案管理工作是现代化管理的一项重要内容，各级领导干部、各部门都必须高度重视和支持。
第27页 共27页