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行政机关公文写作知识讲稿 公文写作专题讲稿 在科学技术突飞猛进，经济竞争日趋激烈，人类社会步入信息化时代的今天，公文在为党政机关、人民团体和企事业单位实施领导、处理公务、沟通信息、联系事务、传达决策中发挥着越来越重要的作用。今天，主要和大家交流学习公文写作的三个问题：一是公文基础知识；二是常用公文写作；三是公文归档管理。下面，分项简述。 第一部分公文基础知识 一、公文的定义 公文，即公务文书的简称，是处理公务、管理事务的一种书面文字工具。公文属于应用文。公文有广义和狭义之分。广义的公文，是指党政机关、社会团体、企事业单位为处理公务而形成的文字材料。狭义的公文，是指党政机关处理公务时所使用的公文。 二、公文的特征 1、鲜明的政治性。 2、法定的作者。即有依法成立并能以自己的名义行使权利和承担义务的组织。 3、法定的权威和特定的格式。 4、现实的效用。 三、公文的作用 1、上传下达、互通情报。 2、作为工作依据和凭证。 3、宣传教育。 4、规范行为。 四、公文的种类 公文的种类即文种。我们习惯上理解的公文分为两大类。一类是党政机关、企事业单位、群众团体在办理公务中形成和使用的通用公文；另一类是外交、军事等领域使用的专用公文。 1996年5月3日，中共中央办公厅印发的中国共产党机关公文处理条例，规定党的机关公文分为14类文种：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、会议纪要、函。2000年8月24日，国务院发布的国家行政机关公文处理办法，规定政府行政机关的公文分为13类文种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通 -1（3）报请性公文。是下级机关用以向上级机关汇报、请示工作的公文，这类公文是上行文。如报告、请示等。 （4）知照性公文。是用以向有关方面告知情况，关照事项的公文。这类公文既有下行文，也有平行文。如公告、知照性通知、通报等。 （5）联系性公文。是用于各单位或各机关之间联系工作的公文。如函等。 （6）实录性公文。主要指真实地记录会议情况和议定事项的公文。如会议记录、电话记录、会议纪要、大事记、值班日志等。 此外，公文的分类方法还有一些，比如，按照传阅范围限定与否，把公文分为内部文件和公开发布的文件两种。 六、公文的体式 公文的体式主要是指公文的构成要素、格式及其印装规格。 （一）公文的构成要素 一份完整的公文，我们通常把它分为眉首、主体、版记三部分。一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关、印发日期、印制份数等部分组成。这些项目有些是公文的必备要素，有些则是可以略去的。置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。 1、“眉首”部分 （1）秘密等级和保密期限 涉及国家秘密的公文应当标明秘密等级和保密期限。保密期限应视文件内容而定，如“机密一年”、“绝密三个月”不等。其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。秘密等级用3号黑体字标注在文件首页版心右上角第一行；份数序号用七位阿拉伯数码标注在文件首页版心左上角第一行，即“1”编为“0000001”。 不涉及保密内容的普通文件，则没有这个项目。（2）紧急程度 紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特级”、“加急”、“平急”。紧急公文的紧急程度用3号黑体字标注在文件首页版心右上角第一行；如需同时标注秘密等级、紧急程度，应先标紧急程度后标秘密等级。 （3）发文机关标识 由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成；如“马蹄镇人民政 -3中华人民共和国全国人民代表大会公告。 公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。 在红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。 （2）主送机关 主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。标题下空l行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。 上行文一般只写一个主送机关，如果还有其他机关需要掌握有关情况，可以抄报的形式发送公文。下行文有专发性的和普发性的两种，专发性的公文是专门向某一个机关下发的公文，这种公文的主送机关也只能有一个；普发性的公文是指内容的涉及面较广，因而须向多个机关发文，这种公文的主送机关不止一个，在排列主送机关名称时，要确定一个合理的顺序。有时，一份公文的主送机关有许多个，为使行文简洁，可用泛称泛指受文机关，甚至可以不写主送机关。 （3）公文正文 主送机关名称下l行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。正文是一份公文的核心部分。在一份比较复杂的公文中，正文一般包括开头、主体、结尾三个部分。 （4）附件 公文如有附件，在正文下空1行，左空2字，用3号仿宋体字标注附件顺序和名称，附件名称不用书名号，附件之后不用标点符号。附件一般应与主件装订在一起，附件首页左上角注明附件顺序号。如附件与正文不能装订在一起，其附件首页版心左上角应注明正文的发文字号和附件的顺序号（形式为“2003号附件1”）。 （5）成文日期 成文日期是公文生效的时间，用汉字书写，即“大写”，不能用阿拉伯数字与汉字混用，同时年、月、日要齐全，“零”写为“”（党的机关公文用阿拉伯数字）。成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。 （6）公文生效标识 公文生效标识是证明公文效力的表现形式。包括发文机关印章或签署人姓名。公文生效标识有两种情况：一种是单一发文印章标识，另一种是 -5主题词的标引应先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词。一个文件的主题词，除类别词外，最多不超过5个，最少不少于2个。 （2）抄送机关 公文如有抄送，在主题词下一行；左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。 （3）印发机关和印发日期 位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空l字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。印发机关不是指公文的发文机关，发文机关已有明显的“红头”标识或在公文标题中显示。这里的印发机关是指公文的印制主管部门，一般应是各单位的办公室或文秘部门。有的发文机关没有专门的办公室或文秘部门，也可标识发文机关。 （4）印制份数 在印发机关和印发日期下一行，用3号仿宋体字右空1字，不加反线。（5）版记中的反线 版记各要素之下均加一条反线，宽度同版心。（6）版记的位置 版记应置于公文最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行。 4、页码 用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空l字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。 5、公文中的表格 公文如需附表，对横排a4型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。 （二）公文的构成格式 1、公文用纸主要技术指标 公文用纸一般使用纸张定量为60g80g的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为8590，横向耐折度15次，不透明度85。 2、公文用纸幅面及版面尺寸 -7 第二部分常用公文写作 一、公文写作的基本要求 不同种类的公文，有着不同的具体要求和写作方法。但是，不论哪一种类的公文，都必须做到以下几点： 1、要符合党和国家的方针政策、法律法规和上级机关的有关规定。 2、要符合客观实际，符合工作规律。 3、要符合保密制度的要求。 4、要遵循行文规则和发文程序。一是文种选用要正确。二是行文关系要妥当。三是制发程序要合理。 一份公文的制发过程，一般包括以下几个步骤：（1）拟稿。草拟公文应当做到： 符合国家的法律、法规及其他有关规定。 情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，字词规范，标点正确，篇幅简短。 公文的文种应当根据行文的目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。 拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。 人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。 结构层次序数，第一层为“ 一、”，第二层为“ （一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。 应当使用国家法定计量单位。 文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。 公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。 （2）核稿。公文送负责人签发前，应当由办公室或文秘部门进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本细则的规定等。 （3）签发。以本单位名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本单位名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。 -9通告的正文一般包括发布通告的目的或根据、通告事项及结语三个方面的内容。 撰写通告须注意三点。一要写得通俗。由于公告、通告的读者范围十分宽泛，读者对象常常是广大群众，因此在起草这类文件时，要特别讲究语言的简明和平易，要使用通俗易懂的语言把事项交代清楚。二要写得具体。公告、通告事项的说明，不能笼统、而要具体，要使人们易于了解行文意图，以此突出公告、通告的实用性。三要写得清楚。公告、通告往往采用分条列项的形式将事项写明，层次分明。 3、通知 适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。 按其内容和功用的不同，可将通知分为批示性通知、指示性通知、告知性通知和任免通知等。 （1）批示性通知。批示性通知有三种。一为“颁发”、“发布”或“印发”型通知，二为“转发”型通知，三为“批转”型通知。 “颁发”、“发布”或“印发”型通知是指用来颁发行政法规和规章或印发有关文件的通知。 “转发”型通知，如县人民政府办公室关于转发市人民政府办公室开展第二次全国人口普查工作通知的通知。 “批转”型通知是批示转发下级机关发来的公文的通知，其写法与“转发”型通知基本相同。 （2）指示性通知。上级机关宣布要求下级机关办理或执行的事项，但限于发文机关的权限，或因其内容不宜用命令（令）或指示的，可用指示性通知。这类通知又称规定性通知或布置性通知。如：县人民政府办公室关于立即停止使用“三金”牌化肥的通知。 （3）告知性通知。告知某一具体事项，可用告知性通知，这类通知是机关日常工作经常会用到的公文文种。 （4）任免性通知。主要用于任免人员。 4、通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要指示精神或者情况。 根据通报的具体用途的不同，可将通报分为三类，第一类是表彰先进的表彰性通报；第二类是批评错误的批评性通报；第三类是传达重要精神或情况的传达性通报。 5、报告 适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。 -11请示中虽然也可以陈述情况，但这是次要的，是为请示事项的提出服务的。第二，内容含量不同。综合性报告大都涉及多个事项，即使是专题性报告，也往往涉及一个事项的几个方面，内容含量较大、篇幅较长；而请示的撰写则强调一事一文，内容单 一、篇幅较短。 第三，行文时机不同。报告可以在工作进行之前行文，也可以在工作进行当中行文，而更多的是在工作完成之后行文；而请示则必须事前行文，不能“边干边请示”，更不能“先斩后奏”。 7、函 适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题；向有关主管部门请求批准和对下级机关答复审批事项。函既可以在平行机关及不相隶属机关之间使用，也可以在上下级机关之间使用。 按行文方向的不同划分，可将函分为去函和复函。 按内容的不同划分，可将函分为知照函、催办函、邀请函等等。目前，经常使用的有四种，即商洽性函、询问性函、答复性函和请求性函。（1）商洽性函。机关之间商量或接洽工作，可以使用商洽性函。（2）询间性函。机关之间询问问题，征求意见，可以使用询问性函。（3）答复性函。机关之间回复问题，可以使用答复性函。 （4）请求性函。机关之间请求帮助或配合工作，以及向有关主管部门请求批准，可以使用请求性函。 撰写函须注意三点。一是文种选用要正确。二是内容要简洁。一份函一般只能写一件事。三是措词要得体。 8、会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项。 会议纪要是一种实录性公文，是在对会议讨论的事项加以归纳整理的基础上，将其反映出来的公文文种。会议纪要是会议文件，但并非所有的会议都要形成会议纪要。通常只有大中型会议或比较重要的会议，才要求写会议纪要。 按其内容和功用的不同划分，可将常见的会议纪要分为指示性会议纪要、通报性会议纪要、消息性会议纪要。 按会议性质的不同划分，可将会议纪要分为日常行政工作会议纪要、大型专题工作会议纪要。 会议纪要有两大特点。一是纪实性，二是提要性。 撰写会议纪要，须把握以下要求。一要做好会议记录。会议纪要必须真实、全面地反映会议情况，而不能凭空杜撰或随意取舍材料。作好会议记录是写好会议纪要的基础。二要突出会议要点。“纪要”即记录要点，写 -13 2、信息 信息，是行政机关内部的一项专门性工作，属于办公室工作的一个组成部分。写好信息，要做到三点：一要吃透上情，摸清下情。二要实事求是，尊重客观。编写信息时必须真实准确，一就是一，二就是二，既不能夸大，也不能缩小。对一些关系重大的信息素材，还要经过核实，数字要准确无误，结论要符合实际，办法要切实可行。在这里假不行，模棱两可、似是而非也不行。三要讲究文字，条理清楚。信息的编写要中心突出，有主有次，语言文字规范。实际写作时，要尽量避免和克服七种通病，即“七忌”：一忌面面俱到，二忌语言不简，三忌穿靴戴帽，四忌结构松散，五忌详简不当，六忌语标不对，七忌行文不规。 一般情况下，信息标题有四种写法，即数字型，“县首季引进农业项目资金2.74亿元”；词汇型，如“县三项承诺打造亲民政府”；杂合型，如“国庆期间全市餐饮企业实现销售收入万元，同比增长%”；短语型，如“县政府办实行“8+ 2、5+1”学习制度打造学习型办公室”。信息基本结构形式有以下几种：动态类信息，包括下级贯彻落实上级某一重要指示精神的情况，机关的重要活动、重大部署、工作动态、社情灾情、突发事件等，基本结构形式为：“做法效果”，或“情况处理结果”。经验类信息，即介绍可资借鉴、有推广价值的工作经验的信息，基本结构形式为：“成果做法经验”或“做法经验成果”，或是把“成果”写进导语中，主体就是“经验”或“做法”介绍。问题类信息，即反映领导机关需要关注或加以解决的各种问题的信息。基本结构形式为：“问题原因建议（意见）”，或“问题原因”，或“问题建议（意见）”。意见类信息，是指某地（单位）或某人对某些事情的看法和见解的信息，基本结构形式为：“意见理由”或“事由意见”等。不论是哪种信息，都力求短小精干，要在几百字中把一个问题讲具体、讲透彻、讲准确。做到能几百字表达清楚的，不用一千字，能用一千字说明问题的决不用一千几百字。 3、计划 计划是某一个单位、部门或个人，对预计在一定时期内所要做的工作或所要完成的其他任务加以书面化、条理化和具体化的一种文书。 计划的种类很多，但不论哪种计划，一般都应当包括分析基本情况、明确任务要求及提出具体措施等几项内容，也就是要讲明“做什么”、“怎么做”及“什么时间完成”等事项。 计划通常是由标题、正文和落款几个部分构成的。 （1）标题。标题一般包括单位名称、适用期限和文种名称等几个项目， -15讲话稿，是指领导同志在各种会议上，或利用广播电视等宣传工具发表讲话的书面材料。 讲话稿的种类很多，常用的欢迎词、欢送词、祝酒词、开幕词以及各种会议上的致词、中心发言稿等，都属于讲话稿。 撰写讲话搞，须注意四点：一是针对性要强。二是主题要集中鲜明。三是内容要吸引人。四是语言要通俗生动。时下，写领导讲话稿越来越难：一是难在“多”上；二是难在“新”上；三是难在“度”上。 写好领导讲话稿，须记住“四句话”。第一，关门“当领导”。一篇文稿的成功与否，首先取决于领导是否认可，是否满意。可以说，这是文稿的“生命线”。这就要求我们在文稿的立意上，尽可能地领会领导意图，体现领导意图，实现领导意图。如何把握领导意图。一是从党和国家的大政方针中学习。二是从一个时期领导的工作重点中捕捉。三是从领导者思考的热点问题中发掘。四是从领导的思维方式和讲话习惯中领悟。第二，少说“普通话”。领导讲话具有明显的权威性、思想性、鼓动性。思想越丰富，听者就越入神；鼓动性越强，领导就越满意。文稿要体现较强的思想性、鼓动性，必须少说“普通话”。一是把握分寸。二是把握场合。三是把握对象。第三，执笔“三分主”。拿出“几分”勇气，站在“领导”角度，亲身感受和体会。具体来讲，一是注意观点的创新。二是注意结构的创新。三是注意语言的创新。第四，大胆“秘密抄”。“秘密”就是要“暗暗下功夫”，“抄”就是学习和积累。有时积累的一些材料可能平时用不上，但在关键时候能用上一个观点、一个事例、一句话，就能实现它的价值了。积累的重中之重是储备观点，要注意积累一些有战略性的思想，有备无患，需则用之。 第三部分公文归档管理 一、收文办理 收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。 收到下级机关上报的需要办理的公文，办公室或文秘部门应当进行审核。审核的重点是：是否应由本单位办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他单位或部门职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。 收到上级机关下发或交办的公文，办公室或文秘部门提出拟办意见，送负责人批示后办理。送负责人批示或者交有关部门办理的公文，办公室 -1718-第17页 共17页