印章使用管理办法WORD版.doc

印章使用管理办法WORD版162020年4月19日文档仅供参考印章使用管理办法1、目的为强化对印章管理工作重要性的认识、树立高度责任心，避免责任意识淡薄、杜绝违法、违规行为，防范风险的发生、有效地维护公司利益，须严格规范公司印章管理工作，建立健全印章审批、使用、管理等规章制度，进一步落实印章管理责任制，提高工作效率，确保用印安全，特制定本办法。2、公司印章的范围2.1公司公章、法定代表人章；2.2合同专用章、财务专用章、发票专用章、投标专用章等部分专用章；2.3各部门及分支机构印章。3、印章保管的部门3.1公司公章、合同专用章、投标专用章、工会章、党支部章等专用章由行政人事部负责管理；3.2财务专用章、发票专用章、法定代表人章由财务部负责管理；3.3各部门、各分支机构的印章由各部门、各分支机构负责保管。4、使用公司印章审批权限4.1由总经理审批盖章的文件4.1.1公司重要文件4.1.2向总公司的请示、报告等4.1.3公司机构设置、调整和公司中层以上干部任免文件4.1.4法定代表人授权委托书（行政人事部存一份）4.1.5公司对外签署合同或协议4.1.6公司员工人事劳动合同4.1.7公司重要报表4.1.8其它需要总经理审批的文件4.2按管理层分工，公司主管领导和总经理授权人员对管理范围内的各种文件、报表、证明性材料等进行审批。详见烟台磐能电气控制系统有限公司印章管理审批一览表（附件1）。4.3专项业务用章按总经理授权执行。5、印章的管理5.1印章的刻制5.1.1须填写印章制发申请表（附件2）报总经理批准，由行政人事部负责到公安机关备案并到指定店面刻制，各类印章的形体、规格、材质、格式等应符合国家有关规定。5.1.2各部门及个人不得擅自刻制印章，违反本项规定致公司造成的全部经济损失由当事人向公司承担全额赔偿责任。5.2印章档案的建立公司各类印章须经行政人事部分别进行登记，填写印章登记卡（附件3），并建立印章台帐（附件4），以便印章的存档和备案。5.3有下列情况印章须停用（废止）：5.3.1印章使用磨损或损坏，需对原印章停用而替换成新印章的；5.3.2公司名称变动，原印章废止的；5.3.3印章遗失或被窃，声明作废的。需更换印章的，须填写印章制发申请表报总经理批准后，交由行政人事部负责办理；印章停用（废止）时须填写印章停用（废止）申请单（附件5）经总经理批准后及时停用印章送交行政人事部封存或销毁，并在印章登记卡及印章台帐作好相应登记。5.4公司印章的保管5.4.1公司各印章的管理部门必须确定印章保管及使用责任人即印章管理员，按本办法使用印章。5.4.2公司各类印章的保管必须安全可靠，应放在保险柜或加锁保存。印章使用时，要随用随拿，用后归位，严禁随意放置。5.4.3各种印章应妥善保管，如有遗失须立即向行政人事部书面报告，行政人事部应及时采取相关补救措施，包括但不限于追查印章下落、公告印章作废、对责任人进行处罚等。5.4.4印章管理员临时因事离岗超过两天的，须由部门负责人指定人员暂时代管，并办理交接手续，填写印章交接登记表（附件6），以免贻误工作。5.4.5印章管理员须做到监督用印登记和存档手续清晰明了、齐全可查，并定期将填写完毕的印章使用管理登记表（附件7）及用印资料档案全部交行政人事部存档。6、各类印章的使用规定6.1公司各类印章实行用印登记制度。用印申请人须登录OA系统填写印章使用申请表，并上传用印文件，选择“只用印”，经部门负责人、印章管理部门审核，总经理批准后，印章管理员方可施印。6.2印章管理员施印时须认真填写印章使用管理登记表或服务合同专用印章登记表，写明时间、事由、盖章数等，做好登记工作。6.3印章管理员要严格按程序办事，按权限用印，用印前要检查文件是否符合规定格式，手续是否齐全，审批是否有效，对审批手续不完备的各类文件有权拒绝用印。6.4禁止在空白纸张或内容填写不全的文件、介绍信、便函、证件、授权委托书、发文批准书、业务报表、邀请函上加盖公司印章。6.5使用印章须在公司内，禁止任何人未经批准携带公章外出；用印经办人如确有携带印章外出需求时，须登录OA系统，填写印章使用申请表，选择“需外借”，经部门负责人、印章管理部门审核，总经理批准后，与印章管理员办理相关借用手续后方可带出（原则上需当天归还），印章管理员做好借出登记，填写印章借出登记表（附件8）。6.5.1用印人提前向公司各部门及相关人员通知印章借用时间和归还时间，以便其它人员调整用印时间，避免延误工作。6.5.2携带公司公章、合同专用章、投标专用章等重要印章外出时，原则上应由两人以上同行。6.5.3印章应在预计归还时间前归还，归还时应与印章管理员办理好归还手续、双方签字认可。6.6公司各部门及分支机构负责人须加强日常管理，要认真做好日常监督检查工作，防范违规，要随时检查印章管理使用情况，及时纠正违规行为。对于非法使用印章者，视情节轻重给予严肃处理。对于造成严重后果的，还要追究部门领导的责任。附件1：公司主要印章管理审批一览表附件2：印章制发申请书附件3：印章登记卡附件4：印章台帐附件5：印章停用（废止）申请单附件6：印章交接登记表附件7：印章使用管理登记表附件8：印章借出登记表附件1：公司主要印章管理审批一览表印章名称用途管理审核程序批准人*公司公章公司重要发文；向总公司的请示、报告等；公司机构设置、调整和公司中层以上干部任免文件；法定代表人授权委托书行政人事部文件、授权书、人事任免由行政人事部审核总经理由行政人事部承办，向政府机关等提交的需要盖公章的材料、例行文件等行政人事部审核行政人事经理公司业务合同的签署：采购合同、销售合同等各承办部门审核分管领导由财务部承办，向政府机关、税务机构、银行等提交的需要盖公章的材料、例行文件及证明材料财务部审核总经理各部门的各项业务涉及的需要盖公章的材料、文件各部门审核分管领导公司员工人事劳动合同行政人事部审核总经理或出具公司介绍信、购房证明、证明材料等各承办部门审核分管领导法定代表人专用章行政人事、财务工作印鉴行政人事部、财务部审核总经理或公司授权人员工会章工会工作印鉴工会主席总经理党支部章党支部工作印鉴党支部书记总经理合同章公司业务合同的签署：采购合同、销售合同、服务合同、服务协议、委托服务合同、劳务派遣合同、人事代理合同等各承办部门审核分管领导投标章公司投标工作印鉴各承办部门审核分管领导财务专用章财务工作印鉴财务部财务部审核总经理或公司授权人员发票专用章财务工作印鉴财务部审核总经理或公司授权人员各部门内部印章用于部门内部的文档封存、凭证保管及报告、请示、证明等一般性文书、函件各部门各部门审核部门负责人附件2：印章制发申请表日期部门经办人申请印章种类名称材质形式申请理由：使用范围：保管部门：印章管理员：部门负责人：年 月 日部门分管领导：年 月 日总经理：年 月 日备注附件3：印章登记卡印章名称登记编号登记日期印模留样保管部门：印章管理员：种类形状用途制成时间印章材质制印人废止理由废止日期备注：附件4：公司印章台帐序号印章名称枚数启用时间印章编号保管部门印章管理员交接情况停用时间备注姓名签收签收日期交接人签字交接时间1234567891011121314附件5：印章停用（废止）申请单申请日期申请部门申 请 人印章全称数量停用（废止）理由停用（废止）印章留样：申请部门审核：年 月 日总经理审批：年 月 日注销日期注销人备注附件6：印章交接登记表印章名称转交时间（起/止）管理员接管人审核人批准人归还时间归还人管理员附件7：印章使用管理登记表时间事由（请注明合同编号）用章数（个）申请人审核人批准人公 章法人章合同章投标章工会章党支部章骑缝章附件8：印章借用登记表印章名称时间预计归还时间借用事由借用人签字归还时间归还人签字保管人签字