办公行政系统业务培训主持稿(2).docx

办公行政系统业务培训主持词 洛阳峰尚装饰工程有限公司存：办公室 （行政序列）200年月版行政文件xz-7下发：各部门 行政办公系统培训文件 （一）行政秘书岗位职责 1、电话的接听 行政秘书最直接、最重要的工作便是接听公司电话。因为每个来电很可能就是公司一个潜在的客户。同时接听电话的质量直接反映了公司的形象与文化，所以行政秘书接听电话必须严格按照公司规章制度进行。 （1）一律使用标准普通话，绝对禁止使用方言接听电话或地方口音严重。 （2）接听电话一律回答“您好，北京鼎尚为您服务。”（建议在分公司使用“您好，北京 鼎尚为您服务。”这样更加能够突出北京品牌）。声音要亲切，口词要清楚，一定要 使用“您”“请问”“贵姓”“请稍等”“您方便留下电话或姓名吗。”“我一定帮您转 告”等礼貌用语，这样才能留给客户公司全心全意为客户服务、作为京城品牌公司 的风范。 （3）询问对方来电目的，如是客户咨询电话行政秘书负责将客户的详细情况仔细记录， 每天将汇总表交到设计部经理与市场部经理个人1份，由市场部与设计部经理负责 追访。如是客户投诉的电话，一定小心谨慎的接听，并迅速将电话转接到客服部， 通知客服部电话为客户投诉电话。如是找总经理电话，一定要客气、耐心的询问对 方是否和总经理有约，仔细询问对方的姓名与单位，然后将电话接听到总经理办公 室告之总经理来电的详细情况，询问总经理是否接听此人电话，如接听转入电话， 如不接听则告之来电话者现在总经理不方便接听电话，请其留下来电目的，做好详 细记录上报总经理。 （4）对于接听的每一个电话一定要采用“首问负责制”，即谁接听的电话，谁负责到底， 绝对禁止将电话转接后就置之不管，不再过问了。 （5）对于一些来自“消费者保护协会”“工商”“税务”“版权局”的麻烦电话，一定要客 气、耐心的接听，然后将其转接到办公室主任处，先告之来电为何方。如主任不在，详细作好记录，报告给办公室主任。 （6）行政秘书还要对每个打出的长途电话进行详细的记录，绝对禁止用公司电话拨打私 人电话，每一个长途电话的拨打都要有详细的记录。 2、接待客人的来访 （1）对于客户的来访一定要热情的接待，先询问客户是否和设计师有约，如有约，将客 户带领到会客室，通知该设计师出来接待，同时及时倒水，让客户感到公司的热情、周到，如该设计师有事外出，让设计部经理接待。如客户是初次来访，则先作好客 户的登记，将登记表交予设计部经理，让设计部经理安排工作室主任进行接待，及 时倒水。 （2）对于来访总经理的客人，一定要客气、耐心的询问对方是否和总经理有约，仔细询 问对方的姓名与单位，请客人落座，稍等，然后到总经理办公室告之总经理来访客 人情况，询问总经理是否接见此人，如接见即带客人入总经理室，及时倒水，如总 经理不见，则告之来访者现在总经理不方便接见客人，请其留下来访目的，做好详 细记录上报总经理。 （3）对于一些来自“消费者保护协会”“工商”“税务”“版权局”的麻烦来访，一定要客 气、耐心的接待，然后将其报告到办公室主任处，让办公室主任接待，如主任不在，详细作好记录，报告给办公室主任。 （4）对于接待的每一个客人一定要采用“首问负责制”，即谁接待的客人，谁负责到底， 绝对禁止将客人接待后就置之不管，不再过问了。 3、办公用品的保管与领用 办公用品的入库与领用一定要有详细的记录，分部门归类，严格领用制度，该领的领不该领的不领，实领多少，登记多少，严禁少登记或不登记，同时每月要对办公用品进行盘存，与行政助理进行对帐，上报办公室主任，同时监督各部门对办公用品的使用，行政秘书对于任何浪费现象有监督、批评权利，对于严重现象上报办公室主任进行严肃处理。 4、对于公司办公设备的管理 行政秘书对于公司办公设备要进行日常保管与维护，并且有义务将办公设备的正确使用方式告之公司每一位员工，监督其他人员是否正确使用办公设备，并且详细记录每一办公设备的保养时间，协助行政助理对办公设备进行日常保养。 5、负责公司文件的打印、编号、复印、发放。 对于公司各个部门的文件与各种表格或资料，行政秘书负责打印并分门别类的电脑归档，同时按照文件规范下发接收部门，并且作好接收登记，同时将文件移交行政助理处做好文件归档处理。 6、协助领导做好外联工作 协助领导做好外联工作，例如票务、工作餐、饮用水的预定等等。 7、作好公司全体员工考勤登记 详细作好公司全体员工的考勤登记，准确、如实的填写，每月将原始记录上交行政助理进行汇总登记，最后交由办公室主任依据考勤评定工资，考勤表每日9：00收起，严禁代签到及提前签到。 8、维护公司公共区域卫生清洁 行政秘书必须维护公司公共区域的卫生整洁，并有权监督其他员工维护公共区域的清洁。 9、协助办公室主任与行政助理做好本部门的日常工作，同时做好领导交办的其他工作。 （二）行政助理岗位职责 1、负责监督、检查各部门对公司各项批示、决定、决议的贯彻执行情况。 行政助理有权监督、检查各部门贯彻执行公司各项批示、决定、决议的情况，同时有权督促各部门认真贯彻执行，并对于不认真贯彻情况有上报办公室主任并协助其处理权利。 2、负责起草上报总公司的各项文件，由办公室主任审核并呈总经理签字后报送总公司，以 及公司各项行文工作，同时作好各类文件的归档工作。 行政助理负责根据各部门具体上报内容起草分公司上报总公司的文件，交予办公室主任审核，呈总经理签字后报送总公司，同时公司各部门的发文均由行政助理进行起草行文，并作好各类文件的分门别类的归档工作，同时电子文件的消档必须要有办公室主任的签字。 3、办公用品的保管与领用 行政助理负责办公用品的入库登记，核查各部门办公用品的领用情况，每月协同行政秘书在财务人员监督下对办公用品进行盘存，与行政秘书进行对帐，上报办公室主任，同时监督各部门对办公用品的使用，行政助理对于任何浪费现象有监督、批评权利，对于严重现象上报办公室主任进行严肃处理。 4、负责出具每月汇总考勤表格 行政助理每月月底根据行政秘书上交的原始考勤记录，进行每月考勤统计、分析，上报真实的考勤汇总表给办公室主任。 5、负责制定公司规章制度及实施程序与监督各部门对于规章制度的遵守情况 行政助理负责制定公司规章制度与实施程序，并且监督各部门对于各规章制度的遵守情况，行政助理有权将各部门对规章制度的实施情况上报办公室主任，并协助办公室主任对其进行处理。 6、负责组织实施员工培训，考核，并拟订培训纲要。 行政助理负责组织行政办公系统的培训，并监督和考核其他部门的培训情况，编制报表留档，并拟订培训资料。 7、负责公司办公设备的管理 行政助理对于公司办公设备要进行日常保管与维护，并且有义务将办公设备的正确使用方式告之公司每一位员工，监督其他人员是否正确使用办公设备，并且详细记录每一办公设备的保养时间，特别督促电脑设备的日常维护和管理。 8、负责公司固定资产的管理的妥善保管及合理分配使用并登记造册。 行政助理必须对公司所有固定资产负责妥善保管，并合理进行分配、调动，并登记造册，同时重要资产必须单独建档管理。 9、负责公司人力资源招聘、建档及辞职（退）档案的管理。 行政助理负责负责协助办公室主任进行人力资源的招聘、建档，人事档案必须齐全（完整填写的入职表格、各类证件复印件、尤其身份证要看原件、1寸照片、其他调职登记表），做到一人一档，同时任职、调岗、升职记录必须清楚，跟随个人档案调整，同时辞职及辞退人员单独建档，1年以后报办公室主任消档。 10、负责公司车辆的管理 行政助理负责对公司车辆及司机进行管理，所有车辆资料单独建档，并负责交纳各种费用及及时督促司机对车辆进行常规保养，平时派车必须有办公室主任的派车单，一切派车工作围绕业务进行，星期六日任何人不得用车，车辆作为用户参观样板间用途。行政助理对司机必须进行家访，同时车辆下班前一律归回公司，绝对禁止开回家。 11、对公司各类证件、执照的管理 行政助理负责对公司各类证件、执照进行管理，必须有相关登记表格，同时各部门需要各类证件、执照或证件、执照复印件时必须先报请办公室主任批准，同时必须有各部门主管签字方可领用。 12、负责公司钥匙的管理 行政助理必须对公司各类钥匙进行管理，各类钥匙领用明细必须有表可查，同时每类钥匙必须有备用，一定要管理得清清楚楚。 13、员工福利的管理 行政助理必须对员工的个人情况登记造册，同时员工生日礼物的发放与特殊节日礼物的发放都必须要严格登记造册。 14、协助办公室主任与行政秘书做好本部门的日常工作，同时做好领导交办的其他工作。 （三）办公室主任岗位职责 1、协助总经理作好公司日常管理工作。 2、 3、 4、 5、 6、 7、 8、 9、 10、 11、 责任： 1、 2、 3、 4、 5、 6、 负责总公司领导的各项批示文件的收转及呈办结果的督促，并及时做好汇报工作。负责督促、检查行政部门对公司各项批示、决定、决议的贯彻执行情况。负责组织总经理主持的工作会议，并安排好会务工作。负责公司机要文书、档案及印章管理工作。有权向各部门索取必要的资料和了解情况。对公司决议和总经理批示的贯彻执行情况，有权检查督促。有权催促各部门按时按要求完成公司下达的工作任务。有权按总经理指示，协调各部门之间工作关系。对各部门以公司名义起草的文件有审核和校正权。负责办公用品以及其他固定资产的购买。在得知公司经营、行政管理工作出现异常情况，未及时向总经理反映以造成重大损失负责。对公司行文造成差错，收集整理的资料失真造成的严重后果负责。对机密文件和文书档案管理不善，发生失密、泄密和丢失负责。对总公司领导指示文件传递不及时，或发生丢失、误传现象而影响工作运转负责。对公司印鉴、介绍信管理不严，使用不当造成的不良后果负责。对因管理疏漏造成的公司固定资产的丢失和严重损坏负责。第10页 共10页