文件收ۥ发登记制度.doc

文件收发登记制度

为标准平安文件收发治理，防止平安文件精神不能及时得到传达和执行，确保在整个工程过程中及验收移交时的材料的完好、精确、系统，我工程部特建立此登记制度。

1、不管是发出或接收的文件应有相应的电子版本和打印版本（关于接收的文件要有复印件存档），所有文件要注明发放、接收日期和经手人。

2、文件要及时归类存档，不得随意存放，归档时同时在卷内目录上登记。

3、邮件、局内部网站通知要求由专人每天定时查收，由值班人员接收或自动接收。文件查收后按其重要性要在有效期内通知相关人员，紧急文件要立即通知到每个相关人员，重要文件在一个工作日内通知到每个相关人员，一般文件在三个工作日内通知到每个相关人员，在通知有困难时可通过传达的方式，但一定要得到证明传到达位。

4、平安文件由安监科主任负责，技术员配合；竣工文件及过程操纵文件由工程治理部主任负责制定、发放、归档、登记、整理工作，技术员配合施行详细工作。

5、电子版本文件每周清理一次，并备份；文字打印版每半个月整理一次。

6、文件借阅、发放应先得到相应主管人员的同意，借阅文件应及时归还。非本单位人员不得随意翻阅文件，如确有必要，需经办公室相关人员同意后查阅。

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