揭秘ERP合同签订的六大陷阱及对策.doc

揭秘ERP合同签订的六大陷阱及对策用户与软件供应商，一个买方一个卖方，为了各自的利益在合同中明争暗斗在所难免。作为用户需要注意哪些，才不会被软件供应商当作“老外”？企业选购ERP都是“大姑娘上轿，头一回”，面对陌生的ERP软件与服务，如何签订购买合同？稍不留神便会掉进软件提供商设置的陷阱中去。陷阱一：产品升级收费含混不清在合同上，只写明当前版本，没写明产品升级后，怎么办！有的软件厂商，借产品升级的机会，向客户收取版本升级费用；有的软家厂商，虽然产品升级是免费的，但是，相关个案同时要升级，就要收费。此外有些供应商，会因现在“产品还不稳定”或“现升级客户多，怕到时出现问题，维护不过来，从而影响客户系统运行”、“二次开发过多，故升级时间较长”等冠冕堂皇的理由为借口，不想或推迟为客户做升级。应对措施： 在合同上明确现在使用的版本号，以及在可预计的将来，可以免费升级几次； 由于产品自身漏洞所造成的产品升级，要能够终身免费升级，同时，相应的二次开发的个案也要做升级； 注明升级完成的时间，客户可以根据需要，提出升级的请求，公司要无条件的为其升级，并保证在提出“申请之日起XX时间内”，完成升级工作，同时，保证系统的正常运行。陷阱二：顾问费用标注不清，人员指派不明在软件厂商提供的合同上，会注明实施顾问辅导的时间及费用。但往往不会注明若项目无法按时完成时，增加的实施顾问费用如何计算？还有的ERP服务提供商，随意更改实施顾问，签合同后，让资质较浅的顾问来负责项目。曾有一家企业，因软件提供商提供的ERP产品有漏洞，顾问花了两天的时间同项目组成员才找出漏洞所在。结果，后来公司发现，这两天的时间也算在顾问的培训时间之内，就跟该对方协商，但是，因为合同没注明顾问培训时间的计算方法，所以，客户也拿他们没法。应对措施： 合同中明确实施支持的具体内容和费用； 明确负责主管和职责，并注明：未经公司同意，不得随意更换项目负责人； 明确可以享受的免费服务； 明确服务的计算方法及各方的违约责任。陷阱三：系统培训偷工减料ERP项目培训是ERP项目中非常关键的环节，关系到项目的成败，需要引起企业的高度重视。ERP培训包括高层培训、中层培训与操作员培训，各种培训的内容、侧重点各不同。有些供应商为了节省培训成本，会因高层事务繁忙而放弃对高层的培训；也会把中层培训跟操作员培训放在一起这些偷工减料的做法，都会影响ERP的培训效果。应对措施：在合同中明确供应商提供的培训课程、相应的人员，资料、费用和时间安排。一般而言，可以要求软件供应商提供一定数量的免费培训时间。尤其要注明各类培训的时间，防止顾问把培训时间挪做他用。陷阱四：二次开发漫天要价在ERP项目中，软件提供商为了避免用户过多的二次开发，一般都会注明二次开发的费用，由公司承担。但是，往往没有注明二次开发的费用如何计算。面对用户提出的二次开发需求，有些提供商漫天要价，一个小时XXX元，而一个小小的需求快则一天，慢则三天，比抢银行还赚！应对措施： 合同中明确：若是产品自身的缺陷，那么软件提供商要免费的为其修改，并要大致指明，哪些情况是产品自身的缺陷； 要争取一定的免费个案。一般来说，企业在表单上增加一些字段、修改报表的格式等等都是常见的个案，并且修改起来也是比较简单。所以，公司在签定合同时，要争取此类个案软件提供商能免费为其修改。 明确二次开发的计费标准。因为企业缺乏专业人才，所以，对此进行评估比较困难。企业可以根据代码的行数等更加量化的标准进行价格评估。最好的方法，还是在签合同前，确定需要修改的个案，直接算到合同价格中去，这样，可以争取较大的折扣。避免因供应商二次开发费用不打折而造成信息化成本增加。陷阱五：年度技术支持，服务方式避重就轻由于ERP项目比较复杂，在项目成功后，还会出现一定的问题。所以，企业一般在项目完成后，还会跟软件提供商签定年度支持服务合同。按照行业惯例，软件供应商一般按照软件使用费的百分比计算年度支持和维护费用。有些软件供应商在合同中，没有明确服务的方式，或者故意不明确服务方式；有些供应商虽然注明了服务方式，但一般都是通过电话、EMAIL、远程控制等方法提供服务，一但客户需要上门服务就要加收昂贵的上门服务费。应对措施： 合同中明确提供服务的方式，特别要注意，约定上门服务是否为免费服务，因为对ERP来说此类服务往往是必须的。如果上门服务收费，需要商定一年几次免费上门服务，超过次数的收费标准等。把主动权掌握在自己手中； 还要明确年度支持和维护费用的收取方式，是固定费用还是每年调整； 要明确具体包括哪些服务内容，如二次开发支持、升级后新功能的培训、定期培训班等等。陷阱六：新增用户许可证，购买不打折市场上大部分ERP产品按用户数量收取软件费用。用户一次性购买的用户数量越多越，优惠，但合同中往往不会标明用户数量增加所需要的费用。因此，当企业需要增加用户数量时，供应商往往一点折扣都没有，甚至会随着软件市场价格的提升，价格还会有所提高。应对措施：在签定合同时，要预计可能需要的用户数。同时，在合同中明确，以后用户数量增加所需要的费用，最理想的是争取到跟一次性购买相同的优惠价格。