机械厂采购管理程序采购操作步骤和方法采购工作制度.doc

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濮阳市信宇石油机械化工有限公司
采购治理程序

一、目的
规范采购操作步骤和方法，保证采购的质量和采购要求的适用性，符合公司整体的日常治理规定要求。
二、范围
本程序适用于公司的原材料、外购成品件、服务、辅助材材、设备、工具、成型软件和固定资产（不含公司长期代理产品）等采购的控制。
三、职责
3.1技术厂长负责提供所生产设备单台用料清单；
3.2各厂长负责其主管部门的原辅材料申报；
3.3库房负责原辅材料申报申请单与库房的材料的出入；
3.4总经理负责采购申请单的批准；
3.5采购副厂长负责合格供方的考核并负责物料采购；
3.6质检部配合采购副总做好采购物质符合性工作。
四、术语
4.1供给商：是指能向采购者提供货物、工程和服务的法人或其他组织。
4.2合格供给商：是指经过公司一定程序评审确定可以与公司合作的供给商。
五、程序
5.1当生产任务下达时，技术部应根据生产需要排出单台原辅材料清单，并及时送达车间、库房；
5.2生产厂长根据单台原辅材料清单及车间现场已有材料，向库房递交该批生产计划原辅材料报料清单（一式二联），并存档；
5.3库房接到原辅材料报料清单后，清点库房现有原辅材料；
5.4库房保管员依据该批生产计划的原辅材料报料清单，扣除库房现有原辅材料，由库房保管员填写采购申清单（一式三联）；
5.5库房主管仔细审采购申清单后，送总经理批准；并及时通知采购副厂长；并及时存档；
5.6当采购副厂长接到采购申清单后，应及时组织询价或招标工作；
生产计划

生产厂长制定报料单
库房主管做采购申请单
选定合格供给商
采购申请单送采购副厂长
库房主管核对报料单

单台需求料单

采购申请单送总经理批准

完成采购

5.6.1应优先选择经公司评定的合格供给商作采购供给商；
5.6.2采购副厂长在接到公司下达的物资计划采购、各加急请购的任务后，分析物品的市场品种，确定采购方式。主要包括现付采购方式、月结付款采购方式和签订合约采购方式三种。
5.6.2.1现付采购方式：即采购物资时现场付款并获取付款发票、收据作为物资入库、报账的依据。该方式主要用于对低值零星物资的采购。如清洁用具、娱乐设施消耗品、零星工程用料、五金工具及配件等。具体采购流程如下：
（1）询价、比价、议价：供给部在确定物资为现付采购方式后，对已把握供给信息的物资，进行电话询价；对一些比较少用未把握供给信息的物资，则到市场中寻找，现场询价。遵循质量第一、价格第二和货比三家的原则，追求物美价廉的目标。由供给部进行询价、比价统计。
（2）申请采购款方式：物资采购申请采购款方式主要有两种：一是进行计划预支，主要适用于采购计划；二是按照借款规定借款采购，主要适用于月内加急请购物资，公司对借款权限作了明确规定，购买物资借款超过1000元的，需提交给总经理审批。
（3）选定、采购：通过议价后，选定采购供给商，申请采购款款工作完成后，安排出车采购。在采购物品的同时需现场获取款额发票或收据，作为物品入库办理的依据。
（4）入库办理：物资采购回公司后，随同相应物资的发票或收据一起拿到财务仓库办理入库，严格按入库程序办理入库。
（5）报销程序：完成入库办理工作后，在5天内，填写并粘贴相应的票据，按照公司的规定填写进行账务报销。
（6）采购统计治理：采购副厂长执行公司物资的采购职能，需保证采购工作的有序、高效地进行，采购副厂长应对每一项物资采购的完成情况进行统计、跟进和汇总。
5.6.2.2月结付款采购方式：公司与相应物资的供给商建立长期合作的方式，采购的物资到月末时进行对账、开具发票、付款结算。该方式主要用于对公司生产经营常用、易耗、数量大物资的采购。如生产易耗设备、五金备件、劳护用品、办公耗材、电脑及配件等。具体采购流程如下：
（1）询价、比价、议价：供给部在日常的采购工作中，要时常分析供给商的产品价格、质量、供货能力、销售业绩、售后服务等情况，选定长期合作的月结付款采购供给商。接到采购任务，在确定物资为月结付款采购方式后，选取相应的月结付款供给商，进行电话询价；遵循质量第一、价格第二和货比三家的原则，追求物美价廉的目标。由供给部进行询价、比价统计。
（2）选定、采购：供给部通过议价后，选定采购供给商，按计划安排出车采购。在采购物品的同时需现场获取对账单（对账单需采购经手人签名确认），作为物品入库办理的依据。
（3）入库办理：物资采购回公司后，随同相应物资对账单一起拿到财务仓库办理入库，物资采购回公司后，随同相应物资的发票或收据一起拿到财务仓库办理入库，严格按入库程序办理入库。
（4）账目统计治理：采购副厂长需将月结付款采购的物资进行账目统计和分类汇总，并分类整理好对账单、入库单，交财务部月末与供给商对账结算用。
5.6.2.3签订合同采购方式：即与供给商以签订合同的方式进行物资购买。该方式主要用于质量要求高、价值高的物资的采购。如大型生产设备、原材料、高额资产等。具体采购流程如下：
（1）询价、比价、议价：供给部在确定物资为签订合同采购方式后，通过查询以往购销合同、网上查询、人际关系网了解等方式寻找供给商。遵循质量第一、价格第二和货比三家的原则，追求物美价廉的目标。通常由供给部、副总经理一起寻找供给商，进行询价、比价和议价，并起拟产品购销合同，合同需明确产品规格、质量标准、保修期限、付款方式、纠纷处理等问题。完成后提交总经理审批、打印和签订，合同签订好后递交复印件给供给部和财务部，作为采购和付款的依据。
（2）付款方式：按照合同约定的支付方式，由采购副厂长填写支付证明单交给财务部，然后交总经理审批，再交给财务部付款。
（3）入库办理：供给部将物资采购回公司后，随同相应物资的发票一起拿到财务仓库办理入库，严格按入库程序办理入库。
（4）采购统计治理：采购副厂长执行公司所有物资的采购职能，需保证采购工作的有序、高效地进行，采购副厂对每一项物资采购的完成情况进行完成情况的统计、跟进和汇总。
6相关文件
（1）入库治理程序
（2）合格供给商评定程序
7相关记录
（1）生产计划
（2）原辅材料报料清单
（3）采购申请单
（4）采购合同评审表
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