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很好的秘书资格考试复习笔记

资料仅供参考

   七、工作能力
工作内容与能力要求：本标准对国家职业资格五级秘书、四级秘书、三级秘书和二级秘书的能力要求依次递进，高级别涵盖低级别的要求。

第二部分 复习资料
办公室日常事务
第一节 办公室日常事务
一、值班工作 
（一）值班的任务和作用 
值班大致设立值班室,值班室有兼职值班室与专职值班室两种类型。值班室的任务主要有以下几个方面: 
1、办理领导交办的有关事项 2、下班后和放假期间的文件和事务处理 3、来访接待工作 4、沟通上下级通讯联系  5、记好当天大事记 (三项记录:电话记录、接待记录、值班日记) 
（二）对值班室与值班人员的要求 
值班室要制定严格的岗位责任制,做到职责分明,奖罚分明。值班人员必须做到以下几点: 
1、服务的精神和高度责任心 2、要提高警惕,遵守值班纪律 3、认真做好保密工作 4、接待来访来电要热情 5、要认真学习业务知识,提高业务水平 6、填写值班日志,做好交接工作.（三）值班日志与交接班 
填写值班日记应注意以下事项: 
1、填写值班者的姓名和值班时间  2、填写值班记录做到内容简明扼要,语言规范,字迹清楚,不加评论,不带个人感情,实事求是。  3、注意做好交接班工作
（四）安排值班工作，编制值班表 
1、值班工作的主要内容：记好值班电话记录；记好值班接待记录；记好值班日记；做好信息传递。 
2、值班表包括的内容 ：
1)列出值班时间期限和具体值班时间。 2)按照要求填人值班人员姓名、值班的地点、负责人或带班人姓名、替班人姓名。 3)用简短的文字标明值班的工作内容和人员缺勤的备用方案
(3)值班管理制度的主要内容：信息处理制度，岗位责任制度，保密制度，交接班制度。
二、印章及介绍信的管理工作 
印信和介绍信是各级各类组织对外联系的标志和行使职权的凭证。
（一）印章 
秘书部门掌管的印章主要有三种:
1、、单位印章(含钢印); 2、单位领导人“公用”私章; 3、秘书部门的公章。
印章的作用: (1) 标志作用 (2) 权威作用 (3) 法律作用.(4) 凭证作用 
（二）介绍信的管理：介绍信是用来介绍被派遣人的姓名、年龄、身份、接洽事项等情况的一种专用书信，具有介绍和证明双重作用。出具介绍信要经过单位内部的审批手续，填写清楚，与存根一致，加盖骑缝章，并有存根备查。 
（三）印信注意事项
1、印信的刻制 2、印章启用前应备文通知有关部门  3、保管者不得委托她人代管 4、盖章要端正,清晰  5、盖章要领:把握标准,印泥适度,用力均匀,落印平稳。 
三、电话工作 
（一）通话工作的内容 
包括:打电话、接电话和作电话记录。 
1、接打电话: 熟悉接打电话的礼仪和接打电话的要领。  2、电话记录 
它包括五个部分:即来话时间(年月日时分)、来话单位姓名、对方电话号码、来话内容、处理意见和记录人署名(复述、核对)。  3、传话:问清收话人姓名、职务、电话号码。 
（二）通话工作的要求 
1、礼貌热情 2、作好记录 3、收话后,必须马上解决问题 4、不属于职权范围内的事,不随便应允或反驳 
四、保密工作
信息保密是秘书人员的基本和重要的职责,是保卫国家,组织利益的起码的要求。
一个组织的保密工作是从本单位的安全和利益出发,将秘密信息控制在一定的范围和时间内,防止被泄露和利用,使其自身价值得到充分有效的实现而采取必要手段与措施。 
从载体上分,信息的安全及保密工作一般包括: 
*口头信息的安全及保密工作：
1)不要在组织内部、外部谈论被告知的有关单位的保密信息。 2)在没有确认对方身份前，不要经过电话、手机、答录机等给出保密信息。3)只向来访者提供组织允许提供的信息。4)按会议要求传达会议信息。 
*纸面信息的安全及保密工作：
1)接收保密文件要登记，传阅保密文件要签收，保存保密信息要归类，携带保密文件要放在文件夹或文件盒中。2)离开办公室时，要把保密文件锁入抽屉或柜子；用邮件发送保密信息要注有“秘密或保密”；高密级信息由工作人员亲自送交收件人。3)当传真保密信息时，应使用具有保密功能的接收设备或要求接收人等候在传真机旁。4)极为重要但不经常使用的纸面信息可制成微缩胶片，保存到银行保险柜里；不再需要的保密文件要销毁。   
*电子信息的安全及保密工作：
1)计算机显示器应放置在别人看不到屏幕的地方；打印保密材料时要人不离机。 2)在提交电子信息前要向上级核对，不能给未被授权的人；有保密信息的软盘不应带出单位。3)使用密码保护计算机数据，密码应经常更换；不要随意安装借来的程序，经常查毒、杀毒；重要文件要做备份。 
（一）秘书在保密工作中需要注意的几个方面 
(1)文件保密。做好接收、传递、保管工作。(2)会议保密。不能随意扩散和泄露。(3)科技保密。 
（二）做好特定信息的保密 
1、人事信息  2、财务信息  3、产品信息  4、客户信息 
五、接待工作 
接待工作可分内宾接待和外宾接待 
（一）内宾接待 
1、掌握来宾情况。如所属民族、职务、性别、人数、所乘车船班次、时间和大致意图。
2、指定专人负责落实各项安排。3、搞好迎送、食宿和日常服务。4、了解来访目的，给予必要帮助。5、接待来宾应持的态度。 
（二）外宾接待 
1、来宾的性质2、外宾接待工作的内容,这是具有高度政策性的工作。 
3、做好各项接待准备工作：⑴物质准备(吃住外)⑵人员准备⑶资料准备⑷信息准备⑸政策准备4、安排好生活服务5、做好宣传报道和安全保卫工作6、宴请与赠送活动 
7、要安排好外宾的会见 8、做好经费结算与接待工作总结，无遗忘携带之物 
（三）送行 
六、出差期间的单位工作安排 
出差期间的秘书工作，应按领导意见与指示、处理有关的事项。
七、陪同
1、陪同准备  2、物质准备  3、资料准备 
第二节 办公环境管理
一、合理布置办公室
（一）布置办公室的要求
1、布置办公室的基本要求
（1）采用一大间办公室。（2）使用同样大小桌子。（3）使同一区域的档案柜与其它柜子的高度一致。（4）将一般有许多外宾来访的部门置于人口处。
2、办公室布置的三大原则
（1）有利于沟通。（2）便于监督。（3）协调、舒适。
3、办公室布置的具体要求
（二）布置办公室的工作程序
（1）对各部门的业务工作内容与性质加以考察与分析。（2）列表将各部门的工作人员及其工作分别记载下来。（3）根据工作需要，选配相应的家具、桌椅。（4）绘制办公室座位布置图。（5）对设备的安放提出建议。
二、营造健康、安全的办公环境
（一）安全检查的内容
（1）学法懂法，树立安全意识。（2）上岗前学习有关规章制度。（3）主动识别安全隐患。 （4）发现问题，及时报告。（5）发现设备故障，应立即报告。
（二）健康、安全办公环境的基本要求
（1）办公区建筑必须坚固安全。 （2）光线应充分。（3）温度要适应。（4）布局应注意通风。（5）办公室空间及作为空间要适当。（6）办公室噪音要低。（7）办公家具要满足工作需要并符合健康标准。（8）办公区要设置相应的消防设施。
（三）工作程序
（1）确定安全检查周期、定期检查。（2）发现隐患，立即报告。
（3）发现个人职权无法排除的危险，有责任和义务报告、跟进，直到解决。
第三节 办公设备和用品的管理与使用
一、 订购、接收、管理办公用品
(一)相关知识
1.库存控制概述 2.库存控制卡
(二)工作程序
1.选择供应商 2.选择订购方式 3.办理进货手续 4.保管
二、数码相机的使用
(一)相关知识
数码相机的工作原理
数码相机与传统相机的区别
数码相机的性能指标
(二) 操作步骤
1.拍摄照片 2.连接数码相机与计算机 3.将图片导入计算机 4.编辑图片
(三) 注意事项
1. 数码相机不适宜拍摄自然风光 2.拍摄时要尽量靠近被摄体 3.取景要准确
4. 在逆光拍摄时要使用闪光灯进行补光
三、 扫描仪的使用
(一) 相关知识
1. 扫描仪的工作原理 2. 扫描仪的种类和作用 3. 扫描仪的选购常识
(二) 操作步骤
1. 安装扫描仪 2. 扫描图像 3. 扫描文字
(三) 注意事项
1. 不要忘记锁定扫描仪。 2. 注意扫描仪的清洁。 3. 不要带电接插扫描仪。
4. 注意更新扫描仪驱动程序。 5. 不要使用太高的分辨率。 6. 不要让扫描仪工作在震动的环境中。 7. 不要频繁开关扫描仪。
四、 光盘刻录机的使用
(一) 相关知识
1. 光盘刻录的原理 2. 光盘刻录机的分类 3. 刻录机主要性能指标
(二) 操作步骤
1. 连接光盘刻录机与计算机 2. 光盘刻录机驱动程序与刻录软件的安装 3. 制作数据关盘
(三) 注意事项
1. 安装时注意散热 2. 保持清洁 3. 避免刻录机长时间工作 4. 刻盘过程中的注意事项 5. 及时取出盘片
五、 投影仪的使用
(一) 相关知识
1. 分辨率 2. 亮度 3. 对比度 4. 带宽 5. 均匀度 6. 灯泡的类型和寿命 7. 接口配置
(二) 操作步骤
1. 安放投影仪 2. 连接投影仪与电脑 3. 接通电源，设置好输出方式 4. 对焦
5. 设置分辨率 6. 关闭投影仪
(三) 注意事项
1. 保持投影仪镜头的清洁 2. 投影过程中不能用镜头盖遮挡画面 3. 不要关机后立即断电 4. 不要带电插拔电缆 5. 不要频繁开、关机
六、 摄像机的使用
(一) 摄像机概述 (二) 基本的摄像技巧 (三) 摄像机的操作步骤
开机、装录像带、拍摄、回放检查、关机。
(四) 注意事项
1. 日常维护 2. 镜头的维护 3. 磁头的维护 4. 磁带的维护 5. 电池的使用
第四节 信息管理
一、秘书信息工作的基本要求——准确、及时、适用 
1、准确: 要如实地进行反映和描述,决不能迎合个别领导的意图而将情况任意夸大缩小,人为造成信息失真。 
2、及时：信息的时效性决定了信息的生命力在于流动,它的流动速度越快,在实践中获得的价值就高，特别是经济信息。
3、适用: 适用,既要有针对性,适合领导利用。提供信息是为领导决策服务,秘书人员就需对领导者在组织中的状况有所了解。 
秘书人员在收集、传递信息时,一定要有鲜明的目的性,时时处处以是适合不同单位、不同层次的领导者的需要为出发点。但又须看到任何领导者每个时期领导工作都有其中心,都有关注的“热点”和“难点”。
二、秘书信息工作的程序 
包括:收集-——整理-——传递-——存储-——利用 
（一）信息的收集 
根据一定的目的,经过不同的方式搜集,获取信息的过程。信息收集是信息工作的第一步,也是信息整理的基础。
1、收集内容: 
就某个机关、企业来说,它们收集信息的内容如下: 
⑴党中央、国务院公布的方针、政策、法规性文件。
⑵上级机关或领导部门发布的直接与生产、工作有关的指导,指挥性文件。如指示、决定、批复。 
⑶本机关、本企业和所属各部门的机构、人员、财力、物力、工作、生产等情况,以及生产计划、指标、统计数据、改革状况、科技发展、典型经验、工作总结。 
⑷本机关执行政策,推动工作以及本企业产品销售后的反馈信息。如群众的反映、意见、建议、要求等。 
⑸与本机关、本企业业务有关的外界情况与新信息。如社会动态、思想倾向、城市与农村经济改革。 
⑹与本单位、业务性质相同的其它地区、单位以及国外同行业可供比较的情况材料。 
⑺收集与本机关企业业务未来发展有关的科技成果(包括新产品、新工艺、新材料)以及先进的经验、方法等信息资料。 
2、收集的信息的特点: 
⑴领导者要求秘书人员提供的信息资料大多带有全局性、方向性、综合性与社会组织的整体发展情况大局有关。 
⑵要为变换着的中心工作与临时索要等突发性任务做好准备。
⑶收集储存的信息资料大多具有较长时期的使用价值,如起草文件,常常要翻阅过去相关的文件,以求保持政策的连续性;说明问题或预测未来对常查找过去的资料。
3、收集信息的方式: 
一是，传统收集形式。文件、会议、电话、口头。 
渠道: 收集上级来的信息，经过下级机构的口头汇报和书面材料，同级机构其它系统互相交换材料，经过信访或报刊。 
二是，开拓式收集。组织健全的信息网络。方法:
（1）观察法。（2）阅读法。（3）询问法。（4）交换法。（5）问卷法。（6）网络法。 （7） 购置法。
（二）信息的整理 
信息的整理是对收集到的大量原始信息,在数量上加以浓缩,在质量上加以提高,在形式上给予表现,使之便于传递,利用和储存的过程,信息的整理是整个信息工作的核心。它包括分类、筛选、校对、加工。
1、分类方法:
A、字母分类法 B、地区分类法 C、主题分类法 D、数字分类法 E、时间分类法 
2、筛选方法： 看来源、 看标题、 看正文。 
（1）剔除虚假信息、失效信息和无效信息,从中挑选出有价值的信息。除去假的、重复的、过时的、表面的、与本单位关系很小或意义不大的信息,从量与质两方面突出少量的重要信息。筛选体现了对内容的初步鉴别,其目的是让领导用最少的时间获得最大量的优质信息。（2）挑选出有价值的信息。A、挑选对工作有指导意义,与业务活动密切相关的信息 B、挑选带有倾向性,动态性或突发重要信息C、分析需求,结合中心工作或解决特定问题的需要筛选信息D、挑选能预见未来发展变化趋势,为决策提供超前服务的信息E、坚持信息数量与质量的统一。 
（3）决定取舍:A、突出主题 B、注意典型性 C、有新意 D、有特点。 
3、校对方法: 溯源法、比较法、校对法、逻辑法、调查法、数理统计法。 
4、加工方法:  信息加工是指将筛选出来的信息进行提炼,使其具有较高质量。
（1）信息加工分为两个层次: 
一是对现有网络上的信息和各部门提供的信息进行初步加工,称为基础性信息。这类信息只能供接受者了解动态。
二是对各种基础性信息进行归纳、综合、分析和调查研究提出有情况; 有分析、有建议、有深度的信息,称为高层次信息。——这类信息具有较大的参谋咨询作用。 
信息加工能力,是事务型秘书与开拓性秘书的主要界限。
（2）加工信息须从以下方面着手：
第一,充实内容。第二,综合分析。第三,提出意见。
（三）信息的传递 
（1）单通道传递。信息从信源发出后沿着单一通道,传给信息接受者。 
（2）多通道传递。即信息从信息源发出后,沿着两种以上通道传递给信息接受者。 
信息传递的方式有: ⑴口头传递 ⑵书面传递 ⑶电讯传递 
传递要求:迅速,准确,保密 
（四）信息的利用与储存 
(1)分类——对各种信息按一定的规则进行分类(2)著录——如实的记载(制分类卡) 
(3)建立储存检索系统 归类存放(4)保管——存放与保护 
文书拟写
第一节 文书拟写
一、批转转发性通知
批转转发性通知是指批转、转发、印发公文的通知，分为三类：批转通知、转发通知、印发通知。
批转转发性通知的结构是：标题＋主送机关＋正文＋落款＋成文日期＋转发（印）文件原件在写批转转发性通知时要注意所有的批转转发性通知均有附带文件。它们属于“正件”，而不是“附件”。
二、报告
报告是汇报工作、反映情况、答复上级机关询问的公文。报告具有汇报性、陈述性。报告与请示的区别在于性质要求和行文时限不同。报告分为三种：汇报工作报告、反映情况报告、答复询问报告。
报告的结构是：标题+主送机关+正文+落款+成文日期
写报告时要注意报告事项要真实、报告时间要及时、报告不得夹带请示事项。
三、请示
请示是向上级机关请求指示、批准的公文。请示的特点是一文一事、请批对应、事前行文。请示分为求示性请示和求批性请示。
请示的结构是：标题+主送机关+正文+落款+成文日期+附注
写请示时要注意职能主送一个机关、要逐级请示、语气宜温和谦恭。
四、问答函
问答函，是不相隶属机关就工作问题进行询问或答复的函。问答函分为询问函和答复函。
询问函与答复函的结构是：标题+主送机关+正文+落款+成文日期
写问答函时要注意单位间交往的问答函应采用“信函式格式”行文。单位间交往的问答函属于正式行文，应采用“信函式格式”。单位内部交往的信函可采用便函形式。
五、简报
简报是国家机关、企事业单位、社会团体为汇报工作、交流经验、反映情况、沟通信息、报道动态而编发的内部常见事务文书，也叫“简讯”、“动态”等。简报的特点是简、快、新、实。简报分为工作简报、会议简报、动态简报。
简报的结构是：报头+报核+报尾
写简报时要注意文字凝练，篇幅简短；内容真实、准确、典型；针对性、指导性强；一是一报、切忌面面俱到。
六、意向书
意向书是当事人双方或多方之间，在对某项事务正式签订条约、达成协议之前，表示初步设想的经济意图和目的的意向性文书。意向书具有协商性、灵活性和简略性的特点。
意向书按合作关系的不同可分为多种类型：加工承揽意向书、建设工程承包意向书、货物运输意向书、财产保险意向书、科技协作意向书等。
意向书的结构是：标题+正文+尾部
写意向书时要注意语言准确，表示清楚；忠实于洽谈内容。
七、订货单
订货单是订购产品和货物的单据。订货单的特点是协约性和严肃性。
订货单的一般结构是：标题+正文+尾部
写订货单时要注意制作订货单应注明有效期限，注意订货单与订货合同的区别。
八、商品说明书
商品说明书是商品的生产者向消费者或用户介绍其商品的特点、成分、性质、构造及注意事项等有关知识的说明文。
商品说明书具有真实性、科学性、条理性和通俗性的特点。
简单商品说明书由标题和正文组成。复杂商品说明书由封面、目录、概述、正文、封底构成。
写商品说明书时要注意如实介绍，真实可信；抓住特征，突出个性；语言简洁。通俗明了；设计新颖，美观大方。
第二节 收发文处理
一、缮印文书
文书缮印是对文件进行誊抄缮写和打字、油印、电脑打印以及复印机复印等工作。
文书缮印的要求是：文字准确、字迹工整清晰；符合规定体式，页面美观大方；不随意改动原稿；装订齐整牢固；注意保密。
缮印文书的工作程序是确定印制的文书，确定印制格式，完成印制，交付印制的文书。
缮印应建立登记制度，登记文书名称、送文单位、印文数量、印制时间、印制人姓名等项目。 二、校对文书
文书校对是根据定稿对文件校样进行核对校正。
文书校正确内容包括：校订清样上的错字、漏字、多字；规范字体、字号；检查版式；检查引文、人名、地名、数据等是否有误。
文书校对要求把握原则，仔细校对；认真仔细，一丝不苟；正确使用校对符号；进行一校、二校、三校3个校次。
文书校正确工作程序是准备好原稿和校样，选定校对方法，核对校正。
进行文书校对时要注意对同音异体、字形相近的字的核查；注意对数字、人名、地名的核查；校出的错漏，要以规定的符号标明。
三、传阅文书
文书传阅即在工作职责范围内传递阅读文件。
文书传阅的要求是迅速、准确地将文书送达阅文人；文书的传阅要区分内容的轻重缓急和职责分工；传阅的顺序是由管理层到一般人员。
文书传阅的工作程序是确定传阅对象，选择传阅方式，传递文书，履行传阅手续，检查清理文件。
传阅文书时要注意严格传阅范围、严禁文件横传、调控文件运行。
第三节 文档管理
一、档案的分类
档案分类是按照来源、时间、内容和形式等方面的异同，将归档文件划分为若干层次和类别，构成有机体系的工作。
常见的档案分类方法有年度分类法、组织机构分类法、问题分类法。
档案分类要求正确判定档案文件所属年度、正确判断档案文件所属机构。
档案分类的工作程序是了解文件的形成情况，分析档案形成单位情况，选择档案分类方法，文件归类。
二、档案检索工具的编制
档案检索工作是对档案信息进行加工和存储，并根据需要进行查找的工作，包括档案信息存储和信息查检两方面工作。档案检索工具是揭示档案内容和成分，报道和查找档案的工具。考试大编辑整理
档案检索工具分为归档文件目录、分类目录、主题目录、人名索引和全宗指南。
档案检索的工作程序是选择检索工具，分析档案的内容，形成档案条目，构成检索工具。
档案检索要注意检索工具有书本式检索工具、卡片式检索工具；为了满足多方面的利用需求，应编制不同功能的检索工具。
三、档案的鉴定
档案鉴定是按照一定的原则、方法和标准，判定档案的价值，确定档案的保管期限，剔除失去保存价值的档案予以销毁的档案业务工作。档案保管期限分永久、长期和短期3种。
档案鉴定工作要求逐件、逐页阅读档案内容，综合分析文件的各方面特征，结合档案的需求判定档案价值。
档案鉴定的工作程序是判断文件是否需要保存，分析档案价值，确定文件的保管期限，对保管的档案进行复审。
档案鉴定时要注意经鉴定要销毁的档案，应办理批准手续；对要销毁的档案要编制销毁清册。 四、档案的保管
档案保管是根据档案的成分和状况所进行的存放管理和维护完整与安全的活动。
档案保管工作要求做到防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘，保持库房的清洁卫生。 档案保管的程序是了解档案库房的编号，熟悉档案柜架的摆放与编号，调节保管场所的温湿度，进行卫生、安全检查，进行档案流动中的保护。
秘书考试（四级）复习笔记之会议管理：会议概述
会议是有组织、有目的地召集人们商议事情,沟通信息,表示意愿的行为过程。
会议分为大型会议、中型会议和小型会议三种。
一般而言,会议申报与审批大致有三种形式：口头申报、书面申报、会议申报。
秘书部门对有关职能部门申报召开的会议,要本着精简从严的审批原则,严格把好审批关。要分析会议是否有必要开,能否合并开,可否用其它方式解决问题等。会议审批还应遵循“一支笔”的原则。
会议管理：会前筹备
一、 拟订会议议程、日程
（一）会议议程和会议日程的内容及作用
1、会议议程的内容
会议议程是为完成议题而做出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的大致安排，会议主持人要根据议程主持会议。会议议程是会议具体的概略安排，它经过会议日程显示出来。大中型会议的议程一般安排如下：开幕式；领导和来宾致辞；领导作报告；分组讨论；大会发言；参观或其它活动；会议总结；宣读决议；闭幕式。
2、会议日程的内容
会议日程就是根据议程逐日做出的具体安排，它以天为单位，是会议全程各项活动和与会者安排个人时间的依据。
3、会议议程和日程的作用
经过了解会议议程和日程，与会者能够更好地了解会议所要讨论的问题，清楚会议顺序计划，即获得有效信息。会议议程更是一个沟通的平台，一个高效的市场管理工具。
（二）会议议程的制定程序
1、明确目标和参加者 2、安排各议程事项的时间 3、确定每一项议程 4、决定会议讨论形式
（三）会议日程的编制方法
1、制定议程表时，应注意议题所涉及各种事物的习惯性顺序和本公司章程有无对会议议程顺序的明确规定。
2、制定议程表之前还须明确会议活动的人员、日期和时间、地点、有关的餐饮安排。
3、宣布议程，然后说明一些有关此次会议事务性的内容，之后在安排讨论的问题。
4、尽量将同类性质的问题集中排列在一起，这样既便于讨论，也便于有关列席人员到会和退席。
5、 保密性较强的议题，一般放在后面。
二、提供会议地点的备选方案
（一）会议地点选择的要求
1、交通便利。 2、会场的大小应与会议规模相符。 3、场地要有良好的设备配置。 4、场地应不受外界干扰。 5、选择会议地点应考虑有无停车场所。 6、 场地租借的成本必须合理。
（二）会议场地选择的工作程序
1、会议的目的与形态 2、实质上的需要、与会者的期望 3、列出选择会议场地需求的工作清单，确定会议场地 4、对会议地点进行确认 考试大编辑整理5、签订书面合同
（三）实地考察会议地点的注意事项
1、会见能作决策的人，有利于以后解决可能出现的问题。 2、只要可能，一定要在酒店建议的日期去参观。 3、不要出于个人原因再次参观酒店。 4、不要带家属同行参观。
5、要考虑是否以一个普通客人的身份不宣而至，以检查酒店对客人的接待情况。
6、要考虑另外一两家酒店作为“备选”，以免因谈判失败而出现被动局面。
三、布置会场和安排座次
（一）会场整体布局安排
1、会场整体布局的要求
（1）庄重、美观、舒适。（2）会场的整体格局要根据会议的性质和形式创造出和谐的氛围。 （3）中大型会议要保证一个绝正确中心。（4）小型会场要注意集中和方便。
2、会场整体布局的类型
（1）较大型会场的座次安排。（2）中小型会议的座次安排。
3、会场整体布局安排的工作程序
（1）确定会场形式。（2）合理摆放桌椅。（3）布置附属性设备
(二)主席台的座次和场内座次安排
1、主席台座次和场内座次的要求
主席台是与会人员瞩目的地方，也是会场布置工作的重点。各种大中型会议均应该设主席台。座谈会和日常工作会议一般不设主席台或主席桌。无论是否设置主席台，都要注意使会议主持人面向与会人员，避免同与会人员背向现象。另外，一般会议不必把众多的领导人都请上主席台，只请讲话人和主持人即可。
2、主席台的座次和场内座次安排
（1）安排主席台的座次。会议主席台就坐者都是主办方的负责人、贵宾或主席团成员，安排座位时应注意以下惯例：
1）依职务的高低和选举的结果安排座次。职务最高者居中，然后按先左后右、由前至后的顺序依次排列。正式代表在前居中，列席代表在后居侧。
2）为工作便利起见，会议主持人有时需在前排的边座就座，有时可按职务顺序就座。
3）主席台座次的编排应编制成表，先报主管上司审核，然后贴于贵宾室、休息室或主席台入口处的墙上，也可在出席证、签到证等证件上表明。
4）在主席台的桌上，于每个座位的左侧放置姓名台签。
（2）安排场内其它人员的座次
1）小型会场内座位的安排。分清上下座，一般离会场的入口处远、离会议主席位置近的座位为上座；反之，为下座。会议的主持人或会议主席的位置应置于远离入口处、正对门的位置。
2）中大型会场内座次的安排。常见的安排方法有三种：
①横排法。是按照参加会议人员的名单以及姓氏笔画或单位名称笔画为序，从左至右横向依次排列座次的方法。
②竖排法。是按照各代表团或各单位成员的既定次序或姓氏笔画从前至后纵向排列座次的方法。将正式代表或成员排在前，职务高者排在前，列席成员、职务低者排在后。
③左后排列法。是按照参加会议人员姓氏笔画或单位名称笔画为序，以会场主席台中心为基点，向左右两边交错扩展排列座位的方法。
四、发布会议信息
（一）会议信息的内容和类型
1、会议信息的内容
会议信息的内容包括：会议的报名时间、地点、费用及方法；会务联系电话与联系人；会议报到及会议议程、日程；与会者的信息；会议报送的交流信息；会议的记录和纪要内容；会议的宣传报道内容；会议的决议内容。
2、会议的类型
会议信息分类是根据信息所反映的内容性质和特征的异同，将信息分成各个类别，使信息条理化，便于存放和查找，提高信息利用的效率。
（二）发布会议信息的工作程序
1、传递会议通知信息 2、分发传递会议文件 3、沟通传递会议有关情况
（三）注意事项
1、发布会议信息前要进行报审 2、要对媒体进行选择
五、安排会议食宿
（一）会议餐饮的常识和工作程序
1、会议餐饮的常识
（1）餐饮安排的原则是让代表吃好而又不浪费。 （2）就餐大致上是一个标准，要适当照顾少数民族代表和年老体弱者。确定好伙食标准和进餐方式，照顾南北不同代表的口味。
（3）秘书人员应提前到现场布置并检查组织工作的落实情况，并事先将座位卡及菜单摆上。 （4）座位的通知除在请柬上注明外，还可在宴会上陈列宴会简图，标出全场座位以及全体出席者位置，还可用卡片写好姓名席位，发给本人。
2、安排会议餐饮
（1）根据会议的经费和人员情况决定会议餐饮的标准。
（2）就餐方式可根据会议的规模和性质来确定，提倡实行自助餐制和分餐制。
（3）事先与提供餐饮的单位确定餐饮时间和地点。
（4）事先设计和确定就餐的凭证。
（5）要与饭店一起确定菜单，饮食要卫生、可口、品种多。
（6）事先要准备好干净的饮食用具。
（7）给因开会或服务工作误了用餐的人员预留饭菜。
（8）做好饮水、饮料的供应。
3、会议餐饮的类型和标准
（1）早餐。早餐食物的选择能够是正规的复杂早餐，也能够是自助早餐。
（2）会场休息期间的茶歇。一般供应咖啡、茶或其它饮料。
（3）午餐。午餐不宜大吃大喝，以免影响下午的会议安排。
（4）正式晚餐。晚餐食物的选择既要考虑到营养和健康，又要考虑到出席者的口味和特色。 （5）招待会。应选择健康的、美味的、人们爱吃的配餐。
（二）会议住宿的常识和工作程序
1、会议住宿的常识
（1）要提前编制住房方案。 （2）长者、尊者、领导要适当照顾。 （3）具体安排住宿时，要根据与会人员职务、年龄、健康状况、性别和房间条件综合考虑，统筹安排。 （4）有时还要按地区集中，统筹安排。 （5）不同标准的房间要作合理分配，一般是根据房间的不同规格并结合代表具体情况列出住宿表。 （6）报经有关领导审定后，按表分配住宿，做到有条不紊。
2、安排会议住宿
（1）安排方式的选择。 （2）预定会议住宿的程序。 （3）确定会议住宿的程序。
3、会议房间的分配
（1）如果由主办方支付费用，则需按其职务标准安排住房，除了部分嘉宾和主办方的领导，其它与会人员的住宿标准应相近。
（2）年龄较大的与会者和女性应尽量安排到向阳、通风、卫生条件较好的房间。
（3）注意尽量不要把汉族与会者与有禁忌的少数民族与会者安排在同一房间。
（4）可预先在会议回执上将不同规格的住宿条件标明，请与会者自己选择预订。
（5）预订住宿地点的工作一定要打出提前量，预订数量上应略有富余。
六、邀请会议嘉宾
（一）、会议嘉宾的类型和要求
1、会议嘉宾的类型
（1）组织方的上级领导和政府官员。 （2）企业的重要客户和各种利益相关方。
（3）社会名流和电影明星。 （4）对实现会议目标有潜在贡献的人。
2、嘉宾邀请的要求
（1）要事先确定嘉宾名单，并事先与嘉宾沟通确认能否出场。 （2）要发出正式邀请函。 （3）要做到有礼貌。 （4）要了解嘉宾各自的背景，处理好嘉宾之间的关系。
（5）对于难以分辨是否应该邀请的人士，最好能采取“宁可邀请，而不排斥”的原则。
（6）嘉宾人数不宜过多。
（二）邀请会议嘉宾的工作程序
（1）在邀请参会嘉宾方面，要开会研究，确定嘉宾名单，而接下来邀请嘉宾的工作就由工作组负责组织实施。 （2）拟写并发送嘉宾请柬，要使每一份请柬都制作精美。 （3）要逐一与嘉宾联络，确认其参会情况。 （4）在会议正式召开之际，要再次与嘉宾联系，并确认如何接送。
七、准备会议资料、会议用品
（一）会议资料的类型和准备
1、会议资料的类型
（1）来宾资料：会议手册、宣传材料、会议管理性材料。
（2）会议资料：开会的请示、提交会议审批的文件、会上用的文件、会议宣传性文件。
（3）沟通资料：来宾登记表、住宿登记表、用餐分组表、会务组成员通讯录。
2、会议资料的准备
（1）来宾资料袋内容：会议手册、会议文件资料、分组名单、笔记本、文具、代表证、房号、餐券等。
（2）会务资料内容：接站一览表、来宾登记表、住宿登记表、用餐分组表、订票登记表、会议讨论分组表、会务组成员通讯录。
（3）沟通资料内容：会议参考文件、会议宣传文件资料、各种记录、各种会议协议和合同以及相关资料。
（二）会议用品的类型和准备
1、会议用品的类型
（1）必备用品和设备是指各类会议都需要的用品和设备。
1）会议内设备主要包括灯光设备、音响设备、空调设备、通风设备、录音、摄像等设备以及必要的安全设施等。
2）常见物资有电脑、打印机、复印机、传真机、照相机、摄像机或小型DVD、胶卷、饮用水、一次性水杯、电池、裁纸刀、剪刀、胶带纸、双面胶、回形针、大头针、胶水、白板笔、白粉笔等。
（2）特殊用品是指一些特殊类型的会议所需用品和设备。例如，选举会议、谈判会议、庆典会议、展览会经常需要的特殊用品和设备，如伴奏带、投票箱、旗帜、仪仗队、鲜花等。 2、准备会议用品
（1）检查空调设备，必要时做好开机准备，一般要在会议前两小时预热或预冷。
（2）检查好灯光、扩音设备。
（3）检查黑板、白板，确保已擦干净，准备好粉笔、指示棒、板擦等用具。
（4）如有陌生人或外来人参加会议，摆放好姓名牌，注意文字大小适当，清楚易认。
（5）在每人座位前摆放纸笔。
（6）多媒体电视需要安放投影机、屏幕、录音设备等。
（7）如果有选举、表决、表彰的议程，还需要准备好投票箱、计数设备和奖励用品。
（8）会期较长的会议，要安排好茶水饮料，并指定专人服务。
（9）如果是电话、广播会议，须提前检查线路，保证音响效果良好。
八、安排会议礼仪服务
（一）会议礼仪的种类
1、会议的通用礼仪
（1）会议文书礼仪。 （2）迎送礼仪。 （3）参会礼仪。 （4）服务礼仪。
2、主持人的礼仪
3、会议发言者礼仪
4、会议参加者礼仪
（二）安排会议礼仪服务的工作程序
1、选择会议礼仪服务人员
（1）从组织内部员工中选择。
（2）聘请专业礼仪公司或礼仪人士承担会议主要的礼仪服务。
2、分解工作程序
3、培训会议礼仪服务人员
（1）对会议工作的宗旨和合作精神的培训。 （2）对会议礼仪知识和工作技能的培训。
（3）对会议的设备和用品的使用常识培训。
4、准备服装用具
（1）礼仪服务人员的服装应统一而且与会场环境协调。
（2）迎接一般的与会者不需要献花。
5、礼仪执行
（1）接待礼仪及程序。 （2）引领。 （3）乘车的座次安排。
九、检查会议常见视听设备是否正常
（一）会议常见视听设备的选用
音响手段与视觉手段能够分开单独使用，也能够合在一起使用。
常见的设备类型有表决系统、同声传译系统、发言讨论系统、多媒体投影仪、幻灯机、投影仪、录像机、电视机、摄像机、灯光设备等。
对于会议使用的设备，应设专人操作与维护
（二）检查会议常见视听设备的工作程序
1、确定工作人员的职责。
2、预演和检查会场视听设备。
会议管理：会中服务
一、 安排会议值班
（一）会议值班工作的内容和意义
1、会议值班工作的内容
（1）值班电话记录。 （2）值班接待记录。 （3）值班日记。 （4）做好信息传递。
2、会议值班的意义
会议值班起着沟通上下、联系内外、协调左右的作用，保证了会议的顺利进行。
（二）安排会议值班的工作程序
1、制定值班工作制度
（1）信息处理制度。 （2）岗位责任制度。 （3）交接班制度。
2、明确值班工作任务
（1）在会议中协助搜集有关情况、文件和资料，传递各种信息。
（2）要加强与会议无关人员出入会场的控制。
（3）手边要有公司和