会议室使用改进实施方案.docx

会议室使用改进方案
一、改进目的
开会似乎是冗长枯燥的代名词，大多数人一听到开会的消息，不是欢欣鼓舞，相反更多的是愁眉苦脸。有人曾这样描述单位开大会的场景，“开会二十分钟了，10%睡了，20%翻阅宣传材料和看手机，20%左看看右看看，20%目光呆滞，其余在上述状态中徘徊。”数据未必准确，但开会时上班族开小差、干杂事是常有的事。开会时参会人员的积极性被调动不起来，发言人阐述的会议要点也没有被有效执行，会议效率和结果转化率一直都不理想。
因此，为了改变现有的不良状况，公司决定对现行的会议室制度进行深化改革，以优化会议流程，提高会议效率，同时也期望所有的同事积极密切地配合。
二、改进对象
会议室指1号会议室、2号会议室和3号会议室。其中：1号会议室：
可容纳20人左右，空间较大，有投影仪，视频电话，适合公司会议、集体培训或部门内集体会议等；2号会议室：可容纳8—10人，空间适中，有投影仪，适合部门内部会议、员工培训和招聘面试等；3号会议室：可容纳4—6人，空间较小，适合员工工作面谈、招聘面试等。
三、实施方法
1）布置装饰会议室内部环境
1.在会议室的墙上张贴关键词海报，例如：高效、简洁、快速、精简……;2.每个会议室至少放置一盆绿植，净化空气，舒缓紧张气氛；
3.不在桌上放置太多杂乱的东西。2）制定会议室使用规范1.每次使用会议室之前必须至少提前3小时和前台预订，并明确注明使用时间；
2.严格控制会议时间，禁止拖堂，可使用闹钟来提醒会议时间，若有超时，则减少一次会议申请机会（各部门每周有三次会议申请机会）；
3.3号会议室不设置椅子，不允许携带电脑和投影仪，所有与会人员都必须站立发言、讨论，只能携带笔和纸用以记录，以提高所有人的注意力，提升会议效率；
4.所有开会的人不允许携带杯子和零食进入会议室，违者全公司通报批评，并记录到该员工的当月绩效考核中；
5.会议力求快捷简练，不拖沓，不讲废话，尽量不在会议期间讨论话题；
6.对于违反规定的部门或个人都要惩罚，违反一次，打扫一天所有会议室；对于有好的想法或做法可以提升会议室使用效率的部门或个人要提出奖励，形式可以分为物质奖励，精神奖励。3）设定会议制度，要求所有人必须建立起严格的时间观念1.申请流程
（1）部门或个人到前台处查询会议室的使用状况；
（2）部门或个人向前台申请并提出使用会议室的大小的要求；（3）前台根据部门或个人的申请需求作出安排，并记录在《会议室使用登记表》；
（4）前台将《会议室使用登记表》张贴在会议室指定位置处；（5）部门或个人按时间使用会议室。
2.交还流程
部门或个人使用完毕后，前台检查会议室，发现不按规定使用的，及时要求部门或个人改正，如部门或个人不改正，前台应及时上报人事行政部经理，做出处罚通告，对部门或个人作出处罚。
三、方案评估
第二篇：会议室使用制度会议室管理制度
会议室是公司举行会议，接待来宾的场所，为加强公司的规范化管理，特制定本规定。
一、会议室使用细则
1、会议室由人事行政部负责管理。
3、公司各部门使用会议室须提前1天告知人事行政部，办理相关手续，使用时领取会议室钥匙。
4、使用会议室的部门，必须爱护会议室的设施，保持会议室清洁。用后应及时整理：打扫卫生（包括黑板檫干净，水性笔盖好，桌椅，地面），检查安全（电源），关好窗、空调，锁好门，将钥匙交还人事行政部。
4、会议室配置一固定使用插线板，用后不能带走。
4、会议室内本公司员工不允许抽烟、嚼槟榔。不能往会议室窗台及窗外丢东西。以免造成危险，违者发现一次罚款现金50元。
5、任何部门和个人未经人事行政部同意不得将会议室的各种设施拿出会议室或转做他用。
6、会议室内的卫生每周至少要清洁一次，遇有会议时，使用部门用后应即刻清理，否则取消该部门的使用权。
8、会议室管理人员要严格室内物品的管理和维护，做到会散、人走、电源关、门上锁。
9、与会人员要爱护会议室内的公共设施，损坏赔偿，不许将室内物品移做他用。
二、本规定由人事行政部制定，经审批后自颁布之日起执行。
xxxx有限公司
2010年6月10日
第三篇：会议室使用规则会议室使用规则
1、使用人须提前一天与办公室联系、登记，以便安排使用。
2、要自觉爱护会议室的设施，不得随意搬动、拿走或损坏室内桌、椅、饮水机、茶具等物品、设施，特殊情况需要搬动的，须经会议室负责人同意，使用后归放原处。
3、要爱护会议室的卫生，严禁在地面和桌面上丢弃垃圾和污物。
4、室内禁止吸烟，禁止将零食带入会议室。
5、会议完毕，请自觉将桌椅上物品带走，地面不要留任何杂物。
6、使用后，使用人要整理会议室，关闭所有电器开关，关好门窗，并通知会议室负责人。
7、会议室如出现下列情况。如桌椅和地板损坏、划伤、磕碰；饮水机、空调、茶具等物品、设施发生损坏；桌椅未归放原处；电器开关未关闭；门窗敞开；物品发生丢失等，将追究责任人的责任，按情况赔偿。
第四篇。会议室使用通知第一条公司会议室使用由行政部统一安排。
第二条各部门如需使用会议室，应提前三日向行政部申请，会议室如需使用音响、话筒、投影设备、参会人员席位卡等提前24小时申请，便于行政部协调安排时间
第三条如果会议室的使用发生碰撞，按申请的先后顺序、会议缓急作调整。第四条会议开始前半个小时打开会议室门、窗、空调、排气扇、香薰灯、加湿器等设备。
第五条每次会议之前，申请人（部门）要对音响及有关电器设备进行一次试运行的检查以确保会议如期进行；每次会议结束后，要对音响及所有电器设备进行检查，使之处于正常状态，保证会议室设备完好，用品齐全，会议室的任何设备未经允许不得带出会议室。
第六条会议室使用期间，使用部门或个人自行负责会议室的模式安排，会议记录等会议需求，前台可协助。但所有移动过的桌椅，在会议结束后必须第一时间还原。
第七条注意保持室内卫生，禁止在会议室内吸烟、随地吐痰或乱扔杂物、废纸、饮料瓶等。
第八条完会后行政部及时检查会议室，发现不按规定使用的，及时要求部门或个人整改，未在第一时间改正的处以负激励100元。
第九条会议结束后，申请人（部门）由使用部门将桌椅还原，关好门窗，要确保做到会散、人走、窗闭、电源关、设备齐、以确保安全。
此制度自通知自发布之日起开始执行
第五篇：会议室使用须知会议室使用须知
noticeofconferenceroomutilization
为了更有效的使用公司的会议室，请遵守以下规定：
inordertomakeefficientutilizationontheconferencerooms，pleaseknowbelowguidelines：
1、所有会议室（除培训室外）由前台文员统一安排，包括预订、钥匙领取登记等。
conferenceroomsarearrangedbythereceptionistincludingreservation，keyregisterandetc.
2、在使用会议室期间，借用人或使用人应保管好钥匙，离开或外出时请将会议室的门锁好、熄灯关空调。
theusershouldkeepthekeywellduringtheperiodofusingmeetingroom，andturnoffthelightsandtheairconditionwhengoingout.
3、为防止公司的资料外泄，使用人在用完会议室后，应及时清理里面的样板、资料、白板上的字迹等，否则清洁工在早上打扫会议室时将其清走。
theusershouldcollectandclearthesles，dataandthehandwritingonthewhite-boardintheconferenceroomafteruseinordertopreventtheexposureofourcompany’sinformation.
4、不得随意使用未经预订的会议室。
donotoccupyanyconferenceroomwithoutreservation.
5、每次使用会议室的时间最长不得超过1周；如需续用需提前通知前台文员；不得私自转让钥匙给其他同事。
themaximumutilizationperiodofeachconferenceroomdoesnotexceedoneweek;theuserneedstomakerenewalfromthereceptionistifhewantstouseagain.donottransfertheconferenceroomkeytootherswithoutregister.
6、有些会议室里配备有移动白板、投影仪等，如需借用请务必通知前台文员，请勿擅自取用。
it’snotallowedtomovetheequipments（white-boards，projectors，etc）outoftheconferencerooms，andtheuserneedtoinformthereceptionistifhewantstoborrowtheseequipments.
7、凡遗失钥匙、或损坏会议室门锁的，请告知前台文员，并自行赔偿10元/钥匙或100元/锁；不得私藏或私自配会议室的钥匙，否则按员工违纪处理。
anylostofkeyordamageoflockintheconferenceroom，thepenaltyofrmb10perkeyandrmb100perlockarebearbythestaff.it’snotallowedtokeepanyconferenceroomkeywithoutauthority，otherwisethestaffwillfacethepunishmentofregulationviolation.
8、培训室和东莞会议室由hr负责，长青和上海会议室由总经理秘书负责管理。thetrainingroomdongguanconferenceroomareinchargebyhr，andchangqingshanghaimeetingroomsbythegm’ssecretary.感谢各位的配合。
thankyouforyourkindcooperation。
行政部
administrationdept
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