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公文和材料制作规范要求
上报文件标准格式
一、公文和文字材料的用字及标点符号规范要求㈠公文文字材料中序号、标点的正确使用
1.“第一，”、“第二，”、“首先，”、“其次，”等应该用逗号。
2.“
一、”、“
二、”、“
三、”应该用顿号。
3.“1.”、“2.”、“3.”或“a.”、“b.”、“c.”应该使用齐线墨点（实心小圆点）。
4.序号如加括号，如（1）（2）（3）等不再加标点符号。㈡年份中“零”的正确使用
年份如用中文形式表示，如“二○一○年十月”，则中间的“○”不能写成阿拉伯数字的长“0”或英语全角字符“o”，而应该用圆“○”（一般在电脑“插入”栏里“特殊符号”或“几何图形符”中选择）；年份如用阿拉伯数字形式表示，则中间应该用半角“0”表示，如：“2010年10月”。
㈢正确区分连接号和破折号
1.凡文中使用连接号的应该使用“～”，而不使用“——”或“──”。如：2010年9月～10月中的“～”（使用规范）
2.凡文中使用破折号的应该使用占两个空格的连线“──”而不用“～”或只占一个空格的短线“—”或两个短线“——”表示。（选取破折号，一般在电脑“插入”栏“标点符号”中查找）
二、公文和文字材料的印装规格要求㈠公文及材料的用纸规格
公文及材料用纸要采用国际标准a4型纸，其成品幅面尺寸为29.7cm×21cm（长×宽）。公文用纸的页边距上、下、左、右分别为3.7cm、3.5cm、2.8cm、2.6cm。
㈡公文及材料的字号、排版规格
标题须用二号方正小标宋gbk，正文用三号仿宋体字，正文中一级标题为黑体，二级标题为楷体，其他均为仿宋体。一般每页排22行（以3号字高度加3号字高度7/8的距离为一基准行），每行排28个字（即段落行距设置为28磅）。要做到版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸合乎标准，版心不斜，误差不超过1mm。
㈢公文及材料的印刷要求
公文应双面印刷，页码要套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标bl100%，红色油墨应达到色谱所标y80%，m80%。印品着墨实、均匀；字面不花、不白，无断划。公文及材料中未作特殊说明的图文项目，颜色均为黑色。
㈣公文及材料的装订要求
公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯，外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。平订钉锯与书脊的距离为3mm～5mm。
各单位要高度重视此项工作，将其作为机关单位语言文字工作和综合管理的一项重要工作予以对待，严格按照上述要求规范本单位公文制作及文字材料的整理工作。国家三类城市语言文字工作检查评估组将依照上述要求对所有档案材料进行检查。现有文件及档案材料如与要求不符，能重新制作的要重新制作，不能重新制作的要在现有文件上标出错误并改正。
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