研究院档案管理规章制度.docx

研究院档案管理制度
湖南三佳智能汽车研究院有限公司
档案管理制度（草稿）
一、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。
二、归档范围。在各项工作中形成的具有保存价值，或者外单位送来的与公司关系很密切的文件材料都属归档范围，应按规定的范围、时间和要求交档案管理员归档。
1、本级文件
①工作会议、会议纪要。
②工作计划、规定、方案、安排、总结、小结、汇报、通报、通知。③调查、检查、考察等报告。
④决定、决议、规定、标准、规范、条例、办法、制度、守则、要求。⑤领导的报告、讲话、发言稿或提纲、记录。
⑥生产、基建、科研设备、工艺情况底图、蓝图及文字材料。
2、外单位文件材料
①外单位与公司签订的合同、合约、协议。
②外单位与公司涉及比较重要的工作或问题的来往文书。③有关职能单位发来的重要的、需要执行的方针、政策性文件。
3、归档方式。所有文档均采用电子文档+纸质文档方式存档。
三、公司的档案管理由综合办负责
1、设立文件档案管理专员，切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作，保证文件档案资料的齐全完整，提高案卷质量，使文件档案管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求。
2、各部门设立兼职档案人员，根据本部门不同种类文件材料的形成特征，制定案卷类目，合理分类存放，便于利用和归档，注意文件材料的安全和保密，按规定时间向档案室移交。
四、档案的借阅
1、总经理、副总经理、总监、综合办主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。
2、因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送综合办主任审批。
3、公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别①绝密级档案禁止调阅。②机密级档案只能在档案室阅览，不准外借。
③秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。④秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。⑤总经理因公外出时可委托副总经理或综合办主任审批。
4.档案借阅者必须做到：
①爱护档案，保持整洁，严禁涂改。
②注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。
5、对于公司机密文件及档案的管理，要有专柜存放并单独设锁，无关人员不准接触，工作人员要严守机密。
五、档案复制制度
1、要遵循保密原则，凡涉及保密的档案不得复制。
2、复制档案中的内容，须经总经理同意，由档案管理人员进行复制。
3、破损的档案，档案管理员要及时修改和复制。
4、对利用较多的档案，可复制数份，以利用使用，并保护原档案，减少档案的磨损。
六、档案的销毁
1、公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。
2、当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交综合办主任审核，经总经理批准后执行。
3、经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。
4、在销毁公司档案资料时，必须由总经理或分管副总经理或综合办主任指定专人监督销毁。
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