印章使用管理办法WORD版.doc

印章使用管理办法WORD版

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2020年4月19日
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印章使用管理办法
1、目的
为强化对印章管理工作重要性的认识、树立高度责任心，避免责任意识淡薄、杜绝违法、违规行为，防范风险的发生、有效地维护公司利益，须严格规范公司印章管理工作，建立健全印章审批、使用、管理等规章制度，进一步落实印章管理责任制，提高工作效率，确保用印安全，特制定本办法。
2、公司印章的范围
2.1公司公章、法定代表人章；
2.2合同专用章、财务专用章、发票专用章、投标专用章等部分专用章；
2.3各部门及分支机构印章。
3、印章保管的部门
3.1公司公章、合同专用章、投标专用章、工会章、党支部章等专用章由行政人事部负责管理；
3.2财务专用章、发票专用章、法定代表人章由财务部负责管理；
3.3各部门、各分支机构的印章由各部门、各分支机构负责保管。
4、使用公司印章审批权限
4.1由总经理审批盖章的文件
4.1.1公司重要文件
4.1.2向总公司的请示、报告等
4.1.3公司机构设置、调整和公司中层以上干部任免文件
4.1.4法定代表人授权委托书（行政人事部存一份）
4.1.5公司对外签署合同或协议
4.1.6公司员工人事劳动合同
4.1.7公司重要报表
4.1.8其它需要总经理审批的文件
4.2按管理层分工，公司主管领导和总经理授权人员对管理范围内的各种文件、报表、证明性材料等进行审批。详见《烟台磐能电气控制系统有限公司印章管理审批一览表》（附件1）。
4.3专项业务用章按总经理授权执行。
5、印章的管理
5.1印章的刻制
5.1.1须填写《印章制发申请表》（附件2）报总经理批准，由行政人事部负责到公安机关备案并到指定店面刻制，各类印章的形体、规格、材质、格式等应符合国家有关规定。
5.1.2各部门及个人不得擅自刻制印章，违反本项规定致公司造成的全部经济损失由当事人向公司承担全额赔偿责任。
5.2印章档案的建立
公司各类印章须经行政人事部分别进行登记，填写《印章登记卡》（附件3），并建立《印章台帐》（附件4），以便印章的存档和备案。
5.3有下列情况印章须停用（废止）：
5.3.1印章使用磨损或损坏，需对原印章停用而替换成新印章的；
5.3.2公司名称变动，原印章废止的；
5.3.3印章遗失或被窃，声明作废的。
需更换印章的，须填写《印章制发申请表》报总经理批准后，交由行政人事部负责办理；印章停用（废止）时须填写《印章停用（废止）申请单》（附件5）经总经理批准后及时停用印章送交行政人事部封存或销毁，并在《印章登记卡》及《印章台帐》作好相应登记。
5.4公司印章的保管
5.4.1公司各印章的管理部门必须确定印章保管及使用责任人即印章管理员，按本办法使用印章。
5.4.2公司各类印章的保管必须安全可靠，应放在保险柜或加锁保存。印章使用时，要随用随拿，用后归位，严禁随意放置。
5.4.3各种印章应妥善保管，如有遗失须立即向行政人事部书面报告，行政人事部应及时采取相关补救措施，包括但不限于追查印章下落、公告印章作废、对责任人进行处罚等。
5.4.4印章管理员临时因事离岗超过两天的，须由部门负责人指定人员暂时代管，并办理交接手续，填写《印章交接登记表》（附件6），以免贻误工作。
5.4.5印章管理员须做到监督用印登记和存档手续清晰明了、齐全可查，并定期将填写完毕的《印章使用管理登记表》（附件7）及用印资料档案全部交行政人事部存档。
6、各类印章的使用规定
6.1公司各类印章实行用印登记制度。用印申请人须登录OA系统填写《印章使用申请表》，并上传用印文件，选择“只用印”，经部门负责人、印章管理部门审核，总经理批准后，印章管理员方可施印。
6.2印章管理员施印时须认真填写《印章使用管理登记表》或《服务合同专用印章登记表》，写明时间、事由、盖章数等，做好登记工作。
6.3印章管理员要严格按程序办事，按权限用印，用印前要检查文件是否符合规定格式，手续是否齐全，审批是否有效，对审批手续不完备的各类文件有权拒绝用印。
6.4禁止在空白纸张或内容填写不全的文件、介绍信、便函、证件、授权委托书、发文批准书、业务报表、邀请函上加盖公司印章。
6.5使用印章须在公司内，禁止任何人未经批准携带公章外出；用印经办人如确有携带印章外出需求时，须登录OA系统，填写《印章使用申请表》，选择“需外借”，经部门负责人、印章管理部门审核，总经理批准后，与印章管理员办理相关借用手续后方可带出（原则上需当天归还），印章管理员做好借出登记，填写《印章借出登记表》（附件8）。
6.5.1用印人提前向公司各部门及相关人员通知印章借用时间和归还时间，以便其它人员调整用印时间，避免延误工作。
6.5.2携带公司公章、合同专用章、投标专用章等重要印章外出时，原则上应由两人以上同行。
6.5.3印章应在预计归还时间前归还，归还时应与印章管理员办理好归还手续、双方签字认可。
6.6公司各部门及分支机构负责人须加强日常管理，要认真做好日常监督检查工作，防范违规，要随时检查印章管理使用情况，及时纠正违规行为。对于非法使用印章者，视情节轻重给予严肃处理。对于造成严重后果的，还要追究部门领导的责任。

附件1：《公司主要印章管理审批一览表》
附件2：《印章制发申请书》
附件3：《印章登记卡》
附件4：《印章台帐》
附件5：《印章停用（废止）申请单》
附件6：《印章交接登记表》
附件7：《印章使用管理登记表》
附件8：《印章借出登记表》

附件1：
公司主要印章管理审批一览表
印章名称
用途
管理
审核程序
批准人
********************公司公章
公司重要发文；向总公司的请示、报告等；公司机构设置、调整和公司中层以上干部任免文件；法定代表人授权委托书
行政人事部
文件、授权书、人事任免由行政人事部审核
总经理
由行政人事部承办，向政府机关等提交的需要盖公章的材料、例行文件等
行政人事部审核
行政人事经理
公司业务合同的签署：采购合同、销售合同等
各承办部门审核
分管领导
由财务部承办，向政府机关、税务机构、银行等提交的需要盖公章的材料、例行文件及证明材料
财务部审核
总经理
各部门的各项业务涉及的需要盖公章的材料、文件
各部门审核
分管领导
公司员工人事劳动合同
行政人事部审核
总经理或
出具公司介绍信、购房证明、证明材料等
各承办部门审核
分管领导
法定代表人专用章
行政人事、财务工作印鉴
行政人事部、财务部审核
总经理或公司授权人员
工会章
工会工作印鉴
工会主席
总经理
党支部章
党支部工作印鉴
党支部书记
总经理
合
同
章
公司业务合同的签署：采购合同、销售合同、服务合同、服务协议、委托服务合同、劳务派遣合同、人事代理合同等
各承办部门审核
分管领导
投
标
章
公司投标工作印鉴
各承办部门审核
分管领导
财务
专用章
财务工作印鉴
财务部
财务部审核
总经理或公司授权人员
发票
专用章
财务工作印鉴
财务部审核
总经理或公司授权人员
各部门
内部印章
用于部门内部的文档封存、凭证保管及报告、请示、证明等一般性文书、函件
各部门
各部门审核
部门负责人

附件2：
印章制发申请表

日期
部门
经办人
申请印章
种类
名称
材质
形式

申请理由：
使用范围：

保管部门：
印章管理员：
部门负责人：

年 月 日
部门分管领导：

年 月 日
总经理：

年 月 日
备注

附件3：
印章登记卡
印章名称
登记编号
登记日期

印模留样

保管部门：
印章管理员：
种类

形状

用途

制成时间
印章材质
制印人

废止理由

废止日期

备注：

附件4：
公司印章台帐
序号
印章名称
枚数
启用时间
印章编号
保管部门
印章管理员
交接情况
停用时间
备注
姓名
签收
签收日期
交接人
签字
交接时间
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

附件5：
印章停用（废止）申请单
申请日期

申请部门

申 请 人

印章全称

数量

停用（废止）理由

停用（废止）印章留样：

申请部门审核：

年 月 日
总经理审批：

年 月 日
注销日期

注销人

备注

附件6：
印章交接登记表
印章名称
转交时间（起/止）
管理员
接管人
审核人
批准人
归还时间
归还人
管理员

附件7：
印章使用管理登记表
时间
事由（请注明合同编号）
用章数（个）
申请人
审核人
批准人
公 章
法人章
合同章
投标章
工会章
党支部章
骑缝章

附件8：
印章借用登记表
印章名称
时间
预计归还时间
借用事由
借用人签字
归还时间
归还人签字
保管人签字