汽车工程学院办公室职责.doc

汽车工程学院办公室职责
汽车工程学院办公室工作职责
(试行）
一、办公室主任工作职责
1、当好院长的助手，做好上下协调工作；及时向领导汇报情况或向下传达领导的要求。
2、协助院长做好日常工作,协调各部门之间的关系，布置、检查系办各岗位人员的工作。
3、负责做好校内外来访人员的接待工作.
4、负做好本院行政办公用品的审核及购置工作.
5、负责学院岗位津贴的申报及结算工作。
二、教学秘书工作职责
  1、负责与学校教务处联系沟通，做好教学相关文件的上报、下发等工作。
  2、根据学院领导安排处理教务处交办的临时性工作。
  3、根据教学计划、学校和汽车工程学院要求，协助主管领导定期进行教学检查和督导;对在教学检查中发现的问题进行归纳汇总后，撰写检查报告.
  4、按照要求做好教师评学、学生评教及教学检查等工作。
  6、根据学校安排，按时完成教务系统信息录入及教学环节设置工作.
  7、按照教务处要求做好每学期考试的考场安排、监考安排和汇总试卷等工作.
  8、按照教务处和学院的有关规定，协助学院领导对学生转专业进行审核，协调有关部门处理所涉及到的学籍变动，及时记载学生成绩变动情况。
9、协助办公室主任做好秘书工作的规范化、制度化、合理化建设。
10、完成领导交办的其他工作。
三、行政秘书工作职责
1、负责对外联络、接待工作,处理办公室日常事务.
2、认真做好学院的行政办公用品的领用、保管及发放工作.
3、负责开具并保存介绍信、各类证明、便签等。
4、及时准确向本系有关人员传达学院或有关部门的通知和每周的会议安排，负责收发信件、接听电话并落实待办事请。
5、负责做好学院各类重要数据的收集、整理、汇总和分析，负责各类上报材料中有关数据的审核工作。
6、协助办公室主任，做好学院领导的各项服务工作；负责行政部门和兄弟部门的领导来院参观的联系和接待工作。
7、按年度整理、移交相关工作的档案资料。
8、负责院办公会议的材料收集、整理工作,做好会议记录及简报等.
9、负责学校各职能部门上报、下发的各类文件校核、修改、传达等工作.
10.负责汽车工程学院教师档案的建档及完善工作.
11。负责汽车工程学院教学基本数据库采集工作.
12。负责办理需要外出实习学生的离校手续。
10、完成领导交办的其他工作。

汽车工程学院
二〇一三年十一月二十一日

汽车工程学院办公室公章使用规定
(试行)
一、总则
公章是汽车工程学院在职权范围内进行公务活动、行使职权的重要标志.为加强公章的使用和管理，确保公章的正确使用，提高公章使用的严肃性、合法性,特制定本制度。
二、职责
1、汽车工程学院院长负责行政公章的使用审批工作。
2、汽车工程学院党总支书记负责党总支公章的使用审批工作。
3、公章管理员负责公章的保管和公章使用的审核、记录工作.
三、使用规定
1、汽车工程学院的公章主要包括汽车工程学院行政公章、党总支公章。
2、各类公章应指定专人保管.使用院行政公章，须经汽车工程学院党政联席会议或院长批准或授权，除院长及被授权人外，其他任何人不得擅自使用公章。
3.使用院党总支公章,须经汽车工程学院党支部会议或院党总支书记批准或授权,除书记及被授权人外，其他任何人不得擅自使用公章.
3、严禁填盖空白证明及介绍信等文件；因工作特殊确需开具时，须经院长批准方可盖章。
4、公章的使用由保管人员负责，严格审批制度。
5、公章一般不得携带外出使用,如遇特殊情况,需携带公章外出,必须经院长批准,并由公章保管人携章随同。
6、以汽车工程学院名义签定的文件、证明、介绍信等，由院长审核并同意后方可盖章.
7、私人取物、取款、挂失、办理各种证明，需用单位介绍信时,由院长严格审批，符合要求方可盖章。
8、公章应及时清洗，确保公章清晰、端正。保管人要严格妥善保管公章，严防随意放置和丢失。