婚博会接待方案.docx

永州首届婚庆博览会
接待方案
为了做好地树立鑫利酒店品牌形象，有效地带动酒店的宴会销售，为酒店创造良好的经济效益和社会效益，酒店筹划开展一次以婚庆为主题的博览会，具体方案内容如下：

一、 活动主题：
情定鑫利·浪漫今生——永州首届婚庆博览会

活动时间：2021年4月15日〔星期日〕9：00——18：00
活动地点：鑫利国际会议中心〔四楼〕
协办单位：
克徕帝珠宝城 罗曼婚纱 爱尚主题婚礼公司 永州康辉旅行社
梦洁家纺〔武陵阁店〕 丹帝龙花艺 武陵区都市花海花艺生活馆 777婚庆公司
千禧缘婚庆礼仪筹划公司 嘉年华婚庆礼服馆 好想你婚庆公司 春天百货
武陵商贸永州营销中心 喜洋洋喜铺 天德房地产 长沙飞鸟地产筹划机构
媒体支持：
平面媒体：永州日报、永州晚报
电台媒体：永州交通频道
网络媒体：永州婚庆网
参与对象：以青年男、女为主，20岁以上均可参加
参与形式：
·通过媒体宣传，有意向的客户可通过 报名参与；
·各参展商〔如婚纱影楼〕自行邀请客户参与；
·在酒店预定宴会且有预定宴会意向的客户由酒店进行邀请参与；
·通过酒店全员邀请的客户和其他摹名而来的意向客户。
婚博会职责分工：
总调度负责人：徐伟〔〕
总筹划负责人：韩智超〔6308616〕
会场布置总负责：
二、场地布置：
1、酒店前坪
大堂外横幅1条，酒店大厅设婚博会活动介绍水牌一块，国际会议中心大门口设水牌。
2、国际会议中心前坪
酒店停车场入口前坪拱门1个，空飘气球4个，停车场由丹帝龙花艺、都市花海花艺共有6台婚礼花车展示。
3、国际会议中心——四楼
四楼国际会议中心由爱尚主题婚礼公司布置，现场设立各商家和酒店的展区。
三、活动流程：
时 间
项 目
内 容
赞助单位
9:00-9:30 14:00-14:30
暖 场
播放喜庆音乐
鑫利酒店
9:30-9:45 14:30-14:45
钢琴演奏

鑫利酒店
9:45-10:00 14:45-15:00
幸运抽奖
上午、下午纪念奖各10名
鑫利酒店
10:00-10:30 15:00-15:30
婚纱模特走秀
展示婚纱6组
罗曼婚纱
10:30-10:45 15:30-15:45
幸运抽奖
上午三等奖、下午二等奖
鑫利酒店
10:45-11:20 15:45-16:20
婚礼仪式模拟秀
展示婚纱
嘉年华筹划
11:20-11:30 16:20-16:30
幸运抽奖
上午一等奖、下午特等奖
鑫利酒店
11:30-11:40 16:30-17:40
精彩节目演绎

鑫利酒店
备注：
1、 婚纱模特走秀下午15:00-15:30由筹划室外请模特，罗曼婚纱提供4套女装、2套男装免费给模特走秀，模特化装由嘉年华筹划公司赞助；
2、 婚礼仪式模拟秀上午下午分别在纪念奖10名中抽取1对作为幸运观众，模拟秀服装〔男、女各一套〕，新郎、新娘化装由嘉年华筹划公司提供，定情钻戒为克徕帝珠宝赞助的奖品，活动环节中主持人鸣谢；
3、 酒店提供的2个“神秘大奖〞贯穿全场，主持人会选择在现场观众最多的时间抽取；
4、 对婚礼模拟秀的参与观众，提供价值908元奖品〔洞庭春色白酒一对，御湖温泉票4张〕，提前在四楼国际会议中心做好水牌公告；
5、 4月11日14：00将对所有节目进行彩排。

四、奖品设置：
超值“神秘大奖〞2名：价值6888元〔湖景豪华大套间2间 御湖温泉门票10张〕
特等奖1名：价值3288元的克徕帝钻戒一枚 价值2200元鑫利酒店的套房一间
一等奖1名：价值2699元罗曼婚纱套照一套 价值500元鑫利酒店餐饮酒席代金券一张
二等奖1名：价值988元的桂林四日游 价值400元的洞庭春色白酒一对
三等奖1名：价值888元梦洁床上用品一套 价值258元的温泉票2张；
纪念奖20名：克徕帝情侣钥匙扣1个，温泉票1张；
参观来宾礼品：前100对情侣有时机得到精美玉珠手链、精美茶杯、克莱帝300元的优惠券、罗曼388元的全免套照、鑫利酒店御湖温泉免费券、喜糖等，先到先得，赠完为止。
五、宣传推广：
时 间
项 目
内 容
备 注
4月8日
永州日报
婚博会广告半版
由酒店设计投放
4月9日10日
永州晚报
婚博会广告半版
由酒店设计投放
4月9日
永州交通电台
婚博会广告
由电台设计播报
4月9日
宣传单页
婚博会广告
各合作商家店面摆放500份，酒店摆放500份
4月9日
酒店大厅POP牌
婚博会广告
婚博会活动介绍
4月10日
四楼国际会议中心舞台设计
婚博会主题广告
由爱尚主题婚庆公司设计制作，由丹帝龙对会场进行花艺设计及布置
4月10日
酒店巴士宣传
婚博会广告
绕城宣传，派人在繁华路段发宣传单
4月8日-11日
全员宣传
婚博会宣传单页
客户拜访散发200份；
每位员工邀请2名来宾参展

六、相关费用：
类 别
项 目
尺 寸
数 量
费 用
备 注
印刷品
婚博会宣传页
A4
1000份
1000元
酒店承当
入场券

500张
600元
酒店承当
媒体
永州交通电台

6次
3000元
对抵广告费
永州日报
二分之一版
1次
8000元
对抵广告费
永州晚报
二分之一版
2次
48000元
对抵广告费
喷绘
舞台布置

爱尚婚庆制作
外围广告
空飘气球

4个
600元
酒店承当
充气拱门

1个
300元
酒店承当
其他
主持人

1名/天
2000元
爱尚婚庆负责
钢琴/琴师

1名/2场
60元/场
酒店提供
模特走秀

6名
600元
酒店提供
电视台拍摄

1名
500元
酒店承当
备注：本次活动预计酒店需支出现金为3600元〔不含广告对抵费用〕
七、接待方案：
〔一〕房务部——负责人：
A、前厅部〕
1、 前厅部负责活动前期的咨询工作，活动当天来宾的引导工作；
2、 4月12日全天安排2台电瓶车轮流载客人参观别墅婚房，电瓶车装饰由嘉年华婚庆公司装饰；
3、 4月11日17：00前准备500份客房宣传资料，便于婚博会现场的展台宣传。
B、客房部〔钟宝剑〕
1、4月11日安排专人做好酒店套房及别墅的婚房特色布置，鲜花由都市花海提供；
2、4月12日全天套间安排4人、别墅安排5人轮流带着客人参观，并作好婚房介绍；
3、4月12日全天安排专人确保酒店内公共区域及卫生间卫生，特别是四楼国际会议中心会场及过道，当天必须确保4位PA在现场进行即时清扫；
4、4月11日布展当天给床上用品商家提供2.2m×2m 的4个床垫，给商家进行产品展示。
〔二〕餐饮部——负责人：林雄
1、 请做好整个活动四楼国际会议中心会场的商家区域划分〔详见会场布局图〕，提前做好布置，〔如T型舞台、签到台、饮水区、咨询台等〕，准备好婚宴宴会促销菜单及宣传册；
2、 请于4月11日全天协助各参展商家在四楼国际会议中心布展，安排活动当天的兑奖区设一楼永和厅，4月12日顺和厅供模特更衣，上午模特婚纱走秀后派专人进行服装保管，供下午酒店外请的模特试穿，确保所有的服装保存完好，〔4月11日下午14：00节目彩排，4月12日全天婚博会展示〕；
3、 负责邀请局部已在酒店预定和有意向预定宴会的客人参加婚博会，在会场设立鑫利酒店展台一个，提前准备好婚庆手册500份，国际会议中心手册500份，酒店会员手册500份，准备宽条桌2张，4张椅子，铺好台布；
4、 4月11日—12日请安排专人负责做好活动现场签到台、酒店展台、舞台、休息区、宴会台型设计的布置，请参照会场布局图，配合做好现场气氛及参展商展位布置，免费给各商家提供一张条桌3张椅子、3小瓶矿泉水、纸、笔等物品；
5、 负责做好整个活动现场和酒店餐饮展区的准备和布置工作，提前设计好6款婚宴宴会台型，并于4月10日17：00前将设计创意说明以电子文档的形式交由筹划部制作介绍牌，4月12日9：30—9：45由主持人进行讲解台型设计创意，所有设计台型于4月11日14：00前布置到位；
6、 4月12日全天安排6名迎宾员做好活动现场宾客指引及抽奖协助工作，准备好抽奖箱一个，安排4名工作人员协助保安进行检票；
7、 请于4月11日12：00前安排人员将酒店大堂钢琴搬至国际会议中心四楼国际会议中心，4月12日下午14:30-14:45钢琴弹奏表演；
8、 请于4月12日当天派8人协助市场营销部对所有观展来宾的登记、入场券发放、来宾礼品发放等工作。
〔三〕工程部——负责人：李长贵
1、请于4月10日下午安排2名工作人员协助爱尚主题婚庆公司对舞台进行布置，4月10日12：00前挂好酒店大堂外横幅；4月11日上午09：00前安装好会议中心停车场的拱门用电， 09：00广告公司会过来安装拱门；
2、请于4月11日布展当天及4月12日活动当天，彩排时间为4月11日14：00，安排专人负责彩排及活动现场的音响、灯光的调试，准备好适合婚博会主题的背景音乐，〔由筹划部刻碟〕，安排DJ师全程跟进；
3、准备无线话筒4个，主持人主持及模拟婚礼时使用，节目当天安排专人全程跟进；
4、4月12日婚博会当天暖场时，请安排专人播放喜庆音乐；
5、4月11日布展全天，请安排专人监督所有商家布展时酒店设施设备情况，以免造成酒店设备的损坏，请提前检查会场，确保活动过程中所有灯光、空调、话筒等设备设施的正常使用；
6、请于4月12日全天安排专人对借用的烟雾机、泡泡机进行开关的调试控制。
〔四〕筹划部——责任人：韩智超
1、负责媒体广告的投放设计，宣传单页的设计及制作，入场券、各商家赞助品券、酒店代金券、套房赠券的制作，〔内容详见美工单〕，要求在4月9前全部完成；
2、4月12日全天安排电视台人员进行全程拍摄，负责将婚博会广告在永州婚庆网上发布；
3、提前联系广告公司在4月11日9：00前将国际会议中心和步行街的充气拱门、空飘气球落实到位；
4、请于4月9日17：00前将婚博会具体的活动细那么制作成水牌，摆放在酒店大堂，温泉大厅、餐厅门口进行宣传，4月10日12：00前完成对大堂外的横幅制作；
5、以下是具体的宣传内容，要求4月10日17：00前完成：
拱门内容：
“情定鑫利·浪漫今生〞----永州鑫利酒店首届婚庆博览会四月十二号盛大启幕〔两个，一个放武陵阁、一个放酒店前坪〕
空飘内容：
a.热烈祝贺“情定鑫利·浪漫今生〞----永州鑫利酒店首届婚庆博览会四月十二号盛大启幕！〔三个，一个放步行街、一个放武陵阁、一个放酒店前坪〕
b.祝“情定鑫利·浪漫今生〞----永州鑫利酒店首届婚庆博览会圆满成功！〔三个，一个放步行街、一个放武陵阁、一个放酒店前坪〕
水牌内容：
A 酒店大堂：
⑴热烈欢送参加“情定鑫利·浪漫今生〞----永州鑫利酒店首届婚庆博览会的各位领导、各位新人，祝新婚快乐、百年好合！〔一块〕
⑵“情定鑫利·浪漫今生〞----永州鑫利酒店首届婚庆博览会主会场设国际会议中心二楼四楼国际会议中心加箭头〔一块〕
⑶“情定鑫利·浪漫今生〞----永州鑫利酒店首届婚庆博览会活动安排宣传水牌〔一块〕
B 国际会议中心：
⑴热烈欢送参加“情定鑫利·浪漫今生〞----永州鑫利酒店首届婚庆博览会的各位领导、各位新人，祝新婚快乐、百年好合！〔一块〕
⑵“情定鑫利·浪漫今生〞----永州鑫利酒店首届婚庆博览会主会场设国际会议中心二楼四楼国际会议中心加箭头〔两块〕
⑶“情定鑫利·浪漫今生〞----永州鑫利酒店首届婚庆博览会活动安排宣传水牌〔两块，一楼、二楼各一块〕
⑷“情定鑫利·浪漫今生〞----永州鑫利酒店首届婚庆博览会展区分布图〔一楼、二楼各一块〕
C 酒店入口岗亭处：
“情定鑫利·浪漫今生〞----永州鑫利酒店首届婚庆博览会主会场设国际会议中心二楼四楼国际会议中心加箭头〔两块〕
〔五〕、保安部——责任人：杨军
1、请于4月11日晚间加强国际会议中心的巡查工作，确保各商家的财产平安；
2、4月11日国际会议中心前坪，按照餐饮部的要求，预留6个车位，便于婚庆花车的展示，负责活动当天车辆的停放，国际会议中心前坪控制好车位；
3、活动期间请派4名保安维持现场秩序，协助餐饮部对所有来宾进行验票，另派2名固定保安着重对克徕帝珠宝展位进行严加防范，确保商品展示平安；
〔六〕总办——责任人：王燕
1、负责好此次活动的宣传报道工作；
2、请于4月12日上午8：30——18：00不定时在步行街酒店拱门广告位地方，等候观展客人，负责往返的运送观展客人至酒店国际会议中心及市区；
3、司机需提前做好车检工作，确保车辆的正常使用。
〔七〕人力资源部——责任人：廖双武
1、请于4月9日前与各相关部门协调，在4月12日婚博会上午11:30-11:40 下午 16:30-17:40分别安排吻合婚博会主题的1个节目，要求带妆表演，〔建议演唱“今天我要嫁给你了〞男女对唱歌曲〕，彩妆和服装由嘉年华婚庆礼服提供。
2、4月11日下午14：00对组织好的节目进行彩排。
〔八〕康乐部——责任人：周强
1、请在活动当天做好指引工作；
2、4月11日前领取500张免费温泉券，交由财务部，便于对当天参展来宾的礼品发放；
3、4月11日17：00前准备500份温泉、足浴宣传单，便于婚博会当天酒店展台宣传。
〔九〕计财部——责任人：周建
1、请于4月11日安排专人与市场营销部核对赞助奖品数量的清点工作，4月12日安排4名工作人员负责活动现场的抽奖票及奖品的管理和兑换工作；
2、严格按照抽奖环节进行兑换，兑换时间截止日期为4月20日，具体奖品清单附后。
〔十〕采购部——责任人：王稳
做好活动期间临时物资的采购工作。
〔十一〕市场营销部职责分工：

各商家布展负责销售代表：
刘 燕负责——克徕帝珠宝城 罗曼婚纱
毛湘华负责——爱尚主题婚礼 千禧缘婚庆礼仪 嘉年华婚庆礼服 777婚庆 好想你婚庆
牟春光负责——丹帝龙花艺 武陵区都市花海花艺生活馆
施 琼负责——武陵商贸酒业 喜洋洋喜铺
李 伶负责——天德房地产 长沙飞鸟地产筹划机构
谢 晨负责——春天百货 梦洁家纺
冯 涛负责——康辉旅行社
来宾登记：罗小明 李静 入场券发放：黄玲玲 彭燕 酒店展台： 周娟 冯涛
1、4月11日前收集各部门的宣传资料，活动当天由周娟、冯涛进行酒店资料派发，客人咨询等工作；
2、4月11日前打印好嘉宾签到表50张，按照观展来宾要求，以青年男女为主，年龄在20岁以上的做好登记，并可领取入场券1张〔按一对男女一张入场券的原那么〕，对未成年人酒店将不发放入场券，可以观展，不参加抽奖和纪念品的领取。
3、4月11日全天各销售代表与保安部、工程部、餐饮部做好商家进场布展的时间掌握，确保各商家布展用品通过统一的入口进入会场，进场布展严格要求交纳押金，通知工程部人员进行布展施工的监督工作，如有损坏将照价赔偿；
4、4月11日各销售代表将赞助奖品，统一汇总交给财务部奖品发放专人进行数量的核对及手续的办理，确保洽谈前的奖品数量。
5、由部门副经理、主管对所有活动现场的指引水牌、横幅、喷绘、签到台、兑奖区、商家布展的前期准备情况等进行严格把关，确保此次活动的流畅。
十二、特别说明
1、各部门要对此活动高度重视，接待期间注意礼节礼貌、仪容仪表，做好个性化、细微化效劳。
2、此次活动还有一些细节尚未明确，营销部将密切与各商家衔接，并第一时间通知相关部门做好准备工作。
3、各部门负责人在活动接待期间， 必须二十四小时开机，保持信息传递的畅通。

备注：以上工作敬请各部门配合，未尽事宜，将根据实际情况进行调整和另行通知！