西北实业行政管理分册.doc

管理制度
西北实业行政管理制度分册
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2001．1.
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目录

1 目的、纲要及适用范围 1
2 行政管理的分工及岗位设置 1
3 工作管理 1
4 安全体系 2
5 车辆管理 2
6 办公用品管理 3
7 印刷品的管理 4
8 低值易耗品管理 4
8 通讯器材管理规定 5
9 非生产性固定资产管理 5
10 物业管理制度 6
11 食堂和职工宿舍管理 7
12 门禁保卫制度 8
14 对外公共关系管理 9
15 会议管理 10
16 企业形象管理 10
17 网络管理 10
18 档案工作管理规范 10
19 文书处理 12
20 文稿起草 12
21 行政公文管理规范 13
23 打印、复印、收发传真管理 15
24 附则 15

1 目的、纲要及适用范围
1.1 为了使公司行政管理工作有序的开展，为公司其它部门作好后勤，特制定本制度。
1.2 本制度包括行政管理的分工及岗位设置、工作管理、安全体系、车辆管理、办公用品管理、印刷品的管理、低值易耗品的管理、通讯器材管理、非生产性固定资产管理、物业管理、门禁保卫、档案工作管理、文书处理、文稿起草、行政公文管理、打印、复印、收发传真、工作例会和附则等内容。
1.3 本制度适用于西北实业行政部和总裁办。
1.4 本制度由公司***部门负责拟定，其解释权及修改权属***部门。
1.5 本制度从200 年 月 日起执行。
2 行政管理的分工及岗位设置
2.1 …
3 工作管理
3.1 后勤管理计划
3.1.1 目的及意义
3.1.2 种类
后勤管理计划包括年度计划、季度计划和月度计划三类。年度计划应在上年 完成，…
3.1.3 计划内容
包括…。
3.1.4 计划制定时间及程序
…具体内容详见《制定年度预算流程》、《制定年度预算程序文件》
3.2 工作计划及执行汇报
3.2.1 目的及意义
3.2.2 计划制定时间
3.2.3 计划的内容
3.2.4 计划撰写和提交程序
3.2.5 计划执行汇报
3.3 工作交流与总结
3.3.1 目的
3.3.2 类型
3.3.3 组织方式
3.3.4 程序
4 安全体系
5 车辆管理
5.1 目的及意义
为了加强公司机动车辆管理，使车辆能更好地服务于公司的生产经营业务、服务于行政事务，并杜绝浪费，搞好经济核算，特制订本制度。
5.2 责任人
5.2.1 公司行政部为机动车辆管理部门。行政部对公司的车辆（总裁用车除外）实行集中管理、统一调派、分项计费。若有关部门或领导需配专车，由总裁办公会议研究决定。
5.2.2 行政部负责总裁用车的加油和维修，车辆的使用、考核和专职司机的管理由总裁办负责。
5.3 用车范围
详见《用车范围细则》。
5.4 派车手续
5.4.1 用车部门须提前填写《派车单》，部门经理签字,交行政部审核批准后通知车辆调度派车。车辆出省须报总裁批准。
5.4.2 车辆由行政部经理签派；行政部经理不在时，由车辆调度签派；如行政部经理和车辆调度均不在时，由公司主持工作的领导或委托的办公室人员签派。
5.4.3 用车部门及用车人一般应于用车前一天办理完用车手续，由行政部按轻、重、缓、急和前后次序派车。未提前办理手续的一般不保证用车，紧急事务除外。
5.5 用车管理规定
5.5.1 严格按用车范围派车。特殊情况特殊处理。
5.5.2 任何部门及用车人在使用车辆时，不得挑选司机和车辆，车辆由行政统部筹安排。
5.5.3 任何人无派车手续，不得直接要求司机出车；无派车手续，司机有权拒绝出车，若有违反，追究司机责任，一次罚款50元。
5.5.4 机动车辆只限本公司专职司机和公司规定有驾驶执照的领导驾驶。未经领导批准，非专职司机不得驾驶车辆，否则追究驾驶员责任，每发现一次罚款100元；若车辆由此损坏，由驾驶员负责赔偿。
5.5.5 有驾驶执照的领导或其他领导需要工作以外用车，必须经行政部同意。
5.5.6 接送职工的班车统一由行政部负责安排，出车司机必须保证按接人地点、时间准时接送。除正常接送职工外，不得中途办理其它事情。
5.5.7 司机出车完毕，应将车辆停放单位，将车钥匙交回行政部或车辆调度。
5.5.8 下午下班送完职工后应将车辆停放在安全位置，并不得私自用车。如因私用车而损坏车辆，按有关规定从严处罚。
5.5.9 除公司规定领导专车外，节假日所有车辆必须在公司指定地点停放。
5.5.10 驾驶员必须安心工作、听从指挥、服从调度，不服从者予以辞退。
5.5.11 驾驶员不得擅自出车、脱岗。
5.6 加油、费用管理规定
5.6.1 车辆用油统一由行政部购买和管理（包括总裁用车）。行政部根据车辆用油情况编报季度或月份购油计划，报总裁批准。
5.6.2 车辆加油必须进行登记，在指定地点刷卡加油。特殊情况或因长途需要在外加油的，事后应主动申报给车辆调度，并经行政部经理审核后方可报销。
5.6.3 加油后应将油卡交回行政部。油卡不准外借，如有违反进行重罚。
5.6.4 各种类型的车辆均有一定的油耗，具体指标详见《车辆油耗标准》。出车后由车辆调度核实公里数和油表逐月结算。对不正常超标情况不予加油。
5.6.5 驾驶员每周应定时向车辆调度或行政部经理汇报出车公里数、耗油量、停车和过桥费用，由调度分项登记、核算。
5.6.6 行政部每月公布当月汽油消耗情况、行车里程、各部门用车情况。
5.6.7 去外地办事，在无急事、无重要客人乘车的情况下，不得上高速公路行驶，否则不报销过桥费用。
5.7 车辆维修规定
5.7.1 车辆保养和维修由驾驶员负责。驾驶员要利用出车前、出车休息中、出车归来的时间进行车辆保养和维护。在出车时间紧张的情况下，至少每周抽一定的时间进行车辆保养。车辆出了小毛病由驾驶员自己动手解决，不能修理的，申报公司送指定地点维修。
5.7.2 车辆保养和维修计划由车辆调度制定，报行政部经理批准后组织实施。驾驶员不得擅自把车辆送修理厂修理、不得私自购买汽车零件(紧急情况除外)。
5.7.3 车辆维修实行《车辆维修委托单》制度，由送修人填写维修单，车辆调度对报修车辆进行预检签字，行政部经理审核签字后送指定修理厂修理。车辆修理完毕由司机检验试车、车辆调度复验。维修费用由行政部按委托单统一结算。
5.8 安全
5.8.1 驾驶员必须严格按操作规程驾驶、严格遵守交通规则，不得酒后驾车，不得开疲劳车。凡违反此条规定罚款100元，造成车辆受损时，由责任人同时承担50%经济费用。
5.8.2 对非司机开车肇事的，必须从严处理，承担全部责任。
5.8.3 每周六下午为安全教育学习时间，由司机班长负责组织学习、安排车辆维护。
6 办公用品管理
6.1 目的及意义
为了规范办公用品的管理，特制订本制度。
6.2 责任人
6.3 办公用品范围
办公用品包括办公文具及用具。本范围主要指稿纸、便签、笔记本、钢笔水、大头针等日常消耗品和直尺、计算器等简单用具。办公桌椅等较高价值的办公物品纳入低值易耗品管理。
6.4 办公用品的采购详见《物料管理分册》。
6.5 办公用品领用
6.5.1 办公用品的发放以部门为单位，每月按部门总人数发领用登记卡，部门在总额内领取，费用超支不予领取。费用节约可累计到下月使用。
6.5.2 行政部对办公用品按计划发放和登记，做到发放与计划平衡。
6.6 办公用品保管
6.6.1 发给个人使用的办公用具（如计算器等）由个人妥善保管，更换时，以旧换新。
6.6.2 员工在离职时，必须向库管交清所保管的办公用具，用具丢失或损坏，由个人负责赔偿。
6.6.3 部门在办公用品领用方面要厉行节约，年终对节约工作有成绩者进行适当奖励。
7 印刷品的管理
7.1 目的及意义
为了加强公司印刷品的管理，特制订本制度。
7.2 责任人
7.3 定义
印刷品包括各部门经常或大量使用的单据和各种统计表格、宣传品、信封、资料袋等。
7.4 原则
7.4.1 各部门印刷品数量不能过多，大量使用不能超过全年用量,少量使用不能超过半年用量,并且随用随领,以防浪费。
7.4.2 用量特别少的印刷品不予印刷。
7.5 申请印刷品印制程序
7.5.1 各部门需要印刷的表格、单据等，必须经部门经理严格审查，主管副总批准后，向行政部申报印刷计划，由行政部委托印刷或购置。
7.5.2 印刷品入库前，库管员必须登记核对，检查质量，如印刷品不符合要求，应退回重印。
8 低值易耗品管理
7.1 目的及意义
为了加强对低值易耗品的管理，特制订本制度。
7.2 责任人
7.3 低值易耗品范围
凡价值在两千元以下，能重复使用的物品均为低值易耗品。
7.4 低值易耗品采购
详见《物料管理分册》。
7.5 低值易耗品领用
7.5.1 低值易耗品领用必须办理出库领用手续。
7.5.2 低值易耗品按申报计划发放。
7.6 低值易耗品管理
7.6.1 办公桌、椅、文件柜、沙发等物品统一编号、建帐。办公室物品均按部门登记，落实到保管人。
7.6.2 计算器、通讯工具等重要物品建立卡片，落实使用人或保管人。
7.6.3 行政部每季对各部门及公共场所的公用设施进行检查，物品如有丢失或损坏，由责任人赔偿；如落实不到个人，由部门全体员工赔偿。
7.6.4 由个人保管的物品，在离职时须如数向库管交回，如有丢失或损坏，由个人赔偿。
8 通讯器材管理规定
8.1 目的及意义
为了加强对公司通讯器材的规范管理，特制订本制度。
8.2 责任人
通讯器材管理部门为行政部。所有通讯工具由行政部登记、建卡统一管理。
8.3 通讯器材管理细则
8.3.1 各部门电话要正确使用，不准乱掀按键，不准私自拆装。
8.3.2 传真机落实到个人负责保管，传真件由专人收发。其他人不准私自操作。
8.3.3 给个人配备的手机、传呼机由个人保管和使用（但必须在行政部办理建卡手续），不准借给他人；离职或因工作变动不需配备时，应交回行政部。
8.3.4 通讯工具凡因使用不当而损坏，或个人责任丢失，由个人负责赔偿。
8.3.5 所有通讯工具因工作需要而配备，所以要以工作需要为前提，做到仔细使用，节约开支。话费由行政部统一交纳。
9 非生产性固定资产管理
9.1 目的及意义
为了加强公司非生产性固定资产管理制度，特制订本制度。
9.2 责任人
非生产性固定资产用品统一由行政部管理、监督使用。
9.3 非生产性固定资产范围
非生产性固定资产是指在固定资产中不直接用于生产的那部分资产,例如微机、电视机、复印机等。
9.4 非生产性固定资产的配制
公司根据实际工作需要，统一配制非生产性固定资产用品，部门不得私自决定购买，如确实需要，应向行政部提出申请，经总裁批准后方可配制。
9.5 非生产性固定资产的管理
9.5.1 行政部对非生产性固定资产用品进行登记、建卡、落实使用人和保管人。
9.5.2 临时借用或临时配用非生产性固定资产用品，不得长期据为部门所有或个人所有，用完后应交回行政部，由行政部统一安排使用。
9.5.3 使用人应熟练掌握使用知识和使用技巧，以免因使用不当造成损坏。
9.5.4 所有非生产性固定资产用品由行政部统一安排维修，使用人不得私自拆卸，但正常维护由使用人完成。
9.5.5 使用人或保管人在工作变动或离职时，应将用品交接清楚，不得在用品上设置障碍而影响使用。
9.5.6 车辆由行政部负责管理使用、维修交纳有关费用。
10 物业管理制度
10.1 目的及意义
为了加强公司的物业管理，特制订本制度。
10.2 责任人
10.3 定义
物业管理是指公司住地 （工作场所）房屋及设施的管理使用，其管理部门为行政部。
10.4 物业管理细则
10.4.1 各办公室人员应爱护室内外公共设施。行政部定期对设施进行检查，如发现有损坏，应落实责任，由责任人负责赔偿。设施自然损坏，由行政部统一修理。
10.4.2 全体员工要自觉维护办公室和公用设施卫生，严禁将茶叶倒入水池、洗脸池和地漏，不许在澡盆内冲洗拖把。
10.4.3 不准私自乱动电源线、闭路线、电话线。如有问题应及时报告行政部，由专职人员进行维修。
10.4.4 正确操作和使用暧风和冷风设备。
10.4.5 不许在墙壁上乱涂、乱画、乱贴；爱护地毯和地砖，经常打扫室内卫生。
10.4.6 下班时关好门窗，切断电源，保证工作场所安全。
10.4.7 在光线许可情况下不开灯；下班前将微机、复印机及其它电器电源拨掉，做到节约用电、节约用水、杜绝浪费。
11 食堂和职工宿舍管理
11.1 目的及意义
11.2 责任人
11.3 原则
11.3.1 职工宿舍管理
11.3.1.1 单身职工宿舍主要是为家不在本市的员工而设，本市员工一般不得居住，在房间剩余的情况下，可以照顾家在本市但居住较远的员工倒班、值班居住。
11.3.1.2 单身宿舍每个房间定员为 个人，必要时由行政部统一调整，员工不得私自调整、抢占。
11.3.1.3 任何人不得改变住宿性质，单身宿舍不得作为结婚住房。
11.3.1.4 单身宿舍不得留住家属、探亲者、朋友和其他闲杂人员，特殊情况必须经行政部批准。
11.3.2 食堂
11.3.2.1 职工食堂非赢利单位，主要是为单身职工就餐服务，全体工作人员要树立起为职工服的思想，搞好伙食，保证职工就餐。
11.3.2.2 食堂要加强经济合算，计算当日消耗，做到盈亏心中有数，按月公布帐目。
11.4 管理细则
11.4.1 职工宿舍
11.4.1.1 凡申请住宿者，须由本人填写申请表，送行政部备案审核，经公司主管领导批准，方可安排住宿。
11.4.1.2 宿舍内不得私自接电源、不得私用电器、不得放高音喇叭，不得作为跳舞、赌博等场所、不得影响他人休息。
11.4.1.3 宿舍内或走廊上不得堆放杂物、停放自行车。
11.4.1.4 住宿人员必须遵守单身宿舍管理制度，遵守作息时间，服从管理人员的管理，自觉爱护宿舍的公物、自觉维护宿舍的安全和卫生，争做文明宿舍。
11.4.1.5 宿舍工作人员和值班人员要坚守工作岗位，负责来客登记、传呼电话和收发报纸。．禁止闲杂人员、商贩、推销人员进入宿舍区，防火防盗，做好宿舍安全工作。
11.4.1.6 工作人员要做好员工、客人进出宿舍携带物品的登记工作，任何人不得无手续将公物拿出私用。
11.4.1.7 保洁人员要搞好公共卫生，卫生间每天打扫两次；清洗水池两遍，保证水池外地面无水；清扫走廊两次。
11.4.1.8 保证员工开水供应。严禁用开水洗衣服。
11.4.1.9 工作人员要管好娱乐设施，保证员工业余生活的使用。
11.4.2 食堂
11.4.2.1 及时听取职工意见，接受职工监督，努力改进伙食。
11.4.2.2 采购员在采购时要保证粮食、蔬菜、肉类、调料质量，确保食用安全。
11.4.2.3 严格履行入库手续，保管员要对采购回来的物品严格检验，对主要品种过称对帐，入库出库要打入库单或出库单。
11.4.2.4 炒菜用的原料一律过秤，成品副食出售前算好成本，当顿剩余的饭菜计价在卖，剩余饭菜最好不要过夜。副食剩余每月不得超过20%
11.4.2.5 主食所领原料要存领单，主食成品销售的剩余量每月不得超过1%
11.4.2.6 主副食当顿所用得数量，由打面、炒菜的厨师向核算员提供数字，由核算员核算成本。
11.4.2.7 月终采购员及时清帐报销，保管员及时盘点库存，会计月底核算、结帐。
11.4.2.8 每日清扫卫生，每周大扫除。伙房做到“六净”“四无”。“六净”即地面净、灶具净、墙壁净、玻璃净、售饭窗口净、蔬菜要洗净。“四无”即无积灰、无蝇、无垃圾、无油污。
11.4.2.9 伙房要设防蝇设备，伙房、库房、餐厅要通风，防止食品腐烂变质。腐烂变质的食品决不出售。
11.4.2.10 食堂工作人员要定时检查身体，保证健康需要。工作人员要做到“四勤”即勤换衬衣、勤剪指甲、勤洗澡、勤理发，手脏要勤洗。
11.4.2.11 工作人员、操作人员进伙房要穿戴好工作装和工作帽。
11.4.2.12 爱护和正确操作电器设备，保证使用安全。
11.4.2.13 非食堂工作人员严禁进入伙房。
11.4.2.14 下班前认真检查是否关闭电源、关好门窗，做好防火、防盗、防破坏工作。
12 门禁保卫制度
12.1 目的及意义
为了规范公司的门禁保卫管理，特制订本制度。
12.2 责任人
12.3 门禁保卫细则
12.3.1 门卫保安人员必须着整齐警服，佩带明显标志。
12.3.2 保安人员要坚守工作岗位，上班和下班时间站立岗。
12.3.3 白天打开消防通道门，晚间锁好防盗门。
12.3.4 上班时间要注意来访人员，发现生人或可疑人员应主动询问，严禁无关人员进入。
12.3.5 当公司员工拿物品出公司时，门卫有权询问，凡属公司物品及文件、图纸等，无手续不准带出，在无法办手续时，应对物品进行登记，并及时请示有关领导
12.3.6 夜间应加强巡逻，注意防盗、防火，如发现问题应及时处理，其中包括及时报告、报警等。
12.3.7 公司员工上班时间外出必须进行登记。
12.3.8 保安人员要加强消防知识学习，熟炼使用现代消防工具，遇有情况能立即灭火。
13 门迎接待工作制度
13.1 目的及意义
为了规范公司的门迎接待工作，特制订本制度。
13.2 责任人
13.3 门迎接待工作细则
13.3.1 门迎接待人员应着装整齐，佩戴胸牌，坚守工作岗位。
13.3.2 接待人员在接待来宾时要礼貌、热情、庄重、大方，语言优美规范。
13.3.3 贵宾来访时，应引导贵宾至贵宾室就座；一般人员来访在接待室接待。给宾客倒茶水后，礼貌退出，迅速与公司领导或有关部门联系接待事宜。
13.3.4 凡外来人员办事应先登记，然后与有关部门联系，经允许后方可引导客人与部门人员会见。
13.3.5 严禁推销人员和无关人员随便进入。如确有业务联系或急事者，应先打电话询问，经允许后方可进入。
13.3.6 做好员工外出登记工作。
13.3.7 保持大厅和接待室、贵宾室、会议室卫生，并保证接待用具完好齐全、清洁卫生。
13.3.8 保持盆花鲜艳和正常生长。
14 对外公共关系管理
14.1 目的及意义
14.2 责任人
14.3 原则
14.4 内容
14.5 程序
15 会议管理
15.1 目的及意义
为了规范公司的会议管理，提高工作效率，特制订本制度。
15.2 会议种类
15.3 召开时间
工作例会每周召开一次，每周六早上9:00准时在公司会议室召开。
15.4 会议主持
工作例会由公司总裁主持，公司总裁不在时由主持全面工作的公司副总裁主持或委托的公司其他领导主持。
15.5 参加人员范围
公司总裁和副总裁、财务总监、各部门经理和副经理、要求参加的分公司经理、总办秘书、其他临时通知的有关人员。
15.6 会议准备及要求
15.6.1 行政部负责会议室的卫生、茶水供应等准备工作；总办秘书负责督促有关人员准时参加会议，没有特殊情况不准请假。
15.6.2 各部门需交会议讨论的议题议案必须提前一天报总裁办公室，公司总裁审阅后在例会上讨论。
15.6.3 例会发扬民主、畅所欲言、统一认识，形成决议。会议有事则长，无事则短，提高开会效率和工作效率。
15.7 会议主要内容
15.7.1 各负责人汇报工作；
15.7.2 公司安排近期工作；
15.7.3 传达有关指示；
15.7.4 就各单位提交的议案（议题）进行讨论、表决。
15.8 会议保密
15.8.1 总办秘书负责会议记录和编发会议纪要。
15.8.2 参加会议人员不准向外透露会议内容，有泄密者将追查责任严肃处理。
15.8.3 如会议内容需要传达，则按会议要求传达范围进行传达。
15.9 督办
总裁办公室负责监督检查会议决议执行情况并反馈给公司总裁。
16 企业形象管理
17 网络管理
18 档案工作管理规范
18.1 目的及意义
为了规范公司的档案管理工作，特制订本制度。
18.2 档案种类
（1）文书档案（2）人事档案（3）技术档案。
18.3 责任人
18.3.1 文书档案管理部门为总裁办。
18.3.2 人事档案管理部门为人力资源部部。
18.3.3 技术档案管理部门为科技信息部（机密技术资料由总裁办管理）。
18.4 档案材料的收集、管理
18.4.1 各部门根据应归档的三种类型材料要注意保存，由管理部门收集整理；在年终后三个月内将资料装订立档，不允许其它部门长期保存应归档的材料。
18.4.2 档案的种类详见《档案列表》。
18.5 档案立案
18.5.1 文书档案应按规定划分为永久、长期、定期三种。凡是反映公司职能活动和基本历史面貌，在公司发展中需要长远利用的档案列为永久保管；凡是在相当长时间内需要改善的档案，列为长期保管，其保管期为15年至50年；凡在较短时间内需要改查的档案，列为定期保管，其保管期限为15年以下。
18.5.2 按部门或文书材料内容立卷，每年一册。装订档案要符合要求，整齐美观。每卷要编制目录页，封面名称简明。
18.5.3 档案鉴定小组对已到期的档案进行鉴定，提出保存或是销毁意见。
18.5.4 档案室须编制档案检查工具，建立档案整理、统计制度，对档案充分利用。
18.6 档案借阅
详见《档案借阅流程》、《档案借阅程序文件》
18.7 档案保管
18.7.1 档案分别按保管期和年份顺序编写总目录，分柜存放保管。上级机关普发性文件专柜存放，以备查阅。
18.7.2 公司机密级资料设保险柜专门存放，专人管理。
18.7.3 保管档案要做好四防：防火、防盗、防潮、防蛀；达到四无：无丢失，无损坏、无蛀蚀、无漏密。
18.7.4 每半年清点一次档案，发现丢失立即追查。
18.8 档案保密
18.8.1 档案员不许将档案材料内容透露给别人；不得私自将档案带出；不得私自摘录档案内容；不得在闲谈中泄漏档案机密。
18.8.2 查阅和借阅档案人员，必须严守保密纪律，不得擅自查问与自己无关的档案材料；摘录的机密文件资料要妥善保管，不得丢失，严禁泄密。
18.8.3 销毁档案材料要编册，经审核批准，一律送造纸厂处理，派两名以上人员监销。严禁向废品收购部门出售档案材料。
19 文书处理
19.1 目的及意义
为了规范公司的文书处理工作，特制订本制度。
19.2 责任人
19.3 文书管理细则
19.3.1 上级单位和外单位发来的文件、信件一律由文书（文员或秘书）负责拆封、编号登记、填写文件阅办单；密级文件要专册登记，严加管理。
19.3.2 重要来文、来信、来电由总裁办负责人确定分送有关领导阅示，或直接批转有关部门办理。一般业务文件由文书（文员）直接送有关部门处理。
19.3.3 各部门呈送领导的请示、报告，一律先交总裁办编号登记，然后转呈领导阅示。
19.3.4 总裁办批办文件时要尽可能明确具体。同一文件需用两个以上部门承办者，批办时要注明主办部门和协办部门。各级领导在文件阅办单上批示后，均应签上自己的姓名和日期。
19.3.5 承办单位当接到需办理的文件时，应及时认真办理，不得积压延误。凡需两个以上部门共同办理的文件，由主办部门负责与有关部门协商办理。文件要求办理完后，承办部门应将办理结果简要地填入文件阅办单，并签上经办人的姓名和日期，将文件退回总裁办归档。
19.3.6 文书（文员）负责对各部门文件办理情况进行检查、催办、督办、清退。
19.3.7 所有文件阅办完后均应退回办公室。凡代表公司参加（出席）省市有关会议所带回的文件、资料，一律送交总裁办，不得个人保存。
19.3.8 借阅文件必须严格履行手续。
20 文稿起草
20.1 目的及意义
为了规范公司的文稿起草工作，特制订本制度。
20.2 责任人
20.3 原则
20.3.1 撰写公文和其它文字材料一律用规范稿纸（其中起草公文还要使用文件撰文稿纸），用钢笔或签字笔书写，不得使用圆珠笔和铅笔。
20.3.2 一般性文字材料由部门存档备查。
20.3.3 撰写公文严格按《行政公文管理规范》撰写。
20.4 公文撰写程序
20.4.1 股份公司发布的行政性文件由总裁办秘书撰写、校对，办公室主任审核，总裁签发。未经总裁签发的文件一律无效。经总裁签发的文件不经本人同意任何人不得擅自改动。
20.4.2 各部门起草需打印的文字材料由撰稿人校对，部门经理审核并在材料上注明请打印X份，然后签名送行政部登记打印。
20.4.3 撰稿、审核、会签、签发人须签名以示负责。
20.4.4 公文打印完毕须加盖公章及装订下发。未加盖公章的文件无效。
20.4.5 各部门事务性文件需以股份公司名义下发，应先将原稿交总裁办审核（文件内容格式、语句、标点等），然后由主管副总会签，总裁签发，由总裁办统一编号安排打印。
20.4.6 文件底稿和正式文件由总裁办存档。贰份加盖公章的存档文件必须是打印机打印的，复印的文件不得存档。
21 行政公文管理规范
21.1 目的及意义
为了规范公司的行政公文管理工作，特制订本制度。
21.2 责任人
公文业务由总裁办公室管理。
21.3 公文种类
21.3.1 命令。适用于发布行政法规，宣布施行重大强制性措施；奖惩有关人员；撤销下属单位不适当的决定。
21.3.2 议案。适用于向有关会议提请审议的事项。
21.3.3 决定。适用于对重要事项或重大行动做出安排。
21.3.4 指示。适用于上级单位向下级单位布置工作，阐明工作活动的指导原则。
21.3.5 公告、通告。公告适用于单位内外宣布重要事项或法定事项。通告适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。
21.3.6 通知。适用于批转下级单位的公文，转发上级单位和不相隶属单位的公文，发布规章，转达要求下级部门办理和有关单位周知或共同执行的事项；任免或聘用、解聘干部。
21.3.7 通报。适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神和情况。
21.3.8 报告。适用于向上级汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级的询问。
21.3.9 请示。适用于向上级请求批示和批准有关事项。
21.3.10 批复。适用于答复下级请求和事项。
21.3.11 函。适用于不相隶属部门间相互商洽合作，询问和答复问题，向有关主管业务部门请求批准有关事宜。
21.3.12 会议纪要。适用于记载和传达会议情况和议定事项。
21.4 行政公文格式
21.4.1 行政公文由发文单位、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送单位、印发单位和时间等部分组成。
21.4.2 发文单位要写全称或规范简称，联合行文主办单位排在前面。
21.4.3 秘密公文要分别标明“绝密”“机密”“秘密”；“绝密”和“机密”公文要标明印刷份数、序号。
21.4.4 紧急公文要分别标明“特急”“急件”。
21.4.5 发文字号包括单位代号、年份、序号。
21.4.6 公文标题要标准，能扼要地概括全文的主要内容，由发文单位、主要事由、发文种类三个部分组成，标题中除法规、名称加书名号外，一般不用标点符号。
21.4.7 上报的公文，要在首页注明签发人姓名。
21.4.8 公文如有附件要在正文之后、成文之前注明附件顺序和名称。
21.4.9 公文要加盖印章，联合上报的非法规性文件，由联合发文单位加盖印章；联合下属的公文，联合发文单位也要加盖印章。
21.4.10 成文时间，以领导人签发日期为准，联合行文， 以最后签发单位领导人的签发为准。
21.4.11 文件要标明主题词。
21.4.12 公文用纸一般为16K（长260mm，宽184mm），也可采用国际标准A4（长297mm，宽210mm），左侧装订。
21.5 行文规则
21.5.1 下属的独立核算、自负盈亏的法人单位，凡有既定政策规定和属职权、业务范围内的问题，可以对上、对下行文，也可以同不相隶属的单位互相引文。
21.5.2 向下级单位的重要行文，要同时抄报直接上级单位，也可抄送同级单位（请示、报告勿抄送、抄报）。
21.5.3 向上级的请示，坚持“一文一事”的原则，“请示”“报告”要分开使用，也不要在情况和简报中夹带请示问题。
21.5.4 向上级的请示除上级领导直接交办事项的公文可直接呈送领导人外，其它公文不要在抄报、抄送上级单位的同时又抄报、抄送领导人。
21.5.5 受双重领导的单位上报公文，应根据内容，写明主报和抄报单位，由主报上级答复请示问题。
21.5.6 下属单位根据职权范围制订的一般性业务公文，不必报请上级办公室批转，也不能使用上级统一制发的公文纸，可自行发布。
21.5.7 同级和不相隶属的单位互相申请解决有关事项的公文，文种用“函”，不用“批复”。
21.5.8 各部门不能越级行文，特殊情况必须越级时，应说明情况并抄报越过的上级单位。
22 印鉴使用管理
22.1 目的及意义
为了规范公司的档案管理工作，特制订本制度。
22.2 责任人
公司印鉴、法人代表章、介绍信由总裁办设专人管理。
22.3 管理细则
22.3.1 使用印鉴要严格登记审批手续，一般事项用印，由总裁办主任批准，重要事项由总裁批准，加盖印鉴后予以登记。
22.3.2 保管印章人员不得私自决定用印，经批准用印后，由保管人亲自加盖，不得委托他人。
22.3.3 公司印鉴不准带出，如确需带出使用时，必须有两人同时携带。
22.3.4 印鉴管理及使用人员对印鉴要妥善保管，确保公司印鉴安全。
22.3.5 原则上不准开具空白介绍信，若确有特殊情况需用时，应由总裁批准，并在事情办完后，向总裁办讲清介绍信使用情况或退回原件。
22.3.6 所有介绍信必须注明有效期。
23 打印、复印、收发传真管理
23.1 目的及意义
为了规范公司的打印、复印、收发传真管理工作，特制订本制度。
23.2 责任人
23.3 打印和复印的程序
23.3.1 所有要打印的文件资料均需部门负责人同意或签字，注明急缓程度送行政部安排打印。
23.3.2 打字员打印文稿在做好登记工作同时要按轻、重、缓、急和先后次序打印。无特殊理由，不得积压。
23.3.3 打字员打印公文要严格按照《行政公文管理规范》要求打印，差错率不得超过千分之三。
23.3.4 拒绝安排无打字手续和因私打字任务。特殊情况事后应补办手续。
23.3.5 各部门须复印的文件及表格要经部门经理签署“请复印X份”意见，方可到行政部登记复印。
23.3.6 对机密文件的打印、复印要做好保密防范措施，打印、复印时不得有闲人在场，无用废稿应立即销毁。
23.3.7 打印、复印完毕后做好相关登记手续。
23.3.8 各部门所发传真经部门负责人批准后到机要室向外发送；需接收的传真应提前通知机要室做好接收准备；收发传真后予以登记。
23.3.9 与公司业务无关的传真不得发送和接收，除因公电话外，不得私自用传真机打长途电话。
24 附则
24.1 本制度经总裁签署后生效，并开始实施。
24.2 公司所有员工都必须遵守本制度。各部门人员在直接领导的督导下严格执行制度。总裁对部门经理的执行情况进行监督考核。
24.3 若擅自违反制度规定，应予以惩罚（按公司统一的处罚措施执行）。
24.4 对公司造成经济损失的，还应承担相应的经济责任。
24.5 违规人员的直接上级对下属的违规现象应承担一定的经济或行政责任。（按公司统一的处罚措施执行）
24.6 本制度附属文件包括：《制定年度预算流程》、《制定年度预算程序文件》、《用车范围细则》、《派车单》、《车辆油耗标准》、《车辆维修委托单》、《档案列表》、《档案借阅流程》、《档案借阅程序文件》、《行政公文管理规范》