建筑工程监理部收发文管理规章制度.docx

建筑工程监理部收发文管理制度
第一节
总则
一、为适应公司全方位规范化科学管理，做好项目监理部文件管理工作，使之规范化和制度化，特制定本制度。
二、项目监理部文件是传达、贯切和记录项目工程有关的各种信息，发布上级主管部门、建设单位和公司规章制度、指令、协商和回复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。因此，必须认真做好文件的管理工作，有效地为项目工程顺利开展服务。
三、项目监理部全部人员都应深入细致、结合实际、实事求是和认真负责的工作作风，努力提高文件质量和处理效率，因此，信息文件管理尽可能使用计算机处理。
四、文件处理必须做到准确、及时、安全，严格按照规定的时限和要求完成。项目监理部文件由资料监理员统一发放、传递、用印、保管和立卷归档；特殊情况时由总监临时指定监理部一名监理员管理。
第二节文件分类
一、联系单。项目工程有关单位就有关事项互相进行协商的文件，用“联系单”。
二、会议纪要。每月定期或不定期地召开与项目工程质量、进度、安全、技术及其它需协调、协商的有关事项的各种会议，传达会议议定事项和主要精神，要求与会者共同遵守的，用“例会会议纪要”或“专题会议纪要”。
三、通知单：转发上级主管部门、建设单位、设计院等有关文件、指令和项目监理部向施工单位发送有关工程质量、安全等指令，用“通知单”，凡“通知单”均需有“回复单”
四、暂停令：是监理工程师发现施工现场一部或全部存在重大质量（或安全）事故隐患时，为避免产生重大质量或安全事故而采取的紧急处理手段，监理工程师除现场口头制止停工外，还要立即以书面通知责令施工单位对工程全部或某一部位实施停工时，用“暂停令”
五、备忘录。是项目监理部对项目工程参见各方对有关事项未能按设计标准、规范标准实施，可能对工程质量造成重大隐患或工程施工中存在重大安全隐患的、而监理人员制止不了事项的最终责任说明，用“备忘录”。
六、报审表。是施工单位在报送相关单位资质证件、人员上岗证件、施工组织设计或专项施工方案和其它需监理部确认其在工程上合法有效的文件时，用“各专项报审表”或通用“报审表”。
七、工序报验单。是施工单位在每一个分部分项工程结束（下一道工序开始施工前）且自检合格后，向监理部提出报验验收申请时，用“工序报验单”。
八、材料、设备报验单。是施工单位用在该项目工程上的各种材料、设备需监理验证其出厂保证资料是否与本工程要求相符和材料数量时，用“材料、设备报验单”。
九、月报、周报。是监理部对单位项目工程近一周和近一月的工程进度、质量、安全及其它有关事项落实情况的总结向本公司、建设单位、上级主管部门汇报时，用“周报、月报”。
十、上级来文。监理公司、建设单位、上级主管部门等各种指令、指示、通知等文件，用“上级来文”。
十一、评估、总结：是监理部对该单位工程（包括各分部）的质量评价和对监理部自身工作成效评价时，用“评估、总结”第三节文件格式
一、文件一般由标题、单位工程名称及其部位、发文编号、签发人、正文、附件、发文时间、印章、主题词、主送单位（部门）、抄报（送）单位（部门）等部分组成。
二、文件标题应准确、符合监理用表规定要求。
三、发文字号包括年月日号、文件编号。
四、文件内容要求事实清楚、观点明确、条理清晰、文字精炼、用语准确。
五、发文单位必须注明全称。
六、多页文件应标明页码。
七、文字从左至右横写、横排，左侧留装订位。
八、文件纸一律使用a4型。
九、文件必须盖章和具有相应职务有资格的人员签字。
十、发往监理部以外的文件必须有总监签字和盖监理部印章或经总监授权（事情紧急而总监不在场经发文人与总监联系且总监认可的）方可发送，但还需总监到位后确认补签。
第四节收文
一、收文。施工单位分部分项工程报验单、材料、设备报验单由各分工监理负责签收和处理。
二、其它文件均由监理部资料员专人收文，根据文件属性及时分门别类按要求及时登记。
三、所有收文必须注明年、月、日，如该文件隔天可能造成重大责任事故的还需要注明收文时间（几时几分）。
四、收文必须及时处理，收文必须及时告之相关责任人；如责任人不在场，收文人应及时报告总监，由总监指令专人处理。
第五节发文
一、发文一律使用监理部发文登记表。
二、发文程序如下：
资料监理员拟稿→专业监理工程师核查→打印→总监审核→（修改后）→专监、总监签字→（盖章）→发文→备案登记。
第六节其他
一、时限要求：
1、特急。限60分钟内完成。
2、急。限4个小时内完成。
3、平。限24小时内完成。
二、文件的归档要求：
1、所有文件需按类别归入档案盒内。
2、文件查阅后应及时按其原顺序编号归入档案盒内。
3、查阅文件时要保证其文件的完整性，不得损坏文件。
4、文件未经资料员、总监同时许可不得外借，经许可外借的资料应有资料员按规定时间完整收回。
5、对未能按时归档或被损坏的资料要及时报告总监处理。
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第二篇：收发文管理制度收发文管理制度
为使本单位公文的收发文管理规范化、制度化、科学化，依照《国家行政机关公文处理办法》等有关规定，结合我单位实际情况，特制定本制度。
第一条收文办理
收文的办理程序包括签收、登记、批办、承办、督办、回复、归档等。具体办理规范如下：
（一）收文由办公室收发文人员负责签收、登记、送办公室主任阅批。收文登记应将公文标题、密级、文件字号、发文机关、收文日期等情况逐项填写清楚。
（二）送办文件由办公室收发文人员交送办公室主任阅批。阅批的文件应在2日内签批并退回收发文人员处进行分类处理。
（三）办公室主任阅批文件后，应由收发文人员及时转送承办人办理。急件即送批办，密件注意传阅范围。
（四）收发文人员要督促承办人公文办理工作，确保公文按时限办结。
（五）承办人按时限完成公文办理工作，并向收发文人员书面反馈，向来文单位回复结果。文件办理完毕，由承办人签字后及时送回收发文人员处。
（六）收发文人员在认真做好登记的基础上，定期进行公文处理的统计和归卷工作。
第二条发文办理
（一）发文一般按拟稿、核稿、审稿、签发、登记、复校、印制、用印、分发等程序办理。
（二）拟稿、核稿和审稿，由主办公文拟制的部门负责，要求符合国家有关法律、法规和政策规定，操作简便可行，文种使用恰当，内容准确全面，结构简洁完整。
（三）发文登记由办公室收发文人员专门负责，包括填写发文字号、记录签发人、按领导审定的印发范围和存档要求确定公文印发份数等。
（四）复校，由办文的同志负责。办文的同志负全面校对责任，包括文字、格式、内容等。
（五）分发，由文件主办部门负责文件的装订、分发，办理完毕后，文件一式三份连同签文单送办公室收发文人员处存档。
（六）严格以下发文程序：
1、部门草拟公文未经部门负责人核稿的，办公室退回拟文部门核稿；
2、公文签发后未经发文登记和复校的，不予印制，送由办文同志和科室复校；
3、未完善手续的公文，办公室不予用印，退回办文同志完善手续。
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第三篇：收发文管理制度人口计生委收发文管理制度
（2012年3月制定）为规范委机关收发文工作，简化办事程序，安全、保密、快捷地传递和制发文件，加快公文流转速度和办理质量，根据国务院办公厅《国家行政机关公文处理办法》和有关公文处理规定，结合委机关实际，特制定本制度。
一、收文管理
（一）收文归口
凡主送本委的公文，包括邮寄公文、通过党政网传递公文、传真公文、会议分发公文，均应交办公室统一登记、编号、分发。办公室做到当日收文，当日登记，需上网办理的文件，一个工作日内办结。其它因特殊原因签收的文件，应及时送回委机关办公室完成收文手续。
办公室指定专人负责电子公文和邮件的接收发送工作、电子政务办公系统的用户名、用户密码的保管工作和相关设备的维护工作。每个工作日上午、下午至少保证2次网上接收，确保电子公文和邮件及时传输和办理。
（二）收文办理
1、收文签收、登记。收文后委机关办公室立即在收文登记本上进行记录并对文件进行编号，应将公文标题、密级、文件字号、发文机关、收文日期等情况逐项填写入“收文登记本”后再填写“收文、电阅笺”，分发签阅。
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合，按时完成交办事项。
5、公文安全与保密。公文传递与办理应严密手续，严格遵守保密制度，确保公文安全、完整。委机关办公室要跟踪好公文的传递，严防文件失密与丢失。
二、发文管理
（一）发文归口
凡以委机关名义发出的公文，均由办公室统一归口管理。具体工作由办公室和发文科室共同完成。专业性文件由相关业务科室负责拟稿；综合性文件由办公室负责拟稿。
（二）行文程序
○1业务科室拟稿→○2到办公室领取《拟文稿纸》，填写拟稿人、科室、标题、主送→○3业务科室负责人初审核稿→○4办公室主任复审核稿，不符合规定要求的退拟稿部门修改或重拟→○5业务科室分管领导审阅→○6主要领导签发→○7办公室编发文号，确定发稿日期并对发文进行登记→○8业务科室对发文进行校对、印制→○9办公室加盖印章→○10业务科室封发→○11办公室归档。
（三）行文规则
1、行文书写规定。公文起草、审核、签发用黑色钢笔、签字笔书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红笔（修改可用）、纯蓝钢笔书写，书写字迹清楚工整。
2、行文核稿规定。以委机关名义发出的各种公文、领
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第四篇：办公室收发文管理制度公司收发文管理制度
为规范收发文工作，特制定本制度。
1.公文处理一般包括登记、分办、批办、承办、核稿、打印、签发（印章）、传递、归档、销毁等程序。
2.单位所有收发文管理工作均由办公室统一负责管理。办公室指定专职人员负责收文和发文工作。收发人员必须根据有关文件资料，如实填写收件登记表、发文登记表。未经许可，不得随便代理收发工作，以免造成混乱。对未登记完毕的文件材料，不得先行使用、阅读。
3.公文登记后，由办公室根据相关领导的批示，下发或转交各位负责人传阅，如需转交有关部门阅办，应由相关人员登记、签字后方可送交。属领导亲收件，一律交收件人亲自拆封。
4.阅读文件应规定范围，秘密级以上文件须到办公室阅读，因工作需要借阅文件应办理借阅手续，用完后及时退还。秘密级以上文件，各级领导及有关人员均不得携离办公室。
5.各部门或个人对承办的公文必须认真负责，按规定期限迅速办理，不得拖延积压。
6.各部门均应实行公文催办制度。负责办理公文的人员，对自己经手处理的公文应件件有落实，事事有下文，转办要及时，催办有结果，防止积压误事。
7.公文办完后，应根据文书立卷、归档。
8.各级员工调动时，应将文件（含工作记录本）清理移交，凡外出参加会议带回的文件，应及时送办公室登记保管。
9.没有存查必要的公文，经主管领导批准，由办公室定期销毁。销毁秘密公文，要进行登记，有专人监督，保证不丢失，不漏销，不准作废品出售，一律用碎纸机打碎或其它方法销毁。
第五篇：办公室收发文管理制度收发文管理制度
为规范文件管理，提高工作效率，使收发文工作规范化和程序化，特制定本制度。
一、收文
1、签收
上级部门或兄弟部门来文，均由负责公文收发的人员统一签收拆封。
2、登记
收发人员签收拆封以后，应用专用簿式本进行登记，登记来文机关、主要内容后送分管办公室领导签署批阅。
3、批办
分管办公室领导根据分工送相关领导审阅。并及时将文件呈传各领导阅示或阅知。
4、承办
根据主批领导签批的指示，收发人员将文件送有关人员或部门承办，并督促其从速办妥。
5、归档
办理完毕的来文，均应归档。
6、销毁
没有存档价值和备查必要的来文来信，或已办结的来信，均可在年终经过主管领导鉴别后进行销毁，并登记。
二、发文
1、拟稿
由分管领导指定专人或与某项工作有关的部门撰写，并将拟好的文稿附发文稿纸送主要领导审核。
2、签发
审核后的文稿，经主要领导、分管领导、经办人签字后，方可签发。
3、制发
文件经签发后，方可正式打印、盖章、装订。
4、归档
文件加盖公章后，需一式两份连同原稿送综合办公室负责公文收发人员归档。
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