阜阳师范学院公文处理细则试行)解读PPT课件.ppt

阜阳阜阳师范学院公文范学院公文处理理细则（试行）解行）解读2015年年4月月9日日校校办公室公室 吴吴 磊磊1.o一、出台背景一、出台背景o二、公文概述二、公文概述o三、公文种三、公文种类o四、公文格式四、公文格式o五、五、电子政子政务常常见问题解析解析o六、公文管理六、公文管理目目 录2.一、出台背景一、出台背景o上级公文处理相关文件的修订。党政机关公文党政机关公文处理工作条例理工作条例 党政机关公文格式国家党政机关公文格式国家标准准 关于公文关于公文处理的若干理的若干规定定o我校现行公文与新条例之间的冲突。举例3.二、公文概述二、公文概述o公文是指公文是指实施施领导、履行、履行职能、能、处理公理公务时制制发的的具有特定效力和具有特定效力和规范体式的文范体式的文书，是，是传达和达和贯彻党和国家的方党和国家的方针政策，指政策，指导、布、布置和商洽工作，置和商洽工作，请示和答复示和答复问题，报告、通告、通报和交流情况等的重要工具。和交流情况等的重要工具。o公文的公文的质量，直接反映量，直接反映单位的思想深度、政位的思想深度、政策水平和策水平和对重大重大问题分析掌控能力，直接体分析掌控能力，直接体现单位人位人员的能力素的能力素质和工作水准。和工作水准。4.二、公文概述二、公文概述o公文公文处理工作是指公文理工作是指公文拟制制、办理理、管理管理等等一系列相互关一系列相互关联、衔接有序的工作。接有序的工作。学校一学校一级文件文件发文流程文流程图5.二、公文概述二、公文概述公文的分类按来源分按来源分:收文、收文、发文文按行文关系分按行文关系分:上行文、平行文、下行文上行文、平行文、下行文按按阅读范范围分分:公布性文件、内部文件、密公布性文件、内部文件、密级文件文件6.三、公文种三、公文种类条例规定的公文种类主要有（15个）：决决议、决定、命令（令）、公、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意公告、通告、意见、通知、通、通知、通报、报告、告、请示、批复、示、批复、议案、函、案、函、纪要。要。7.三、公文种三、公文种类学校常用的公文种类有（11个）：决决议。适用于会适用于会议讨论通通过的重大决策事的重大决策事项。决定。决定。适用于适用于对重要事重要事项作出决策和部署、作出决策和部署、奖惩有关有关单位及人位及人员、变更或者撤更或者撤销下下级单位不适当的决定事位不适当的决定事项。通告。通告。运用于在一定范运用于在一定范围内公布内公布应当遵守或者周知的事当遵守或者周知的事项。8.意意见。适用于适用于对重要重要问题提出提出见解和解和处理理办法。法。通知。通知。适用于适用于发布、布、传达要求下达要求下级单位位执行和有关行和有关单位周知或者位周知或者执行的事行的事项，批，批转、转发公文。公文。通通报。适用于表彰先适用于表彰先进、批、批评错误、传达重要精神和达重要精神和告知重要情况。告知重要情况。报告。告。适用于向上适用于向上级机关机关汇报工作、反映情况，回复工作、反映情况，回复上上级机关的机关的询问。三、公文种三、公文种类9.三、公文种三、公文种类 请示。示。适用于向上适用于向上级机关机关请求指示、批准。求指示、批准。批复。批复。适用于答复下适用于答复下级单位的位的请示事示事项。函。函。适用于不相隶属适用于不相隶属单位之位之间商洽工作、商洽工作、询问和答复和答复问题、请求批准和答复求批准和答复审批事批事项。纪要。要。适用于适用于记载会会议主要情况和主要情况和议定事定事项。10.文种选用常见问题o使用非法定文种：总结、要点、方案、计划、安排等 xxxx处20152015年工作要点年工作要点 xx xx处20142014年度工作要点年度工作要点 关于印关于印发 xx xx处20152015年工作要点年工作要点的通知的通知o文种作为标题：函、通知、请示、报告p文种重叠：请示报告、请示函、通知的通知的通知 o错用文种：报告当请示，请示当函，通知决定混用11.报告告和和请示示的异同辨析的异同辨析 报告和告和请示同属上行文，但是性示同属上行文，但是性质截然不同的两截然不同的两类文种。文种。1.行行文文目目的的不不同同。报告告以以陈述述情情况况为主主，不不要要求求上上级批批复；复；请示以示以请求指示或批准事求指示或批准事项为主，要求上主，要求上级批复。批复。2.公公文文内内容容不不同同。请示示可可围绕请求求事事项反反映映情情况况，说明明理理由由，不不排排除除含含有有一一定定的的情情况况汇报，但但报告告中中不不能能夹杂请示事示事项。请示示应当一文一事。当一文一事。文种选用常见问题12.文种选用常见问题关于关于请市市领导出席出席XXXXXXXX活活动的的报告告关于关于申申请XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX的的请示示关于关于呈呈报XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX的的报告告关于召开第关于召开第XXXX届党代会的届党代会的请示示报告告关关于于请求求解解决决阜阜阳阳大大学学争争创过程程中中有有关关问题的的报告告13.文种选用常见问题中共上海市教育中共上海市教育纪律律检查工作委工作委员会关于会关于转发中中共上海市共上海市纪委委 监察委关于察委关于转发中共中央中共中央纪委委 监察部关于察部关于转发北京市北京市纪委委 监察局关于察局关于严明明纪律确律确保非典型肺炎防治工作保非典型肺炎防治工作顺利利进行的行的紧急急通知通知的的通通知知的的通知通知 的的通知通知(沪教沪教纪 20032003 8 8号号)14.四、公文格式四、公文格式o严格格执行党政机关公文格式国家行党政机关公文格式国家标准准（GB/T 97042012GB/T 97042012）pA4A4型公文用型公文用纸页边及版心尺寸及版心尺寸 图1 1 图2 2 A4 A4纸：210mm297mm210mm297mm 天天头(上白上白边)：371mm371mm 订口口(左白左白边)：281mm 281mm 版心：版心：156mm225mm156mm225mm（不含（不含页码）每每页：2222行行2828字行字行616616字字 一行：一个一行：一个汉字的高度加字的高度加3 3号号汉字高度的字高度的7/87/8的距离的距离15.字号、字体、印制、装字号、字体、印制、装订o标 题：2 2号小号小标宋宋（行距推荐使用固定行距推荐使用固定值3232磅）磅）o正正 文：文：3 3号仿宋号仿宋（推（推荐使用仿宋荐使用仿宋_GB2312_GB2312，行距固定，行距固定值2828磅）磅）o印印 制：双面印刷制：双面印刷o装装 订：左：左侧装装订（骑马订或平或平订）四、公文格式四、公文格式16.正文中的正文中的层次序数次序数 文中文中结构构层次序数一般依次用次序数一般依次用汉字字“一一”、汉字加字加圆括号括号“（一）（一）”、阿、阿拉伯数字拉伯数字“1”1”、阿拉伯数字加、阿拉伯数字加圆括号括号“（1 1）”，不得逆向使用。，不得逆向使用。层次序数：第一次序数：第一层“一、一、”（黑体，作（黑体，作为小小标题时句尾无句尾无标点）点）第二第二层“（一）（一）”（楷体，作（楷体，作为小小标题时句尾句尾标点可有可无）点可有可无）第三第三层“1.”1.”（仿宋，无（仿宋，无论是否作是否作为小小标题，要有，要有标点）点）第四第四层“（1 1）”（仿宋，必（仿宋，必须有有标点）点）四、公文格式四、公文格式17.o公文格式各要素划分公文格式各要素划分为版版头、主体、版、主体、版记三三部分。部分。o公文一般由公文一般由份号、密份号、密级和保密期限、和保密期限、紧急程急程度、度、发文机关文机关标志、志、发文字号、文字号、签发人人、标题、主送机关、正文、附件、主送机关、正文、附件说明、明、发文机关文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送抄送机关、印机关、印发机关和印机关和印发日期、日期、页码等等组成成。o增加了增加了“页码”，去掉了，去掉了“主主题词”。四、公文格式四、公文格式18.版头秘密等级发文字号紧急程度发文机关标志份号标题主送机关主体正文19.主体版记附件说明印章成文日期附注抄送机关印发机关印发日期二维条码20.1.1.份号份号。公文印制份数的。公文印制份数的顺序序号。涉密公文号。涉密公文应当当标注份号。注份号。2.2.密密级和保密期限和保密期限。公文的秘。公文的秘密等密等级和保密的期限。涉密公和保密的期限。涉密公文文应当根据涉密程度分当根据涉密程度分别标注注“绝密密”“”“机密机密”“”“秘密秘密”和和保密期限。保密期限。3.3.紧急程度急程度。公文送达和。公文送达和办理的理的时限要求。根据限要求。根据紧急程急程度，度，紧急公文急公文应当分当分别标注注“特急特急”“”“加急加急”，电报应当分当分别标注注“特提特提”“”“特急特急”“”“加急加急”“”“平急平急”。示例21.4.4.发文机关文机关标志志。由。由发文机关全文机关全称或者称或者规范化范化简称加称加“文件文件”二字二字组成，也可以使用成，也可以使用发文机关全称或者文机关全称或者规范化范化简称。称。联合行文合行文时，发文机关文机关标志志可以并用可以并用联合合发文机关名称，文机关名称，也可以也可以单独用主独用主办机关名称机关名称。22.o以以中共阜阳中共阜阳师范学院委范学院委员会会名名义行文的各行文的各类公文，使公文，使用用“中共阜阳中共阜阳师范学院委范学院委员会文件会文件”发文机关文机关标志。志。o以以阜阳阜阳师范学院范学院名名义行文的各行文的各类公文，使用公文，使用“阜阳阜阳师范学院文件范学院文件”发文机关文机关标志。志。o以以学校名学校名义发“函函”，使用，使用“阜阳阜阳师范学院范学院”发文机文机关关标志。志。o以以部部门名名义行文的公文，用部行文的公文，用部门的的发文机关文机关标志（如志（如“中共阜阳中共阜阳师范学院范学院办公室文件公室文件”）。）。23.5.5.发文字号文字号。编排在排在发文机关文机关标志下空二行位志下空二行位置，居中排布置，居中排布。年份、。年份、发文文顺序序号用阿拉伯数字号用阿拉伯数字标注；年份注；年份应标全称，用六角括号全称，用六角括号“”（非非、【】【】）括入；括入；发文文顺序号不序号不加加“第第”字，不字，不编虚位（即虚位（即1 1不不编为0101），在阿拉伯数字后加），在阿拉伯数字后加“号号”字。字。上行文上行文的的发文字号居文字号居左空一字左空一字编排，与最后一个排，与最后一个签发人姓名人姓名处在在同一行。同一行。24.6.6.签发人人。上行文上行文应当当标注注签发人姓名。人姓名。由由“签发人人”三字加全角冒号三字加全角冒号和和签发人姓名人姓名组成，居成，居右空一右空一字，字，编排在排在发文机关文机关标志下空志下空二行位置。二行位置。“签发人人”三字用三字用3 3号仿宋体字，号仿宋体字，签发人姓名用人姓名用3 3号号楷体字。楷体字。25.7.7.标题。由由发文机关名称、事文机关名称、事由和文种由和文种组成成。一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。26.中共中共 委委员会会关于 请示 ：委2012x号签发人：xxx（空二行）（空二行）（空一行）（空一行）27.梯形梯形标题举 例28.8.8.主送机关主送机关。公文的主要受理机关。公文的主要受理机关应当使用机关全称、当使用机关全称、规范化范化简称或称或者同者同类型机关型机关统称。称。编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。学校普发性公文的主送机关统一表述为“各党总支，各单位、各部门”“各单位，各部门”。29.9.9.正文正文。公文的主体，用来表。公文的主体，用来表述公文的内容。述公文的内容。用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。30.10.附件说明。公文附件的顺序号和名称。如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。举例31.11.11.发文机关署名文机关署名。署。署发文机关全文机关全称或者称或者规范化范化简称。称。12.12.成文日期成文日期。署会。署会议通通过或者或者发文机关文机关负责人人签发的日期。的日期。联合行文合行文时，署最后，署最后签发机关机关负责人人签发的日期。的日期。用阿拉伯数用阿拉伯数字字标注注。32.13.13.印章印章。公文中有。公文中有发文机关署名文机关署名的，的，应当加盖当加盖发文机关印章，文机关印章，并与署名机关相符。并与署名机关相符。有特定有特定发文机关文机关标志的普志的普发性公文和性公文和电报可以不加盖印章可以不加盖印章。33.加盖印章的公文加盖印章的公文 成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得不得出出现空白印章空白印章。单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。34.不加盖印章的公文不加盖印章的公文 单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。加盖加盖签发人人签名章的公文名章的公文 在正文（或附件说明）下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。签名章一般用红色。35.14.14.附注附注。公文印。公文印发传达范达范围等等需要需要说明的事明的事项。居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。15.15.附件附件。公文正文的。公文正文的说明、明、补充或者参考充或者参考资料。料。附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明表述一致。附件格式要求同正文。示例36.16.16.抄送机关抄送机关。除主送机关外需要。除主送机关外需要执行行或者知或者知晓公文内容的其他机关，公文内容的其他机关，应当当使用机关全称、使用机关全称、规范化范化简称或者同称或者同类型机关型机关统称。称。17.17.印印发机关和印机关和印发日期日期。公文的送印公文的送印机关和送印日期机关和送印日期。用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，后加“印发”二字。37.18.18.页码。公文。公文页数数顺序号。序号。用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线（即“一x一”）；单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。38.五、五、电子政子政务常常见问题解析解析o学校学校发文通文通过电子政子政务流流转问题o公文起草公文起草页面面输入内容入内容问题o发文后出文后出现段前段后段前段后间距距或或页面面变宽问题o公文成文公文成文归档后自档后自动消失或出消失或出现“页面无法打开，面无法打开，信息已信息已经被被删除！除！”字字样问题39.六、文件管理六、文件管理o以学校名以学校名义制制发的公文的公文办理完理完毕后，起草部后，起草部门应当及当及时将将2 2份公文正本份公文正本连同同发文稿文稿纸、公文全文（含正文、附件）底稿公文全文（含正文、附件）底稿一并送至校一并送至校办公室，以便公室，以便归档。档。o个人不得保存个人不得保存应当当归档的公文。档的公文。40.六、文件管理六、文件管理o严禁使用禁使用电子政子政务系系统传输或或处理任何涉及国家秘密或理任何涉及国家秘密或列入有关保密管理范列入有关保密管理范围的信息。的信息。o各各单位起草涉密公文位起草涉密公文应当采取保密措施，并填写阜阳当采取保密措施，并填写阜阳师范学院文件定密范学院文件定密审批批单。o各各单位收到涉密公文位收到涉密公文应及及时办理，理，办理完理完毕后后应送交校送交校保密保密办公室公室统一保管。一保管。o任何个人不得保管和复印涉密公文。任何个人不得保管和复印涉密公文。41.不当之不当之处 敬敬请批批评 谢谢大家！42.