业务招待管理工作流程图.docx

业务招待管理工作流程图
业务招待管理工作流程图
业务招待管理工作流程图
部门名称层次行政总监A总部办公室总部办公室B流程名称概要各部门（项目部）C开始业务招待计划通过审批业务招待管理工作流程业务招待集团总经理D调整计划未通过责任部门E1234重新调整未通过各部门计划汇总办公室填写《业务招待申请单》相关部门5审批通过办公室678实施相关部门接待费用与信息反馈相关部门资料留存9结束节点说明
B2业务招待计划
公司大型、重要的业务招待，职能部门应会同办公室实现制定计划，并纳入季度和阅读工作计划。B3审批
职能部门会同办公室制定的招待计划应报总经理审批后方可实施。B3计划汇总
办公室负责将总经理审批的招待计划汇总，以便安排实施。C4填写《业务招待申请单》
各部门进行业务招待，应填写《业务招待申请单》，报送办公室。B5审批
各部门进行业务招待，应报行政总监审批；大型或重要的业务招待需报总经理审批实施。B6实施
经审批后的业务招待活动，即可由各部门会同办公室组织实施。C7接待费用与信息反馈
业务招待完成后，招待人员应凭《业务招待申请单》及时办理报销手续。B8资料留存
办公室将业务招待申请单等资料存档，以便查阅。
XXXXX公司业务招待管理实施细则
为进一步规范公司业务招待费管理，严格控制业务招待费支出，简化招待，根据公司生产经营需要的实际，以《XXXXX集团机关业务招待费管理办法》为基础，特制定本实施细则。
第一条业务招待费的管理原则
（一）公司机关业务招待费按年度全面预算的招待费用，实行总额控制；项目业务招待费按照国家财经制度及集团财务制度规定的计算标准结合项目实际情况计算出年度总额，实行总额控制，严禁超支。
（二）所有的业务招待均实行事前审批制度。
（三）严格遵循“必需、合理、节约”的原则，禁止利用工作之便，借业务活动之名，用公款进行私人宴请和娱乐活动。
（四）严禁以学习、培训等名义进行宴请活动和公款吃喝。与兄弟单位间业务往来一律不准宴请和送礼，不得随意进行业务招待。因工作需要确需安排接待时，经公司及项目主管领导同意方可外出接待。
（五）接待用餐严格控制陪客人数，实行对口接待，由公司相关科室及项目相关处室陪同，其他无关人员不参加，一般掌握在3人以内。
（六）公司领导、负责人及检查组到工地调研、检查工作，一律轻车简从，在工地食堂就餐；不得列队欢迎欢送，不得安排各种娱乐消费活动。
第二条业务招待费的使用范围
（一）用于上级主管部门、业主、监理、政府部门到公司及项目部检查指导工作，或因工作需要与之沟通协调工作的接待。（二）用于公司领导和项目领导外出联系工作所发生的必要招待。（三）用于公司各科室到项目检查指导工作或到兰州以外的地方公务外出及项目人员公务外出发生的就餐等必要性费用支出。
（四）用于公司及项目在节日以及主题活动组织员工举行必要的会餐。若必须举办庆典的，须先提请集团公司批准后执行。
（五）日常来人接待、会议、外出联系工作需用的招待物品产生的招待费。
第三条业务招待费审批、报销程序
（一）业务招待费由公司及项目综合办公室统一管理。（二）外出接待审批及报销程序：
1、审批程序：原则上公司及项目领导的业务招待由办公室按标准统一安排；公司各科室、项目各处室如需业务招待，由相关负责人填写《业务招待申请表》（见附表一），经办公室初审及公司主管领导或项目主管领导审批签字后安排接待工作，如遇特殊情况或在外地需进行业务招待，需经电话请示征得主管领导同意，事后补填业务招待申请表。
2、报销程序：业务招待发生后必须在3天以内进行报销，报销时需持业务招待申请表及报销凭证在办公室进行登记并填写《业务招待费报销登记表》（见附表二），履行办公室在报销单上审核签字手续，业务招待申请表交由办公室存档。财务部门要按照财务管理程序严格把关，对不符合要求的票据禁止粘贴，未经办公室负责人和领导审批签字或超出标准的业务招待费不予报销，如遇特殊情况超出标准的向此次接待负责领导说明情况，并由其在业务招待申请表备注栏签字同意后给予报销。（三）食堂招待审批、报销程序：如在项目食堂接待，接待部门负责人提出接待申请，并在《客饭派遣单签认表》上进行确认签字（见附表三），由办公室统一安排，月底食堂管理人员凭客饭派遣单办理费用补助。
（四）员工会餐审批、报销程序：由办公室提出申请并填写申请表，由公司及项目主管领导对必要性进行审核签字，办公室负责人凭申请表进行报销。
（五）招待物资审批、领用、报销程序：
1、日常管理中由后勤人员填写《招待物资购买申请表》（见附表四），经办公室初审及公司主管领导或项目主管领导审批签字后进行购买，由后勤人员登记保管。
2、招待物资领用时需填写《招待物资领用申请表》（见附表五），由部门负责人审核，主管领导审批后领用。经办人员在《招待物资领用单》（见附表六）上签字确认，如领用物资未使用完，应如数上交后勤人员，并做好核销登记。
3、办公室负责人定期对招待物资流向进行盘库核对。
4、招待物资报销需持《招待物资购买申请表》及报销凭证在办公室履行登记、审核签字手续。办公室对招待物资购买申请表存档，作为招待物资购买和数量核对的依据。
5、业务部门因工作需要需大量购买招待物资，由业务部门负责人填写《招待物资购买申请表》，经办公室初审及公司经理或项目经理审批签字后，交由后勤人员统一购买。
第四条业务招待费标准（一）外出接待标准：根据公司发布的标准严格执行。
接待对象上级单位、业务合作单位主要领导业务单位部门负责人其他工作人员桌饭标准（元/桌/10人）2500元以内1500元以内1000元以内酒水标准用烟标准备注桌饭每减少1人扣减250元桌饭每减少1人扣减150元桌饭每减少1人扣减150元400元/瓶以内200元/瓶以内150元/瓶以内30元/包以内30元/包以内20元/包以内中午接待客人一般不安排酒水，晚上接待必须使用酒水的，应提前通知办公室按标准酌情准备，原则上不允许使用酒店酒水和烟，特殊情况下需从酒店采购的，须经主陪领导同意。
（二）食堂接待标准：如安排桌饭，标准不超过20元/人（不含酒水），如需酒水办公室按标准准备；如安排工作餐，按项目部职工伙食补助标准执行。
（三）公司及项目人员公务外出餐费报销标准：公司各科室上项目检查指导工作或到兰州以外的地方办事发生的餐费，若接待单位已安排食宿，公司不再进行报销餐费；项目人员外出办事无法回项目就餐产生的餐费，按该项目伙食标准的2倍进行报销，相应其在工地的伙食补助予以扣除。
第五条业务招待费的监督
机关及项目办公室每月月底统计当月业务招待费支出，并填写《业务招待费支出月统计表》（见附表七），机关经分管机关领导或分管领导审核后提交主管领导签字，项目经项目总工或项目书记审核后提交项目主管领导签字。
第六条本细则由公司办公室负责解释。第七条本细则自201*年5月1日起正式实施。
附表一
XXXXX公司业务招待申请表申请部门申请人人数办公室负责人意见公司或项目领导意见办理结果备注
附表二日期事由XXXXX公司业务招待费报销登记表经办人数经办人申请核定标准实际发生费用备注部门事由时间标准分管领导意见附表三
XXXXX公司客饭派遣确认表
年月就餐事由标准金额派遣人签字备注人数序号日期月日月日月日月日月日月日月日
附表四
XXXXX公司招待物资购买申请表申请部门申请人物资名称及数量办公室负责人意见公司或项目领导意见办理结果事由时间预算费用（注明单价）分管领导意见备注
附表五
XXXXX公司招待物资领用申请表申请部门申请人领用物资申请部门负责人审核事由时间数量分管领导意见公司或项目领导意见备注附表六
XXXXX公司招待物资领用表日期月日月日月日月日附表七
XXXXX公司业务招待费支出月统计表序号截止本月前发生合计（元）月日月日日期月日月日本月合计（元）本年合计（元）业务招待费支出（元）购买招待物资支出（元）食堂客饭补助费用（元）备注物资名称领用数量领用部门领用人交回数量交回人备注项目主管：审核：统计：业务招待相关管理流程
一、外出接待审批流程
业务部门负责人提出申请（表一）→办公室初审→分管领导审核→主管领导审批签字→安排接待二、食堂接待审批及报销流程
业务部门负责人提出申请（表一）→办公室初审→分管领导审核→主管领导审批签字→在《客饭派遣单签认表》（表三）上确认签字→办公室统一安排→食堂管理人员凭表三报销相关费用三、员工会餐审批流程
办公室提出申请（表一）→分管领导审核→主管领导审批签字→安排会餐事宜
四、招待物资审批、领用流程
采购：后勤人员提出申请（表四）→办公室审核签字→分管领导审核→主管领导审批→物资采购→清点入库
领用：领用人提出申请（表五）→领用部门负责人审核→分管领导审核→主管领导审批→领用物资（表六）→（未用完交回）核销登记（表六）
五、招待费报销流程
经办人凭申请表（表一或表四）填报销单→在登记表上签字确认（表二）→办公室审核签字→分管领导审核→财务审核签字→主管领导审批签字→财务报销备注：
表一《XXXXX公司业务招待申请表》；表二《XXXXX公司业务招待费报销登记表》；表三《XXXXX公司客饭派遣确认表》；表四《XXXXX公司招待物资购买申请表》；表五《XXXXX公司招待物资领用申请表》；表六《XXXXX公司招待物资领用表》