档案建立和台账管理专题培训课件.ppt

档案管理的必要性引言：引言：物业从事的是服务性工作，服务质量是核心竞物业从事的是服务性工作，服务质量是核心竞 争力，在如何提高服务质量的过程中，档案管理发挥至争力，在如何提高服务质量的过程中，档案管理发挥至关重要的作用。关重要的作用。必要性：必要性：1 1是各项事物处理、设备维护的依据是各项事物处理、设备维护的依据(报修投诉处理报修投诉处理)2 2有一定的凭证作用。（监控录像档案有一定的凭证作用。（监控录像档案)3 3是规避风险的主要途径之一。是规避风险的主要途径之一。4 4是开展物业研究的基本统计素材是开展物业研究的基本统计素材5 5反应物业管理水平，评价物业质量并综合反应物业管理状况。反应物业管理水平，评价物业质量并综合反应物业管理状况。6 6是行业趋势，是各项评优的组成部门。是行业趋势，是各项评优的组成部门。（市优、国优）（市优、国优）档案管理的原则一、安全至上原则：一、安全至上原则：p 防火、防盗、防湿、防虫；防火、防盗、防湿、防虫；p 专管（专人收集、专人管理）专管（专人收集、专人管理）二、集中分散原则：二、集中分散原则：p 统一制度、统一标准、统一规范，集中收集统一制度、统一标准、统一规范，集中收集p 不同部门、不同业务（各领班各自分管）不同部门、不同业务（各领班各自分管）三、业务对应原则：三、业务对应原则：业务门类不同，分类方法不同业务门类不同，分类方法不同档案管理的原则四、规范管理原则：四、规范管理原则：避免特立独行、标新立异、自避免特立独行、标新立异、自 搞一套。搞一套。五、指标评价原则：五、指标评价原则：p 量化量化p 目标考核重要指标。目标考核重要指标。六、切实可行原则：六、切实可行原则：不刻意作假。不刻意作假。档案建立流程档案建立流程优质档案的来源优质档案的来源第一步、档案收集第一步、档案收集没有规范完整的物业资没有规范完整的物业资料，就不会有规范完整料，就不会有规范完整的物业档案，更谈不上的物业档案，更谈不上整理；保管就失去意义整理；保管就失去意义了，利用价值当然就大了，利用价值当然就大打折扣。打折扣。档案的来源：档案的来源：详见右图详见右图第一步、档案收集定义：定义：按照有关规定、通过例行的接受制按照有关规定、通过例行的接受制 度和专门的征度和专门的征集办法，将分散在各部门、个人手中和散失在其他地方集办法，将分散在各部门、个人手中和散失在其他地方的档案有组织有计划保存在一个地方。的档案有组织有计划保存在一个地方。收集要求：收集要求：u常年累计、持久；常年累计、持久；u制度化和规范化，及时并不断更新。制度化和规范化，及时并不断更新。u齐全完整，保质量。齐全完整，保质量。u 精简准确，并能反应企业的业务活动精简准确，并能反应企业的业务活动。第二部、档案整理（一一）归归档档文文件件书书写写要要工工整整、清清晰晰，不不用用普普通通圆圆珠珠笔笔、铅笔或复写纸等不耐久的记录材料。铅笔或复写纸等不耐久的记录材料。（二二）文文件件收收集集是是否否齐齐全全完完整整，底底稿稿、附附件件是是否否装装订订在在一一起起；一一次次会会议议、一一项项工工作作、一一个个事事由由(或或问问题题)的文件是否全部归档。的文件是否全部归档。（三）（三）归档年度是否分清，跨年度文件是否分清；归档年度是否分清，跨年度文件是否分清；（四四）归归档档文文件件保保管管期期限限划划分分是是否否准准确确，几几种种保保管管期期限的文件是否混在一起；限的文件是否混在一起；第三步：装订 1 1、装装订订前前，对对破破损损的的文文件件进进行行修修复复以以延延长长其其寿寿命命。修修复复主主要要针针对对一一些些有有孔孔洞洞、残残缺缺或或折叠处已被磨损的文件进行修补。折叠处已被磨损的文件进行修补。2 2、复复制制字字迹迹模模糊糊或或易易褪褪变变的的文文件件。一一般般采采用用复复印印的的方方式式进进行行复复制制。比比如如传传真真件件字字迹迹耐耐久性差，须复制后才能归档。久性差，须复制后才能归档。3 3、去去除除易易锈锈蚀蚀的的金金属属物物，如如订订书书钉钉、回回形形针等。针等。第三步：装订 4 4、装装订订的的方方法法采采用用三三种种：一一种种是是1010页页以以内内用用胶胶水水粘粘贴贴，第第二二种种是是4040页页以以内内用用钢钢夹夹固固定定，三三种种是是4040页页以以上上用用“三三孔孔一线一线”装订。装订。要要求求：装装订订文文件件封封面面制制作规范作规范 档案封面档案封面.doc.doc第四步：编号编编号号是是编编目目工工作作的的起起点点和和基基础础，通通过过编编号号，使使归归档档文文件件在在全全宗宗中中的的位位置置得得以以固固定定，并并为为后后续续的的编编目目工工作作以以及及将将来来查查找找利利用用时时提提供实体条件。供实体条件。第五步：编制目录第五步：编制目录 它它是是归归档档文文件件整整理理工工作作的的重重要要内内容容之之一一，也也是是其其他他各各种种编编目目工工作作的的起起点点和和基基础础。编编目目必必须须按按照照分分类类、排排列列的的结结果果、逐逐类类、逐逐件件编编制制目目录录，以以系系统统、全全面面的的提提示示归归档档文文件的全貌。件的全貌。第六步：装盒第六步：装盒装盒要求装盒要求归归档档文文件件应应严严格格按按照照件件号号的的先先后后顺顺序序装装入入档档案案盒盒，与与归归档档文文件件目目录录中中相相应应条条目目的的排排列列顺顺序序相相一一致致，保保证证检检索索到到文文件件条条目目后后能能对对应应地地找找到到文文件件实实体体。档档案案利利用用完完毕毕后后归归档档时时，同同样样要要注注意意将将其其按按件件号号顺顺序序装装入入相相应应档案盒中。档案盒中。要求：统一文件盒脊设置要求：统一文件盒脊设置 档案盒标识档案盒标识.doc.doc备备 考考 表表备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。日期。盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。整理人：负责整理归档文件的人员姓名。整理人：负责整理归档文件的人员姓名。检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。日期：归档文件整理完毕的日期。日期：归档文件整理完毕的日期。要求：备考表制作要求：备考表制作备考表备考表.xls档案管理推行计划1、表单的内容讨论定稿2、推行计划 永康项目管理部 ：3.25-4.5 肿瘤项目管理部 ：4.6-4.10 儿保项目管理部 ：4.11-4.15 117医院项目管理部：4.16-4.20 公司各部门 ：自行优化、4月中旬完稿。