售后服务管理制度.doc

售后服务管理制度售后服务管理办法 总 则(一)本公司为求增进经营效能，加强售后服务的工作，特制定本办法。(二)本办法涉及总则、服务作业程序、客户意见调整等三章。(三)各单位服务收入的解决及零件请购，悉依本公司会计制度中钞票收支解决程序及存货会计解决程序办理。(四)服务部为本公司商品售后的策划单位，其与服务中心及分公司间，应保持直接及密切的联系，对服务工作解决的核定依本公司权责划分办法解决。(五)本办法呈请总经理核准公布后施行，修正时同。 维护与保养作业程序(六)本公司售后服务的作业分为下列四项：1.有费服务(A)凡为客户保养或维护本公司出售的商品，而向客户收取服务费用者属予此类。 2.协议服务(B)凡为客户保养或修护本公司出售的商品，依本公司与客户所订立商品保养协议书的规定，而向客户收取服务费用者属于此类。3.免费服务(C)凡为客户保养或维护本公司出售的商品，在免费保证期间内，免向客户收取服务费用者属于此类。4.一般行政工作(D)凡与服务有关之内部一般行政工作，如工作检查、零件管理、设备工具维护、短期在职训练及其他不属前三项的工作均属于此类一般行政工作。(七)有关服务作业所应用的表单(表14.6.1)规定如下：(八)服务中心或各分公司服务组，于接到客户之叫修电话或文献时，该单位业务员应即将客户的名称、地址、电话、商品型号等，登记于叫修登记簿上，并在该客户资料袋内，将该商品型号的服务凭证抽出，送请主任派工。(九)技术人员持服务凭证前往客户现场服务，凡可当场解决完妥者即请客户于服务凭证上签字，携回交于业务员于叫修登记簿上注销，并将服务凭证归档。(十)凡属有费服务，其费用较低者，应由技术人员当场向户收费，将款交于会计员，凭以补寄发票，否则应于当天凭服务凭证至会计员处开具发票，以便另行前往收费。(十一)凡一项服务现场不能解决妥善者，应由技术员将商品携回修护，除由技术员开立客户商品领取收据交与客户外，并规定客户于其服务凭证上签认，后将商品携回交与业务员，登录客户商品进出登记簿上，并填具修护卡以凭施工修护。(十二)每一填妥的修护卡应挂于该一商品上，技术员应将实际修护使用时间及配换零件详填其上，商品修妥经主任验讫后在客户商品进出登记簿上注明还商品日期，然后将该商品同服务凭证，送请客户签章，同时取回技术员原交客户的收据并予以作废，并将服务凭证归档。(十三)上项携回修护的商品，如系有费修护，技术员应于还商品当天凭服务凭证，至会计员处开具发票，以便收费。(十四)凡待修商品，不能按原定期间修妥者，技术员应即报请服务主任予以协助。(十五)技术员应于每日将所从事修护工作的类别及所耗用时间填技术员工作日报表送请服务主任核阅存查。(十六)服务主任应逐日依据技术人员日报表，将当天所属人员服务的类别及所耗时间，填服务主任日报表。(十七)分公司的服务主任日报表，应先送请经理核阅签章后，转送服务部。 (十八)服务中心及分公司业务员，应根据叫修登记簿核对服务凭证后，将当天未派修工作，于次日送请主任优先派工。(十九)所有服务作业，市区采用六小时，郊区采用七小时派工制，即叫修时间至到达服务时间不得逾上班时间内六小时或七小时。(二十)保养协议期满前一个月，服务中心及分公司，应填具保养到期告知书寄与客户，并派员前往争取续约。(二十一)维护与保养作业流程图附后。(从略) 客户意见调查(二十二)本公司为加强对客户的服务，并培养服务人员顾客第一的观念，特举办客户意见调查，将所得结果，作为改善服务措施的依据。(二十三)客户意见分为客户的建议或抱怨及对技术员的品评除将品评资料作为技术员每月绩效考核之一部分外，对客户的建议或抱怨，服务部应特别加以重视，认真解决，以精益求精，建立本公司售后服务的良好信誉。(二十四)服务中心及分公司应将当天客户叫修调记簿于次日寄送服务部，以凭填寄客户意见调查卡。调查卡填寄的数量，以当天所有叫修数为原则，不采抽 查方式。(二十五)对技术员的品评，分为态度、技术、到达时间及答应事情的办理等四项，每项均按客户的满意状况分为四个限度，以便客户勾填。(二十六)对客户的建议或抱怨，其情节重大者，服务部应即提呈副总经理核阅或核转，提前加以解决，并将解决情况函告该客户；其属一般性质者，服务部自行酌情解决之，惟应将解决结果，以书面或电话告知该客户。(二十七)凡属加强服务及解决客户的建议或抱怨的有关事项，服务部应经常与服务中心及分公司保持密切的联系，随时予以催办，并协助其解决所有困难问 题。(二十八)服务中心及分公司对抱怨的客户，无论其情节大小，均应由服务主任亲自或专门派员前往解决，以示慎重。客户投诉管理制度 客户投诉管理办法(一)目的 为求迅速解决客护投诉案件，维护公司信誉，促进质量改善与售后服务，制定本办法。(二)范围 涉及客户投诉表单编号原则，客户投诉的调查解决、追踪改善、成品退货、解决期限，核决权限及解决逾期反映等项目。(三)合用时机 凡本公司PCB产品遇客户反映质量异常的申诉(以下简称客户投诉)时，依本施行办法的规定办理。(如未导致损失时业务部或有关单位前往解决时，应填报异常解决单反映有关单位改善)。(四)解决程序 客户投诉解决流程，如表14.6.2。(五)客户投诉分类 客户投诉解决作业依客户投诉异常因素的不同区分为：1.非质量异常客户投诉发生因素(指人为因素导致)。(七)解决职责 各部门客户投诉案件的解决职责1.业务部门(1)详查客户投诉产品的订单编号、料号、数量、交运日期。(2)了解客户客户投诉规定及客户投诉理由的确认。(3)协助客户解决疑难或提供必要的参考资料。(4)迅速传达解决结果。2.质量管理部(1)综理客户投诉案件的调查、提报与负责人员的拟定。(2)发生因素及解决、改善对策的检查、执行、督促、防之提报。(3)客户投诉质量的检查确认。3.总经理室生产管理组(1)客户投诉案件的登记，解决时效管理及逾期反映。(2)客户投诉内容的审核、调查、提报。(3)客户投诉立会的联系。(4)解决方式的拟定及责任归属的鉴定。(5)客户投诉改善案的提出、洽办、执行成果的督促及效果确认(6)协助有关部门与客户接洽客户投诉的调查及妥善解决。(7)客户投诉解决中客户投诉反映的意见提报有关部门追踪改善。4.制造部门(1)针对客户投诉内容具体调查，并拟定解决对策及执行检查(2)提报生产单位、机班别、生产人员，及生产日期。(八)客户投诉解决表编号原则1.客户投诉解决的编号原则 年度()月份()流水编号()2.编号周期以年度月份为原则。(九)客户反映调查及解决1.业务部人员于接到客户反映产品异常时，应即查明该异常(编号、料号、交运日期、数量、不良数量)、客户规定，并即填具客户抱怨解决表(表14.6.3)连同异常样品签注意见后送总经理室办理。 若客户规定退(换)货数量因客户尚在加工中而无法拟定期应于客户规定 栏注明：客户加工中未拟定2.客户投诉案件若需会勘者，业务部门在未填立客户抱怨解决单前为应客户需求及保证解决时效：业务人员应立即反映质量管理部人员(或制造部品保组) 会同制造部门人员共同前往解决，若质量管理部人员无法及时前往时由总经理指派有关人员前往解决，并于解决后向总经理报告。 3.为及时了解客户反映异常内容及解决情况，由质量管理部或有关人员于调查解决后三天内提出报告呈总经理批示。4.总经理室生产管理组接到业务部门的客户抱怨解决表后即编列客户投诉编号并登记于客户抱怨案件登记追踪表后送质量管理部追查分析因素及判 定责任归属部门后，送生产单位分析异常因素并拟定解决对策，并送经理室批示意见，另依异常状况送研发部提醒意见，再送回总经理室查核后送回业务部门拟定解决意见，再送总经理室综合意见后，依核决权限呈核再送回业务部依批示解决。 5.业务人员收到总经理室送回的客户抱怨解决表时，应立即向客户说明、交涉，并将解决结果填入表中，呈主管核阅后送回总经理室。6.总经理室生产管理组接到业务部填具交涉结果的客户抱怨解决表后，应于一日内就业务与工厂的意见加以分析作成综合意见，依据核决权限分送业务 部经理、副总经理或总经理核决。7.鉴定发生单位，若属我方质量问题应另拟定解决方式，改善方法是否需列入追踪(人为疏忽免列案追踪)作明确的鉴定，并依客户投诉损失金额核算基准及客户投诉罚扣鉴定基准拟定责任部门损失金额，个人惩处种类呈主管批示后，依罚扣标准办理，若涉及行政处分则依客户投诉行政解决原则办理。8.经核签结案的客户抱怨解决表第一联质量管理部存，第二联制造部门存，第三联送业务部门依批示办理，第四联送会计科存，第五联总经理室存。9.客户抱怨解决表会决后的结论，若客户未能接受时业务部门应再填 一份新的客户抱怨解决表附原抱怨表一并呈报解决。10.总经理室生产管理组每月10日前汇总上月份结案的案件于客户投诉案件登记表会同制造部、质量管理部、研发部及有关部门主管鉴定责任归属确认及比率并检查各客户投诉项目进行检查改善对策及解决结果。11.业务部门不得超越核决权限与客户做任何解决的答复协议或认可。对 客户抱怨解决表的批示事项据以书信或电话转答客户(不得将客户抱怨解决表影印送客户)。12.各部门对客户投诉解决决议有异议时得以签呈专案呈报解决。13.客户投诉内容若涉及其他公司，原物料供应商等的责任时由总经理室会同有关单位共同解决。 14.客户投诉不成立时，业务员于接获客户抱怨解决表时，以规定收款期收回应收帐款，如客户有异议时，再以签呈呈报上级解决。(十)客户投诉案件解决期限1.客户抱怨解决表解决期限自总经理室受理起国内13天国外17天内结案。2.各单位客户投诉解决作业流程解决期限(十二)客户投诉负责人员处分及奖金罚扣1.客户投诉负责人员处分 总经理室生产管理组每月10日前应审阅上月份结案的客户投诉案件，凡经批示为行政处分者，经整理后送人事单位提报人事公布单并公布。2.客户投诉绩效奖金罚扣： 制造部门、业务部门及服务部的责任归属单位或个人由总经理室依客户投诉案件发生的项目因素决定责任归属单位，并开立奖罚告知单呈总经理核准后 复印三份，一份自存，一份会计单位查核，一份送罚扣部门罚扣奖金。(十三)成品退货帐务解决1.业务部门于接到已结案的客户抱怨解决表第三联后依核决的解决方式解决：(1)折让、赔款：业务人员应依客户抱怨解决单开立销货折让证明单一式二联，呈经(副)理、总(副)经理核签及送客户签章后一份存业务部，一份送会计作帐。(2)退货、重解决：即开立成品退货单注明退货因素，解决方式及退回依据后呈经(副)理核示后，除第一联自存督促外其余三联送成品仓储据以办理收料。2.会计科依据客户抱怨解决表第四联中经批示核定的退货量与成品退货单的实退量核对无误后，即开立传票办理转帐，但若数量、金额不符时依左列方式办理。(1)实退量小于核定量或实退量大于核定量于一定比率(即以该客户订制时注明的超量允收比率，若客户未注明时依本公司规定)以内时，应依成品退货单的实退数量开立传票办理转帐。(2)成品仓储收到退货，应依业务部送来的成品退货单核对无误后，予以签收(如实际与成品退货单所载不符时，得请示后依实际情况签收)。成品退货单第二联成品仓储存，第三联会计科存，第四联业务部存。(3)因客户投诉之故，而影响应收款项回收时，会计部门于计算业务人应收帐款回收率的绩效奖金时，应依据客户抱怨解决表所列料号之应收金额予以扣除。(4)业务人员收到成品仓储填回的成品退货单应在下列三种方式中择一取得退货证明：收回原开立统一发票，规定买受人在发票上盖统一发票章。收回注明退货数量、单价、金额及实收数量、单价金额的原开立统一发票 的影印本，且必须由买受人盖统一发票章。填写销货退回证明单由买受人盖统一发票章后签回，取得上述文献后与成品销货退回单一并送会计部作帐。(5)客户投诉解决结果为销货折让时，业务人员依核决结果开立销货折让证明单依下列三种方式取得折让证明：(1)收回注明折让单价，金额及实收单价、金额的原开立统一发票影印本，影印本上必须由买受人盖买受人盖统一发票章。填写销货折让证明单由买受人盖统一发票章后签回。 取得上述文献之后与销货折让证明单一并送会计科作帐。(十四)解决时效逾期的反映 总经理室于客户投诉案件解决过程中，对于逾期案件应开立催办单催促有关部门解决，对于已结案的案件，应查核各部门解决时效，对于解决时效逾期案件，得开立洽办单送有关部门追查逾期因素。(十五)实行与修订 本办法呈总经理核准后实行，修订时亦同。 客户投诉行政处罚准则(一)凡发生客户投诉案件，经责任归属判决行政处分，给予一个月的转售时间，假如售出，则以A级售价损失的金额，依责任归属分摊至个人或班。未售出时以实际损失金额依责任归属分摊。(二)客户投诉实际损失金额的责任分摊计算： 由总经理室每月10日前汇总结案与制造部依发生异常因素归属责任，若系个人过失则全数分摊至该员，若为两人以上的共同过失(同一部门或跨越部门)则 依责任轻重分别鉴定责任比例，以分摊损失金额。(三)处分标准如下表：(经鉴定后的个人责任承担金额)。(四)客户投诉行政处分鉴定项目补充说明：1.因票据错误或附样等资料错误遭客户投诉者。2.因财务错误遭客户投诉者。3.未依制作规范予以备料、用料遭致客户投诉者。4.经剔除的不合格产品混入正常品缴库遭致客户投诉者。5.成品交运超过应收范围未经客户批准遭客户投诉者。6.擅自减少有关生产资料者。7.业务人员对于特殊质量规定，未反映给有关部门遭客户投诉者。8.订单误记导致错误者。9.交货延迟者。10.装运错误者。11.交货单误记交运错误者。12.仓储保管不妥及运送上出问题者。13.外观标示不符规格者。14.检查资料不符。15.其他。以上一经查觉属实者，即依情节轻重予以行政处分，并以签呈呈总经理核示后会人事单位公布。 (五)行政罚扣折算：1.警告一次，罚扣400元以上。2.小过一次，以每基数罚扣800元以上。3.大过以上者，当月效益奖金全额罚扣。(六)以上处分原则，执行时由总经理室依应受处分人及情节的轻重，拟定以签呈会各责任部门，并呈总经理核示后会人事单位公布。 客户投诉经济处罚准则(一)客户投诉罚扣的责任归属，制造部门以各组单元为最小单位以归属至发生各组单元为原则。未能明确归属至发生组单元者方归属至全科。(二)业务部门、服务部门以归属至个人为原则，未能明确归属至个人者，才归属至业务部门、服务部门。(三)客户投诉罚扣方式：1.客户投诉案件罚扣依客户投诉罚扣鉴定基准的原则，鉴定有关部门或个人，予以罚扣个人效益奖金，其罚扣金额归属公司。2.客户投诉罚扣按件分别罚扣。3.客户投诉罚扣标准依客户投诉损失金额核算基准罚扣，责任归属部门的营业人员，以损失金额除以该责任部门的总基点数，再乘以个人的总基点数即为罚扣金额。4.客户投诉罚扣最高金额以全月效率奖金50为准，该月份超过50以上者逐月分期罚扣。 (四)制造部门的罚扣方式：1.归属至发生部门者，依客户投诉罚扣标准计扣该部门应罚金额。2.归属至全科营业人员，依客户投诉罚扣标准每基点数罚扣计全科每人的基点数。(五)服务部门的罚扣方式：1.归属至个人者比照制造部各科的发生部门罚扣方式。2.归属至发生部门者比照制造科全科的罚扣方式。 客户报怨解决表一式五联：业务部门总经理室(12天)质量管理单位(1天)制造单位(1天)研发部(1天)业务部门(国外12天 国内5天)总经理室(12天)呈核质量管理部业务部门制造单位会计单位 客户投诉案件登记表