工程物资采购招投标管理办法.doc

工程物资采购招投标管理办法1 总则为了确保工程质量，合理控制工程建造成本，规范工程物资采购程序，加强对大额物资采购的控制和管理，特制订本管理办法。2 建立合格供方名单2.1 根据工程项目的物资采购需求，按照公司程序文件及物资采购流程控制图的规定和要求，工程公司应建立合格供方名单。2.2 合格供方名单、相关采购信息及附件材料应报总师室备案。 3 招投标3.1 对于采购金额在10万元以下的零星材料或小型机具，工程公司可采取市场调查、推荐等形式选择3个以上的合格供方，在进行询价、报价、比较产品质量和单位信誉等程序后，确定供应单位。3.2 对于单项采购金额在10万元以上（含10万元）的物资采购项目，应采取邀请招标或公开招标的形式进行。3.3 对于一些特殊情况，如少数物资国内只有一个生产厂家生产，或一些援外工程在投标中就已承诺使用某个生产厂家生产的物资，或物资供应时间特别紧急，经公司领导批准后，可不进行招投标。3.4 根据物资采购的具体情况，工程公司应编制物资采购招标文件。招标文件应包括对投标单位的投标资格、所采购材料的名称、数量、规格型号、质量标准、答疑时间、封标要求及交标时间做出明确的规定。投标资格的设置应综合考虑资质、资信、实力、业绩、服务等各方面的因素。招标文件的参考文本见附件。3.5 对于采购金额特别巨大的物资采购项目，或涉及专业性较强的物资采购项目，或一些专业机电设备的采购，如多台大型挖掘机的采购、电梯的采购等，可委托专业的招标代理机构进行招标，如江西省机电设备招标公司。3.6 招标文件拟定后，应通知合格供方或其他符合投标资格的供应商在规定时间内领取招标文件，并在规定的时间内完成投标。 4 开标4.1 工程公司负责组织对各投标单位递交的投标文件进行开标，开标时应邀请监察室参加。4.2 开标前，应当场检查投标文件的包装密封及交标时间情况。4.3 开标后，应当场填写投标报价记录表，记录各投标单位的投标报价以及标书对招标文件的响应情况，该记录表应留存一份至监察室。5 评标5.1工程公司根据物资采购项目的具体情况成立由相关人员组成的评标委员会，评标委员会的成员人数应考虑为3人以上。对于单项采购金额在50万元以上（含50万元）的物资采购项目，由公司组织统一的评标委员会，评标委员会由工程公司的负责人和经办人、监察室代表、财务审计部代表、职工代表等组成，评标委员会的人数为5至7人。5.2 评标委员会负责对各投标单位递交的投标文件进行评标。5.3 评标委员会应根据投标单位的资信、实力、业绩、产品质量、投标报价、售后服务以及投标文件对招标文件的响应情况等因素综合进行评价、投票或打分，确定中标单位和中标价格。5.4 评标情况和评标结果应汇总成书面记录，该记录应留存一份至监察室。5.5 确定中标单位后，工程公司仍然可以在中标价格的基础上与中标单位洽商合同价格或其他合同条件。5.6 招标的工程公司如对评标结果不满意，可对此次物资采购重新组织招投标。6 物资供应商的管理6.1 对于公司长期需要使用的物资或小型机具，公司可根据各工程公司的意见统一确定几个资信较好的物资供应商，各工程公司直接在这些物资供应商中进行采购6.2 物资采购正式实施后，工程公司或项目经理部应指定专人负责对物资供应商进行监督和管理。6.3 对物资供应商进行监督和管理的依据是投标文件、合同文件、与采购项目有关的法律、法规、标准和规范。6.4 在物资采购的实施过程中，如物资供应商在产品质量、供应时间、售后服务等方面发生问题，工程公司应及时对物资供应商进行不良记录，并督促物资供应商尽快整改，整改情况及结果应记录备案。6.5 在物资采购的实施过程中，如物资供应商在产品质量、供应时间等方面发生较严重的问题或违约时，工程公司应及时终止与物资供应商的采购合同，对所造成的损失向物资供应商依法进行索赔，并根据该项物资招投标时的评标情况递补选择下一家供应商继续物资的供应。7 物资供应商的评价7.1 每个项目结束或每年年末，工程公司应组织对物资供应商进行评价。7.2 评价的内容为物资供应商的信誉、合同履行情况、售后服务情况、有无不良记录、出现问题是否及时整改等。7.3 工程公司应对各物资供应商作出阶段性的评价结论，评价为合格供应商将其继续列入合格供方名单， 评价为不合格的供应商，应将其从合格供方名单中删除，列入不合格供方名单。8 物资采购信息共享 8.1 各工程公司应建立物资采购信息的共享，对常用工程物资的采购可进行信息交流，共享供应商、品牌、价格等信息，对于信誉实力较好的物资供应商，可相互推荐。8.2 工程公司还可与招标代理机构建立合作关系，从招标代理机构处获得最新的物资采购价格和供应商资料。8.3 根据各工程公司的合格供方名单和不合格供方名单，公司总师室建立总的合格供方名单和不合格供方名单，每半年整理更新一次。9 附件附件：工程物资采购招标文件样本11附件：工程物资采购招标文件（封面）_招标文件招标项目： 招标单位： 中国江西国际经济技术合作公司 联 系 人： 联系电话： 编制时间： 附件：工程物资采购招标文件（样本） 我公司已获得_项目的施工总承包资格，现对该项目施工所需的_采购进行招标，具体情况及要求如下。一、总说明（一）工程概况（注：此条可根据实际情况选用）工程名称：_工程地点：_建设单位：_设计单位：_工程简介： 。（二）招标范围及要求1、招标范围：（注：写明所需采购物资的名称、数量、规格型号等内容；如是设备采购，还应写明原产地、主要零部件是否为进口件、是否负责安装调试、保修服务要求等内容） 。2、供应时间及供应方式：（注：供应方式系指包装方式、运输方式、提货方式、上下货方式、验收方式等内容） 。3、质量标准：_。（三）投标资格1、投标人应具备（注：写明对投标人的资质、资信等方面的要求，此条可根据实际情况选用） 。2、投标人应出示营业执照、_等证件证书的原件供我公司查验，不能出示原件的我公司将取消其投标资格。（四）其他投标人自行承担其编制投标文件等一切投标行为所涉及的费用，不论投标结果如何，我公司对上述费用不承担任何责任。二、招标文件（五）招标文件的组成1、招标文件包括本文件、_、招标答疑以及可能发出的补充通知。2、投标人应认真审阅招标文件的所有内容，如果投标人对招标文件的理解有偏差导致不能响应招标文件的要求，后果由投标人自负。（六）招标文件的解释1、招标文件的一切解释权归我公司所有。2、投标人在领到招标文件后，若有疑问需要澄清，应及时向我公司提出，我公司将统一予以答复。（七）招标文件的修改1、在投标截止日之前，我公司都可能会以补充通知的方式修改招标文件。2、补充通知将通知所有的投标人，补充通知作为招标文件的组成部分，对投标人起同等约束作用。3、为使投标人在编制投标文件时把补充通知的内容考虑进去，我公司可以酌情延长递交投标文件的截止日期，具体时间将在补充通知中说明。三、投标报价（八）投标报价1、投标报价应是招标文件所确定的招标范围内全部采购内容的体现。2、投标报价属于综合报价，包括（注：填写如“物资采购费、运输费、上下货费、保险费、利润、税金等内容） 等其他一切费用，投标人在进行投标报价时应综合考虑上述因素。（九）投标报价的计价方法（注：此条为选用）（注：如拟采取费用包干、价格在供应期间按市场价浮动等特殊的采购方式，可选用此条，在此条中应详细地说明报价的依据和方法） 。四 投标文件（十）投标文件的组成1、投标人的投标文件应包括下列内容：（1）投标承诺书；（注：此条可选用，即要求投标人对招标文件的全面响应做出承诺）（2）营业执照、_等证件证书的复印件并加盖公章；（3）投标报价单；（4）业绩介绍；（5）售后服务承诺；（注：如是设备等的采购，选用此条）（6）其他投标人需要说明的内容。2、未按照上述内容编制的投标文件我公司将确定其为废标。（十一）投标文件的密封与递交1、投标人应将投标文件按顺序装订成一册，装在不透明的密封袋中，密封袋上所有骑缝处均应粘贴密封条并加盖投标人的公章和法人印章。2、投标人应在投标截止日之前将投标文件递交至我公司。3、投标人在递交投标文件后不得撤回和修改投标文件。4、未按照上述内容密封和递交投标文件的我公司将确定其为废标。（十二）投标费用及履约保证金（注：此条可根据实际情况选用）1、购买招标文件人民币_整（￥_元）。（注：此条可选用）2、投标人如中标，在中标后须向我公司交纳履约保证金人民币 （￥ 元），履约保证金在设备供应或安装验收结束后10个工作日之内一次性退回，不计利息。（注：如为设备采购可根据实际情况选用此条）五 开标、评标和中标（十三）开标和评标1、我公司将自行选择时间进行开标和评标，不通知投标人。2、评标方式为内部评标，我公司将组织相关人员成立评标小组对投标人递交的投标文件进行评价，评标活动不邀请投标人参加。3、评标依据：我公司将根据投标人的资信、业绩、实力、投标报价、售后服务承诺等因素综合进行评标，确定中标人。4、各投标人严禁串标、围标或私下商量投标报价，一经发现查实，我公司将取消投标人的投标资格。（十四）中标确定中标人后，我公司将通知中标的投标人，对于未中标的投标人，我公司无须对其作出任何解释。六 合同签订（十五）合同的签订中标的投标人在接到中标通知后，应于5个工作日之内到我公司签订_采购合同，逾期不签订合同的视为自动放弃中标。（十六）合同中可能出现的条款甲方：中国江西国际经济技术合作公司乙方：中标的投标人1、付款方式：_。2、（注：写明需要事先明示的合同条款） _ 。3、（注：写明需要事先明示的合同条款） _ 。4、（注：写明需要事先明示的合同条款） _ 。5、（注：写明需要事先明示的合同条款） _ 。七 招投标时间安排购买招标文件： 年 月 日招标答疑时间： 年 月 日（注：此条可根据实际情况选用）投标截止时间： 年 月 日