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物业工程质保金退还管理办法

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2020年4月19日
文档仅供参考
物业工程质保金退还管理办法
1.总则
为规范合达联行各物业项目工程质量保证金退还管理，保证各项目工程质量问题能够得到快速、 有效的解决，提升业主满意度，明确开发公司、施工单位、物业公司三方维修责任，确保工程在保修期内得到及时修缮，保修期满及时清结和拨付质保金，有效维护业主及公司的利益，特制定本管理办法。
2.定义与术语
2.1质量保修：是指建筑工程（及其建筑材料、构配件和设备）验收后在保修期限内出现的不符合工程建设强制性标准、设计文件以及合同的约定的质量缺陷，由保修责任方予以修复。
2.2质保金：是指从发包工程中应付的工程款中预留的质量保证金和建筑材料、构配件和设备质量保证金；
2.3质保金结算：是指在工程合同保修期届满，保修责任全面履行完毕，减除在保修期间实际发生或保修期间应当发生而递延的相关责任类、赔偿类、处罚类、连带类等相关费用，工程承包方结算支取预留的工程合同价款。
2.4最低质保期的界定
2.4.1建设工程保修期遵循《建设工程质量管理条例》规定：自竣工验收合格之日起计算(竣工验收合格之日：是指建设单位组织设计、施工、工程监理等有关单位进行竣工验收，经验收合格并由各方签署竣工验收文本的日期)。并按合同中签定的质量保修要求进行验证。
3.物业工程质量保修
3.1质保金用来确保质保期内施工单位的维修责任得到落实。
3.2项目应对工程质量问题及维修资料（包括原件和复印件）进行备份存档。对工程质保金要按项目、按合同进行明细核算，按项目、按合同建立质保金台账。 工程质保金台账应包括以下信息： （1）工程项目及施工范围；（2）施工单位邮箱地址及联系人电话 ；（3）合同总额（结算总额）；（4）验收日期 ；（5）质保到期日 ；（6）质保金总额 ；（7）已动用质保金金额；（8）质保金余额；（9）其它信息
3.3物业工程质量验收合格后，工程质保期间物业工程质量保修需与开发商、施工单位、物业公司三方签定维修协议。
协议应包括以下主要内容：(1)业主报修申请经确认或物业公司自检发现质量问题后， 向施工单位发《保修期工程维修通知书》，明确维修事项及维修时限等要求。(2)在施工单位不履行或怠于履行维修义务时，物业公司扣款及使用方式.(3)物业公司自行或组织第三方维修单位进行维修,就维修事项，维修费用支付的办法. (4)物业公司在紧急情况下（如漏水、漏电、发生浸泡事件等） 为避免或减少损失对物业质量问题先行进行维修后的费用结算。（相关预算，履行比价、直接委托或招标等程序后，进行材料采购和工程维修。完成工程质量维修事项后，对维修事项组织验收。）
4．工程质量质保期内物业的问题汇总
4.1质保期内发生工程质量问题，物业公司应在知悉问题 后10分钟内赶到现场，对工程质量问题进行仔细调查询问、拍照、登记及其它必要的取证工作，同时须对工程质量问题是否为施工单位负责维修范围作出判定，并及时作出维修方案，维修方案须经业主同意并原则做到业主满意。凡属工程质量方面问题，项目应积极促成业主与施工单位达成赔偿协议,但不得单方与业主协商赔偿或接受业主单方提出的维修或赔偿方案。
4.2工程质量维修事项得到确认后，应即刻以物业公司名义经过电话或特快专递方式通知施工单位在确定的时间内前来维修。维修通知要附上业主报修记录、维修事项说明、相关照片等相关证据资料。
4.3施工单位拒接通知或在接到通知后没有组织人员进行维修而且超过规定时限的，物业公司应根据发生工程质量问题的严重程度及给业主造成的实际损失，自行或选定第三方维修单位 赴现场确定相应的维修方案，组织实施维修工作。维修事项完成后，应要求维修单位就工程质量问题产生的所有维修费用出具正式税务发票。
4.4凡不能经过维修解决的工程质量问题，业主提出赔偿的，物业公司应将工程质量问题取证后（附业主书面赔偿要求） 发函通知施工单位，要求施工单位进行解决。施工单位不予回复或不同意给予赔偿的，物业应积极协调并告知业主经过调解或诉讼方式解决。采用调解方式的应进行法院确认程序。赔偿数额以法院判决或调解确认数额为准。
4.5向施工方发送维修结算和质保金扣款通知。
维修事项完成后，应以物业公司名义(报开发公司备案)向工程施工单位发送维修结算和质保金扣款通知单。凡经过诉讼解决的，扣款时须向施工单位发送法院判决书或调解书。
5.质保金扣款流程报审及附件要求。
凡使用施工单位质保金进行维修的事项，物业公司必须按协议规定进行流程审批。报审附件应包括： (1)维修事项及过程简要说明；( 2)业主身份证明或购房合同； (3)报修登记或记录；( 4)现场质量问题照片或工程质量问题认定结论； (5)给施工单位发送的维修通知书； (6)维修明细、维修后现场照片、物业或第三方维修发票； (7)质保金结算或扣款通知书； (8)判决书或调解书（经过诉讼解决的质量问题赔偿）。
6.保修期满质保金的结算程序
6.1质保期满申请
在发包工程质量保修期满前，施工单位应书面申请质量保证金结算。 (附施工合同,质保范围及金额、)
6.2发包工程的组织验收
（1）工程质量保修期满前一个月，由项目相关部门和人员按照规定组织进行现场查验,汇总存在的问题,形成书面查验记录。
（2）验收合格的有相关责任部门签字确认。
（3）验收不合格，通知施工单位进行整改,整改完成后,再组织验收，直至合格；
（4）公司品质管理部将对质保金退还及整改结果进行抽检复验。若不符合相关退还规定，将对责任人进行处罚。
（5）质保金退还审批流程如下： 物业项目经办人 、物业项目经理、品质管理部总工程师、 分公司总经理。
6.3退还质量保证金需同时满足以下条件：
(1)符合合同约定的退还条件、退还时点、退还方式； (2)不存在未了工程质量问题；(3)质量保证金结算完毕； (4)不存在未了应罚款项、应扣款项；(5)不存在双方争议事项、在诉事项及其它相关事项。
7.纪律要求
7.1公司各项目必须建立系统完善的工程质量维修档案管理体系，加强对工程质量问题报验、取证、维修通知发送、费用结算、质保金扣款等维修资料的管理。
7.2公司对质保期内工程质量维修工作实施问责制，对不按程序及时维修、取证、报审、扣款，导致公司名誉、财产损失的直接管理责任人进行问责，并根据损失情况要求其承担相应的经济或民事赔偿责任。
7.3各级管理人员必须要做到廉洁自律，严禁与施工方、维修方及业主串通合谋，降低标准，放松要求，以图谋私利，私自变通或歪曲执行有关质保金的合同约定和公司管理制度规定，损害公司利益。
8.为提高工程质量维修服务的专业度和及时性，物业公司除加强自身维修队伍建设外，还可经过公开招标方式提前选择多家具有维修资质的施工单位建立长期合作关系。一旦发生工程质量问题，且施工单位经通知后不到现场维修时，可要求合作单位即刻赶赴现场实施维修工作。

本办法适用于成都合达联行物业服务有限公司总部、各分子公司，自下发之日起开始执行，本办法由合达联行品质管理部负责解释并组织实施。