校长办公室中学档案管理规章制度.docx

校长办公室中学档案管理制度 第一部分：档案工作总的要求 1、贯彻执行党和国家关于档案工作的法律法规和方针、政策。 2、对本校各部门和有关人员形成的各种文件材料的收集、整理、立卷和归档工作进行监督和指导。 3、集中统一管理本校各种门类和载体的档案，积极提供利用，为本校各项工作服务。 4、为国家积累档案财富，按规定的时间和要求把具有长期保存价值的档案，向上级档案馆移交。 第二部分：档案的保管 1、学校档案包括文书档案、教学档案、学籍档案、教师业务档案、财务档案、教学仪器设备档案和基建档案等等。 2、档案室负责全校档案（不含人事档案）的管理工作，有关部门按规定立卷后向综合档案室移交。 3、实行科学管理，档案库房内橱具、设备放置整齐合理。档案排列整齐美观、条理分明，编号科学规范、查找方便。 4、定期对档案进行检查、修复、整理，保持整洁完好。 5、档案的接收和移出都必须手续完备，室藏档案必须账物相符。 第三部分：档案立卷归档 1、凡记录反映本校职能活动情况、具有日后查考利用价值的各种文字、图表、材料，均列为归档范围。 2、各部门兼职档案员应根据归档范围将材料收集齐全，按档案立卷要求整理组卷。交档案室检查后，再编排页号，填写卷内目录，拟出案卷标题，装订。 3、编号抄目要严肃认真，案卷标题要简明扼要，正确反映卷内内容，由档案室统一书写。 4、凡立卷材料必须纸质优良，规格统一，书写规范，字迹清楚。禁止用铅笔、圆珠笔书写，也不能用复写纸复写。对不符合要求的要返工重制。 5、每年7月份以前必须完成上年度的档案立卷归档任务 第四部分：档案的鉴定与销毁 1、对档案要认真进行鉴定，确无保存价值或保管期满的档案，可确定销毁。 2、档案的鉴定、销毁工作必须有组织、有领导地进行。在校长办公室主任的主持下，由综合档案室和有关立卷单位人员组成档案鉴定、销毁小组，负责档案的鉴定、销毁工作。 3、经过鉴定，需要销毁的档案，必须编造销毁清册，经校有关领导批准后，方可销毁。 4、销毁档案时，必须由两人以上在指定地点监督销毁，监督销毁人员必须在销毁清册上签名盖章，并注明销毁方式和日期。 5、销毁档案清册要妥善保管，并将所销毁档案在目录中注销 第五部分：档案室的安全保密 1、档案室是机要部门，非本室人员未经许可不得入内。 2、未经批准，不得将档案带出档案室，档案内容不得私自摘抄、复印和随意传播 3、经常检查库房和档案的安全，发现问题及时向领导报告，认真处理。 4、档案管理人员要模范遵守党和国家的保密规定，严守机密。在调换工作时，对所管的档案要办理交接手续，离职后对所了解的机密情况，不得泄漏。 第六部分：档案的统计 1、要及时地对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管、利用、销毁以及档案工作人员、机构、经费、库房、设备等情况进行登记，每年一次对各方面进行认真统计，做好年报表 2、严格执行国家和系统内所规定的统计计量单位和报表格式，做到数字准确、字迹工整，不得潦草和涂改，使档案统计工作标准化。 3、档案工作人员要加强档案统计工作的责任心和使命感，建立科学的档案统计工作制度。 第七部分：档案库房的管理 1、档案库房门窗牢固，及时关闭上锁。钥匙要专橱保管，不准随身携带。 2、非本室工作人员不得擅入库房，因工作需要进入库房时，必须有本室人员陪同 3、库房要配备好“六防”设施（防火、防盗、防潮、防虫、防尘、防强光），库房内 严禁吸烟和存放易燃易爆物品及其他无关物品。 4、库房内橱具排列要整齐合理，要经常打扫和擦拭，保持室内清洁卫生。 5、做好室内外温湿度记录，除湿、降温 第八部分：文书的立卷归档 1、公文必须实行由文书部门或业务部门立卷的制度，这是提高案卷质量的一个重要措施，文书立卷归档工作，是文书处理工作的重要环节。立卷归档工作的好坏，直接影响到案卷的质量，文书人员必须认真做好。 2、本校党、政、工、团各职能科室均为立卷单位。 3、各立卷单位必须指定专人（兼职）负责本科室的立卷工作，各科室领导要加强对立卷工作的领导，将其纳入本部门工作范围。 4、凡本校在工作活动中形成的，具有保存价值的文件材料，均由立卷单位进行整理、立卷。各级领导人和承办人员办理完毕的文件材料，均应及时交有关部门整理立卷，不得私自保存应立卷的文件材料。立卷人员应及时收集整理，防止文件材料的散失。如遇到文件材料短缺或承办手续不完备及其他不符合要求等情况，应补办齐全，保证文件材料准确、完整。 5、各部门立卷归档的文件材料以本部门形成的为主，与本部门工作有直接关系的上下级来文也需立卷，以保证归档材料的齐全、完整。本校党组织和行政形成的文件及上级来文分别由校长办公室立卷。 6、文书立卷归档的具体要求： （1）.立卷前把本部门一年内形成的全部文件材料统一收集整理，核对清楚，以保证归档的文件材料齐全、完整。 （2）.立卷归档的文件材料，应保持它们之间的内在联系，区分保存价值，分类整理立卷。 （3）.把文件按年度分开，不同年度的文件，不能混在一起立卷，年度工作计划和下一年形成的本年度总结，放在本年度文件内，长远规划放在所针对的开头一年；连续几年的工作总结放在所针对的最后一年；跨年度的文件归于结束的年代。 （4）.把文件按级别分开立卷，但上级对本校的批复、批转和本校对下级的批复、批转文件应在本校卷内，本校的文件材料在前，上、下级的文件材料在后；其余按上、下级文件分开立卷。 （5）.按内容分开立卷，把一个问题或一项工作、一次会议、一个案件所形成的文件材料作为有联系的一个整体立卷。 （6）.把文件按永久、长期、短期三种保管期限分开立卷。 （7）.卷内文件按一定的规律进行排列。其目的是保持文件之间的联系，使卷内文件系统化地反映问题。排列完毕的文件材料要拆去金属订物，在右上角用铅笔编写页号，如正反两面都有文字或图表的文件材料，两面都编页号，反面编在左上角并填写好卷内目录。 （8）.案卷标题要简明确切，正确地反映卷内文件主要内容，各立卷单位负责草拟所立案卷的标题，划定保管期限，由综合档案室统一填写。 7、为了保证案卷质量，综合档案室负责督促、检查和业务指导，协助各部门做好文书立卷工作。 xx中学公章使用管理制度 1、学校公章由校长办公室作为机密件由专人管理，并掌握使用。 2、以学校名义上报、外送、下发的文件、资料、报表等，凭校长签发原件加盖公章。 3、工作证、结业证、离退休证、职务（称）聘书等，由教育局或相关部门统一办理。 4、以学校名义签订的合同、协议、订购单等，审计部门审计后凭主管校长批准签字后方可盖印。 5、因公出差、联系业务、参加教学会议、研讨会议等必须凭证明并经校领导批准方可开具。 6、校长工作用章（私章）必须经本人同意方可使用。 7、私人取款、取物、挂失、驾驶员办证等，需用单位介绍信，由校办公室主任批准并严格登记手续。 8、凡私盖公章或利用公章舞弊者，一经发现即予严厉惩处。第7页 共7页