DB 4401T198—2022建设工程档案著录规范.docx

ICS 03.080.20CCS A14DB4401广州市地方标准DB4401/T 1982022建设工程档案著录规范Code for construction project archives description2022- 12 - 30 发布2023 - 01 - 30 实施广 州 市 市 场 监 督 管 理 局发 布目次前言III1 范围12 规范性引用文件13 术语和定义14 著录级别25 著录详简级次26 著录文字37 著录符号37.1 著录用符号及用途37.2 著录用符号使用说明38 著录信息源39 著录要求49.1 项目级著录49.2 单体级著录69.3 案卷级著录79.4 文件级著录89.5 电子文件级著录9附录 A（规范性） 地理信息著录单11附录 B（规范性） 建设工程档案项目级著录单12附录 C（规范性） 建设工程档案单体级著录单13附录 D（规范性） 建设工程档案案卷级著录单15附录 E（规范性） 建设工程档案文件级著录单16附录 F（规范性） 建设工程档案电子文件级著录单17DB 4401/T 1982022前言本文件按照GB/T 1.12020标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则的规定起草。请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。 本文件由广州市规划和自然资源局提出并归口。本文件起草单位：广州市城市建设档案馆、广州开发区城市建设和房地产档案馆、广州市番禺质量 技术监督检测所。本文件主要起草人：曾智、杜星、朱艳燕、陈宁、谢彩虹、苏玮、幸芳、龙飞斐、孔家聪、刘倩娉、林丹霞、王丽、宋莎。IIIDB 4401/T 1982022建设工程档案著录规范1 范围本文件规定了建设工程档案著录的术语和定义、著录级别、著录详简级次、著录文字、著录符号、 著录信息源、著录要求。本文件适用于广州市行政区域内的各项新建、改建、扩建、续建和重要部位维修的建设工程档案的 著录。2 规范性引用文件下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件， 仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。GB/T 50323城市建设档案著录规范CJJ/T 117建设电子文件与电子档案管理规范3 术语和定义GB/T 50323界定的以及下列术语和定义适用于本文件。3.1建设工程construction project经批准按照一个总体设计进行施工，经济上实行统一核算，行政上具有独立组织形式，实行统一管理的建设工程基本单位。它由一个或若干个具有内在联系的单位工程所组成，一般包括建筑工程、市政 基础设施工程、管线工程或其他。来源：GB/T 50328-2014，2.0.1，有修改3.2建设工程档案construction project archives在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子文件等各种形式的历史记录，简称工程档案。来源：GB/T 50328-2014，2.0.8，有修改3.3单体single-building建设工程项目管理单元，通常指具有完整几何形体的独立建筑物，也可根据工程实际情况，将单元工程、子单元工程或分部工程参照单体管理。3.4建设工程档案著录description of construction project archives1程。3.53.63.73.8编制建设工程档案目录时，为提取档案信息，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过项目级著录project description对一个建设工程（项目）的档案内容和形式特征进行分析、记录。单体级著录single-building description对一个单体工程的档案内容和形式特征进行分析、记录。案卷级著录file description对一个案卷的档案内容和形式特征进行分析、记录。电子文件electronic document在城乡建设及其管理活动中形成的，可依靠计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的数字格式的信息记录，简称电子文件。3.9电子复合文件electronic compound document由具有特别紧密联系的多个单份电子文件组合而成的电子文件。3.10文件级著录document description对一个电子复合文件或一份非电子文件的内容和形式特征进行分析、记录。3.11电子文件级著录electronic document description对单份电子文件的内容和形式特征进行分析、记录。3.12著录详简级次description level著录的详简程度，分为简要级次和详细级次。仅著录必要项目的为简要级次，除著录必要项目外，还著录部分或全部选择项目的为详细级次。3.13电子文件特征信息characteristic information of electronic document电子文件基本信息中区别于其他电子文件的信息。4 著录级别依据著录对象不同，档案著录可划分为项目级著录、单体级著录、案卷级著录、文件级著录、电子 文件级著录五级。5 著录详简级次5.1 简要级次项目包括：项目名称、工程所在行政区、建设工程规划许可证、单体名称、工程地点、项目代码、建设单位、设计单位、勘察单位、施工单位、监理单位、建设规模、案卷题名、文件题名、 责任者、日期、立卷人、审核人、文件名（电子文件级）。5.2 除简要级次项目外，其他著录项目均为详细级次。26 著录文字6.1 著录用文字应规范化。6.2 汉字应使用标准化汉字，文件编号、时间项、载体与数量项、专业记载项、排检与编号项中的数字应使用阿拉伯数字。6.3 其他语种文字档案著录时应依照其语种文字书写规则。7 著录符号7.1 著录用符号及用途著录用符号及用途应符合表1的要求。表 1著录用符号及用途符号用途.置于下列六大项之前：稿本与文种项、密级与保管期限项、时间项、载体与数量项、专业记载项、附注与提要项，用于区分各大项=置于并列题名之前：置于下列著录小项之前：文件编号、工程地址、文种、保管期限、数量及单位、规格，以及各专业记载项之间，用于区分各著录小项/置于第一责任者之前；置于其他责任者之前，多个文件编号之间，用于区分同一著录小项的各著录单元+置于第一个附件之前置于下列著录内容的两端：自拟著录内容、文件编号中的年度、责任者省略时的“等”字（）置于有关责任者的说明文字的两端，如责任者所属机构名称、责任者真实姓名、责任者职务或身份、外国责任者国别及姓名原文等？置于不能确定的著录内容之前，一般与号配合使用用于下列内容之间：日期起止，档号、电子文档号、缩微号、存放地址号的各层次之前.用于节略内容、对建设用地规划许可证号、建设工程规划许可证号、建设工程施工许可证号、地形图号、建设工程规划验收合格证号/建设工程规划条件核实意见书编号进行著录，有多个并列著录内容需分隔时使用用于每一个残缺文字和未考证出时间的每一数字。未考证出的责任者及难以计数的残缺文字用三个“”表示注：表中符号应采用半角符号。7.2 著录用符号使用说明7.2.1 “.”符号占两格，在回行时不应拆开。“”和“（）”左右两半各占一格，其他符号均占一格，前后不再空格。7.2.2 如某个著录大项缺少第一个著录小项时，应将现在位于首位的小项原规定的著录符号改为“.”。7.2.3 不著录的大项、小项或单元，其著录符号应连同该项目一并省略。8著录信息源38.1 著录信息应来源于被著录的档案。8.2 电子文件级著录应依据电子文件的元数据及电子文件内容的文头、文尾。8.3 文件级著录应依据文头、文尾。8.4 案卷级著录应依据案卷封面、卷内文件目录、备考表等。8.5 单体级著录应根据该单体所有案卷的案卷目录、卷内文件目录、备考表、移交书等。8.6 项目级著录应根据该项目所有单体的单体目录、案卷目录、卷内文件目录、备考表、移交书等。8.7 被著录的档案信息不足时，应参考其他有关的档案、资料。9 著录要求9.1 项目级著录9.1.1 项目名称建设项目（工程）的整体名称，一般是指市（区）地方命名办公室批复的名称。无市（区）地方命 名办公室的批复文件时，工程项目名称应由建设单位明确，名称应能反映建设单位、地址、工程性质等 要素。9.1.2 工程（项目）地址9.1.2.1 项目区名称指项目所在的区（县、镇）名。9.1.2.2 项目街道指项目所在的街道（镇、乡）名。9.1.2.3 项目地址路指项目所在的路名。9.1.2.4 项目地址号指项目所在的具体门牌号。9.1.2.5 项目没有街道名、路名或具体门牌号时，则依次填写以下材料上的地址：a) 建设工程规划验收合格证/建设工程规划条件核实意见书；b) 建设工程规划许可证；c) 建设工程施工许可证；d) 竣工验收报告；e) 开工报告。9.1.3 建设单位执行国家基本建设计划，组织、督促基本建设工作，支配、使用基本建设投资的基层单位。一般是 指建设工程规划验收合格证/建设工程规划条件核实意见书或建设工程规划许可证中确定的建设单位。对于无需办理建设工程规划许可证的项目，则为建设工程施工许可证或竣工验 收报告或开工报告确定的建设单位。9.1.4 联系人建设单位的著录经办人的姓名。9.1.5 联系电话建设单位的著录经办人的电话。9.1.6 建设用地规划许可证号4城乡规划主管部门对该建设工程项目核发的建设用地规划许可证的编号。有多个建设用地规 划许可证时，中间用“、”隔开。9.1.7 工程类型包括建筑工程、市政基础设施工程、管线工程或其他工程。应依据建设工程规划许可证，结合城建档案分类方案进行著录。9.1.8 建设工程施工许可证号住房城乡建设主管部门对该建设工程项目核发的建设工程施工许可证的编号。有多个建设工 程施工许可证时，中间用“、”隔开。9.1.9 特殊情况工程是否属于重点工程、烂尾楼等特殊情况。9.1.10 地理信息9.1.10.1 行政区应采用本项目建筑物所在行政区，著录其省（自治区、直辖市）级、（地级）市级、县（区、县级 市、旗）级、镇（乡、街道）级行政区名称。9.1.10.2 地形图号项目或单体所在的地形图的分幅号。应使用建设工程规划验收合格证/建设工程规划条件核实意见书或建设用地规划许可证或其他审批文件（含附件、附图）中标注的地形图号。有多个地 形图号的，中间用“、”隔开。9.1.10.3 地理信息坐标系应采用广州2000坐标系。9.1.10.4 地理平面坐标为单体项目地址所对应的地名地址点X，Y坐标，中间用英文逗号隔开。如审批文件附图有准确图形及其点坐标表，应全部著录，坐标间用分号间隔。9.1.10.5 著录单要求地理信息著录单应符合附录A。9.1.11 项目代码由广东省投资项目在线审批监管平台赋予该建设工程项目的固定资产投资项目代码。投资项目代码 是建设工程项目整个建设周期的唯一身份标识，一项一码。9.1.12 附注与提要建设单位移交建设工程档案时对项目档案状况的移交说明。9.1.13 著录格式5应符合附录B。9.2 单体级著录9.2.1 所属项目单体（单位）工程所属的建设工程项目名称。9.2.2 单体名称单位（子单位）工程的名称。通常为建设工程规划验收合格证/建设工程规划条件核实意见书或建设工程规划许可证中确定的工程名称。对于无需办理建设工程规划许可证的项目，则 为建设工程施工许可证或开工报告确定的工程名称。9.2.3 工程地址指单位工程（子单位）工程的建设地址，与9.1.2一致。9.2.4 项目代码本单体所属的项目工程在全市的唯一编号，与9.1.11一致。9.2.5 建设工程规划验收合格证号/建设工程规划条件核实意见书编号城乡规划主管部门对本单体工程核发的建设工程规划验收合格证/建设工程规划条件核实意见书编号。有多个建设工程规划验收合格证/建设工程规划条件核实意见书时，中间用“、” 隔开。9.2.6 设计单位负责本工程设计的设计单位。9.2.7 施工单位负责本工程施工的施工单位。9.2.8 勘察单位负责本工程地质勘察的勘察单位。9.2.9 监理单位负责本工程建设监理的监理单位。9.2.10 建设规模本单体的建设工程规划验收合格证/规划条件核实意见书或建设工程规划许可证所载的建设工程面积、层数等专业记载信息。9.2.11 建设工程规划许可证号城乡规划主管部门对本单体工程核发的建设工程规划许可证的编号。有多个建设工程规划许 可证时，中间用“、”隔开。9.2.12 时间6本单体工程的开工时间和竣工时间，年、月、日之间用“-”号相隔。9.2.13 总投资数本单体工程的投资金额，应与建设工程施工许可证中的合同价格一致，单位为万元。9.2.14 建设用地规划许可证号城乡规划主管部门对含本单体的工程项目核发的建设用地规划许可证的编号。9.2.15 建设工程施工许可证号住建主管部门对含本单体的工程项目核发的建设工程施工许可证的编号。9.2.16 地理信息应符合9.1.10。9.2.17 项目（单体）号档号中表示单体级的部分。9.2.18 附注与提要建设单位移交档案时对本单体及档案状况的移交说明。应符合附录C。9.3 案卷级著录9.3.1 卷号案卷的顺序号，从0001开始设置。9.3.2 案卷题名写在案卷封面上的正式题名，一般只有一个。案卷题名应简明准确揭示卷内文件内容，应包括建设 工程名称、单位（子单位）工程名称、分部（子分部）工程或专业名称、卷内文件概要等内容。9.3.3 编制单位案卷内文件形成单位或主要责任者。有多个形成单位时，选择其中一个主要的，其余作“等”代替。9.3.4 编制时间案卷内全部文件形成的起止时间。9.3.5 案卷页数案卷的总页数。9.3.6 盒号案卷盒的编号。79.2.19 著录格式9.3.7 立卷人负责整理文件的人。9.3.8 审核人对案卷的完整性、合理性负责任的人。9.3.9 密级与保管期限9.3.9.1 案卷级的密级根据本案卷中文件的最高保密程度的等级确定。可分为公开、国内、内部、秘密、机密、绝密。9.3.9.2 根据该案卷的价值确定其应该保存的时间长度，在案卷组成时确定，对已更改的，应著录新的保管期限。9.3.10 载体类型载体类型项著录档案载体的物质形态特征，如底图、底片、光盘、磁带、磁盘等，除纸为载体的档 案均需记录。9.3.11 附注与提要立卷单位和立卷人对本卷档案特殊情况的备考说明。9.3.12 排检与编号主要指案卷卷号、档号、项目（单体）号、总登记号、存放位置、电子档案光盘号。9.3.13著录格式应符合附录D。9.4 文件级著录9.4.1 文件编号文件制发单位或个人编写的顺序号。文件编号包括发文字号、科研试验报告流水号、标准规范类文 件的统编号、图号等。9.4.2 文件题名文件标题或图纸的全称。文件标题或图纸的全称相同时，文件题名通过增加前/后缀后加以区分。9.4.3 责任者文件的直接形成单位。一般指文件落款盖章单位或竣工图章上标注的施工单位。9.4.4 时间文件形成日期。一般指文件落款日期或竣工图章上标注的编制日期。9.4.5 页次每份文件在本案卷的起始页号，最后一份文件填写文件的起止页号。89.4.6 电子复合文件信息对应的电子复合文件的大小、数量。复合文件为由具有特别紧密联系的多个单份电子文件组合而成 的电子文件，单份电子文件和复合文件的关联和联系方式按CJJ/T 117规定执行。9.4.7 档号文件所属案卷的档号。9.4.8 密级与保管期限9.4.8.1 文件保密程度的等级，分为公开、国内、内部、秘密、机密、绝密。9.4.8.2 根据文件价值确定文件应该保存的时间长度，应在该文件所属案卷组成时确定。对已更改保管期限的应著录新的保管期限。9.4.9 著录格式应符合附录E。9.5 电子文件级著录9.5.1 电子文件特征信息应包括文件名、存储路径、文件容量、文件生成时间、文件摘要值、文件摘要算法、图片分辨率的 高度和宽度、幅面、版本。9.5.2 文件技术环境用于记录电子文件的文件格式、载体类型、扩展名、文件接收时间、产生该电子文件的系统名、阅 读该电子文件的系统名。9.5.3 文件转换状态记录该电子文件是否为原生文件，以及该电子文件过去和目前的文件格式。该份电子文件为原生文 件时著录“原生（原生电子文件的格式）”，该份电子文件为非原生文件则著录“原生（原生电子文件 格式）；当前（当前电子文件格式）”。9.5.4 排检与编号该项内容包括案卷档号、卷内序号、件内页号、电子档案光盘号。同一保管单元（或同一案卷）内 电子文件的前四级著录应与相应纸质文件的项目级、单体级、案卷级、文件级著录项目一致。9.5.5 密级与保管期限9.5.5.1 该份电子文件的密级，根据该份电子文件所属文件级的最高保密程度的等级确定，可分为公开、国内、内部、秘密、机密、绝密。9.5.5.2 根据该份电子文件所属文件的价值确定的该电子文件应该保存的时间长度，应在该电子文件所属案卷组成时确定，对已更改保管期限的，应著录新的保管期限。9.5.6 著录格式应符合附录F。910AA附录A（规范性） 地理信息著录单表A.1为地理信息著录单。表 A.1 地理信息著录单所属项目的项目代码a所属单体的项目（单体）号b行 政 区地形图号c地理信息坐标系地理信息平面坐标X坐标Y坐标a 本著录单中的“所属项目的项目代码”与建设工程档案项目级著录单、建设工程档案单体级著录单（建筑工程）、建设工程档案单体级著录单（通用）的“项目代码”为关联项，内容一致。b 本著录单中的“所属单体的项目（单体）号”与建设工程档案单体级著录单（建筑工程）、建设工程档案单体级著录单（通用）、建设工程档案案卷级著录单的“项目（单体）号”为关联项，内容一致；与建设工程档案案卷级著录单、建设工程档案文件级著录单的“档号”为关联项，项目（单体）号为“档号” 中表示项目（单体）的部分。c 有多个地形图号的，中间应用“、”隔开。11CC附录B（规范性）建设工程档案项目级著录单表B.1为建设工程档案项目级著录单。表 B.1 建设工程档案项目级著录单建设工程档案项目信息表项 目 名 称工程类型a项目代码b工程所在行政区c工程（项目）地址建设单位联 系 人联系电话证号建设用地规划许可证号建设工程施工许可证号建设工程规划许可证号建设工程规划验收合格证号/建设工程规划条件核实意见书号特殊情况附注与提要a 工程类型包括建筑工程、市政基础设施工程、管线工程、其他。b 本著录单中的“项目代码”与地理信息著录单的“所属项目的项目代码”为关联项，内容一致。c 工程所在行政区：越秀区、海珠区、荔湾区、天河区、白云区、黄埔区、南沙、番禺区、花都区、从化区、增城区、空港经济区。存量档案中可能存在广州开发区、萝岗区、东山区、芳村区。12附录C（规范性）建设工程档案单体级著录单表C.1为建设工程档案单体级著录单（建筑工程），适用于建筑工程的著录。表 C.1 建设工程档案单体级著录单（建筑工程）基本信息工程名称项目名称项目（单体）号a工程地点项目代码b责任者建设单位证号地形图号勘察单位建设用地规划许可证号设计单位建设工程规划许可证号监理单位建设工程施工许可证号施工单位建设工程规划验收合格证号/建设工程规划条件核实意见书号专业特征（含建设规模）单位工程名称建筑面积（m2）高度（m）层 数结构类型开工时间竣工时间地下地上总投资（万元）工程决算（万元）幢数档案状况移交目录册（册）总卷数文字（卷）图纸（卷）移交单位移交人移交电话附注与提要a 本著录单中的“项目（单体）号”与地理信息著录单的“所属单体的项目（单体）号”为关联项，内容一致； 与建设工程档案案卷级著录单、建设工程档案文件级著录单的“档号”为关联项，项目（单体）号为“档号”中表示项目（单体）的部分。b 本著录单中的“项目代码”与地理信息著录单的“所属项目的项目代码”为关联项，内容一致。13表C.2为建设工程档案单体级著录单的通用版本，适用于建筑工程以外的其他工程类型。表 C.2 建设工程档案单体级著录单（通用）基本信息工程名称项目名称项目（单体）号a工程地点项目代码b责任者建设单位证号地形图号勘察单位建设用地规划许可证号设计单位建设工程规划许可证号监理单位建设工程施工许可证号施工单位建设工程规划验收合格证号/建设工程规划条件核实意见书号建设规模总投资（万元）工程决算（万元）开工时间竣工时间档案状况移交目录册（册）总卷数文字（卷）图纸（卷）移交单位移交人移交电话附注与提要a 本著录单中的“项目（单体）号”与地理信息著录单的“所属单体的项目（单体）号”为关联项，内容一致； 与建设工程档案案卷级著录单、建设工程档案文件级著录单的“档号”为关联项，项目（单体）号为“档号”中表示项目（单体）的部分。b 本著录单中的“项目代码”与地理信息著录单的“所属项目的项目代码”为关联项，内容一致。14附录D（规范性）建设工程档案案卷级著录单表D.1为建设工程档案案卷级著录单。表 D.1 建设工程档案案卷级著录单档号a项目（单体） 号b卷号总登记号存放地址库列节（柜）层案卷题名编制单位编制时间案卷页数载体类型数量/单位规格脊宽盒号保管期限密级卷内文件起始时间卷内文件终止时间附注与提要立卷人立卷时间审核人审核时间a 本著录单中的“档号”与建设工程档案单体级著录单（建筑工程）、建设工程档案单体级著录单（通用）、建设工程档案文件级著录单的“项目（单体）号”为关联项，项目（单体）号为“档号”中表示项目（单体） 的部分。b 本著录单中的“项目（单体）号”与地理信息著录单的“所属单体的项目（单体）号”为关联项，内容一致。15附录E（规范性）建设工程档案文件级著录单表E.1为建设工程档案文件级著录单。表 E.1 建设工程档案文件级著录单档号缩微号存放处文件题名文件编号责任者日期页次a电子文件大小载体类型保管期限密级数量/单位规格提要主题词附注a 本著录单中的“页次”与建设工程档案电子文件级著录单的“件内页号”为关联项，内容一致。16IJ K LIJ K L17附录F（规范性）建设工程档案电子文件级著录单表F.1为建设工程档案电子文件级著录单。表 F.1 建设工程档案电子文件级著录单电子文件特征信息文件名存储路径文件容量文件生成时间文件摘要值文件摘要算法高度宽度幅面版本文件技术环境载体类型文件格式扩展名文件接收时间产生该电子文件的系统名阅读该电子文件的系统名排检与编号案卷档号卷内序号件内页号 a电子档案光盘号文件转换状态密级保管期限a本著录单中的“件内页号”与建设工程档案文件级著录单的“页次”为关联项，内容一致。