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集中采购管理实施细则

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沿海绿色家园有限公司
集中采购管理实施细则
目 录
1. 总则 2
1.1. 目的 2
1.2. 原则 2
1.3. 引入标准 2
1.4. 适用范围 2
1.5. 合同分级 2
2. 集中采购的范围界定 3
2.1. 涉及部品内容 3
2.2. 主要商务条件约定 3
3. 相关人员/部门职责 4
3.1. 地区公司 4
3.2. 合资公司 5
3.3. 集团采购管理部 5
3.4. 集团工程管理部 6
3.5. 集团产品技术管理部 6
3.6. 集团财务管理部 6
3.7. 集团发展管理部 6
3.8. 集团律师 6
3.9. 分管执行总裁 7
4. 招标组织机构 7
4.1. 招标领导小组 7
4.1.1. 招标领导小组或领导职责 7
4.1.2. 招标领导小组组成 7
4.2. 评标委员会 7
4.2.1. 评委职责 7
4.2.2. 评委组成 7
4.2.3. 评委素质要求 7
5. 集中采购招标程序 8
6. 招标及评标的其它相关规定 8
7. 集中采购招标文件样本 8
8. 说明 9
9. 附表 9

沿海绿色家园有限公司
集中采购管理实施细则

1. 总则
1.1. 目的
?     经过集中和规模采购, 确保质量、 降低成本, 实现综合效能最大化;
?      建立长期战略合作联盟队伍, 提高集团的竞争地位;
?      与战略合作联盟分享其开发、 技术和服务, 使相互之间的合作达到双赢或多赢。
1.2. 原则
?      分级分类管理;
? 程序化;
? 团队决策。
1.3. 引入标准
?      中华人民共和国《招标投标法》、 《合同法》、 《建筑法》政府其它有关招投标管理规定;
?      沿海绿色家园有限公司《合同管理办法》、 《房地产开发招标管理实施细则》、 《建设工程合同计量支付与变更管理细则》等。
1.4. 适用范围
本管理细则适用于沿海绿色家园集团所有集中采购业务。
1.5. 合同分级
具体规定参见《合同管理办法》, 如下表:
合同管理分级简表
合同分级
合同标的简要说明
合同批准
A级
集中采购
分管执行总裁( 授权集团采购管理部总经理签署)

2. 集中采购的范围界定
2.1. 涉及部品内容
序号
类型
部品名称
承揽方式
1
门窗
塑钢门窗、 铝合金门窗、 玻璃幕墙
供货及安装/仅供货
2
门业
进户门、 车库门、 防火门
供货及安装/仅供货
3
涂料
外墙涂料( 或北方寒冷地区含外保温体系)
供货
4
面砖
外墙面砖
仅供货
5
屋面瓦
玻纤瓦、 英红瓦、 陶瓦
供货及施工/仅供货
6
电梯
客梯、 货梯、 扶梯、 消防梯
供货及安装
7
开关及插座
户内开关及强、 弱电插座
仅供货
8
低压配电箱
户内配电箱、 弱电箱
仅供货
2.2. 主要商务条件约定
?     集中采购产品确定按综合效能最大化确定;
?     合同采用固定单价形式, 按实结算。有条件的可采用固定总价合同;
?      产品的计量和取费原则必须按集中采购拟订的共性原则执行;
?      支付条款根据各地区公司的实际财务情况并结合行业惯例综合确定;
?      依据《工程总承包管理》的原则, 集中采购管理部品价格不包含与总包单位和其它施工单位的配合费; 集中采购管理部品的供应单位与总包单位的责任划分详见: 《总承包商对分包商的管理责任》和《分包商与总承包商的配合》。地区的总包合同条件必须符合上述要求。
?         产品的质量和验收标准按国家、 行业或当地标准执行, 但不得低于沿海产品行销策划质量标准;
3. 相关人员/部门职责
按照沿海绿色家园有限公司相关规定, 特明确本管理细则及各相关部门的职责。
3.1. 地区公司
负责制定集中采购管理部品的品质标准, 及时向集团采购管理部提报年度集中采购需求计划、 项目总施工进度计划、 集中采购需求一览表、 施工图等集中采购需要的所有材料。具体时间要求见下表。
地区上报集中采购材料的时间要求
序号
地区应上报的资料
上报时间要求
备注
1
年度集中采购需求计划
每年的4月10日前

2
项目总施工进度计划
每年的4月10日前
地区应及时将更新的计划报送集团采购管理部
3
集中采购需求一览表
供应商进场前的60天

4
集中采购材料和设备的用户需求书( 技术、 质量标准)
供应商进场前的60天

5
施工图
供应商进场前的40天

配合集中采购招议标工作, 及时、 主动地与集团采购管理部沟通; 在集中采购合同签订后一周内完成合同盖章工作, 并严格履行集中采购合同。
1)   产品技术部: 在施工图完成后的10天内将与集团产品技术管理部沟通确定并经地区总经理批准的集中采购材料和设备品质标准交项目工程部。
2)   项目工程部: 在施工图完成后的15天内将集团集中采购材料和设备汇总清单经地区总经理审定后, 报集团采购管理部, 并同时附详细的供货要求( 技术参数、 施工及工艺技术要求、 质量要求) 、 施工图纸、 与工程总承包商和其它单位的配合要求、 其它特殊要求等; 将配合集中采购项目的工作作为工程总承包商的义务在总包合同中约定清楚( 配合费统一在总包合同中考虑) , 同时地区项目工程部应当在施工过程中对总承包商的配合工作予以监督, 积极协调现场的施工配合问题。负责集中采购合同在项目中的具体实施。这是项目工程部的基本责任之一, 不得有任何推诿与推卸责任。
3)   地区可向集团集中采购管理部推荐供应商;
3.2. 合资公司
对于集团的合资公司, 除履行本《细则》第3.1条规定的责任外, 负责参与自身开发项目的集中采购部品的招标、 评标工作, 合资公司能够派二人( 技术、 商务各一人, 不能兼任) 参加评标委员会。
3.3. 集团采购管理部
集团授权执行集中采购的招议标和合同签订的业务部门, 组织和实施集中采购工作, 监督集中采购合同的履行, 主要负责:
1) 根据地区报送的集中采购管理部品清单汇总并编制计划。
2)   开拓部品供货来源, 建议策略联盟供应商。
3)   编制招议标文件, 选择招议标方案, 组织成立评标委员会和招标领导小组, 提议成员送分管执总批准。评标委员会分技术和商务两个评标组, 每组成员数3～5人。
4) 牵头招议标文件的会审和法律意见。
5)  网上发布招标信息, 收集潜在投标人名单并邀请集团其它职能部成员对潜在投标人进行考察和资格评审, 根据集体意见确定入围投标人名单。
6) 邀请合格投标人投标、 议标, 发放招议标文件。
7) 网上招( 议) 标文件组织和具体操作。
8) 组织对采购项目的投标咨询、 答疑、 开标、 评标以及商务条件和合同条款的初步谈判。
9) 组织评委进行评标, 提交评标报告, 推荐中标人并报批。
10) 采购合同填写、 合同最终谈判、 报审, 签发中标函。
11) 签订集中采购框架协议, 代地区签订采购合同。
12) 上网公布招标情况。
13) 监督集中采购合同的履行, 牵头组织集团其它职能部、 地区公司和供应商, 解决合同履行过程中出现的问题和争议。
14) 合同的主体( 供应商) 、 单价、 支付方式、 品质标准等主要商务条件和技术条件发生变更时, 负责办理合同变更手续。
15) 为集团产品技术管理部提供集团集中采购范围内中、 高档材料和设备的技术标准和市场价。
16) 编制、 更新集中采购流程、 制度、 合同模板及其它管理工具。
17)  采购结果及执行评估统计并上报(此组人不允许见供应商)。
18) 经过合作、 评估, 提出成为长期战略联盟单位的申请。
19) 经过合作、 评估, 提出列为黑名单单位的申请。
3.4. 集团工程管理部
集团集中采购评标委员会和招标领导小组成员, 协助解决有关项目的产品技术问题。集中采购合同履行过程的监督。
3.5. 集团产品技术管理部
集团集中采购招标领导小组成员, 与地区总经理和产品技术部沟通确认集中采购设备和材料的品质标准, 协助解决采购过程中的产品技术问题。
3.6. 集团财务管理部
集团集中采购招标领导小组成员。
3.7. 集团发展管理部
作为集团策略联盟战略的牵头单位, 推荐潜在的策略联盟单位参与投标, 并对集团采购部推荐的策略联盟侯选单位进行深入考察、 谈判, 确认其策略联盟资格, 签订策略联盟战略合作协议。
3.8. 集团律师
集团集中采购招标领导小组成员, 按照集团权责对集中采购过程的公平、 公正、 合理、 合法性进行监督
3.9. 分管执行总裁
　　作为分管集团集中采购业务的执行总裁, 负责审批集团集中采购评标委员会和领导小组成员名单, 并对招标领导小组确定的中标单位授权集团采购管理部总经理签订合同。
4. 招标组织机构
4.1. 招标领导小组
4.1.1. 招标领导小组或领导职责
( 1) 审核招标文件, 审查评标办法、 过程和细则的合理性和公正性;
( 2) 审查评委会提出的书面评标报告和推荐的中标候选人, 确定中标单位。
4.1.2. 招标领导小组组成
由集团: 产品技术管理部、 工程管理部、 财务管理部、 采购管理部和集团律师成员组成临时机构, 组长由集团采购管理部总经理担任, 成员数为5人。
4.2. 评标委员会
4.2.1. 评委职责
( 1) 根据评标细则, 对标书进行认真评审, 负责组织进行澄清, 完成评审报告;
( 2) 向招标领导小组报告评审意见, 推荐合格的中标人和中标备选人。
4.2.2. 评委组成
由集团工程管理部和采购管理部( 对于高盛项目增加高盛公司成员2人) 成员组成临时机构( 可聘请外脑参与) , 组长由集团采购管理部总经理任命, 分技术标( 工程管理部负责) 和商务标( 采购管理部负责) 两个评标组, 每组成员数3～5人, 总人数6或10人。
4.2.3. 评委素质要求
技术专家应当有3～5年的专业技术管理或相关业务工作经验。
商务专家应当有3～5年的相关专业工作经验。
5. 集中采购招标程序
所有项目的招标, 必须在完成签署合同的最后澄清后, 才能发出中标通知书。
( 1) 在每年度4月份收集地区集中采购计划清单并汇总;
( 2) 在与有关地区充分沟通后, 编制与审定招标文件;
( 3) 发布采购邀请公告。经过集团网站或其它有效途径发布招标邀请公告;
( 4) 供应商的选择。接受任何途径推荐的供应商;
( 5) 资格预审。采购管理部对有意向参与投标的单位进行资格预审, 并由总经理批准参加投标名单。只有经过资格预审的单位才能够参与投标, 参加每个集中采购管理部品投标的单位不低于5个, 如少于5个需报领导小组批准;
( 6) 确定投标单位和发售招标文件;
( 7) 组织召开标前会。会议主要内容为: 介绍招标工程情况; 解答投标人提出的咨询疑点; 补发招标文件的补充资料; 必要时组织投标人察看现场;
( 8) 在规定的时间收标和开标;
( 9) 评标委员会进行评标, 包括进行评标的澄清( 技术与商务) 工作, 完成评标报告, 向招标领导小组推荐中标单位和备选单位;
( 10) 按时召开招标领导小组会议, 审定中标单位;
( 11) 进行最后澄清, 完成与拟中标单位的合同谈判;
( 12) 签发《中标通知书》及签订合同。
6. 招标及评标的其它相关规定
按集团《合同管理办法》和《招标实施管理细则》执行。
7. 集中采购招标文件样本
必须按照以下样本编制招( 议) 标文件, 其中”专用条款”和”用户需求书”按实际需求情况变更。

序号
招( 议) 标文件名称
编码
1
门窗采购与安装
CGLKF-B-CG-XX-XX01
2
门业采购与安装
CGLKF-B-CG-XX-XX04
3
外墙涂料采购与施工
CGLKF-B-CG-XX-XX03
4
外墙面砖采购
CGLKF-B-CG-XX-XX07
5
屋面多彩瓦采购( 或采购与施工)
CGLKF-B-CG-XX-XX08
6
电梯采购与施工
CGLKF-B-CG-XX-XX02
7
开关及插座采购
CGLKF-B-CG-XX-XX05
8
低压配电箱采购
CGLKF-B-CG-XX-XX06
8. 说明
本管理实施细则由集团知识管理部发布, 并负责组织解释与修订, 自颁布之日起执行。
9. 附表
l 集中采购工作审批表
l 供应商投标资格预审表
l 投标单位资格预审汇总表
l 地区年度集中采购需求一览表
l　集团年度集中采购计划汇总表
l　集中采购合同审查会签表
l　集中采购合同变更会审表
l 项目对供应过程的评估表
l 供应商对项目配合度的评估表
l 列入长期战略联盟申请表
l 列入黑名单申请表
沿海绿色家园集团
8月