集团印章使用管理办法.doc

上海建工七建集团有限公司印章使用管理办法

为加强和规范上海建工七建集团有限公司（以下简称集团）印章管理，促进集团正常的生产经营秩序，防范风险，根据上海建工集团有关印章管理规范，结合本集团实际，制订本管理办法。
一、纳入本管理办法范围的印章包括：上海建工七建集团有限公司公章及法定代表人印鉴、签名章，集团合同专用章，集团部门章、工程公司章，项目部章。
二、集团各类印章应统一刻制与发放，并按下列规定办理手续：
1、上海建工七建集团有限公司公章须经上海建工集团股份有限公司发文设立，并经上级单位同意方能刻制。具体手续由集团总裁事务部办理。
2、集团合同专用章须由集团主管部门填写《刻制印章申请表》（见附件一），经集团分管领导批准，由总裁事务部负责刻制、留有印模后发放，并做好《印章领用保管记录台帐》（见附件二）。
3、集团部门、各单位章，须经集团发文设立，由总裁事务部负责刻制、留有印模后发放，并做好《印章领用保管记录台帐》。
4、项目部章须由所属工程公司向集团企业管理部提出书面申请，经集团分管领导批准，由总裁事务部负责刻制、留有印模后发放，并做好《印章领用保管记录台帐》。
三、各类印章须由专人负责保管和按规定用印，不准随意委托他人代管或代盖公章，不准在空白的纸上盖公章。特殊情况需要在专用的空白介绍信上盖公章，应经有关分管领导批准，事后要在存根处补填使用内容。保管印章的地方，要装配牢固的锁；如有疑点，应立即向保卫部门报告。
四、单位、部门撤销或名称更改，原公章应停止使用，并交送集团总裁事务部。为防范风险，总裁事务部应对已收回且不再使用的公章和已交回集团、项目财务点交销项满一年后的项目部章，予以销毁处理。销毁前应提出申请报告，报告上应有销毁人、见证人（总裁事务部经理）、批准人（分管领导）。销毁印章清单连同申请报告交由集团档案室保管。
五、集团公章及法定代表人印鉴、签名章使用管理规定
1、各单位、各部门需用印，应由经办人填写《用印申请单》（见附件三）写清事由，并经单位或部门负责人审核审批，总裁事务部印章管理员方可用印。用印必须在《用印登记表》（见附件四）上登记，登记项目包括日期、申请用印部门（单位）、申请人（经办人）、批准人、事由（摘要）、备注。
（1）凡属公文、介绍信、统计与业务报表，工程开、竣工报告，工程质量、安全与文明施工核验或奖项申报表等用印，及不涉及集团重大事宜而需用印的，由总裁事务部印章管理员凭《用印申请单》用印。
（2）有关经济类文书用印，需经集团分管领导在《用印申请单》上签字批准。
（3）企业法人委托书、承诺书、履约担保及其它涉及公司重大事宜的文书用印，需经集团分管领导、主要领导在《用印申请单》上签字批准。
2、集团公章及法定代表人印鉴、签名章原则上不外带使用，如有特殊情况需外带，须经集团主要领导同意后，由总裁事务部印章管理员携带随往用印。
3、集团和各基层单位的公章，原则上不得在私人的有关证明、申请报告上盖章，确需盖章的，必须经总裁事务部负责人和单位领导核准后方能盖章。
六、合同专用章使用管理规定
1、“上海建工七建集团有限公司工程合同专用章”由集团合约部保管使用，适用于集团与建设单位、工程发包单位签订的建筑、安装、装饰工程承包合同及其协议等。
2、“上海建工七建集团外包合同专用章”，由集团劳务部保管使用，适用于劳务分包工程合同及二结构、总体分部位分包合同。
3、“上海建工七建集团有限公司合同专用章”（直径4.2公分）由集团合约部保管使用，适用于除京津区域外的下列事项：
⑴集团所属不具有独立法人资格的工程公司，在集团授权权限外签订的物料购销、加工承揽、设备租赁合同。
⑵ 工程分包中除劳务分包合同外的所有工程分包合同及包定额消耗合同。
⑶集团机关业务部门除合约部、劳务部所获授权范围外签订的其他各类经济合同。
4、集团各基层单位分别使用带编号的“上海建工七建集团有限公司合同专用章”仅使用于集团授权权限内的分供合同。
5、集团京津区域公司使用“上海建工七建集团有限公司合同专用章” （直径4公分），用于在天津区域内的工程总承包合同（总包补充合同）及“三外”合同的签订。
6、集团以上海建工集团股份有限公司名义总承包工程使用“上海建工集团股份有限公司合同专用章（7）”仍按沪建股七司办〔2011〕30号的规定执行。
七、项目部章使用管理规定
1、项目部章只能使用于本项目部职责范围内与业主、设计、监理、地区有关部门的技术、质量、安全和文明施工等业务联系、资料往来。不得用于对外签订经济类合同、项目结算及其它契约类文书，不得用于对分包、设备或材料供应商的债务等文书。在包定额消耗工程，涉及市场经营行为、工伤事故处理、企业品牌等事宜时必须经集团主管部门负责人书面批准方可使用。
2、项目使用印章手续
（1）以项目经理部名义发出的文件、函件，由项目经理署名后用印。
（2）项目部其他文书的用印，经项目经理批准同意后，项目部印章保管人方可用印。
（3）项目部用印必须登记，登记内容包括：用印日期、内容、印数、经办人、批准人。批准人、经办人须在登记栏内亲笔签名。
3、项目经理为项目部章管理的第一责任人，可指派专人负责日常保管、用印，并签订《项目部印章使用、保管责任书》（见附件五）。印章使用必须符合规定，对不符合使用范围和规定的用印，印章保管人应向项目经理报告并拒绝用印。
4、工程竣工（以质监站核验日为准）满半年，不论项目部是否有用印需要，项目印章须交回工程公司，由工程公司办公室负责保管。期间项目部有用印需要，由工程公司办公室代为盖印。工程竣工结算完毕，项目印章须交回集团，由集团总裁事务部负责保管。期间项目部有用印需要，凭用印申请单，由集团总裁事务部代为盖印。项目部章在项目财务点交销项满一年后，由集团总裁事务部予以销毁。
八、集团总裁事务部和工程公司办公室应定期组织对各类印章使用和管理情况进行检查，对违反印章保管和使用规定产生不良后果的，集团将追究有关责任人的经济、行政乃至法律责任。
九、本办法自颁布之日起施行。各单位和有关部门可根据本办法，结合实际情况制订实施细则，报集团总裁事务部备案。

附件一 上海建工七建集团有限公司
刻制印章申请表
申请单位
（部门）

经办人

联系电话

刻制印章

原因
□ 1、企业新成立 □ 4、企业更名
□ 2、项目新成立 □ 5、旧印章丢失
□ 3、旧印章破损、变形、不合格 □ 6、其他
刻制印章
类型

单位印章（√）
法定代表人印章（√）
部门印章
（√）
合同专用章
（√）
项目部印章
（√）
其 它
（√）

刻制印章
内容
印章名称
规格
章形
备注

审

批
部门、领导
意见（签字）
日期
备注
申请部门

分管领导

主管领导

印模
旧印模
新印模
备注

9

附件二 上海建工七建集团有限公司印章领用保管记录台帐
印章名称
领用人及日期
责任人
保管人
上交人及日期
处理状态

附件三
上海建工七建集团有限公司用印申请单
事由

用印单位或部门

用印日期

经办人：
总裁事务部负责人：
单位或部门负责人：
集团领导：

附件三
上海建工七建集团有限公司用印申请单
事由

用印单位或部门

用印日期

经办人：
总裁事务部负责人：
单位或部门负责人：
集团领导：

附件四 上海建工七建集团有限公司用印登记表
序
日期
申请用印部门（单位）
申请人
（经办人）
批准人
事由（摘要）
备注

附件五 集团项目部印章使用、保管责任书
为了加强和规范集团项目部印章的管理，确保印章正常使用和安全，根据集团印章使用、保管的有关规定，特签订
项目部印章使用、保管责任如下：
1、项目部印章只能用于本项目部职责范围内与业主、设计、监理、地区有关部门的技术、质量、安全和文明施工等业务联系、资料往来。不得用于对外签订经济类合同、协议、项目结算及其它契约类文书，不得用于对分包、设备或材料供应商的债务等文书。
2、项目经理为项目部印章管理的第一责任人，可指派专人负责日常保管、用印。以项目经理部名义发出的文件、函件，由项目经理署名后用印。项目部其他文书的用印，经项目经理批准同意后，项目部印章保管人方可用印。
3、项目部用印必须登记。登记内容包括：用印日期、文件标题、用印数、批准人、经办人。批准人、经办人须在登记栏内亲笔签名。
4、项目部印章要专门存放上锁，随用随锁，确保安全，防止丢失、被盗和被盗用，并不得交由他人代为用印。对不符合使用范围和规定的用印，印章保管人应向项目经理报告并拒绝用印。印章若遗失，必须立即上报并采取补救措施。
5、对违反印章保管和使用规定产生不良后果的，集团要追究项目经理及当事人的责任，后果严重的，将依法追究其法律责任。
6、本责任书一式三份，集团、基层单位、项目部各一份。
项目经理：
印章保管与使用责任人： 日期：