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公司ERP系统安全管理制度

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2020年4月19日
文档仅供参考

XX公司ERP系统运行管理制度
为了规范工作流程、明确责任、保证ERP系统的顺利运行,特拟定以下系统运行管理制度,要求各单位操作人员和系统管理人员自觉遵守。
一、系统管理员配置
总公司安排一名系统管理员,对系统运行全权负责;各核算单位分别指定一名熟悉业务,具备一定计算机应用基础、接受能力强的财务人员为本单位的系统管理员,负责本核算单位下属所有账套的设置工作。
二、管理员职责
1. 核算单位财务负责人
1） 规范本单位的业务,制止不规范业务的发生。
2） 负责本单位反结账的处理,此操作只能由负责人或本单位管理员进行。
3） 根据本核算单位的需求,组织相关人员编制非公司下发的报表格式和公式。
2. 核算单位普通财务人员(各岗位)
1） 严格按照有关规定进行操作、不越权操作、不做违规业务。
2） 保证自己的密码不泄密(所有财务人员都应遵守),定期更换密码。
3） 依照会计的权责发生制原则和及时性原则,当天发生的经济事项当天录入凭证,凭证录入后必须自审,其中摘要清楚反映经济事项的内容。
4） 及时核对自己所属业务的账、表、证,确保账务的正确性。
5） 现金银行类科目不允许出现负数。
6） 在公司规定的时间内将正确的报表传送到上级单位。
7） 每月按时打印试算平衡表、明细账(能够只打印当月有发生额的科目)、科目汇总表。
8） 打印的凭证和账、表集中管理,每天结束后将打印的凭证和账、表集中存放,不能在个人手中存放。
9） 如果由于各种原因,财务人员不能上班的时间超过一天,需要事先将自己未处理的原始单据交接给财务负责人指定的人员。
三、基础数据维护制度
1、料品和物料清单资料的维护制度
1) 在开发进入正常生产阶段,开发部门要及时将所开发的产品的清单输入计算机系统中,其中包括:所有自制和外购件的料品代号、名称及物料清单等相关信息;
2) 如果各个部门在运行过程中,发现未存在的料品代码,需要进行增加料品代号的,要填写<料品代号增加申请表>,把表格及时传递给开发部门的料品及清单负责人,进行料品及相关信息的增加;
2、供应商和客户资料的维护制度
为了使公司的供应商和客户的资料在系统中保持一致,要求所有的供应商资料和客户的资料应由财务部门的应收和应付会计负责进行添加。
3、生产制造业务处理方面的基础数据的维护制度
其它的涉及生产制造系统的资料由计算机中心的人员负责进行维护,前提是在经过公司的授权(指所有的添加数据应该由公司的书面认可)后进行输入。
4、财务方面的资料维护制度
涉及财务方面的基础资料和需要进行输入U8-ERP的基础资料,由财务部门的人员进行输入,输入要经过本部门的领导批准授权后进行。
四、客户端配置要求
客户端操作系统用WIN98,
办公软件要求统一使用office .
防杀毒软件统一应用:Norton 软件
。。。。
不允许安装以下与工作无关的软件、不允许安装使用盗版软件:
。。。

五、用户权限分配和变更
六、系统安全管理制度:
建立系统维护制度,在计算机中心设置专门的人员进行ERP的维护工作,并及时做好数据备份和维护工作,要求每天做一个数据库备份。并对系统的运行状况进行监控。
。。。
七、账套设置制度
1、总公司统一制定的账套设置
以下内容属于全局性的设置,各核算单位必须遵守总公司统一制定的编码体系,不允许私自修改、增加内容和结构。需要增加和修改内容时,由总公司统一制定并发布。
1) 基础科目;
2) 项目分类及编号;
3) 部门的一级编码;
4) 现金流量项目编码;
5) 险种项目编码;
2、需要上报批准的账套设置
以下账套设置能够根据本单位实际情况自行设置,但必须上报,经过总公司系统管理员认可后才能进行设置:
1) 总账参数设置;
2) 应收应付参数设置;
3) 增加明细科目;
4) 增加项目类别;
5) 增加现金流量和险种以外的项目内容;
6) 增加、修改控制科目;
7) 增加修改折旧方法;
8) 增加固定资产分类;
3、账套设置责任人
账套设置采取系统管理员负责制,各核算单位的系统管理员是唯一负责账套设置和调整的责任人,承担设置的所有责任。

4、系统管理员的权限
各核算单位系统管理员在本单位账套拥有以下账套设置权限:
1) 基本信息设置中的客户供应商分类及目录;
2) 基础信息设置中的系统人员表;
3) 总账模块中的参数设置、会计科目、凭证类别、汇率设置、科目调整;
4) 现金银行模块的结算方式和启用银行账;
5) 应收管理中的参数设置、单据类型设置、格式设置、控制科目设置;
6) 应付管理中的参数设置、单据类型设置、格式设置、控制科目设置;
7) 项目管理中的项目类别定义和项目内容定义;
8) 固定资产的基础信息、系统基本设置和卡片样式定义;
9) 财务预算;
八、报表报送制度
1、报表目录
报表名称
报表性质
编制单位
报送时间
一、主表

1、资产负债表
月报
各核算单位
每月3号
2、利润表
月报
各核算单位
每月3号
3、现金流量表
月报
各核算单位
每月3号
4、营业费用表
月报
各核算单位
每月3号
5、损益明细首期首表
月报
营业总部、分公司
每月3号
6、损益明细首期续表
7、损益明细表续期
月报
营业总部、分公司
每月3号
8、保费收入表首期
月报
营业总部、分公司
每月3号
9、保费收入表续期
月报
营业总部、分公司
每月3号
10、退保金明细表
年报
营业总部、分公司
年初15号
11、满期给付明细表
年报
营业总部、分公司
年初15号
12、死伤医疗给付明细表
年报
营业总部、分公司
年初15号
13、手续费支出明细表首期
年报
营业总部、分公司
年初15号
14、手续费支出明细表续期
年报
营业总部、分公司
年初15号
15、赔款支出明细表
年报
营业总部、分公司
年初15号
16、年金给付明细表
年报
营业总部、分公司
年初15号
17、加保明细表
年报
营业总部、分公司
年初15号
18、复效明细表
年报
营业总部、分公司
年初15号
19、部门营业费用明细表
年报
营业总部、分公司
年初15号
二、附表

1、历年财务主要指标情况表
月报
总会计
每月5号
2、会计科目附注
月报
各核算单位
每月5号
3、主要指标比较表
月报
各核算单位
每月5号
4、综合费用比较表
月报
各核算单位
每月5号
5、 保费收入(标准)计划完成情况表
月报
营业总部、分公司
每月5号
6、费用使用情况表
月报
各核算单位
每月5号
7、应交税金明细表
月报
总会计、分公司
每月5号
8、福利费使用情况表
月报
各核算单位
每月5号
9、资产情况表
月报
总会计、营业总部、分公司
每月5号
10、银行存款情况表
月报
各核算单位
每月5号
11、其它应收款明细表
月报
各核算单位
每月5号
12、应收利息明细表
月报
各核算单位
每月5号
13、其它应付款明细表
月报
各核算单位
每月5号
14、分公司 直接费用执行情况汇总表
月报
营业总部、分公司
每月5号
15、分公司 间接费用预算执行情况表
月报
营业总部、分公司
每月5号
16、分公司 资产购置预算执行情况表
月报
营业总部、分公司
每月5号
17、 总公司部门费用预算执行情况表
月报
总会计
每月5号
18、 总公司各部门负责的预算指标情况表
月报
总会计
每月5号
19、首期险种结构比较表
月报
营业总部、分公司
每月5号
20、 月份投资构成表
月报
总公司投资
每月5号
21、 月投资收益构成表
月报
总公司投资
每月5号
三、对外报表

1、北京市保险企业会计报表—资产负债表
月报
总会计
每月10号
2、北京市保险企业会计报表—利润及利润分配表
月报
总会计
每月10号
3、北京市金融、保险企业会计报表——主要指标表
月报
总会计
每月10号
所有主表和附表中1－9表的报表格式一律不允许修改,可是能够修改表中的取数公式;如果需要修改,由总公司统一修改后发布。
2、报表命名规则
主表报表命名采取以下规则:年＋月＋报表名称＋单位编码,例如营业总部传统产品 5月份资产负债表表示为: 05资产负债表100 .rep(rep为报表文件扩展名)。注意事项:
1) ”年”统一以当前年” ”表示;
2) ”月”以当前月份表示,如果小于10,要在前面加”0”,如01,03,05;
3) ”报表名称”要严格按照报表目录中报表名称,不能随意增加、减少表名;
4) ”单位编码”为各核算单位账套的编码;
5) 一个报表文件只包含当前月份的报表页,不允许包含多个月份的表页。
附表报表命名规则为:年+月+附表代码+_+单位编码,例如:” 05附表8_100 .rep”(营业总部传统产品 5月福利费使用情况表)。
3、报表报送和收集方式
1) 报送报表:各核算单位在每月规定的期限之前,在报送书面报表的同时,以电子邮件方式发送给总公司报表汇总人员。其中对以电子邮件报送的报表作以下要求:
Ø 报表统一采用WinZip进行压缩。
Ø 按照账套(传统、分红、投连产品和清算)将报表分别压缩。
Ø 本单位汇总的报表不需要报送
Ø 压缩后的文件名为:
×年×月××分公司传统报表.zip
×年×月××分公司分红报表.zip
×年×月××分公司投连报表.zip
×年×月××分公司传统报表附表.zip
×年×月××分公司分红报表附表.zip
×年×月××分公司投连报表附表.zip
2) 收集报表:总公司报表汇总人员接收到分公司上报的报表后,统一保存在指定的目录,并进行必要的审核。
3) 报表检查:总公司报表汇总人员收到报表后,要对报表进行检查,对发现有违规操作和错误报表的单位要做好记录,作为每月对各单位考核的依据。报表检查包括以下内容:
Ø 是否按规定的命名规则命名(能够执行报表存在检测命令进行检查);
Ø 是否有改动报表格式的现象(在汇总报表时,如果报表格式与模版不符则无法添加表页);
Ø 报表文件是否只存在一张表页;
Ø 报表数据是否正确、报表与报表之间数据核对是否正确;
4、报表汇总 报表汇总能够采用以下两种方式
1) 直接在报表界面进行数据采集,然后进行汇总,生成一张新的报表文件,如果只需要汇总2、3个报表,能够采用这种方式;
2) 采用批命令的方式,适用于汇总单位较多的情况,编写批命令公式,执行批命令能够提高工作效率。
5、报表更改程序
正式报表上报前进行结账,原则上不允许修改,如果确实需要修改,遵照以下流程:

Y
Y
Y
核算单位报表编制人员申请,说明修改原因
核算单位财务负责人意见
总公司财务 负责人意见
知会总公司报表汇总人员
是否需要取消结账
通知总公司系统管理员取消该核算单位结账
本单位管理员取消该核算单位记账
核算单位修改账务处理后重新记账和结账
修改报表后重新上报
N
N
N

九、记账结账控制制度
总公司对各核算单位的记账和结账进行控制,对各单位的”取消结账”参数全部置为”否”,”取消结账”参数全部置为”是”;同时各单位在本账套的总账系统参数中设置”上月结账本月记账”为”是”。如果需要取消结账,执行以下程序:

Y
N
Y
核算单位系统管理员申请,并说明修改原因
是否影响报表
核算单位财务
负责人意见
总公司财务
负责人意见
通知总公司系统管理员取消该核算单位结账
总公司系统管理员取消该核算单位结账
核算单位修改账务处理后重新记账和结账
Y
N
N
执行报表更改程序