公司采购管理制度规定五篇.docx

公司采购管理制度规定公司采购管理制度规定1一、目的：为加强采购计划管理，规范采购，保证公司生产经营活动所需物 品的正常持续供应，降低采购成本，特制定本制度。二、适用范围本制度适用于与生产经营有关的经营性固定资产、材料和非经营 性固定资产、办公用品和劳动保护用品（以下简称购进物品）的采购。三、职责和权限1、总经理负责批准采购管理制度；2、副总经理和财务总监负责审核采购管理制度；3、人力后勤部负责经营性固定资产、材料、配件等物品（材料） 的采购，非经营性固定资产、办公用品、劳保用品的采购。四、采购原则1、询价和比价原则对于货物的采购，必须有三家以上的供应商提供报价，在权衡质 量、价格、交货期、售后服务、信用、客户群等因素的基础上进行综 合评价，并进一步与供应商协商最终价格，临时紧急采购货物除外。2、一致性原则：买方订购的物品必须符合采购申请中列出的要求、规格、型号和 数量。如果市场条件不能满足请购部门的要求或成本过高，采购人员 必须及时反馈信息，以便申请部门更改请购单或参与。因具体情况不履行合同和协议的条件和方法必须完整和可操作，以避免不确定的法律和经济责任纠纷。公司采购管理制度规定4第一章总则第一条为了进一步规范公司物资采购程序，加强内部控制，明 确经济责任，保证生产经营的持续稳定，根据有关法律、法规，制定 本制度。第二条 公司日常生产经营所需的原材料、主要材料、辅助材料、 包装材料、低值耗材等均在本制度范围内。第三条境外购物直接支付的费用报销和零星物资采购，不适用 本制度。第四条本制度适用于公司固定资产的收购。第二章物资采购的规定第五条物资采购实行集中管理制度。采购供应部负责采购原料 粮食，仓库部负责采购辅助材料和包装材料，物流部负责采购维修备 件、物流材料和办公用品。在特殊情况下，经董事长或总经理批准, 可指定专人采购特殊材料。第六条所有负责物资采购的人员必须充分掌握市场信息，及时 预测市场供应的变化，保证质量合格、价格低廉、供应及时。第七条实行合同管理制度。材料采购原则上应与供方签订合同， 明确供货品种、规格、质量、价格、交货期、付款交货方式、供货方 式、违约经济责任等；否则，造成的损失由采购人员负责。第八条实行比价采购制度，对采购材料实行三家供应商的比价 采购，保证采购材料的低价、优质。建议对大宗物资采购实行招标制。第九条实行采购质量责任制。买方应对所购货物的质量负完全 责任。因玩忽职守采购假冒伪劣产品的，采购人员应当承担经济责任。 禁止采购人员接受回扣。如收到返利，一经核实，除全额返利外，视 情节轻重，严肃处理。第三章 发票录入和支付程序第十条采购物资进厂后，采购人员必须严格按照要求办理入库 手续。具体要求如下：1、生粮入厂后，由称量室办理入库手续，打印电子入库单，并 将入库信息输入计算机。2、辅料和包装材料由仓库保管，办理入库手续，并填写入库表 一式三份，提交客户一份办理发票入库手续。3、五金器具和维修备件由五金仓库保管入库。4、采购代理人应当认真填写采购物资发票分录表，详细填写采 购物资的名称、数量、金额、供应商等内容。操作步骤如下：经办人填写发票登记表，保管人根据收据签字确认部门经理的审 核。会计审查发票的有效性。总经理签字批准进入财务账户作为未来 付款的基础。第十一条物资采购付款，原则上实行入境后付款制度。特殊情况下，需要预付款的单位，经董事长或者总经理批准，可以办理采购 预付款手续。第十二条采购付款实行审批制度，分发票录入和签批付款两条 线进行管理。具体程序如下：1、物料采购由采购人员办理发票入库手续后，再申请付款审批。 否则，财务部有权不批准付款。2、申请付款，由经办人填写转账汇款申请单，经财务审核、总 经理批准后，方可到出纳处办理汇款。经办人填写转账付款申请单部门经理签字财务会计根据发票入 账情况审核总经理根据资金情况签字出纳办理汇款3、需要预付款的部门，直接填制转账汇款申请单，经财务审核、 董事长或总经理签字批准后可先办理汇款手续，财务部据此挂账，待 发票来到后再由经办部门办理发票入账手续冲账。第四章附则第十三条 本制度从批准下发之日起执行，由财务部负责解释。第十四条 本制度从20XX年XX月XX日起下发执行。公司采购管理制度规定5一、为规范公司物资采购，降低物资采购成本，保证公司各类物 资的供应，加强企业物资采购的监督管理，特制定本规定。二、本规定是公司物资采购管理的基本规范。三、采购部根据市场信息进行质价比较采购，同时在付款方式上 采取货到付款或分期付款的方式，降低采购风险。四、采购部岗位职责1、负责制定物料采购管理制度和内部岗位职责；2、负责物资采购员、计划员、档案员的监督管理；3、负责物料采购计划的编制，采购合同的签订和保管；4、负责材料采购的询价、谈判、比质、比价；5、负责按时完成部门所需的所有物料的采购，保质保量；6、负责辖区内的卫生安全工作。7、采购部负责管理各种档案，如采购合同、各种批准文件、公 司签发的各种文件等；8、采购部门建立采购物资账户、贷款明细账户和公司应付账款， 并定期与财务部核对。五、物料采购原则1、未经批准的材料不得采购；2、仓库库存物料应使用优先；3、在建立合格供应商名单时，本着远近采购的原则；4、采购物资时尽量采用银行结算，减少现金结算；5、在比价过程中，严格执行同类产品比价、同质量比价、同价 格比价、同价格比价的原则，选择最优采购单位；6、对于先试用的材料，用户部门必须出具测试报告并批准后才 能购买。六、为节约采购成本，公司实行采购计划月度报告。采购部门在 编制采购计划时，要从实际工作出发，避免盲目报送物资采购计划, 避免物资积压损失。七、公司各部门及配套厂家按程序上报物料采购计划，每月23 日前将下个月的采购计划提交给采购部门，经采购部门汇总后提交公 司经理办公室会议。八、各部门及配套厂家提供的待采购材料的规格、型号必须齐全。 如果材料不完整，原料清单供应商承担50%的经济损失，部门承担30% 的经济损失；同时，采购部门有权拒绝采购型号不完整的材料。九、在采购材料时，必须严格按照采购原则和采购计划进行采购, 保证好订货、不漏订货，及时、准确地实施材料供应。签署的材料在采购合同期间，严格执行合同法和公司合同管理制度。合同应 当载明数量、规格型号、价格、质量标准、交货期、交货地、结算方 式、运费承担、包装、运输、验收方式、经营人的经济责任等需要明 确的事项。合同一般按照公司标准合同文本签订。如有特殊情况，应 与公司法律顾问联系后签订合同。十、在材料采购过程中，如果工程部和设计院出具的原材料出现 短缺，采购部门应征求用户的意见，在用户同意并签字确认后，采购 用户愿意接受的替代品。否则，后果由采购部直接负责。十一、若采购部门未能及时完成采购任务，应尽早向总经理生产 助理汇报原因并提出补救措施。十二、物料到达仓库后，采购部检验人员应将到货物料的数量、 规格、型号通知质检部，并在约定时间到达现场进行检验。十三、采购部门在验收过程中对不合格的材料应及时与供应商沟 通，及时退换材料。十四、所有对外协调的材料必须经采购部门确认，并经总经理生产助理批准后方可对外协调。十五、合格的物料由采购部检验人员及时送入仓库，由仓管员办 理入库手续；如货票在同一行，由仓管员打印入库单，验货人员取回 入库单。双方应完成交接手续。如果发票不同，仓库管理员会在发票 到达后打印入库收据。十六、采购部收到入库清单后，应尽快到财务部办理开具借条的 手续。每月25日以前，减到20万元的限额。能与请购单完全一致的，经审核，差额不超过请购单的5T0%。3、低价搜索原则：采购人员应随时收集市场价格信息，建立供应商信息档案，了解 最新的市场趋势和最低价格，实现最优采购。4、完整性原则：(1)自觉维护企业利益，努力提高进货质量，降低进货成本。(2)诚实自律，不收受礼品、贿赂、邀请，不主动联系供应商。(3)严格执行采购制度和程序，自觉接受监督。(4)加强学习，广泛掌握与采购业务相关的新材料、新工艺、 新设备和市场信息。(5)工作认真细致，无失误，不因自身工作失误给公司造成损 失。5、招标采购原则：所有大宗或经常使用的项目，应在企业管理、财务等相关部门的 共同参与下，通过谈判或招标，确定一段时间(一年或半年)的供应 商和价格，并签订供应协议，简化采购程序，提高工作效率。对于价 格随市场快速变化的商品，除了缩短招标间隔外，还需要随时掌握市 场情况，调整采购价格。6、审计监督原则：采购人员应自觉接受财务部门或公司领导对采购活动的监督和 询问。采购人员在采购过程中违反诚信制度，公司有权对相关人员依 照公司员工绩效考核制度等进行处罚直至追究其法律责任。五、采购流程1、请购单：根据生产或经营的实际需要，需要货物(材料)的部门在每个月 25日前负责企业管理部的货物采购，人力资源物流部在每个季度最 后一个月25日前负责货物采购。部门应填写采购请购单，请购单 应注明产品名称、规格型号、数量、需求日期、参考价格、用途等。 涉及技术指标的，应注明相关参数和指标要求。根据采购申请流程, 由相关部门审批后，经总经理批准后，提交人力资源及后勤部进行采 购。各审核阶段对请购单提出异议的，应在2个工作日内将意见反馈 到请购单部门。2、询价、比价、洽谈：(1)原则上每项(材料)需有两家以上供应商报价。(2)招标人收到报价单后，比价议价，填写询价记录表，按 低价原则采购。(3)在下列情况下，不需要比价、议价：独家代理、独家制造、 独家产品、原零配件无替代品，但仍需报价记录。3、样品的提供和确认：(1)如需提供和确认样品，必须确定样品发货周期，并由采购 人员负责跟踪。收到样品后，必须第一时间送到需求部门进行确认, 如有必要，必须与财务部等部门相关人员进行确认。(2)如果样品需要保存，必须密封以便将来比较。4、供应商选择：(1)具有法定经营主体的。(2)质量、交货期、价格、服务等条件良好。(3)有良好信誉的。(4)客户认可的供应商。采购方应建立供应商信息账户。5、合同签署：(1)供应商通过样本评审后，由人力资源与物流部与选定的供 应商签订合同。(2)因交易发生的争议，按合同约定的条款处理。6、后续的进展(1)为保证按时交货，采购人员应提前通过电话、传真或亲自 与供应商进行跟踪，以确保货物(材料)的及时供应。(2)如采购物品(材料)不能在规定时间内发货，采购人员必 须提前通知请求部门寻求解决办法，并必须与供应商重新确定发货日 期并通知请求部门。7、验收和仓储：采购的货物(材料)到达公司后，经营性固定资产、材料、配件、 非经营性固定资产、大宗劳动防护用品等项目(材料)由需求部门验 收。办公用品和其他常用用品经仓管员验收合格后，由仓管员出具入 库表，并按入库程序办理入库手续。验收不合格的，由验收部门通知 人力物流部，并在2天内办理换货(退换货)手续。8、对帐付款：采购货物(材料)入库后，采购人员凭入库单按合同约定或 约定的付款方式办理付款手续。六、考核：凡违反本制度者，按公司相关管理制度进行处罚。公司采购管理制度规定2第一章总则第一条为加强对原材料采购业务的内部控制，规范采购行为， 防止采购和支付过程中的错误和欺诈行为，根据国家有关法律、法规 和集团公司的要求，制定本制度。第二条本制度所称采购，主要是指采购原材料和支付货款的行 为。第三条采购业务内部控制的建立和实施，至少应加强以下关键 方面或关键环节的风险控制，并采取相应的控制措施：1、权责划分明确，机构设置和人员配置科学合理；2、采购计划和批准程序明确；3、采购和验收管理过程相关的控制措施要明确，对供应商的选 择、采购方式的确定、采购合同的签订、原材料的验收等都要明确规 定；4、明确付款方式、程序、审批权限及与客户对账方式。第二章职责划分和授权审批第四条建立采购业务岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责 和权限。采购业务的集中管理部门是集团公司的市场部，协调部门是销售部。他们各自的职责是：市场部：1、采购计划审批；2、询价及供应商确定；3、采购合同的审核和归档；4、付款审核。销售部门：5、采购和验收；第五条建立采购支付业务授权制度和审批制度，按照规定的权 限和程序办理采购支付业务。逐步实行集中或相对集中采购，提高采 购效率，堵塞管理漏洞，降低成本费用。第六条 购货、付款业务应当按照计划、审批、购货、验收、付 款等程序办理，在购货、付款的各个环节建立相关记录并填写相应凭 证，建立完善的购货登记制度，对购货合同、验收凭证、入库凭证、 购货发票等单据和凭证应当加强。第三章采购计划和审批控制第七条 建立计划采购制度，采购计划应当与公司生产经营计划 相适应。在与公司充分沟通的基础上，明确采购品种、质量等级、规 格、数量、相关要求和标准、到货时间等。第八条 加强采购业务的计划管理。对于有计划的采购项目，市 场部要严格按照计划执行采购业务;计划采购项目应当有完备的批准 程序。第九条原料的月度和年度供应计划必须报市场营销部批准。第四章采购与验收控制第十条建立采购和验收管理制度，对采购方式的确定、供应商 选择、验收程序和计量方法等作出明确规定，确保采购过程的透明度。建立供应商评估体系。由市场部、销售部等相关部门共同对供应 商进行评估，包括采购原材料的质量、价格、交货期、付款条件、供 应商资质、经营状况等，并根据评估结果对供应商进行调整。第十一条采购方式应当根据原材料的性质和供应情况确定。大 宗原材料可以通过订单或合同购买。第十二条充分了解和掌握供应商的信誉、供货能力等方面的信 息。采购、使用等部门应参与质量和价格的比较，并按规定的授权和 批准程序确定供应商。第十三条建立原材料验收制度。销售部门接受采购原材料的质 量、计划、数量、质量等相关内容，并对该批材料负责。验收负责人 在验收过程中发现异常情况，应立即报市场部备案。第五章支付控制第十四条市场部、财务部在办理支付业务时，应严格审核和记 录购货合同约定的付款条件和购货发票、结算凭证、检验报告、计量 报告、验收证明等相关凭证的真实性、完整性和合法性。第十五条严格执行预支账户、预支存款审批程序，加强预支账 户、预支存款管理。加强预付款监测，定期跟踪核实。综合判断预付款的期限、占用金额的合理性、不可收回的风险；及时对可疑的提前支付采取措施， 最大限度地降低提前支付的资金风险和损失的可能性。第十六条加强应付账款和应付票据的管理，按照约定的付款日 期、付款条件等，指定专人管理应付账款。第十七条建立不合格原料的处理制度，并严格执行。第十八条与供应商定期核对应付账款、应付票据、预付款等往来 账款。如有差异，应及时查明原因并处理。第六章监督检查第十九条建立采购业务监督检查制度，明确监督检查人员的职 责和权限，定期或不定期进行检查。第二十条供应部应当采取措施，纠正和完善采购业务监督检查 过程中发现的薄弱环节。公司采购管理制度规定3为加强公司基本建设的经营和财务管理，规范采购工作流程，进 一步提高公司采购效率，更好地为公司基本建设提供材料设备供应保 障，根据公司建设发展的实际需要，特制定本制度。1、集团公司应当设置专职材料设备自购资金采购人员和管理人 员，具有与其所从事的采购工作相适应的政治素质、专业知识和业务 能力。综合部门要严格遵守公司各项管理制度和采购管理流程，忠于 职守，诚实自律，符合为基础设施服务的宗旨。2、公司财务部门负责审核和监督材料设备的所有采购合同，确 保公司所有经济行为的合理性和经济性。计划部负责批准采购计划, 确保采购的合理性和采购资金的落实。3、收集公司基础设施所需的材料设备采购需求（公司集中控制）， 编制各阶段采购计划，报公司财务部门批准实施。4、按时完成各阶段采购计划和零星采购计划，在保质保量的情 况下，及时准确地为基础设施建设提供采购服务，及时征求施工单位 对所供材料的质量、数量、品种、规格、价格、交货期等要素的意见， 改进不足之处。5、积极参与集团公司和煤矿组织的大宗物资采购和招标，并提 出合理建议。6、采购合同签订：在初步确定供应商和拟采购材料设备的市场价格后，集团公司供 应科、办公室应及时组织与相关供应商就拟采购材料设备的价格进行 谈判，并签订采购意向合同和协议。公司供应部、办公室将采购合同、协议、采购计划报送公司企划 部审核。经事先审核确认其合法性和经济性后，由供应部和办公室报 公司财务总监批准，签字批准后，与相关供应商签订正式采购合同和 协议。7、签订采购合同和协议的原则和注意事项是独立自愿的，平等 协商是签订采购合同和协议的基本原则。签订采购合同和协议的注意 事项：合同、协议的条款、内容和履行方式必须符合法律规范。合同和协议的条款必须符合公司的利益，不得与公司的利益发生冲突。