修订信息平台管理办法.doc

信息平台管理办法 短信平台的上线标志着公司向着信息化发展迈出了重要一步，为规范短信平台运行，保障短信及时正常发送，对外提升顾客服务品质，塑造公司良好品牌形象，特制定本管理办法。 一、职责及分工短信平台实行综合管理原则，由财务部、各店运营部、行政人事部三部门联合管理，各部门各司其职，相互协调，保障平台运行良好。各部门具体职责如下。1、财务部：财务部收银组作为平台日常使用部门，负责短信的录入及发送、销售数据整理、相关设备的保养。各店遇平台故障及网络故障需立即报组长，由各店收银组长上报行政部处理，同时做好应急处理，将销售数据录入财务表格保存，保障销售数据的准确及安全。（属于管理办法或者流程里的内容）2、运营部：各店运营部负责短信内容的编写，遇促销活动或公司统一安排时短信内容可做调整，配合促销活动的开展。同时做好顾客意见收集工作，各店将意见汇总后报行政部统一处理。3、行政人事部：行政部对接合作单位相关事宜，负责短信平台费用缴纳，平台故障时联系合作单位维修，网络问题联系网管修复。除此之外，行政部对于短信平台运行中存在的问题进行汇总，协调各相关部门解决。二、收银操作流程（不是单纯的流程，包含了操作规定的东西。建议流程利利索索的弄一个，然后有操作规范的写明操作规范）1、顾客第一次购物时，收银员录入短信平台窗口进行短信发送，顾客缴纳尾款时不再重新录入，只在尾款收缴窗口进行录入即可；2、顾客和厂商无法明确送货时间的一律填写电话沟通后送货，此类销售合同在录入时进行“B”类型单据标识，顾客在交款24小时内只会收到第一条短信内容，系统针对“B”类信息自动识别不发送第二、三条短信；3、饰品店在顾客购物交款后24小时内只发送第一条短信内容；4、短信平台录入数据不全且导出数据无法做销售数据分析统计的，收银员只对单据进行一次性录入，确保数据准确。三、短信内容1、三店短信内容：（广场、优渥、MALL店）第一次：在顾客购物交款后24小时内，温馨购物短信提醒；内容：尊敬的客户您好！您在黎氏阁家居mallXXX购买的商品已生成订单，感谢您的支持，黎氏阁竭诚为您服务400-0994-118； 第二次：在顾客购物一个月后第一周，对顾客进行尾款统一收银温馨提示；内容：为维护您的合法权益，请您将所购商品的尾款交于黎氏阁，并索要黎氏阁买卖合同，同时加盖黎氏阁售后服务章，如您对我们的产品及服务不满意请致电400-0994-118； 第三次：在顾客家具质保期到期前30天进行短信回访，提醒顾客质保期马上到期了，如有质量问题请及时致电400服务热线。 内容：亲！黎氏阁家具已经伴随您将近一年的时间，它一定为您的家居生活增添了许多美好记忆，假如它给您带来一些小困扰，请致电4000994118。2、饰品店只在顾客购物后发送第一条短信内容：尊敬的顾客您好！您在黎氏阁家居饰品店购买的商品已生成订单，感谢您对我们的信任与支持，我们将竭诚为您服务400-0994-118四、故障处理平台运行遇故障时统一报行政人事部处理，行政部需在接到报告当天联系合作单位，3天内完成修复；网络故障时报设备部维修，如设备部无力完成修复，可联系公司网管修复。如经网管判定属平台运行设备问题，需及时上报行政部由外委维修单位维修。本办法自下发之日起试行一周，如在执行中存在问题或有建议可在一周内提出，由行政部对管理办法进行补充修订。建议：1、条理性再理顺，说什么就说什么，别混淆，感觉乱2、平台维护和信息发送流程等需要细化。总体内容上还可以