公司档案管理制度制度.doc

公司档案管理制度目录第一章 档案归档.2第二章 档案的管理部门.2第三章 档案归档.3第四章 档案整理.4第五章 档案保管.4第六章 档案开发与利用.5第七章 档案鉴定与销毁.6第八章 奖惩.6第九章 附则.6第一章 总则第一条 目的为加强公司档案管理工作，有效的保护及利用档案，更好地为公司各项工作服务，特制定本制度。第二条 释义 本制度所称档案是指公司过去和现在的各部门及员工从事生产、经营、管理等活动中，所形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、照片、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。第三条 管理原则（一） 集中统一管理原则。（二） 维护档案完整与安全原则。（三） 便于利用原则。第四条 适用范围：本制度适用于公司所有单位的档案管理。第二章 档案的管理部门第五条 档案管理由行政部及财务中心共同管理，其中行政部为主管部门。第六条 档案管理部门的职责 （一）行政部档案管理的职责 1、负责统一组织编制、修订、完善公司的档案管理制度，规范管理流程、分类目录、管理表格，规范档案分类、移交、备份、备案、归档、立卷、保管、借阅、销毁等的管理。 2、负责指导、培训、宣贯档案管理制度。 3、负责组织、安排、检查督导档案管理制度的执行。 4、负责整理、保管公司人事行政类和业务类档案。 5、负责收集、整理、保管子公司备案的人事行政类和业务类档案。 6、负责收集、整理各部门档案分类目录，汇总建立公司电子目录并写入OA档案系统。 （二）财务中心档案管理的职责 1、负责配合行政部编制、修订、完善公司档案管理制度中财务类档案的分类目录、分类管理流程。 2、负责收集、整理、保管公司及子公司备案的财务类档案。 （三）各项目部人事行政部和财务部为本项目部档案的管理部门，负责： 1、制定档案工作计划并组织实施； 2、监督、指导、检查本项目部各职能部门的档案工作； 3、本项目部档案的收集、保管和开发利用； 4、各项目部每月定期向总部档案管理员提交一次档案台账。 （四）各项目、职能部门应按规定向档案室移交档案。 （五）档案管理人员 1、各级行政管理部门负责人为本单位档案管理责任人，负责规划管理本单位档案建设工作。 2、总部行政部设专职档案管理员，负责集团档案管的综合管理工作，包括： 2.1 总部档案的管理。 2.2 监督、检查并推动各事业部档案建设工作。 2.3 档案管理体系的建设与完善。 2.4 档案管理人员的培训与指导。3、 总部、各项目部均应配置全职/兼职档案管理员，负责本单位或部门的档案管理工作。（六）档案管理人员应熟知公司业务和公司历史沿革，并保持相对稳定。第三章 档案归档第七条 档案归档范围公司各项活动中形成的具有保存、利用价值的各种形式的文件材料均须归档。外埠单位档案管理部门须将本单位的各类资质证件、政府批复文件等向事业部档案室归档，有多份原件的归档原件，只有一份原件的归档复印件。第八条 归档时间（一） 经营管理类、技术管理类文件材料每半年归档一次，移交时间为每年三月份、九月份。（二） 基本建设类文件材料由部门负责人审定后，于工程竣工后3个月内归档。（三） 财务档案：当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务部门保管一年，期满之后，应当由财务部门编制移交清册，移交档案室统一保管。（四） 涉及薪酬明细、调薪明细、年终奖明细、劳动合同等人事管理类的涉密文件材料，须于每年6月30日之前以密封形式向档案室移交。（五） 项目文件：连同配套照片、磁带、光盘等，在工作结束后1个月内归档。（六） 其他未特别说明的文件材料， 应随时归档。第九条 归档要求（一） 归档的文件资料必须完整、真实、准确，请示和批复、印本和底稿、正本和副本必须立在一起。（二） 归档文件、资料的密级、保管期限划分须准确；分类清楚、归类准确、组卷合理、编目清晰；案卷排列方法必须一致，并保持案卷之间的联系。（三） 外埠单位的档案原件由本单位自行保管， 交总部档案室电子扫描件及台帐备案。（四） 每年形成的会计档案，应当由财务部门按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。上交档案室保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案管理部门应当会同财务部门和经办人员共同拆封整理，以分清责任。（五） 各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾等）归档必须有原件，并保持其完好无损。 声像档案摄录必须详细记录事由、时间、 地点、主要人物、背景，归档声像资料必须清晰、完整。（六） 归档时交接双方根据移交清单清点核对归档文件，并在移交清册上签字确认。移交清单一式二份，双方签字后各执一份。第四章 档案整理具体见附件档案整理细则。第五章 档案保管第十条 档案保管规定（一） 各类档案均须按制度向档案管理部门移交，集中保管。任何单位和个人不得私自留存档案。（二） 广州所有单位形成的档案由总部档案室统一保管。外地档案由所属项目的档案管理部门统一保管。（三） 具有永久保管价值的档案原件须进行扫描备份，重要档案须异地备份保存。（四） 电子档案应定期进行抽样检查，发观问题应及时采取进行修复。（五） 图纸须平放在专用柜内保存。（六） 密级档案须存放在加锁档案柜中保管。第六章 档案开发与利用第十一条 档案管理部门每年须对档案信息进行专题汇编，形成大事记、制度、专题文件、企业荣誉、重要活动图片等汇编。档案管理人员须编制各类档案信息检索目录，提高档案检索效率与利用水平。第十二条 档案借阅（一） 借阅档案要认真执行档案管理办法和保密制度的规定，确保公司机密不外泄，档案借阅期间的保密与安全事宜由借阅人负责。（二） 借阅档案电子扫描件及原件需申请OA流程，待流程通过后扫描件由档案管理员直接发送，原件可选择直接借取或快递发送，借阅原件由档案管理员填写档案借出登记表。（三） 企业员工可直接查阅属本部门业务工作范围内的档案资料。密级档案利用须填写密级档案查借阅审批表，经档案归档部门分管领导批准后方可查阅。绝密级与机密级档案须在档案阅览室查阅，禁止复印或借出。（四） 档案借阅期限一般不得超过 7 个工作日，到期归还。如需再借，须办理续借手续。续借最长期限不得超过 30 个工作日。（五） 档案使用者须按照档案密级对档案内容保密，并对档案安全、完整负责，不得标记、污损、涂改、转借档案。（六） 档案归还时，经档案管理员核查无误后，及时入库。如发现有涂改、缺页、损毁、遗失等问题要及时报告。（七） 员工调动、离职时，须将所借阅的档案全部归还档案管理部门，方可办理相应手续。第七章 档案鉴定与销毁第十三条 各级档案管理部门须按照规定的流程和审批权限销毁档案，任何人不得随意销毁任何形式的档案材料。第十四条 对保管期满，确无保管、利用价值的档案，须由档案管理部门组织鉴定小组确认是否需要销毁。鉴定小组成员包括档案管理员及部门领导、存档部门领导。第十五条 经鉴定小组评审确需销毁的档案，由档案管理部门编制档案销毁清册，档案销毁清册需注明：销毁档案目录、档案管理员签章、监销人签章、销毁时间。档案销毁清册需永久保管。第十六条 销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监销，严禁将销毁的文件作为它用。销前，按照清册清点；销后，销毁人、监销人须在销毁清册上签字确认，并将监销情况报告本单位负责人。档案销毁后，要确保他人无法通过销毁后的档案获得档案原始信息。第十七条 保管期限已满但仍不能销毁的档案如：未结清的债权债务、未了事项、经核定仍有保存参考价值者，应单独抽出立卷，直到事项完结时为止。第八章 奖惩第十八条 总部档案管理部门对各单位档案管理情况进行不定期检查与评估。第十九条 对有下列行为的单位或个人，按员工奖惩办法给予处罚：（一） 档案管理不符合要求，管理混乱；（二） 不按规定归档或者不按期移交档案，致使档案资料损坏、流失；（三） 涂改、伪造、损毁、丢失、故意隐藏档案；（四） 明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失；（五） 借阅档案超过归还期限，未按时归还档案；（六） 借阅、复印档案时涂画、拆封、抽换和篡改档案；（七） 泄露档案秘密，给企业造成损失；（八） 擅自销毁档案。 第九章 附则第二十条 本制度由总部人力资源中心负责解释、修订。第二十一条 本制度自发布之日起开始实施。附件：附件1：档案整理细则附件2：档案整理流程附件3：档案室管理制度附件4：归档范围及期限附件附件5：档案移交表附件6：档案借阅登记表附件7：密级档案查借阅审批表附件8：卷内目录附件9：档案销毁审批表附件10：档案销毁清册附件1:档案整理细则第一条 名词解释（一） 整理按照一定的原则和方法，对档案实体进行系统的分类、组合、排列、编号和科学编目，使之系统化、有序化的工作。（二） 分类指依据一定的标准，按照档案来源、时间、内容和形式特征的异同点，对档案进行有层次的区分，并组成一定的体系。（三） 全宗指一个独立的机构、组织或人物在社会活动中形成的档案的有机整体。（四） 档号档案编号的简称。是以档案的类别及其相互关系编写的代号，包括全宗号、目录号、卷号、件号 （五） 立卷立卷是指把办理完毕，具有保存价值的文件 ，按照一定的原则和方法 ，组成一组有联系的案卷。包括：组卷、拟写案卷标题、卷内文件排列与编号、填写卷内目录与备考表、封面的装订等。（六） 著录 在编制档案目录时，对归档文件材料的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。（七） 编目指编制档案案卷目录和卷内目录，提供档案检索方式，方便档案查询利用。（八） 案卷目录是指案卷的名册，是先将装订好的一个年度的案卷按一定的方法排列，然后再根据其排列顺序逐一编号登陆而成的。第二条 档案整理工作的原则（一） 保持文件之间的历史联系。文件之间的历史联系，指文件在产生和处理过程中所形成的内部相互关系，包括文件在来源、时间、内容和形式上的联系。（二） 便于档案的保管和利用。第三条 档案分类档案按内容分为5个一级类目，即：经营管理类、基本建设类、行政管理类、财务管理类、人事管理类。（一） 全宗内档案分类一般按“年度类别”分类，即将一个全宗内的档案，先按年度分开，每个年度内再按一级类目分类、排列。（二） 不同类别档案的分类经营管理类、行政管理类、财务类、人事类档案按内容结合形成时间、重要程度进行分类；基本建设类档案按工程项目分类。（三） 须严格遵守分类规则，不得私自改动，以保证分类规则的一致性。第四条 确定密级与保管期限（一） 确定档案密级档案密级由低到高划分为秘密、机密和绝密，没有密级的档案为公开（公司内部）。绝密是指与公司生存、生产、科研、经营、人事有重大利益关系，一旦泄露会使公司的安全和利益遭受特别严重损害的事项，主要包括以下内容:1. 公司股份构成，投资情况，新产品、新技术的开发研制资料。2. 公司总体发展规划、经营战略、营销策略、商务谈判内容及载体，正式合同和协议文书。 3. 公司重要会议纪要。机密是指与本公司的生存、生产、科研、经营、人事有重要利益关系，一旦泄露会使公司安全和利益遭受严重损害的事项，主要包括以下内容：1. 尚未确定的公司重要人事调整及安排情况，人力资源部对管理人员的考评材料。2. 公司薪金制度，财务专用印签、账号，保险柜密码，月度、季度、年度财务预、决算报告及各类财务、统计报表，重要磁盘、磁带的内容及其存放位置。 3. 公司大事记。 4. 原材料标准、成品及半成品检测报告、进口设备仪器图纸和相关资料。各类工程相关的资料。 5. 外事活动中内部掌握的原则和政策。 秘密是指与本公司生存、生产、经营、科研、人事有较大利益关系，一旦泄露会使公司的安全和利益遭受损害的事项，主要包括以下内容：1. 消费层次调查情况，市场潜力调查预测情况，未来新产品的市场预测情况及其载体。 2. 广告企划、营销企划方案。3. 各类设备图纸、说明书、基建图纸、各类仪器资料、各类技术通知及文件等。4. 各种检查表格和检查结果。文件材料归档时，归档人员须确定归档文件材料的密级，档案管理人员根据已确定的密级进行密级标识，确保密级档案与公开档案分别组卷、不同密级档案分别组卷。（二）划定保管期限划分为短期（15 年以下）、长期（16-50年）、永久（50 年以上）。1. 永久保存：反映公司主要职能活动和基本历史面貌的文件材料，主要包括;公司处理重要问题形成的文件材料、召开重要会议的文件材料、重要请示、统计报表、机构演变、公司领导人任免、重大项目的协议、合同等。2. 长期保存：在较长时间内对公司工作有查考价值的文件材料,主要包括:公司层面一般问题的文件材料,一般会议的文件材料、一般经济往来形成的合同、协议等。3. 短期保存：在短期内对公司工作有查考价值的文件材料，主要包括:中心或部门计划、总结、报表。第五条 档案立卷立卷工作的内容包括组成案卷单位、卷内文件的排列与编号、填写卷内目录与备考表、填写案卷封面及案卷装订。（一） 组成案卷单位指把内容相近、联系较紧密的文件材料组合在一起，组成一卷或若干卷。（二） 卷内文件排列与编号1. 案卷内文件的排列：案卷内文件材料按文件重要程度、时间的先后次序及责任者、问题进行排列，具体排列为：1.1正文在前，附件在后；批复在前，请示在后；正本在前，定稿在后；定稿在前，历次重要讨论稿在后；结论性材料在前，依据性材料在后。1.2 基建工程图纸，按总体和局部关系结合专业排列。1.3 图文混合的案卷，文字材料在前，图纸在后。1.4 同一问题的文件材料组成一个案卷时，按文件形成的时间先后顺序排列；几个问题组成一卷时，先按问题分开，再按时间顺序排列。2. 卷内文件编号：编制案卷号（或盒号、件号）：用三位阿拉伯数字表示，从“001”开始依次排列。2.1 按卷装订，案卷号填在案卷封面上。2.2 以盒保管，盒号填在卷盒上。2.3 以件保管的纸质文件，件号填在文件右上角。2.4 光盘、录像带、磁带等编号后贴在档案装具上。2.5 奖牌、奖杯等实物档案贴于实物上，尽量保持美观。3. 编制页码：案卷内文件材料系统排列后，对文字材料逐页编号，正面在右上角编页号，背面在左上角编页号，每页有字迹的纸张均须编号。大张图纸折叠后，编一个页号。装订的案卷要填写本卷总页数。（三） 填写卷内目录与备考表1. 卷内目录卷内目录排在案卷内封面之后。1.1 编写顺序号按卷内文件的排列顺序，给每份文件编一个顺序号，用阿拉伯数字从1起依次标注，装订文件以件为单位编顺序号，散装文件（图纸）以页为单位编序号。原稿、附件与正本合编一个顺序号；被转发件与转发件编一个顺序号；请示与批复要分别编顺序号。1.2 填写责任者填写文件制发部门或个人名称，可用通用、确切的简称。1.3 填写文件编号填写文件的文号或图样的图号，（包括部门代字、年号、顺序号），按文件原有字号填写齐全。1.4 填写文件题名填写文件题名时，文件的正副标题要原文照录。原文标题不能揭示文件内容的，原标题照录，再依据文件内容另拟题名附后，并加“ ”。1.5 填写文件形成日期案卷起止日期或每件文件的形成时间。填写时可省略“年、月、日”字，在表示年、月的右下角加“.”号。1.6 填写文件页号填写文件页号时，用阿拉伯数字。填写每份文件材料首页上标注的页号。卷内最后一份文件要标注起止页号。1.7 备注用于填写归档文件需要补充和说明的情况。包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等等。如果有些条目须说明的情况较多，备注栏难以填写时，可在备注栏中加注“*”号，将具体内容填写入备考表中。2. 卷内备考表备考表置于盒内所有归档文件之后，用以对盒内归档文件进行必要的注释说明。备考表上设置的项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。2.1 卷（盒）内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁情况。2.2 整理人：负责整理归档文件的人员姓名。2.3 检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。2.4 立卷时间：归档文件整理完毕的日期。（四） 填写案卷封面案卷封面包括下列内容：全宗名称、类目名称、案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限、密级。1. 档案装订案卷须装订成册，某些特殊珍贵的手稿、照片等，采用卷盒、卷袋、相册等保管，在卷盒、卷袋上填写同于案卷封皮的各项。案卷装订的做法和要求是：1.1 案卷装订前，去除文件材料上的书钉、回形针、大头针等金属物，以防日后锈蚀文件材料。1.2 对于破损的文件材料须进行必要修补裱糊，对未留装订线位置或装订线上有字迹的文件材料须用无字白纸加边托裱。1.3 大张文件须折叠，使长短不齐的文件右下沿齐整。1.4 文件装订前须沿左下角对齐。1.5 文书档案采用三孔一线装订法。装订位置在左侧中部，距订口边 15 毫米。装订时须使用线绳勒紧结牢，结头打在背面，无倒置、脱漏的张页，不压字迹，不损坏文件，不妨碍阅读。1.6 图纸采用散装，折叠成 A4 纸大小后放入卷盒保存。第六条 装盒排架（一） 案卷装盒将归档档案按案卷号，件号按编号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。（二） 案卷排架1. 按“年度内容保管期限”的排列方法。2. 档案排列以每个二级类目为一个大流水号，并分别建立案卷目录。3. 声像、实物或其他非纸质载体形成的档案分类方法与纸质档案等同，单独建立案卷目录登记本，并加标识符以示区别。4. 案卷排列可采用不同色标或其它标识符号来分别标明永久、长期、短期三种保管期限，使不同保管期限的案卷一目了然，便于案卷鉴定移出。第七条 检索管理（一） 编号方法：公司档案的编号采用年度类别分类编号法（二） 类别代号：经营管理类-JG ; 基本建设类JJ ; 行政管理类XZ :财务管理类CW;人事管理类-RS。（三） 档案编号编制： 用12位代码代表，即年度（4位）+类别（4位）+保管期限（1位）+盒号（3位）；如：2012JG0110032012年经营管理类证照类永久保存档案，盒号0032012年度 / JG类别代码 / 01证照类 / 1 永久 / 003盒号附件2:档案整理流程收藏有保存价值应归档资料根据总公司档案整编规则拟定分类方案，划分大类和小类分 类案卷编目案卷排架将分类后的资料装入卷盒案卷组合按重要程度、时间或类别等对卷内文件进行有序排列卷内文件排列、编号编件、页号填写卷内目录、备考表，并在备考表上签字盖章拟写案卷题名填写案卷封面和脊背编制案卷目录附件三：档案室管理规定第一条 档案室实行专人管理，非管理人员未经许可不得入内。如工作确实需要其他人员进入库房时，必须有档案管理员陪同并始终相伴。 第二条 保管档案必须设置坚固适用的专用档案室，配备专业档案保管设备。库房应做到“八防”即：防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗，保持档案室内清洁，每周至少全面清扫一次。第三条 档案室对接收的档案应进行科学的分类、加工、整理、排列上架，并进行妥善的保管。第四条 档案室建立档案登记、统计制度，设置登记本、统计薄，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。档案管理员应认真完成档案统计表填报任务。 第五条 在整理、搬移、上架和提供利用档案过程中，要轻拿轻放，保持档案整洁。认真办理档案入库和查阅、借阅登记手续。案卷归还后，及时放回原处。 第六条 档案人员须每年对库藏档案进行检查核对，掌握档案保管情况，做到帐物相符。对破损和变质的档案，要及时进行修补和复制。24附件4归档范围及期限一级类目名称及代码二级类目名称及代码归档范围（内容）保管期限及代码经营管理类JG证照类01营业执照及各类证照，各类资质、注册资料、年检资料、公司章程等永久 1文书类02外来文件（政府与公司各部门的往来文件）和内部文件长期 2内部文件如年度计划及总结、会议纪要、公司名义对内的文件或党务、纪检、客服等各项工作形成的文件材料长期 2制度类03管理制度汇编永久 1合同类04分内部经营管理合同和业务合同两种永久 1其他类05其他需保存重要资料长期 2基本建设类JJ证照类01五证一本及其他证件永久 1 文书类02政府往来文件、开工文件、竣工文件等永久 1设计文件03图纸、变更、洽商等文件永久 1合同04施工、监理、技术服务等合同永久 1报告05检测报告、验收报告、竣工报告等永久 1仪器设备06仪器设备相关资料永久 1其他类07其他需保存重要资料长期 2行政管理类XZ文书类01外来文件或内部文件，各种信函、通知、各类装修工程报告等长期 2制度类02各类行政制度汇编永久 1合同、协议03购买、租赁、保洁、绿植等合同，各类协议永久 1企业文化类04企业获得的各种荣誉证书、奖状、奖杯、奖牌、锦旗等永久 1企业的宣传报刊、照片、声像资料等永久 1企业宣传品，产品样品，科技成果等物品 永久 1其他类05其他需保存重要资料长期 2财务管理类CW会计凭证01原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证15年 3财务报告02月、季度财务报告3年 3年度财务报告(预、决算)永久 1其他财务报告(含税收、经营、管理等统计表)15年 3会计清册03会计档案移交清册15年 3会计档案保管、销毁清册、永久 1合同04融资合同、验资报告、各类付款合同永久 1其他05银行余额调节表、银行对账单5年 3固定资产明细帐(卡片)固定资产报废清理后保管5年 3财务管理类CW其他05（续）其他需保存重要资料长期 2人事管理类RS文书类01身份证、户口本等身份证明文件的复印件员工离职后保存两年 3学历和评聘专业技术职务材料履历材料（包括个人的简历资料）；鉴定、考核、考察材料，奖励及处分材料；录用、任免、异动、离职材料；薪酬福利、社保等相关资料永久 1合同 02劳动合同员工离职后保存两年 3其他类03其他需保存重要资料长期 2附件5： 片区、部门： 档 案 移 交 表序号类别文件名称密级保存期限移交形式份数每份页数有无复印件（份数）移交人签字： 接收人签字：移交日期 ： 部门负责人签字：附件6：档案借阅登记表使用日期文件名称归档号使用部门使用人资料份数每份页数使用用途使用方式归还时间确认签字查阅、借阅、复印、调出附件7：密级档案查借阅审批表档案号名称密级使用方式使用部门使用人本 部 门 意 见档案主管部门领导意见借阅日期 年 月 日返还日期 年 月 日经办人：备 注注：1.借阅绝密资料需经所领导批准 2.使用方式有(1)查阅； (2)摘抄； (3)外借。附件8： 卷 内 目 录序号责 任 者文件编号文件题名日期页数备注附件9：档案销毁审批表档案种类保管期限立卷日期立卷部门密 级销毁日期销毁原因：档案销毁清册：（如数目多可后附清册）1.2.3.4.销毁人签字：年 月 日监毁人签字：年 月 日档案主管部门负责人审核：年 月 日公司总经理意见： 年 月 日附件10： 档案销毁清册序号文件名称案卷编号归档日期份数备注销毁原因档案员意见主管领导意见销毁人签名： 监销人签名：销毁时间： 销毁地点：