行政秘书学复习整理.doc

1、秘书的定义:所谓秘书，乃是组织或主管的助手，其任务是在认可的职权范围内，提供辅助工作与综合服务，并能运用办公室的工具设备，从事组织与主管制定的行政性任务的人员。2、秘书的职业特点：直接性、稳定性、知识化、年轻化、女性化3、秘书的分类：横向分类 （1）按单位性质不同机关秘书，企业秘书，私人秘书，商业秘书，涉外秘书。 （2）按工作内容不同行政秘书、机要秘书，文字秘书，教学秘书，信访秘书、通讯秘书、医学秘书，法律秘书等。（3）按服务对象不同公务秘书、私人秘书。 纵向分类（层次）高级、中级、初级 4、秘书机构：广义的秘书机构，是指具有参谋助手、沟通协调、督促检查的等功能，并为领导工作和机关工作服务的办事部门 。一般高层称办公厅，基层称办公室，包括其下属的秘书、档案、机要、文书、调研、信访、行政、督查、接待和值班等部门。狭义的秘书机构，指承担以办文办会为主，专门辅助领导机关及其负责人办理秘书业务的部门，如秘书局、秘书处、秘书科等。是直接为领导工作服务的办事部门。 5、秘书机构的地位：（1）秘书机构不是决策机构，而是辅助决策机构（2）秘书机构不是职能部门，而是综合协调机构（3）秘书机构不是延展性机构，而是相对封闭机构（4）秘书机构不是“前台”机构，而是“幕后”机构6、秘书机构的性质：秘书部门是领导的左右手，必须保守机密；秘书部门是辅助机构，而不是权力机关；秘书部门是综合办事部门；秘书部门是服务、协调部门。7、秘书机构的作用：组合作用、枢纽作用、过滤作用8、秘书机构的职能：助手、参谋、枢纽、协调、保密、公关9、秘书机构的布局方式：集中式、分散式10、秘书机构的建设：（一）队伍建设：保持相对稳定、提高综合素质、优化队伍结构、组建和管理秘书团队（二）制度建设：秘书工作制度、管理制度：秘书的录用、考核、奖励、升降、培训、交流等制度；工作责任制；目标管理制度。 （三）优秀的秘书团队应具备的要素：共同的目标、互相合作，彼此认同、责任心、学习精神11、秘书工作的内容：第一类是事务性工作，包括处理信件、接听电话、撰写公文、档案管理、收发公文回复 e-mail、整理报章杂志、操作传真、接待访客、安排上司约会、参加会议并纪录、差旅安排；第二类是管理性工作，包括办公室管理、操作电脑、会计与财务、设备采购等；第三类是沟通支援性工作，包括客户服务、媒体应对、公关策划、主持庆典、参加应酬、外勤工作、其它主管临时交办的事项。12、秘书工作的内容：概括起来：秘书工作可分为办文、办会、办事三部分。（1）办文：文书撰写、文书制作、文书处理、档案管理（2）办会：会议会务组织（3）办事：调查研究、信息资料工作、信访工作、接待工作、协调工作、督查工作、日程安排、日常事务、办公室管理、其他临时交办事项13、秘书工作的性质与特点：机要性（机密性）、综合性、辅助性 （服务性、从属性、被动性）14、秘书工作的作用：协调作用、信息枢纽作用、参谋助手作用、公共关系作用（形象作用） 15、现代秘书职业的变化特点：从技能性工作向智能性工作转化、从常规内向思维向外向开放思维转化、从事务性服务向信息化服务转化、从被动辅佐职能向主动配合职能转化。 16、现代秘书工作的发展趋势：秘书工作职业化、秘书工作职能强化、秘书工作科学化、秘书任职资格化17、秘书的职业素养是指秘书人员在政治、思想、作风、道德品质、知识、能力、心理诸方面的综合素质。18、思想素质：良好的政治修养；强烈的事业心；较高的理论政策水平；实事求是的思想作风；淡泊明志，乐于奉献；踏实细致，一丝不苟。19、 知识素养：基础知识：社会基础知识和自然科学知识。专业知识：文书写作与处理、办公管理、会议组织等。行业知识：秘书所在行业、系统的专业知识。相关知识：经济学、心理学等。20、 能力素养：基础能力：敏锐的观察能力、创造性的思维能力、丰富的想象能力、持久的记忆能力业务能力：表达能力、听知能力、办事能力、交际能力、协调能力、学习能力、应变能力、操作能力、管理能力、组织计划能力、预测能力21、 优秀秘书的心理品质：豁达开朗、意志坚强、敏捷应变、幽默风趣、友爱合作22、 职业道德：理想、态度、责任、义务、纪律、良心、荣誉文明礼貌；爱岗敬业诚实守信；办事公道、勤劳节俭；遵纪守法、团结互助； 开拓创新23、秘书的职业守则：谦虚谨慎，文明礼貌；办事公道，热情服务；实事求是，讲究实效；兢兢业业，甘当无名英雄；忠于职守，自觉履行各项职责；钻研业务，掌握秘书工作各项技能；奉公守法，不假借上司名义以权谋私。 23、 秘书最基本的职业道德修养：忠诚可靠、甘居幕后、任劳任怨24、秘书与领导的角色交往和非角色交往，工作交往和非工作交往。（1）角色交往是正式的公务交往，是带有规定性的强制性的交往，秘书秘须有强烈的辅助意识，为领导提供优质的服务。（2）非角色交往指相互间的私人交往，是非正式非规定性的交往，以沟通感情为目的，对角色交往起补充作用。（3）秘书与领导的交往重点是角色交往。25、秘书与领导的关系：人格地位上的平等关系、实现目标工作中的同事关系、工作职能上的上下级主辅关系、工作过程上的主从关系、工作沟通上的双向交流关系、工作绩效上的一体关系 26、秘书与领导关系的实质：是一种立体的多层面的关系，是建立在共同的事业、目标的基础之上的。27、把握几种关系时要注意：谋事不传事、干事不挑事、抹事不激事、揽事不躲事、成事不败事28、适合领导需要的秘书的特点概括:忠于职守，安于本分、敏于观察，勤于思考、任劳任怨，分忧代劳、联系群众，善于协调29、（一）全面了解所在单位的领导背景和状况（一）了解所在单位的领导体制1、集体领导制 党委领导下的行政首长负责制2、行政首长负责制 领导班子负责制3、股份制 董事会 经理监事会 股东会4、合伙制（有两个或两个以上更多的所有者共同享有）领导班子成员在具体的领导体制中的地位不同，影响着其心理状态。（二）熟悉本单位的领导环境1、人、财、物、供、产、销2、领导班子内部具体分工情况3、单位的历史沿革（三）掌握领导班子成员的情况1、结构：年龄、性别、专业、历史背景、能力、知识2、品质：思想政治素质、道德水准、业务素质、领导作风和艺术3、个性：兴趣、爱好、气质、性格、需要（四）分析本单位的领导形态1、锥型：极权专制、个人独断、权力集中、缺乏民主2、蹄型：二元化、矛盾、分化状态、缺乏团结、涣散3、台型：团结统一，民主和谐，权力分布合理，集体领导全面地了解领导班子的状况是分析领导班子成员心理状态的依据，在此基础上，秘书与领导班子关系的处理才能是主动的有效的。30、文书：是一个概括性的名词，指的是一种记录信息、表达意图的文字材料。文书是人们用来记录信息、交流信息和发布信息的一种工具。文书包括私人文书和公务文书两种。 私人文书：是指个人或家庭、家族在自己的活动中或私人相互之间的交往中形成和使用的私人书信、日记、自传、遗嘱、家谱、著作手稿以及房契、地契等。公务文书：国家行政机关公文处理办法中定义为传达贯彻党和国家的方针、政策，发布行政法规和规章，施行行政措施，请示和答复问题，指示、布署和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。文书是国家机关，企、事业单位在管理活动中形成的具有法定效力和规范体式的书面文字材料的统称。31、文书的种类：通用文书、专用文书、常用事务文书按行文关系划分：上行文、下行文、平行文按公文处理时间划分：平件、急件、特急件按阅知范围：对外公开、限国内公开、内部使用、秘密、机密、绝密 32、公文的行文规则（p182）（1）按机关隶属关系和职责范围行文（2）授权行文（3）大力精减文件，严格控制发文数量和范围（4）在一般情况下，党政机关不得越级行文（5）必须正确确定主送机关和抄送机关，主送机关与公文名称相互呼应（6）关于联合行文问题（7）关于“请示”的行文问题（8）在报刊上发布的法规性公文，应视为正式公文依照执行（9）公文由文秘机构统一处理33、公文格式构成：公文一般由发文机关、发文字号、签发人标识、标题、题注、受文者（主送机关）、正文、附件、附件日期、附注、成文日期、主题词、抄送机关、印发机关、秘密等级、紧急程度、印章和印发日期等组成。 根据国家质量技术监督局 1999年12月发布的国家行政机关公文格式规定，组成公文的各要素划分为：眉首、主体、版记三部分。（1）眉首，包括的项目有：公文名称、发文字号、份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度及上行文签发人。（2）主体，包括的内容有：公文标题、主送机关、正文、无正文说明、附件、签发机关印章或签署、成文日期。（3）版记，包括的内容有：附注、主题词、抄送机关、印发机关和日期、印发份数。34、公文规范的基本要求：公文格式排版规定：（1）保密等级：“绝密”“机密”“秘密”标注后，加“”，必要时加期限（如机密5年），3号或4号黑体。（2）紧急程度：“急”或“特急”，在保密等级下一行，字号字体同保密等级。(3)发文字号：位于文头下方，居中；如有签发人，居左，两者排一行，3号或4号仿宋字。(4)签发人：发文字号右侧，空一格，字号字体同发文字号。(5)标题：标题由作事、事由、文种组成（可省），字数一般不超过50字；除出现法规、规章的标题外，不用书名号；具体形式有齐肩形、正梯形、倒梯形、除号形，公文如经会议讨论通过或批准的，应加题注，即用圆括号居中(6)附件：附件应标明标题、件数、份数。在正文以下日期以上，排出附件号。(7)注释：注释排在日期下方，用4号或小4号仿宋体。35、公文写作的基本要求：合“法”、求实、合体（体式规范）简明、严谨、准确、规范完整、清晰、耐久（主题正确、鲜明；语言准确、精练）36、函：适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。平行文种。37、文书处理的含义及原则：文书处理是指机关、单位在日常工作中围绕着文书的拟制、办理、管理所进行的系列工作。 根据文书处理的内容与要求，文书处理必须坚持准确、及时、安全、统一的原则。 38、文书处理的程序及注意事项：1.收文处理（1）公文的收受与分流签收-外收文登记-启封-内收文登记-分办-传阅-摘编注：分办的基本做法（p184）（2）办理收文拟办-批办-承办-注办（3）组织传阅与催办查办组织传阅-催办-查办（4）处置办毕公文阅卷归档、清退、暂存、销毁。注：签收工作由专职或兼职的外收发人员或通讯人员完成。2.发文处理 （1）文稿形成拟稿。审查，包括会商和核稿两个环节。签发。（2）公文的制作注发、缮印、校对用印或签署。（3）公文的对外传递发文登记封发(分装发出)（4）处置办毕公文阅卷归档、暂存、销毁。拟稿审核签发复核缮印校对盖章登记封发立卷、归档、暂存、销毁39、文书处理应注意的事项：（1）文旨不明，文种不分（2）行文关系不明，职权不分（3）篇幅冗长，内容含糊（4）多头主送，多项请示40、立卷归档：立卷的基本原则：正确反映机关工作历史面貌、保持文件之间的内在联系和完整、便于管理和查找利用。立卷的方法：作者特征、问题特征、时间特征、通讯者特征、地区特征。归档制度：归档范围、归档时间、归档要求。41、档案管理：（一）档案分类采用一定的标准把一个全宗内的档案划分为若干类别。单一分类法和复式分类法（二）文件归档如何填写卷内目录顺序号文号责任者题名日期页号备注（三） 档案保管注意事项“八防”：防水、防火、防霉、防潮、防虫、防盗、防尘、防光42、公文主体常见错误:由公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间和附注等构成。 主要错误表现 ：1、由于公文文种使用不当或对公文事由表述不完整、不准确，造成公文标题中的一些常见错误。文种错用；事由表述重复罗嗦、冗长、空洞、不明确；乱用标点符号2、由于行文规则和行文关系模糊，造成主送机关不明确3、由于内容混杂或语言的歧义等原因，造成正文主题不明确 4、引用公文不当5、结构层次序数标注不当43、公文版记常见错误：公文版记由主题词、抄送机关、制文机关和成文日期组成，位于公文最后一页，版记的最后一个要素位于最后一行。44、会议：是把人们组织起来讨论和研究问题的一种社会活动形式。会议具有决策、沟通和协调功能。 45、会议的要素：形式要素：名称、时间、地点、议题、与会人员、会议方式、会议结果。内容要素：指导思想、议题、目的、任务、作用。程序要素：会议准备、会议开始、会议进行、会议结束、会议决定的贯彻落实。财务要素：会议经费、会议设备、会议服务设施。会议的十大要素：会议名称、时间、地点、议题、与会者、主持人、会议方式方法、会议文书、会议结果、会议费46、会议的种类：按规模分：特大型（万人以上）、大型（上千人）、中型（数百人上下）、小型（数十人或数人）。按性质分：决策性（立法、党务、行政）、非决策性（业务、动员、宣传、表彰、纪念、娱乐）按会议内容分：专题性、综合性。按时间分：定期和不定期。按会议秘密程度：公开、内部、机密按召开方式分：电话会、电视会、广播会、网络会。 按会议级别：根据党政领导机构从中央到地方划分：中央级、省市自治区、县级、乡镇级、行政村级、居民小组按出席对象分：联席会、内部会、代表会、群众会.47、 常见会议类型：办公会、代表会、座谈会、专题、仪典会、报告会、学术会议、记者招待会、国际会议、签约仪式、电视、电话会议48、会务工作的原则与内容：会务工作又叫会议事务，是指有关会议的具体准备、组织和服务工作。会务工作的总原则（）准备充分、组织严密、服务周到、确保安全。会务工作的基本内容：组织工作、文书工作、生活管理工作、安全保卫工作48、 会务工作流程：会前准备阶段、会议进行阶段、会议结束阶段49、会议议程：是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。会议日程：是指会议在一定时间内的具体安排。 50、会议证件的内容:有会议名称、与会者单位、姓名、职务、证件号码等。有些重要证件还贴上本人照片，加盖印章。51、会场的类型及布局（p219）：小型会议室：椭圆形、回字形、 T字形、“马蹄”型、长方形。 中型会议室：“而”字型、半圆型(弦月式)、教室型(课堂型)。大型会议室：礼堂型(剧院式 )、众星拱月型。52、会场内外的布置：会标、会徽、台幕、标语、桌签、坐签、色调、灯光、气味、旗帜、花卉。 53、会中1、报到及接待工作：与会人员的接送;会议交通工具的安排;与会人员返回时，车、船和飞机票的预订及购买;会议文娱活动的安排和组织;其他属于招待方面的工作。2、 做好会议记录：会议记录的重点；会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动；会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解；权威人士或代表人物的言论；会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论；会议已议决的或议而未决的事项；对会议产生较大影响的其他言论或活动。3、会议信息工作：确保会议期间信息的沟通1）做好会议期间信息的收集、传递、反馈工作.（1）秘书要多听、多记、多想、多算、多跑，全面搜集信息。（2）深入会议，掌握第一手资料。（3）注重对会议信息加工提炼，方便各方利用。（4）注重实效，并收集反馈信息。2）会议期间的对外宣传(1)妥善处理与新闻媒体的关系。(2)注意内外有别，严守单位秘密。(3)选择宣传内容应坚持对象、效果、时效、费用的原则。(4)收集媒体对会议的报道提供给领导. (5)为领导召开记者招待会提供资料。4、会议保密工作：（1）会前保密工作 严格确定出席列席及会议服务人员。与保卫、保密部门取得联系，共同采取保密措施。会议印发的文件保密。选择会址注意保密。（2）会中保密工作 加强保密教育。加强文件管理。加强重要涉密会议管理。（3）会后保密工作 做好保密文件的回收工作。秘密文件通过机要通信部门递送。对会议驻地、房间、会议室进行检查。5、会议后勤保障工作食宿管理迎送交通会议车辆做好财务管理会议的文化生活会议医疗卫生54、会务工作流程总结1.会前准备阶段拟定计划安排议题制定方案会前检查2.会议进行阶段签到协助领导控制会议进程会议特殊情况的紧急处理编写会议简报会议记录3.会议结束阶段与会人员离会会场清理编写会议纪要55、办公例会的组织工作【1】办公会议题的收集整理【2】准备相关材料【3】会议通知【4】会前检查安排【5】会议过程中的服务工作【6】会议后的相关工作【7】会议文件的管理56、大中型会议的组织工作【1】制定会议预案【2】会议文件准备 【3】会议通知【4】会前检查【5】会间调度【6】会议结束和会后整理 制定会议预案1.会名2.会议时间3.会场4.出席范围5.会议票证6.会议筹备班子的职责分工7.会场布置8.主席台9.会议议程10.经费预算以上十项是一般会议预案的主要内容，有些会议还有选举、颁奖、集体摄影及其他特殊活动的安排，也应列入预案之中。58、会议文件准备 会议审议的文件材料应在会前数日分送与会人员审阅，让他们有时间准备意见，特别是研究工作方案、审议工作计划的会议，这一环很重要，会直接影响会议的效率。会议通知1、会议通知七要素会名、会期、开始时间、地点、参加会议人员范围、入场凭证、筹办会议的联系单位 2、会议通知格式（1）标题：有完全式和省略式两种。（2）正文会前检查会间调度1.会议签到制度2.候会制度 3.会议特殊情况的应急措施4.做好会议记录，写好会议简报 5.大型集会的现场指挥 会议结束和会后整理 1.会议内容总结2.会议纪要3.代表离会工作4.会议新闻报导5.会务经验总结等57、办公环境：是个体在工作中所处的场所和氛围，是物质环境与人文环境的结合。一般指一定的组织机构的秘书部门工作所处的自然环境。包括空间环境、视觉环境、听觉环境、空气环境、健康与安全环境。58、办公环境的管理原则：方便 舒适整洁 和谐统一 安全。59、办公室的布局与布置：（1）布局封闭式布局。封闭式布局是一种较为传统的办公室布局，是把组织内部各职能部门独立安排在一个个小房间内，组成一个个小办公室。开放式布局。就是将一个大工作间“切分”成多个相对独立的工作单元，把组织内部各职能部门的所有工作人员按照工作程序安排在各工作单元中开展工作。（2）办公环境布置布置要点 营造一个安静的工作环境；保证良好的采光、照明条件；合理安排座位；力求整齐、清洁。 布置的原则采用一个大间办公室。使用同一大小的桌子。档案柜应与其他柜子的高度一致，以增进美观。采用直线对称的布置。主管的办公区域需保留适当的访客空间。将通常有许多客户来访的部门，置于入口处。主管的工作区域位于部属座位之后方，以便于控制和监督。全体职员的座位应面对同一方向布置。常用的文件与档案，应置于使用者附近。应保持公共空间和私人空间的独立。桌与桌之间应留有一米左右的距离。桌位的排列，宜使光线由工作人员的左侧射入。最常用的办公物品应放在伸手可及的地方。计算机等办公自动化设备，应有其独立的空间，既要方便使用又不影响别人工作。怎样优化办公设备？配备合适光源选择理想的办公桌椅安装隔音设备选择合适的屏风、窗帘、档案柜调节合适的空调温度合理放置办公设备怎样美化办公环境？办公室装饰办公室绿化69、办公室的视觉环境管理（1）办公室内的覆盖物（2）照明光亮设计的原则：避免用一个发光体，宜多用几盏灯，降低光源 的强度； 窗上宜装半透明玻璃，以免直接光而用间接光； 光源宜置高处，并从后方或左侧射入。70、办公室的听觉环境管理消除噪音的来源。用吸音的材料以减少噪音的影响。适量音乐的播放。71、.办公室的空气环境管理（1）温度最舒适并有益于健康的工作温度是1520。（2）湿度最适宜的湿度为40%60%。（3）空气流通每人每分钟需要45立方公尺的新鲜空气。（4）空气的净化 包括打扫，拖洗，擦净，上腊与打光等。72、办公室的保健与安全环境管理（1）保健定期健康检查、灌输卫生知识。采取疾病预防、保持环境整洁。推行健康运动、举办康乐活动。（2）安全管理1）树立安全意识掌握基本的法律知识，用法律保护自己的合 法劳动权益；上岗前认真学习并自觉遵守有关安全生产、劳动保护的规定和本组织有关的规章制度；细心检查并主动识别存在于工作场所及机器设备等的隐患，并及时排除或向上司报告，尽快解决，以维护好健康安全的工作环境。2)识别办公室安全隐患办公建筑隐患：主要指地、墙、天花板及门、窗等，如地板缺乏必要的防滑措施，离开办公室前忘记关窗、锁门等。办公室物理环境方面的隐患：如光线不足或刺眼，温度、湿度调节欠佳，噪音控制不当等。办公家具方面的隐患：如办公家具和设备等摆放不当，阻挡通道；家具和设备有突出的棱角；橱柜等端堆放太多东西有倾斜倾向等。办公设备及操作中的隐患：如电线磨损裸露，拖曳电话线或电线，电脑显示器摆放不当的反光，复印机的辐射，违规操作等。工作中疏忽大意的人为隐患：如站在转椅上举放物品，女士的长头发卷进有关的机器设备，复印后将保密原件遗留在复印机玻璃板上，在办公室里抽烟，不能识别有关的安全标识等。消防隐患：如乱扔烟头，灭火设备已损坏或过时，灭火器上堆放物品，火灾警报失灵等.3）进行安全检查包括办公环境和办公设备两部分：要区分“隐患记录及处理表”和“设备故障表”的使用，前者记录的是隐患，包括办公环境和办公设备两部分，后者是记录办公设备运行中出现的故障。例如计算机不能工作了，就应填“设备故障表”，如果计算机仍能操作，但屏幕被强光照射，非常刺眼，就应该填写“隐患记录及处理表”。4）安全管理重点防盗 在办公大楼内应设有专门的保安人员24小时值班。 防火 火灾首重预防，电器电线应作定期检查，以防走火跑电引起火灾。 防止意外伤亡为了防止意外伤亡事故发生，组织应向职员进行防止意外事故的教育，使之平时养成安全的工作习惯。 73、日常安排与管理日程安排：、日程安排的内容（）各种接待、约会。（）商务旅行活动。（）参加各类会议。（）实地检查或指导。（）组织的各类重大活动的安排。（）领导私人活动的安排。、日程安排的基本要求（1）统筹兼顾（2）安排规范（3）效率原则（4）突出重点（5）留有余地 （6）适当保密（7）事先同意3、日程安排的形式年计划表、月计划表、周计划表、日程表4、注意的事项以记叙、说明为主要表达方式。编写要留有余地。 所有日程安排都要应按领导的意思去办。活动与活动之间要有一定的间隙时间。要认真核查日程表，以提高工作效率。对已处理完的工作，一般应注明结果。、日志系统1）日志概述日志是根据周计划表写出的一天时间内组织领导活动计划，一般分为纵横两种方式。2）日志的方法手工填写的工作日志电子工作日志74、约会安排1、约会安排的基本原则（1）配合领导的时间表（2）分辨轻重缓急（3）酌留弹性 （4）以需要为准，以适度为宜（5）适当分担，各就其宜（6）内外兼顾2、约会安排的方法预先安排约会活动记好日历和备忘录提醒领导准时赴约保证领导顺利赴约做好约会前后的服务工作3、约会安排的方式 电话约会、书面约会、当面约会、约会卡片4、注意事项配合领导的时间表；不要让领导在出差回来当天安排约会；不要在节假日安排约会；重要约会应在约见前与对方联络一次，确认此事；订好或确定好约会的场所；及时通知对方赴会；提醒领导赴会；适当保密；处理好变更的约会。在早上要预留一小时的时间处理日常工作；尽量不要在星期一的早上安排上司的约会；在前往其他公司拜会他人，应该预留半小时左右的时间在路途上；安排约会时间安排不要过于紧凑，注意酌留弹性。75、时间管理：由于时间所具备的基本特性，所以时间管理的对象并不是时间本身，而是指面对时间而进行的“自管理者的管理”。所探索的是如何减少时间浪费，以便有效地完成既定目标。结论：通过计划统筹而相对合理利用和节约时间。76、时间管理一般通过编排时间预订表和时间计划表来进行时间的安排分配。1、时间管理的要素（1）强烈的时间观念。（2）清晰的时间成本效益观念（3）时刻牢记时效观念。（4）定量控制自己时间的能力。2.时间管理的分类一类是不可控制的时间，即受限于职权的要求而不能自由支配的时间，一般是例行工作的时间；一类是可以控制时间，即在自己权限内可以自由支配的时间。对时间管理的成功，不在于其在不可控时间中表现如何良好，而在于尽量把不可控时间变为可控时间。3、时间管理的一般原则（1）用精力最佳时间干最重要的工作。 （2）消费时间要计划化、标准化、定量化。（3）保持时间上的弹性。（4）反省浪费的时间。（5）保持时间利用的相对连续性。（6）一般工作“案例化”，固定工作“标准化”。（7）严禁事必亲躬。 （8）坚持从现在做起的信念。（9）保留自我时间管理的最低批量时间。4、秘书时间管理的方法（1）、ABC工作法现阶段时间管理理论的核心内容是根据事情的重要和紧急程度，将各种事务划为A、B、C、D四个类别，即ABCD工作法。如下图（PPT）（）时间表编制法时间表是管理时间的一种手段，它是将某一时间段中已经明确的工作任务清晰地记载和标明的表格，是提醒使用人和相关人按照时间表的进程行动，从而有效地管理时间，达到完成工作任务的简单方法。时间表大体可以分为五类:全年预计时间表;每月预订时间表;每周预订时间表;每日预订时间表;单项重要工作事项预订表。时间表的编制方法 根据需求确定编制时间的周期。 收集并列出该阶段所有的工作、活动或任务。发现活动有矛盾，主动与负责人协商，及时调整。 按照时间顺序将任务排列清晰。 绘制表格，标明日期、时间和适合的行、列项目。 用简明扼要的文字将信息填人表格，包括内容、地点。 77、电话管理（一）接打电话的程序：1.接听电话（PPT）2、拨打电话(PPT)（二）接打电话的原则与要求表达规范、正确礼貌热情，语气清晰和婉语言简洁、高效保密注意时间电话机摆放在什么位置最恰当？电话机应该摆放在最容易、最方便使用的地方。如果是习惯用右手写字，电话机就应该放在办公桌的左边。当来电话时，左手拿笔作记录，很方便。（三） 接打电话的技巧1、接听电话的技巧要仔细倾听对方的讲话。避免在电话中争论或有不佳的情绪反应。对方声音不清晰时，应该善意提醒。转接电话， 要分清情况，恰当处理。如果谈话所涉及的事情比较复杂，应该重复关键部分，力求准确无误。谈话结束时，要表示谢意，并让对方先挂断电话。2、拨打电话的技巧（1）理清自己的思路（2）立即表明自己的身份（3）确定对方是否具有合适的通话时间（4）表明自己打电话的目的（5）给对方足够的时间作出反应（6）避免与旁人交谈（7）设想对方要问的问题（8）不要占用对方过长时间（9）拨错号码应道歉（10）适时结束通话（四）接打电话的礼仪1、接电话的礼仪(1)电话铃声响2遍后，应尽快去接，最好不要超过5声。(2)听电话时要注意力集中，回答问题要有耐心和热情，不能用生硬、讨厌、冷淡的语调说话。(3)接到打错的电话时，应该说： “这是XX单位，电话是XXXXXX，您是不是打错了?”，而不应该说： “您打错了”，就“啪”地一声挂上电话。 (4)电话交谈完毕，应尽量让对方先结束对话，若确需自己来结束对话的，则向对方解释、致歉。(5)通话结束后应等对方放下话筒后，再轻轻放下话筒，以示尊重。2、打电话的礼仪(1)选择适当的时间。(2)通话时，首先通报自己的姓名、身份。必要时，应询问对方是否方便，如果方便才可继续交谈；若不方便，可再约定一个时间。(3)电话内容要简明扼要，通话时间不能太长。(4)拨错电话时，要向对方说声对不起，以表歉意。(5)电话打通后，若要找的人不在，不能马上就“咔嚓”挂掉电话，这是不礼貌的。(6)通话结束时应说声“再见”，然后轻轻地放下话筒。 （五）应对不同类型电话的处理方法1、接听重要的电话1) 记录要准确；2)及时核对。3)及时处理。2、接听纠缠电话（PPT）3、当领导开会时，处理电话可采取的方式:转告对方会议预定在几点结束。询问是否由自己这方重打。遇有急事，可用便条与会议室联系，请求指示。4、当领导会客时，处理电话可采取的方式:最好先请示一下。如果领导不在单位时， 原则上或请代理人接，或请对方留言。5、接听恐吓电话要镇定，并做好录音工作。6、接到上司不想接的电话作为为上司服务的秘书人员，为保证你的上司集中精神处理一天重要的事务，对于上司不愿接的电话，你就应灵活应对，恰当把握讲话的分寸，按上司的意图妥善处理。7、有权处理的电话如果对方在电话提出的问题，秘书人员有权处理的，则无须转给上司，自己予以处理。8、相关职能部门处理的电话对方提出的问题，如果由相关职能部门就可以解决的，如来电购买商品，反映产品质量，推销产品等等，你可以将电话转给职能部门，或告知对方职能部门的电话，负责人姓名，请对方直接和职能部门通话联系。78、印信管理（一）印章使用与管理1、印章的刻制及启用严格按照国家有关规定刻制，不得擅自更改;必须执单位证明及公安部门的批准证明，到指定的刻字单位刻制。启用时一般由制发单位发出启用通知，通知中盖上所启用印章的印模，发给有关单位保存，以备查考。2、印章的审批和使用必须经过领导人批准，并进行认真的登记未履行手续或手续不全时，不得用印。用印时应注意盖在正确的位置，一般应盖在文件成文日期的上方，上不压正文，下骑年盖月；印中文字要端正、清晰，不得模糊歪斜。3、印章的保管印章必须由单位的领导指派专人负责保管和使用，严禁擅自使用或外借。印章应用专柜保管，使用印章应即取即用即收。印章如果丢失要立即报告公安机关备案，并以登报或信函等形式通知有关单位，声明其遗失或作废。4、印章的停用印章的停用，应发出停用印章通知书，告知正式停用日期。并清查被停用印章，及时办理停用印章的登记、上交、清退、处理、销毁等工作。单位公章可根据上级主管机关的意见上交、保存或销毁；领导个人的签名章、私章等可退还给本人，可办理交接手续。原有印章停用而使用新印章的，可随信印章启用文件一并发出通知，并附新、旧印章的印模样式和说明文字。（二）介绍信的使用与管理介绍信是用来介绍被派遣人员的姓名、年龄、身份、接洽事项等情况的一种专用书信，具有介绍和证明双重作用。 介绍信管理应严格而细致，并注意以下问题:（1）介绍信的格式应符合要求（2）介绍信应由专人管理 （3）出具介绍信必须认真履行审批手续（4）妥善保管好介绍信的存根79、值班工作（一）值班工作的主要任务文电处理 信息传递接待来访临时性、突发性事务的处理值班记录搞好交接班（二）值班记录的编写1、值班日志：外来的信函、电报、反映情况、外来的电话等。2、接待记录：来访人员的姓名、单位、来访事由，联系方法等。3、电话记录：来电时间，来电单位，来电人员姓名，来电内容。80、邮件处理（一）邮件处理的涵义处理邮件是指在邮件、信函的收进和发出过程中所要进行的一系列工作。邮件分为：通过邮政系统传递的邮件，如各类信函、电报、报刊、包裹等；电子信函，如电传、传真、E-MAIL等。（二） 邮政业务1、信函业务：国内信函、明信片、国内印刷品、国内保价信函、国际信函、国际印刷品、国际保价函件。2、邮政包裹业务：国内包裹、国际包裹、3、特快专递：信函、文件资料、物品。（三）邮件接收程序1拆封保持原封的完好，注意封内文件不能损坏。2登记按收文登记簿中的内容逐项登记。3 分类将私人邮件与商业邮件分开将办公室邮件与外部邮件分开把优先考虑的材料放在一起 4呈送向领导呈交有阅办要求的邮件；向其他人递交邮件。81、宴请的形式：根据宴请的目的、出席人员的身份和人数的多少，可将宴请分为：国宴、正式宴会、便宴、家宴；招待会分为酒会、冷餐会、茶会、工作餐等。82、宴请的目的：可以是为某一个人，也为某一件事。常见的有： 为代表团来访；为庆祝某一节日、纪念日；为展览会的开幕、闭幕；为某项工程动工、竣工等等。83、宴请的筹备：确定宾客名单，发出正式请柬；确定宴请时间，选好宴请场所；布置宴会现场；确定菜单；排定座次84、中式宴会的桌次安排（PPT）把主桌、 次桌分别填进代表桌面的圆圈里以右为上。当餐桌分为左右时，以面门为据，居右之桌为上。以里为主。当餐桌分为里外时，以正门为据，里侧之桌为主。把主桌、 次桌分别填进代表桌面的圆圈里居中为上。主桌的右手为上，左手为下。即右高左低。把主桌、 次桌分别填进代表桌面的圆圈里在桌次较多的情况下,上述排列常规往往交叉使用。排定桌次和座次。桌次地位有高低，以主人的桌为基准，右高左低，近高远低。座位中，以主人（女主人）为中心，近高远低，右上左下。85、宴请程序、迎客秘书要提前到达宴会场所，检查相关设备和准备工作；主人一般位于大门口迎客。尊贵客人到达，主方还可将人员排成两排在大门处欢迎。、入席人数较多时，要事先在桌上摆放名牌。入座时，背对门口的座位一定要由主方人员来坐，这是个下座。、致辞、敬酒致辞要事先准备好，一般主人先讲，客人致答辞，客人也可在宴会中间致答辞。席间可进行适当交谈。、交谈主人要引导客人愉快地参与交谈，使席间充满和谐愉快的气氛。 5、散席主人应送客人至大门口。86、赴宴者礼仪：准时出席宴会、仪表整洁、按位落座、进餐要求、礼貌告别、宴会后致谢87、会见：国际上一般称接见或拜会，凡