巨方木业会议管理制度.doc

贵州巨方木业制造有限公司
会议管理制度
文件编号
JF-XZ-14
版 次
A/0
页 次
6 OF2
制定部门
人力资源管理中心
制定日期
2011-04-24
生效日期
2011-04-24
编 制

审 核

核 准

1、 目 的：
为了规范会议管理，提高会议质量，特制定本管理规定。
2、 范 围：公司所有会议。
3. 会议要求
3.1 公司总裁、副总裁及人力资源总监主持的会议，应由行政部做会议记录，并于12小时内整理出会议记要，并交由会议主持人签发，由有关人员负责对会议所定决议执行情况进行跟踪、追办。
3.2 部门会议由部门文员做会议记录；会议内容若是工作计划及安排则会议记要需要上报直属上级，若是业务讨论则无需上报。
3.3. 与会人员接到会议通知后，应预先安排好工作做好会议准备，按会议时间、地点准时出席会议；固定的例会不再另行通知。
3.4 每次固定例会与会人员如因其他公务不能出席会议或可能迟到（原则上工作安排应避开公司的例会时间），应事先向会议主持人请假，否则处以50—100元的处罚。
3.5 会议期间，与会人员的手机应设置震动或关机状态；不准在会场内接听电话，有紧急事情需要处理应同主持人请示，经同意后并且到会场外接听。
3.6 会议进行时，与会人员如需处理紧急事项或来宾应酬时应向会议主持人请示后方可离开会场进行处理；其他人员不准随意到会场找人或直接叫人。
3.7 所有参会人员，要严守会议秘密，不准向无关人员随意谈论会议内容。
3.8 所有的会议都应尽量在1.5小时之内最长不准超过2个小时，特殊情况除外。
3.9 会议室内会议期间禁止吸烟。
4 会议管理
4.1 会议是公司决议产生、工作明确、意见交流的正式方式与场合。公司会议区分为定期例会与非定期会议，规定的人员必须准时参与，指定人员作好会议记录，与会人员遵守会议秩序安排同时提高会议效率；
4.2 会议期间不准接听手机，手机应设置成无声或震动状态，重要事情确实需要接听电话者，经主持人同意方可外出会议室接听；
4.3 会议期间不准大声喧哗，不准来回走动，认真记录，已解决问题为目的；
4.4 会议期间原则上是不准请假，如由于特殊原因不能按时回公司参加例会者，应提前通知主持人请假（组长或副组长）。
4.5 会议开始前所有参会人员入会场应做好参会签到。
5 会议种类
5.1 定期例会
会议名称及各类会议的参加人员如下（参考）：

会议名称
时间安排
参加人员
会议内容
召集/主持人员
业务诊断会议（相关项目评审会）
每工作日上午 9:30-10:00（可以不定期）
各部门本部人员、（评审时财务部人员参加）
对外服务中相关问题讨论、合同、拓展投资计划、工作计划等
业务部、项目部、各部主管
月度总结及下各月的工作规划会议（总经理工作会）
每月度第一个工作日下午
各部门主管经理、
上月度工作总结及下月度工作规划报告
总经理
行政办公会
每周六下午
16:30-18:00
总裁（总经理）、各部主管
月度工作计划协调
人力资源总监
员工大会
每月中旬一次或每季度的一个月
总经理（总裁）
全体员工
经营总结、工作安排、其他相关内容
总经理/行政部
股东大会
每年度一次，每年第一个月第一周内
董事长、董事、监事、总经理
上一年工作总结下年工作计划审定以及公司重大新项目决议
董事长/ 总经理
5.2 非定期会议
会议名称
时间安排
参加人员
会议内容
召集/主持人员
公司发展研讨会
不定时
总经理、部门主管、主要经营业务人员
就市场拓展、业务推广、公司经营等相关事项的讨论
总经理（总裁）
临时会议
不定时
总经理、部门主管、其他有关人员
特殊事宜
总裁/总经理/行政人力资源总监
董事会临时会议
不定时
董事长、董事、总经理
公司经营特殊重大事宜
总裁/董事长
行政部安排会议地点点
会议纪要备案及呈报
记 录
通 知
行政部或总裁办办
会议计划单
会议计划单
会议计划
5.3 会议安排
5.3.1 公司内会议由长生林业行政部行（总裁秘书）安排，部门内会议由各部门自行安排；
5.3.2 主会人会前一天需向行政部（总裁秘书）告知会议安排、会议内容；
5.3.3 行政部（总裁秘书）须提前四小时以上书面通知与会人地址、时间、内容；
5.3.4 行政部（总裁秘书）负责会场安排与整理；
5.3.5 开会期中，行政部（总裁秘书）负责记录；并于会后将会议摘要决定整理、打印、转发给有关人员及总裁（总经理）备案。

6 在2011年4月22日下午通过体系管理小组讨论确定长生集团的管理体系、组织结构及各部门设置标准等，确定管理流程和管理权限。
7 在2011年4月25日下午讨论通过部门工作职责标准。最后形成标准化的部门工作职责说明书；明确部门工作的责、权、利，同时讨论确定合同、项目投资、工程、新产品开发等事项评议管理的有关评审人员和评审部门的工作流程。
8 此次体系管理领导小组会议流程采用简化的会议管理方式，由长生林业行政部直接通知的方式召集会议。
9会议产生的决议采取会签的方式确认，如果产生意见分歧应该采用表决的方式，采取2/3票数通过即为通过的方式结局争议问题。
10 其他未尽事宜由体系管理领导小组会议商议。

中国木业投资控股有限公司
贵州巨方木业制造有限公司
二O一一年四月二十日