会展活动的商务邀请函的写作.doc

会展活动的商务邀请函的写作

　　商务邀请函的根本内容包括：会展活动的名称、举办城市、地点、时间、背景、目的；主办机构和组织机构；会展活动的内容和方式、特点等；主要参加或参与对象；会展活动的相关收费标准；联络方式以及其他需要说明的事项。

　　会展活动商务邀请函（信）构造与写法

　　⒈封面通常

　　会展活动商务邀请函的封面会显示此商务函的性质。一般的商务邀请函（信）封面以会展活名称、主题、主办机构、时间、地点五项内容为主；而特别的商务邀请函（信）。那么在封面上只注明会展活动组织者或工程的名称、收信机构或人员的相关信息并注明“通知、特函、”等字样。

　　⒉标题由会展活动名称和“邀请函（书）或（信）”组成。

　　会展活动名称能够分为三个部分：根本部分、限定部分和附属部分。其中根本部分和限定部分构成展览会名称的主体。例如：第十届中国家电产品博览会邀请函（信）、第十二届中国国际机床机电展览会邀请函（信）。

　　⒊称呼邀请函的发送对象有三类情况：

　　（1）发送到单位的邀请函，应当写单位名称。由于邀请函是一种礼仪性文书，称呼中要用单称的写法，不宜用泛称（统称），以示礼貌和尊重。

　　（2）邀请函直截了当发给个人的，应当写个人姓名，前冠“尊敬的”敬语词，后缀“先生”、“女士”、“同志”等。

　　（3）网上或报刊上公开发布的邀请函，由于对象不确定，可省略称呼，或以“敬启者”统称。

　　⒋正文正文应逐项载明详细内容。

　　第一部分背景说明。写明举办会展活动的背景和目的；

　　第二部分组织说明。对会展活动组织构造的进展介绍，包括的主办者、协办者、承办者等；

　　第三部分是时间与地点。按照会展活动设定的举办日期、完毕日期与举办城市、地点进展描绘。

　　第四部分是会展活动的详细内容介绍。

　　主要包括了会展活动的展区划分、展品设定、同期活动、展示效劳、会展活动的特点、会展活动的收费标准等相关内容；第五部分联络信息。写明联络联络信息和联络方式，包括、、邮箱、负责人等。结尾处也可写“此致”，再换行顶格写“敬礼”，亦可省略。

　　⒌回执

　　回执是被邀请方按照需要和可能而给予的一种反响信息。通常会展活动的回执内容格式统一的会展组织者进展制定。包括了：参与者单位信息、参与类型、详细展位或广告位、会议活动预定事项、参与人员信息、参与时报到信息说明等。

　　⒍落款

　　会展活动邀请函的落款，通常是会展活动的组织机构名称加盖相关印章。假设是多家机构共同主办或承办，那么由多家机构共同签名盖章。以证明此邀请函（信）的真实性与合法性。同时注明邀请函（信）的制造发布时间。

　　⒎附件

　　附件是会展商务邀请函（信）的附属材料，与商务邀请函具有同等的法律效力。附件主要包括会展活动的相关说明、规定、制度、报展本卷须知、人员信息表、效劳内容等相关文件。附件是商务邀请函（信）不可分隔的一部分。

　　重要提示：

　　会议活动与展览活动、节庆活动的邀请函在写法上与内容上有特别大差异，通常大型的展览活动设计到的内容较多。例如：布展规定、进场规定、商务租赁申请等；通常在大型展会活动邀请函（信）中，均包括在内。而会议活动，那么通常在收到回执后，在发去相关的入场须知等信息。不同的会展工程需按照实际情况进展合理处理。切不可照本宣科。