《上海某公司网络视频会议系统管理规章制度》(带名头).docx

上海某公司网络视频会议系统管理制度(带名头) 第一篇：上海某公司网络视频会议系统管理制度（带名头）网络视频会议系统管理制度 第一条为进一步规范管理我公司视频会议系统，充分发挥视频会议系统的功用性，提升效率、节约成本，确保视频会议规范、高效、安全运行，特制订本制度。 第二条启用网络视频会议系统是我公司加强效能建设，进一步转变工作方式，改进工作作风，提高工作效率的一项重要手段。各分公司、总公司各部门要高度重视，充分运用视频会议系统召开会议。 第三条视频会议系统的使用与管理由行政管理部统筹协调，网络部及各分公司协同配合。各单位具体职责分工如下： （一）行政管理部负责视频会议的统筹规划及组织协调工作，包括提出视频会议制度化、规范化建设意见，拟定公司视频会议方案及组织实施，审核各部门申报的视频会议提案、提议；协调监督有关部门做好视频会议的技术保障和相关服务工作，协调处理视频会议系统建设和管理中的其他重要事项等。 （二）网络部负责视频会议系统的技术支持和保障工作，包括视频会议系统网络、主控设备等设施的技术维护，拟定视频会议系统的操作规范并组织实施，安排专业人员负责相关技术保障，组织开展必要的专业培训等。 （三）各分公司应指定一名视频会议系统管理员（以下简称管理员）负责视频会议系统和场地使用的日常管理和服务，包括视频会议系统设备、麦克风、电视、音响、视音频及网络模块等设备的日常使用和维护，组织落实视频会议操作规范，参加必要的专业培训，并负责会前、会中、会后的相关服务和联络工作。 第四条利用视频会议系统组织召开会议，应按以下规定办理： （一）总公司季度/周度定期视频会议。具体由行政管理部协调落实，网络部负责技术支持和网络视频平稳进行的保障工作。 （二）临时性视频会议的召开。主办部门负责人需拟定议题议程、确定会议主持人、会议记录人、与会人员、需要共享或讨论的文件、ppt等资料以及会议时间、议程等相关信息；提前三个工作日向行政管理部申报，提交网络视频会议系统使用申请表并抄送网络部。获得批准后，主办部门应提前一至两天通知与会单位或个人。 （三）总公司各部门或个人需使用视频会议系统与本单位以外的系统对联，主办部门应向运营总监申报，获得批准后，需提前三个工作日向行政管理部提交申请，抄送网络部。如需召开国际视频会议，主办部门应按规定支付互联网国际流入量费。 第五条会议要求： （一）视频会议会场应满足会议需要，环境整洁、设备齐全。 （二）各与会单位管理员必须在视频会议开始的半个小时前配合主会场管理员进行系统设备调试，保证所需设备提前到位，按正确的方法操作设备，保障整个会议过程的网络传输效果。 （三）主会场在会议前十五分钟开始对各分会场进行点名登记，并将结果上报会议主持人；对没有准时登陆系统的分会场，将追究其相关人员的责任。与会人员因故中途离场应发送消息至会议主持人。 （四）在会议召开期间，与会人员应着装整齐，自觉保持良好秩序，不得随意走动、中途无故退席。应关闭手机或将手机调至震动，不得打断或干扰他人的发言，影响会议的正常进行。 （五）视频会议进程中，各与会单位应保持安静，不安排发言的分会场应将麦克风置于静音状态，需要发言时请举手示意主会场主持人，得到允许后方可开启麦克风进行发言。 第六条会议期间注意事项： （一）会议期间，总公司技术操作人员及分公司管理员要坚守岗位，保障系统的平稳运行；主会场技术人员应根据会议需要，及时切换会场画面。 （二）会议期间，除视频会议操作人员之外，其他人员一律不得进入监控及设备操作区，不得操作视频会议有关的设备。 （三）会议期间，各分会场应实时监控设备运行情况，随时与主会场保持联系，及时调整镜头和麦克风，保证分会场与会人员正面出现在视频会议镜头范围之内。设备或网络出现故障时，应及时排除，并向主会场汇报。 （四）会议期间，各分会场未得到主会场允许，不得擅自退出系统。会议结束后，由主会场统一中断会议连接。各分会场在主会场中断会议后，按操作流程关闭视频设备。 （五）网络视频会议系统使用情况登记表用于记录视频会议系统使用情况及运行状况，主、分会场都应认真填写，及时将视频会议效果上报至总公司网络部及行政管理部，并按月归档。 第七条总公司各部门及各分公司要明确职责，加强管理，切实保证视频会议系统的稳定运行，应结合实际，制定各部门及各分公司内部视频会议管理办法。 第八条各直属单位因不遵守管理制度或违反操作规范造成视频会议运行故障的，总公司将中断其系统连接，并在会后进行通报批评。 第九条会议主办方全权负责会议内容的保密工作。参会人员及会议记录人对会议内容负有保密的义务。 第十条本制度自发布之日起实施，由行政管理部负责解释说明。 行政管理部 宣 2012.01.08 第二篇：公司视频会议管理制度为规范视频会议的使用，保证视频会议的顺利进行，特制定本管理制度，要求如下： 一、会议申请流程及标准 1、各职能部门召开的接口人视频会议需填写视频会议申请单（见附件一），分管（副）总裁签字后交至集团it部留档，并将会议通知发送各分公司参会人员及it接口人，视频会议后如需要本部门以外的相关部门进行协助或者需要运营督导部进行督导的，请抄送相关部门。 2、集团总监级以上、分公司副总经理以上或全国全员视频会议均需提前两个工作日填写视频会议申请单提交至总裁办主任处，经总裁办主任批准同意后，方可将会议通知发送各分公司参会人员及it接口人，并将该申请单交至集团it部留档。 3、总裁办每季度召开一次全国（全员）视频会议； 4、集团各职能中心所召开的全国总监级以上视频会议应由集团总裁办主任或运营督导总监或培训总监出席，相关职能部门积极做好后期配合工作。 5、全国全员伙伴视频会议应由集团培训中心召集，集团总裁办主任以上领导主持，并由集团、地方公司it负责人负责设备的通畅。 二、会议设备及网络要求 1、各分公司it接口人必须准备相应设备，如。摄像头、音箱、话筒（或者耳麦），如有缺失或运行不正常，需提前至少一天在当地自行采购并调试，确保设备可用。 2、会议期间必须保证网络通畅，开会使用的电脑带宽需在4m以上，即实际下载速度需保证在200k以上；it接口人在会议开始之前需检查当地分公司的网络状况，必要时限制其他伙伴的网络带宽或直接断开网络。 3、集团it部应提前建立好会议，以保证各分公司在会议召开前30分钟可以进入会议系统进行调试。 4、各分公司必须根据会议通知的时间，准时上线，it接口人需在会议召开前30分钟调试完毕（由于目前大多分工司没有专职it，如没有把握在30分钟内调试完成，请提前更多的时间进行调试，如有问题可询问集团it部，务必保证在规定时间会议系统能正常使用）。 三、奖惩措施以上事项请各分公司提前做好准备，如在会议进行中发现缺少硬件（没有话筒、没有视频），或者没有准时上线的以及由于网络状况导致时常断线或带宽不够的，一律作为缺席处理；分公司总经理、分公司it、集团it将承担三级连带责任，各成长50元。若由于集团it部延迟建立会议导致各分公司无法进入会议系统进行调试，集团it成长100元。 本制度经总裁办审核批准后下发执行集团it部二一二年四月十日此文件自发布之日起执行。 第三篇：视频会议系统使用管理制度1.1.视频会议系统使用管理制度 为进一步规范管理视频会议系统，提高工作效率，积极稳妥推进视频会议系统建设，特制定本制度。 第一条视频会议系统设备应由其视频会议系统管理员负责日常管理和维护。如遇设备故障，应及时向各行信息中心报告并维修。 第二条视频会议系统管理员必须坚持每周一次对相关设备进行常规检查清理工作。在视频会议召开前一天，应按规定程序对相关设备进行全面检查。 第三条视频会议系统只能由系统管理员操作，严禁其他无关人员操作。第四条 视频会议召开前，主办方应做好以下相关准备工作： （一）拟定议题议程； （二）确定主持人、报告人、记录人、参会人员、需要共享或讨论的文件以及会议时间、程序等； （三）提前一天通知参会单位或个人。 第五条各参会单位接到视频会议召开的通知后，必须在视频会议开始前2小时调试好系统，保证所需仪器设备提前到位，保障网络传输效果稳定正常。 第六条主会场在会前半小时开始对各分会场进行点名登记，并将结果上报会议主持人；对没有准时登陆系统的分会场，将追究其相关人员的责任。参会人员应提前到会，因故中途离场的领导同志应发送消息至会议主持人。 第七条系统管理员在会前和会中必须按正确的方法操作，会议中严禁插拔话筒电源、关闭视频终端电源等非法操作。会议召开期间，管理人员要保证随时有人监控，确保会议正常进行。管理人员还要作好有关工作，组织参会，保持会场安静，将随身通讯工具置于关机或静音状态，不得在镜头前走动，不得随意离开会场。当会场不需要发言时，将麦克风置于静音状态。作为分会场，在召开会议期间，在主会场呼叫时应迅速回应，不得与其他分会场互相呼叫。视频会议室管理人员，要做好视频会议室内的资产管理，严格按有关规程管理维护设备。 第八条参会人员均应保持良好的会风，不得通过语聊、发送信息等方式打断或干扰他人的发言，影响会议的正常进行。参会人员要遵守会议纪律，服从视频管理人员安排，爱护设施，不准擅自调动视频设备。第九条各分会场未得到主会场允许，不得擅自退出系统。会议结束后，各分会场应及时将视频会议效果上报各行信息中心。主会场、每个分会场都应准备视频会议系统使用情况登记薄，用于记录视频会议系统使用情况及运行状态（包括会议时间、会议名称、召集单位、参加人员及系统运行是否正常等）。视频会议系统使用情况登记薄由系统管理员本人填写并签名。 第十条会议召集者对会议内容秘密事项的保密工作负总责。参会人员及记录员对会议内容秘密事项负有保密的义务。 第四篇：XX市司法局视频会议系统管理制度XX市司法局信息化管理制度 XX市司法局视频会议系统管理制度 第一章维护工作基本制度 第一节各级岗位责任制 第1条为了保证视频会议系统正常运行，各单位应指定网管员担任技术主管，负责进行日常维护和具体操作。 第2条视频会议技术主管的职责： 1.负责编报本单位年度的设备维护、更新预算计划； 2.提出技术培训需求，努力提高自身的业务水平； 3.熟悉机房所有设备的性能，熟练掌握操作方法。熟悉机房布线系统、电源系统、电路开放情况等，严格执行维护作业计划和应急调度方案，保持设备完好； 4.遵守机房管理制度、通信纪律以及安全保密制度等。 第二节维护作业计划 第3条维护作业计划的执行和检查： 维护作业计划确定后，应严格执行，认真检查，如不能达到预定计划，应即时调整和改进； 技术主管、维护人员应及时掌握执行情况，做到季度有小结，年终有总结。 第三节技术档案和资料管理 第4条视频会议中心的技术档案和资料项目如下： 机房布线系统图，包括传输电缆、外围设备与主机的连接、1 电力及照明等各种布线系统图； 机房平面布置图； 设备的说明书及清单、维护手册、原理图、接线图等；若安装有配线架，应具有配线架的电路安排表； 各种维护规章制度，包括维护规程、维护指标体系、责任制度、工作细则、操作方法等，以及关于上述规章制度修改补充内容； 设备及仪表的各种文档（机历卡）； 其它工具书籍和技术文件等。 第5条视频会议中心的原始记录项目如下： 工作日志； 障碍记录和质量统计分析资料； 工作作业计划； 外来人员进入机房的记录； 设备搬迁、更新的有关资料和测试记录。 第6条视频会议中心其它资料项目如下： 相关视频会议中心及负责人的联络电话； 相关部门的联络电话； 会场平面图。 第7条技术档案和资料的管理规定如下： 专柜存放，专人兼管，定期检查整理，妥善保存； 不得随意将技术资料和图纸携带出机房，如确因需要临时借出，应经过有关领导同意，由技术主管登记，按时归还； 资料使用时应珍惜爱护，不得抽页、涂写，有破损时应立即修补； 设备调动时，原随机的技术资料应随机转移，使用过程中建立的资料，可择其重要者予以复制，一并列出清单，随机转移。 第8条用户原始资料、各项会议记录、质量分析报表、定 期测试记录等均应妥善保管三年，集中处理。 第9条机房的各类设备和软件由网管员负责管理。 第二章设备管理 第一节通则 第10条视频会议系统中运行的设备，均属维护和管理的范围。 第11条各视频会议系统验收合格后，即开始执行本规程有关管理和维护规定。 第12条各单位对设备的技术和质量状况，应按规定的标准，加强管理，以保证设备良好，其标准为： 各类设备的技术指标、传输性能应符合技术指标体系的相应要求； 设备清洁，结构完整，部件齐全； 运行正常，使用良好； 技术资料齐全、完整，图纸与设备相符。 第二节设备管理 第13条视频会议通信系统主要由终端设备、传输信道和控制设备（软件）组成，设备包括：摄像机、话筒、视频会议终端设备、图像显示设备、会场扩音及外围设备等。 第14条系统设备是完成通信任务的基础，必须管理好、维护好、使用好，严禁挪作它用。 第15条做好软件备份并严格采取防病毒措施。 第16条各种机线设备要按照有关规定，建立各类文档。 第17条视频会议通信系统设备的停用、报废等应及时上报市局办公室审批。改变视频会议系统设备的结构性能的技术设计方案，经市局审核批准后，方可进行。 第18条设备大修、更新、改造工程竣工后，经验收合格方可使用。 第三章视频会议设备的运行维护 第一节通则 第19条视频会议设备的维护管理，采取集中统一领导，分级负责管理的原则。 第20条市局视频会议中心为各县市区局视频会议中心的业务领导部门。 第二节运行维护职责 第21条网络管理人员应按时开机，保证设备正常，根据会议要求放置好话筒，调整好音量，做好回声抑制训练。 第22条市局负责会前点名，对各县市区的图像、声音质量进行评定；各单位应主动配合，到会场及时应答、及时闭音，业务用语简练准确。 第23条会议期间，网管员应根据会议要求切换图像、开闭话筒，不得进行与会议无关的操作。 第24条会议和调测期间，各单位的控制设备和联络电话必须有人值守，不得擅离岗位。 第25条网络管理人员必须严格执行视频会议的操作程序，不得随意更改各种设置。 第26条如有障碍发生，应及时抢修，确保会议顺利进行。并及时将情况向领导汇报；同时作好记录。 第四章配套设备的维护 第27条视频会议系统的主电源、空调、接地、防雷设施等配套设备是系统正常运行的保证，其维护工作应由局办公室负责。 第28条配套设备维护的基本要求： 配套设备的维护采用专人负责维护； 各县市区司法局自购的设备，其质量要求、日常维护和定期检测周期可自定。 第29条视频会议控制中心必须采用不间断电源（ups）供电。 第30条机房和设备应有良好的接地线。接地电阻应小于或等于4欧姆。 第五篇：网络视频会议系统管理标准网络视频会议系统管理标准 1范围 本标准规定了沈阳苏家屯金山热电有限公司网络视频会议系统管理职责、管理内容与要求。 本标准适用于沈阳苏家屯金山热电有限公司网络视频会议系统管理和维护工作。 2职责 2.1职权 2.1.1网络视频会议系统管理是沈阳苏家屯金山热电有限公司信息管理部门的一项重要工作。负责企业 与上级集团公司的重要会议和多媒体远程教学的正常运行。 2.2责任 2.2.1信息管理部门负责该系统的硬件设备安装、维护、使用。 2.2.2信息管理部门负责提供畅通的网络运行环境。保证企业本端的运行条件 2.2.3总经理工作部负责视频会议系统的日常维护及使用管理工作。 3管理内容与方法 3.1管理目标 3.1.1保证网络视频系统设备安全、稳定运行。 3.2管理要求 3.2.1信息管理部门负责每月检查一次网络视频系统的设备状况，测试网络通讯线路。 3.2.2信息管理部门在接到召开视频会议通知后，应在会议召开之前组织技术人员进行系统调试，并将 调试结果通知使用单位。 3.2.3总经理工作部负责会议召开前及结束后将电视、视频会议设备的开、停工作。并负责会议结束后 遥控器、麦克等视频会议设备的保管工作。 3.2.4所有网络视频系统的设备未经主管领导准许，任何人不准随意挪用。 3.2.5非工作人员不准随意动用视频柜内设备。 3.2.6非工作人员不准随意拔插网线。 3.2.7非工作人员不准移动摄象机镜头的角度。 3.3管理条件 3.3.1沈阳苏家屯金山热电有限公司通过2m广域网将3楼会议室内音、视频信号传递给华电集团及区域 公司中心会场。 3.4管理方法 3.4.1信息管理部门负责视频系统设备及厂内通讯线路的维护、管理工作。 3.4.2信息管理部门负责视频会议系统的调试工作。 3.4.4会议召开方式及会场布置由使用单位负责。 3.4.5会议室内电源、投影仪、音箱等的投入使用及维护，防火、防盗等工作由总经理工作部负责。第16页 共16页