Excel办公室文员使用小技巧PPT课件.ppt

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,高级办公应用,第三章,Excel 2000,的高级应用,1,3.1,编制工资表,教学目标,：,通过本节的学习能够在日常工作中高效的完成数据的设计、分析、管理，并能够对数据进行安全性控制。,教学的主要内容：,数据有效性设置,数据处理,打印技巧,2,3.1.1,数据的有效性,1,、,列表选择性输入,在用,Excel,进行数据处理是，有大量的原始数据需要用键盘输入。特,别是有一类数据，其值只限于几项之一，例如“性别”、“男女”、“婚否”,仅限于“是”、“否”,对于这类数据为保证快速完成数据的输入同时又,避免输入错误，我们可以采用“列表选择”的方式输入。具体操作步骤,如下：,3,（,1,）,在“工资表,.xls”,中选择需列表选择性输入的单元格区域,D3:D6,，单击“数据,/,有效性”。如右图,3-1,所示,：,图,3-1,4,（,2,）,在“数据有效性”对话框中“设置”选项卡，讲“有效性条件”设为“,序列,”，在“,来源,”文本框中输入“教授，副教授，讲师，助讲，职员”，即“职称”的所有可选项，注意各项选项之间必须用,西文下的逗号“，”隔开,，且选中“忽略空格”和“提供下拉箭头”复选框后，单击确定按钮完成设置，如右图,3-1,所示：,图,3-2,5,（,3,）,列表数据设置完毕之后，单击设置区域中的任意单元格，其右边会出现一个下拉箭头，单击下,拉箭头,，即可在数据列表中单击选择完成输入，如下图,3-3,图,3-3,6,2,、,快速标注不符合有效性规则的数据,向工资表输入数据信息时，有可能会出现输入错误，而一旦数据,有误就会影响后面公式的计算，如要保证数据输入无误，通常我们在,输入数据前，利用“数据,/,有效性”命令的方式进行数据输入有效性的炎,症，防止数据输入时不必要的错误发生。,如果已经在工资表中输入了数据，如何快速查找出不符合限定条件,的数据？其具体操作步骤如图,-GIF1,：,7,图,-GIF1,8,3,、数据有效性,列表选择是数据有效性的一种设置，数据有效性的设置方法还,有很多，例如有效性条件为“时间”，则可以设置有效时间段，不再有,效时间段内的时间将无法输入；有效性条件为“文本长度”。则可设置,文本有效长度，超过有效长度的文本将无法输入。,若想取消数据有效性设置，先选定要取消数据有效的区域，如,在图,3-2,所示“数据有效性”对话框中单击“全部取消”按钮，或者将有效,性条件改为任何值，单击“确定”完成设置。,9,3.1.2,数据处理,1,、查找数据,（,1,）使用记录单查找数据，例如在“职工工资”中查找“公积”,=120,的所有讲师的记录”，如图,3-4,：,图,3-4,10,(2),查找公式 当工作表输入大量公式后，有时候会找不到某个公式，此时按“,ctrl+”,键即可显示出工作表中的所有公式，编译查找。再按“,ctrl+”,键切换回原来的计算结果状态。,(3),快速选取包含公式的单元格 如果需要对工作表中包含公式的单元格加以保护，或与其他单元格加以区分是，可以用以下方法快速选取包含公式的单元格，具体操作如图,3-5,：,图,3-5,“编辑,定位”,单击“定位条件”,选择“公式”选项,11,2,、条件格式,在,Excel,表格中我们通常对数据进行各种各样的格式设置来美化表格。但在很多情况下，数据格式设置为有条件的，数据将按不同条件区分显示。例如将“职工工资”中“基本工资”低于,1500,元的所有记录用红色显示。,（,1,）选取待条件格式设置的单元格区域“基本工资”所在列，执行菜单,栏上“格式,条件格式”命令，打开“条件格式”对话框。如图,3-6,所示：,图,3-6,（,2,）在“条件格式”对话框中，选择、输入条件“单元格小于,1500”,；单击“格式按钮”，在打开的“单元格格式”对话框中，选择“字体”选项卡，设置字体颜色格式为“红色”，执行“确定”命令后，满足条件的记录全部用红色显示。,提示：如果要添加某种条件格式设置，单击“添加”按钮来进行设置。如果不想显示或打印的数据可将其格式设置为白色。,12,3,、获得最合适的列宽,4,、单元格中多行显示,方法一：设置单元格，如图,3-7,所示：,图,3-7,方法二：将光标定位于需要换行的单元格处，使用快捷键“,Alt+Enter”,，可实现人工换行,13,3.1.3,制作工资条,工资表制作完成后，将打印成工资条。工资条的特点是每个人的记录都,要配有工资栏目，用一般的方法并不容易，我们可以巧用排序的方法来解决。,（,1,）将“工资表”中的所有职工记录（注意：不包括工资栏目行）复制到里一,张新工作表中（如,sheet2,），并在第一列前插入一新列，冲第一名职工开始，,利用自动填充的方法输入的差数列,2,，,4,，,6,，如图,3-8,所示,在第一列前插入一新列,自动填充的方法输入,最后效果,14,（,2,）将“工资表”中的工资栏目复制到,sheet2,中最后一名职工记录之后，注意：有几条职工记录，即复制几条工资栏目，然后再利用自动填充的方法输入等差数列,1,，,3,，,5,，如图,3-9,所示,图,3-9,（,3,）选定整个数据区域，按,A,列的序号数据升序排列。排好后将,A,列的序号,数据删掉即可得到所需工资条，如图,3-10,所示：,图,3-10,15,3.1.4,表格打印技巧,1,、表格的缩放,一个表格，一页多一点要缩为一页，除了可以调整也边距外，还可以用,Excel,里提供的缩放功能实现。,单击菜单栏上“文件,/,页面设置”命令，在“页面”选项卡中，选中“调整为”单,选项，输入适当的页数“,1”,，如图,3-11,所示：,如果有一个工作表数据较多，需要使用,A3,的执行才能在一页全部显示，而当前的,打印机（例如,hp LaserJet1010,）最多只能,打印,A4,的纸张。此时可以使用缩放打印的,功能：在“页面”选项卡中单击“选项”按钮，,如图,3-11,所示，打开“,hp LaserJet1010,属,性”对话框并选择“纸张”选项卡，在“打印纸,尺寸”下拉列表框中选择,A4,值上打印,A3,纸型,的工作表。,图,3-11,16,2,、表格栏目的冻结,如果一个表格由很多页，当我们上下浏览表格时，第一页能够看到表格栏目,，后续页看不到，但往往后续各页也需要显示表格栏目，此时我们可以冻结栏目,。其具体操作如下：,（,1,）单击菜单栏上“窗口,/,拆分”命令，界面上出现拆分条，将拆分条拖到栏目,下。如图,3-12,所示,（,2,）单击菜单栏上“窗口,/,冻结窗格”命令，则栏目一行被冻结。当拖动滚动条,浏览时，栏目不会动，各页均能看到栏目。,提示：,要“撤销窗口冻结”或“撤销拆分窗口”，点击“窗口,”,命令，选择相应,选项命令即可。,17,栏目冻结只适用于屏幕显示，并不能用于打印。若打印时希望每页表格都,有栏目，必须在“页面设置,”,中进行调整。具体操作如下：,执行菜单栏上“文件,/,页面设置”命令，在“页面设置”对话框中选择“工作表”,选项卡，在“顶端标题行”编辑框中输入“,$1,：,$1”,，单击“确定”完成设置。,如果想打印“行号列号”，在“工作表”选项卡中选中“行号列标”复选框。如,图,3-13,所示：,3,、表格栏目的重复打印,图,3-13,页面设置,注意：,“,$1,：,$1”,表示第一行，同理“,$A:$A”,表示第一列，“,$1,：,$2”,表示第一行,和第二行,18,3.2,数据统计与分析,教学目标：,通过本节学习，掌握数据透视表的基本结构，并能够运用数据透视表,和透视图对,Excel,工作表中格的数据根据实际需要重新组织与统计分析。,教学主要内容：,创建数据透视表,使用数据透视表分析数据,创建数据透视图,发布分析结果,19,3.2.1,创建数据透视表,1.,数据图示表,数据透视表是,Excel,提供的强大的数据分析处理工具。他能够对数据,进行交叉分析，可以转换行和列以查看眼数据的不同汇总结果，可以显,示不同页面以筛选数据，还可以根据需要显示所选区域中的明细数据，,非常便于在一个清单中重新组织和统计数据。,数据透视表主要组成：,（,1,）字段：在数据透视表中被指定为行方向的源数据库中的字段。,（,2,）列字段：在数据透视表中被指定为列方向的源数据库中的字段。,（,3,）数据字段：含有数据的源数据库中的字段项，提供要汇总的数,据值。,（,4,）页字段：在数据透视表中被指定为页方向的源数据库中的字段。,允许筛选整个数据透视表，以显示单项或所有项的数据。,20,2.,创建数据透视表,创建数据透视表的操作比较复杂的，为方便用户使用，,Excel,提供了,数据透视表和图表报告。通过次向导将数据源进行交叉制表和汇总，并,重新布局、计果，最终可以将平面的工作表数据转换为立体的分析结果,，具体操作步骤如图,3-14,所示：,21,图,3-14,22,3.2.2,使用数据透视表分析数据,原始的数据源清单记录了销售的详细内容，但只是一个流,水账式的工作表虽然可以使用筛选、分类汇总等技术手段,对工作表中的数据进一步分析但很难得到更灵活、更丰富,的分析结果。建立数据透视表后，对当前生成的数据透表,进行操作，可以获得需要的分析数据。,23,1,、筛选数据,（,1,）显示页字段筛选数据，如图,3-15,所示,图,3-15,24,（,2,）显示行字段筛选数据，如图,3-16,所示,（,3,）显示列字段筛选数据，如图,3-17,所示,图,3-16,图,3-17,25,2,、更改数据透视表的布局,创建数据透视表后。,Excel,自动打开“数据透视表”工具栏（或单击“,视图,/,工具栏,/,数据透视表”命令，也可打开“数据透视表”工具栏），如,图,3-17,所示：,图,3-18,“数据透视表”工具栏,使用该栏可对数据透视表进行板式布局、数据更新等修改。修改数据透视表版式布局包括更换、增加、移动表结构中的字段等。,26,3,、,创建销售月报表,在原始的数据表中，销售数据是按照具体日期填写的，而利用数据透,视表还可以制作日报表、月报表、年报表等。现以创建销售月报表为例,，说明数据透视表的使用。如图,3-19,所示：,27,图,3-19,28,4,、重新设置汇总方式,创建的数据透视表默认的汇总方式是“求和,”,重新设置汇总方式可以通,过“数据透视表”工具栏中的“字段设置”按钮。其具体操作如下：,单击汇总方式单元格区域的任意单元格，选择“数据透视表”工具栏中,的“字段设置”按钮，打开“数据透视字段”对话框，重新输入新字段名称，,选择新的汇总方式，例如求最大值。如图,3-20,所示。单击确定完成设置，,即按新的汇总方式进行汇总。,图,3-20,29,5,、更改数据,数据透视表的数据来源于数据源，不能再透视表中直接,修改数据。数据清单中的数据改变了，透视表中的数据必,须执行更新数据操作才能刷新。具体操作如下：,数据源清单中的数据改变后，单击“数据透视表”工具栏,中的“更新数据”按钮；或执行菜单栏上“数据,/,更新数据”,命令均可自动更新数据。,30,3.2.3,创建数据透视图,数据透视表是用表格的形式来显示和分析数据。而数据,透视图则是通过图表的方式来显示和分析数据。,对于数据工作表，创建数据透视图的过程和创建数据透表相似，不同之处是在“数据透视表和数据透视图向导,-3,步骤之一”的对话框中选择报表类型为“数据透视图”，如图,3-21,所示。,图,3-21,31,对于创建好数据透视表的工作表，可以直接单击“数据透视表”工具栏中的“图表向导”按钮，块数创建数据透视图如图,3-22,所示。,图,3-22,32,在数据透视图上同样可以像数据透视表一样方便的进行,调整（行字段、列字段、页字段都有相应的下拉箭头），,调整结果会通过透视图表示出来。并且数据透视图会随着,数据透视表中数据的变化而自动改变，具有自动更新功能。,33,3.2.4,发布分析结果,数据透视表除了可以在,Excel,工作表中更实用个，还可以发布成交,忽视的,web,页，通过,IE,浏览器对数据透视表尽心个查看和操作以“药,品销售报表”为例将数据透视表发布到网上。其具体操作步骤如下：,34,（,1,）在“药品销售报表”工作表中，选择菜单栏上“文件,/,另存为,web,页”命令，在“另存为”对话框中，如图,3-23,所示，选择保存选项区域中的“选择工作表”单选项，并选中“添加交互”复选框，单击“发布”按钮。,图,3-23,35,（,2,）在打开的“发布为,web,页”对话框中个，选择发布内容为“数据透视表”，在“添加加护对象”下拉列表中选择“数据透视表功能”，如图,3-24,所示，输入、保存文件名后，单击“发布”按钮进行那个网页发布。,提示：,在,IE,浏览器中用户可以像在,Excel,工作表中一样对数据透视表进行操作。,图,3-24,36,