DB3403∕T 11-2022 党政机关办公用房档案管理规范(蚌埠市).pdf

01.140.30 A 14 安徽省蚌埠市地方标准 DB 3403/T 112022 党政机关办公用房档案管理规范 2022-11-16 发布2022-12-16 实施蚌埠市市场监督管理局发 布 DB 3403/T 112022 I 前言 本文件按照GB/T 1.12020标准化工作导则 第1部分：标准化文件的结构和起草规则的规定起草。请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。本文件由蚌埠市机关事务管理中心提出。本文件由蚌埠市机关事务管理中心归口。本文件起草单位：蚌埠市机关事务管理中心、蚌埠市市直机关房产管理直属中心、安徽省质量和标准化研究院。本文件主要起草人：金祝峰、戴树玲、李占兵、马筱曼、朱焕密、单凤霞、程宁。DB 3403/T 112022 1 党政机关办公用房档案管理规范 1 范围 本文件规定了党政机关办公用房档案的管理职责、档案库房要求、档案管理人员配备、归档要求、归档流程、档案保管、档案利用、档案鉴定销毁、档案信息化、监督管理。本文件适用于市本级党政机关办公用房档案管理工作，县区可参照执行。2 规范性引用文件 下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。GB/T 18894-2016 电子文件归档与电子档案管理规范 DA/T 31 纸质档案数字化规范 DA/T 62 录音录像档案数字化规范 JGJ 25-2010 档案馆建筑设计规范 3 术语和定义 下列术语和定义适用于本文件。3.1 案卷 file 办公用房管理过程中形成的业务资料组合成的档案保管单位。3.2 立卷 filing 将办公用房业务资料按形成规律和有机联系组成案卷的过程。3.3 办公用房档案 archive of office premises 权属统一登记在本级机关事务管理部门名下的办公用房，在建设、权属、配置、使用、维修、处置等管理工作中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的载体材料。3.4 权属档案 ownership archive 办公用房在权属登记、调查、测绘、转移、变更等工作中，形成的记载证明房屋所有权及土地使用权权属来源、变更情况等内容的文件材料。3.5 建设工程档案 construction project archive 办公用房在新建、改建、扩建、翻建和维修改造等建设过程中形成的文件材料。3.6 使用管理档案 archive of office premises management 办公用房在分配、调整、维护、使用及处置等日常管理过程中形成的文件材料。DB 3403/T 112022 2 4 管理职责 4.1 党政机关办公用房管理机构应设置档案管理部门（以下根据需要简称“档案管理部门”），负责党政机关办公用房档案（以下根据需要，简称“办公用房档案”或“档案”）的接收整理、统一保管、使用和管理等日常工作，负责档案库房管理，建立办公用房档案总台账，制定办公用房档案管理制度，协调档案业务主管部门。4.2 办公用房使用单位负责本单位办公用房档案的收集、整理、归档、移交、分存、利用工作。5 档案库房要求 5.1 库房设计应执行 JGJ 25-2010 中 4.2 条档案库的规定。5.2 档案库房的设置应当避开低洼地带，选择地势较高、场地干燥、排水通畅、空气流通和环境安静的地段。5.3 档案库房应当与其他技术用房及办公室加以区隔，位置宜设置在建筑物各楼层平面的中间。5.4 档案库房净高不应低于 2.60 m，当有梁和通风管道时，局部净高不应低于 2.20 m。5.5 档案库房应当坚固耐用。档案库房楼面均布活荷载标准值应不小于 5 kN/m2（约 500 kg/m2），采用密集架时，应不小于 8 kN/m2（约 800 kg/m2）。档案库房设置于既有建筑物时，档案及相关设施的总载重，应不超出其楼地板设计载重。如超过地板设计载重时，应当按照实际需要，进行结构补强。5.6 档案库房的墙壁及地板应做防潮处理，库房内不应设置消防以外的给水点，顶部应避免水管等管线通过，上下水立管不应安装在与档案库房相邻的内墙上。5.7 档案库房的隔墙应当采用不燃材料及甲级防火门窗，其地板材质应当具备防火功能。但档案库房设置于既有建筑物，在改建隔墙、防火门时，应当加强防火设施。5.8 档案库房墙壁、门窗及楼地板不能留有缝隙、孔洞，库房门与地面的缝隙不应大于 5 mm。5.9 档案库房应当减少外窗的装设；必须装设的，应当加装窗帘、遮阳板等遮阳设备。5.10 档案库房应当配置应急灯。6 档案管理人员配备 6.1 档案管理部门应按照档案数量多少核定、配备相应数量的档案管理人员，管理人员原则上为在职在编人员。6.2 档案管理人员应具备专科以上文化水平，并定期进行岗位培训和继续教育。6.3 档案管理人员应遵纪守法、忠于职守；掌握档案管理的专业知识，熟悉办公用房管理和档案管理的各项法律法规及政策；能灵活运用档案专业知识和技术规范对档案进行科学管理、利用。7 归档要求 7.1 总则 归档的办公用房资料,应当做到内容完整、数据准确、表格填写清楚规范、图形清晰、声像资料能够正常使用，真实反映办公用房及其变动的实际状况。7.2 归档范围 7.2.1 归档范围包括办公用房在工程建设、权属登记及使用管理过程中直接形成的具有保存价值的业DB 3403/T 112022 3 务文件。7.2.2 办公用房工程建设档案的归档范围包括：a)项目立项申报文件和批复；b)项目用地批准文件、建设用地规划许可证；c)规划意见书及附图、方案审查意见或方案复函、建设工程规划许可证及附图，建设工程规划核实合格证，建筑工程施工许可证；d)年度投资计划、初步设计和投资概算申报文件及批复；e)竣工结（决）算报告；f)竣工图及设备技术说明书、试运行报告；g)工程建设档案验收合格备案文件、管线测量资料及竣工验收报告；h)其他相关材料。7.2.3 办公用房权属档案的归档范围包括：a)产权单位的统一社会信用代码证书、不动产权证书等；b)办公用房买卖、转让、析产、置换等有关材料，房地产调拨凭证、有关部门房产转移的上级批件或会议纪要等；c)房屋及其所占用的土地使用权权属界定位置图，房地产分幅平面图、分丘平面图、分层分户平面图等；d)其他有关办公用房的权属来源资料。7.2.4 办公用房使用管理档案的归档范围包括：a)调剂、置换、租用申请及批文；b)使用协议；c)采取调剂使用、转换用途、置换、出租、拍卖、拆除等方式处置利用的有关资料；d)其他办公用房使用管理相关资料。7.2.5 其他有价值的需要保存的资料。7.3 归档工作要求 7.3.1 归档的纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。元数据、背景信息等应与相应的电子文件一起进行归档。7.3.2 对归档范围内的文件材料要以文书档案、房管档案、实物档案等类别进行分类归档。7.3.3 文书档案应在第二年 6 月底前归档完毕。其他门类和载体档案的归档，按有关规定执行。7.3.4 遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间有机联系，区别不同价值，进行科学管理，充分利用。8 归档流程 8.1 收集 8.1.1 办公用房相关工作完成后，相关业务经办人应及时收集办公用房管理过程中的资料，并及时移交档案管理部门。8.1.2 任何人不得将办公用房业务管理资料据为己有或者拒不归档。8.1.3 收集的文件材料（含电子文件）必须齐全完整。应当立卷归档的材料实行立卷制度。8.1.4 归档文件材料的制作和书写要适宜长期保存，不应使用圆珠笔、铅笔和复写纸。8.2 档案的整理 DB 3403/T 112022 4 8.2.1 办公用房纸质档案立卷宜按一房一卷的要求建立。8.2.2 整理档案要按照文件材料形成的过程，保持有机联系，区分价值，分类整理，做到无积存零散文件，案卷质量符合业务规范要求。8.2.3 档案分类方案一般采用年度、机构（或房产）、保管期限等分类项进行复式分类，有专门规定的，从其规定。8.2.4 文书档案、照片档案、录音档案、录像档案、实物档案一般以件（张）等为单位进行整理。其他门类档案根据需要以卷或件为单位进行整理。整理方法分别按照相应要求执行。8.2.5 纸质档案资料的整理项目包括：文件资料的排列与编号、卷内文件目录和备考表的编制、档案的装订立卷、卷皮和档案盒的装盒、档案的入库排列。相关整理方法见附录 A。8.3 归档审核 8.3.1 归档文件材料应当为原件。8.3.2 档案管理部门应当对归档的办公用房管理资料进行审核，不符合要求的，不予接收。8.3.3 档案管理人员对不符合要求的档案，应要求移交人员重新整理后再移交。8.4 档案移交 8.4.1 移交登记要本着实事求是的原则，做到账物相符、账表相符。8.4.2 在办公用房业务管理过程中形成的，反映本单位工作活动，具有查考利用价值的业务、文书等各门类和载体的文件材料，应移交办公用房档案管理部门集中管理。8.4.3 移交的档案资料要保证按归档要求，做到整理规范，并编制好移交清单，移交档案时，移交清单(含电子档)一并移交。8.4.4 移交办公用房管理资料应当办理交接手续。经审核符合要求的，档案接收人员与移交人员在移交清单上签字，各存一份。9 档案保管 9.1 基本要求 办公用房档案应当保存于符合档案安全保护技术标准的专用库房，使用密集架保管办公用房档案，使用专门图柜保管地形图、地籍图等图纸资料，并保持规定的温湿度，做到防火、防水、防盗、防尘、防光、防霉、防潮、防虫、防高温、防有害气体等“十防”，保证办公用房档案的安全和正常使用。9.2 检查 档案管理人员应当定期检查办公用房档案。对破损或者变质的档案资料，应当及时修复。档案毁损或者丢失，应当采取补救措施。9.3 保密要求 9.3.1 档案原则上不得外借。9.3.2 非工作人员不得随便进入档案库房。9.3.3 档案管理人员和利用人不得擅自摘抄、翻印、复印、公布和提供档案，不得隐匿、出卖档案。10 档案利用 DB 3403/T 112022 5 10.1 办公用房档案管理部门应编制案卷目录，并根据需要编制索引文件目录，方便查找检索。10.2 除法律法规规定情形外，办公用房档案不得借出。10.3 市机关事务管理部门因工作需要调阅办公用房档案的应按规定办理手续，并进行查阅登记。10.4 外单位利用档案的，需持有单位介绍信，并按规定办理手续后，方可利用档案。10.5 利用档案应确保档案的完整和安全，不得擅自抄录、复制，不得勾画、转借、涂改、伪造、损毁和丢失，不得遗失、拆散、调换、抽取、污损档案。10.6 办公用房档案调出库房时，管理人员应在调出档案位置放置代卷卡，办公用房档案归还时，应在认真清点和检查办公用房档案状况后，将所归还办公用房档案放回原处并撤除代卷卡。10.7 电子档案的利用应符合下列规定：a)电子档案的利用应严格遵守国家相关法律法规；b)应根据工作岗位、职责等要求在电子档案管理系统为利用者设置相应的电子档案利用权限；c)利用者应在权限允许范围内检索、浏览、复制、下载电子档案、电子档案组件及其元数据；d)电子档案及其元数据的离线存储介质不宜外借，其使用应在档案管理部门的监控范围内。11 档案鉴定销毁 11.1 档案管理部门应确定不同类型的办公用房档案的保存期限，档案鉴定的标准和时间要求。办公用房权属档案和永久保存的办公用房档案原则上不得销毁。按保存期限保存的档案鉴定后按程序销毁。11.2 档案管理部门应成立档案鉴定销毁领导机构，负责档案材料审核和安排监销人。11.3 应定期对超过保管期限的档案进行鉴定。填写档案鉴定表，并由鉴定销毁领导机构逐一审核，确认无误后，签署意见。11.4 鉴定工作完成后，对所要销毁的档案出具鉴定小结和销毁报告，鉴定小结和销毁报告批准后，对确无保存价值的档案进行登记造册，经批准后销毁。11.5 销毁档案应由专人负责，应指定两人负责监销，防止档案遗失和泄密。监销人要在销毁清册上签字，留底备查。11.6 鉴定表、销毁清册、销毁报告等有关文件应归档保管。11.7 电子档案销毁应参照前款档案销毁审核程序；除在指定场所销毁离线存储介质外，还应确保电子档案和档案数字复制件从系统中彻底删除；销毁时应留存电子档案和档案数字复制件元数据，并在管理过程元数据、审计日志中自动记录销毁活动。12 档案信息化 12.1 档案管理部门应当配备满足档案信息化管理需要的网络基础设施、系统硬件、基础软件、安全保障系统、终端及辅助设备，并适当冗余、方便扩展。12.2 办公用房业务管理信息系统宜具备电子资料归档功能，明确电子资料的归档范围、时间、程序、接口和格式等要求，为电子档案管理信息系统提供数据接口。该系统电子文件归档功能应符合 GB/T 18894-2016 中 5.1 规定。12.3 电子文件的收集与整理，电子档案的存储、备份和利用，电子档案的鉴定与审查、电子档案的转换与迁移应符合 GB/T 18894-2016 的规定。12.4 重要的传统载体档案可进行数字化存储，纸质档案数字化按 DA/T 31 的规定执行，录音录像档案数字化按照 DA/T 62 的规定执行。其他传统载体档案数字化参照有关规定执行。12.5 应统筹开展传统载体档案数字化、电子文件归档与电子档案管理的安全保密工作，确保档案原件和数字化档案信息的安全，采取有效措施严防信息篡改、丢失、外泄。DB 3403/T 112022 6 12.6 电子资料归档应附带说明文件，对电子档案的内容、创建时间、存储格式与文件类型、保管期限等加以说明；归档的电子资料基础信息应完整、准确和有效。12.7 存储电子档案的载体上应注明检索标识，检索标识一般包括载体序号、类别号、保管期限、存入日期等项目。12.8 电子档案移交应严格履行移交手续，与纸质资料逐件比对，逐份办理移交登记，交接双方需签字并加盖公章，电子资料没有对应纸质资料的不予接受。12.9 在接收电子资料载体时，由电子资料形成部门按照规定的项目对电子资料的准确性、完整性、可用性及安全性进行检验。12.10 档案管理部门应采用安全的网络和存储介质实施电子档案管理。可采用磁带、一次性刻录光盘、硬磁盘等离线存储介质对电子档案实行离线备份。12.11 有专业电子档案管理信息系统的，其基本功能和可选功能应符合 GB/T 18894-2016 中 5.2 的规定。13 监督管理 市机关事务管理部门应对下列事项实施监督：a)档案管理制度是否符合国家统一的档案工作规章制度要求；b)档案管理设施设备和保管条件是否符合关于安全保管档案的要求；c)应归档的文件、记录、数据材料是否纳入归档范围；档案是否齐全、完整、真实、可用；档案是否得到安全存储和有效利用；d)档案工作责任主体及档案人员履职情况；e)其他贯彻实施档案法律法规情况。DB 3403/T 112022 7 A A 附录A （规范性）档案整理 A.1 基础整理工作 A.1.1 卷内文件的排列 档案卷内文件排列应按照办公用房建设、权属登记、使用等过程相关业务文件形成时间先后及文件主次关系为序。A.1.2 卷内文件页号的编写 A.1.2.1 编写页号一律使用阿拉伯数字，起始号码从“1”开始。A.1.2.2 单面书写的文件在右上角编写页号；双面书写的文件，正面文件在右上角编写页号，反面文件在左上角编写页号。A.1.2.3 封面、卷内目录、卷内备考表不编页号。A.1.3 卷内文件目录的填写 A.1.3.1 顺序号：按卷内文件的排列顺序，给每份文件编一个顺序号。不重复，不遗漏。A.1.3.2 文件名：填写文件自身的标题，不得随意更改和省略。如文件没有标题，应根据文件内容准确、简练地拟写一个标题。文件名栏内不允许填“其他”。A.1.3.3 页号：填写文件实际所在的页号。如文件有多页，应明确填清“XX-XX”页，不得只填文件第一页的编号。A.1.3.4 备注：需要注明的内容。A.1.4 备考表的填写 A.1.4.1 立卷人：负责文件整理、立卷归档的人员姓名。A.1.4.2 检查人：负责检查归档文件整理、立卷质量的人员姓名。A.1.4.3 日期：归档文件整理、立卷完毕的日期。A.1.4.4 卷内文件说明：需要说明的情况。A.2 档案的装订 A.2.1 将文件上的金属物全部剔除干净，操作时不得损坏文件。A.2.2 破损的或幅面过小的文件材料应用A4开白衬纸托裱，一张白纸只准托一张文件，不得一张白纸托两张以上（包括两张）文件。A.2.3 卷内文件大于A4开的，应按A4开大小折叠取齐，并注意预留出装订边际，便于展开翻阅。A.2.4 核对卷内目录与卷内文件是否一致；核对档案盒封面上的名称与卷内文件上的名称是否一致。名称不可用同音字或随意简化字代替。DB 3403/T 112022 8 A.2.5 采用在文件左侧装订的方式，宜采用“三孔一线”的方式装订，装订长度200 mm，孔距100 mm，用线绳装订，结头打在背面。将文件资料向左向下对齐，装订孔中心线距文件左边际12.5 mm。A.2.6 大型图纸折叠后过厚的，应在装订线位置加入垫片，使其保持平整。A.2.7 卷内文件资料与卷皮装订在一起，做到整齐美观牢固，不压字、不掉页、不妨碍阅读。A.3 档案的装盒 A.3.1 卷皮与档案盒要求 A.3.1.1 卷皮的尺寸为：297 mm210mm（长宽），卷脊可根据需要分别设 10 mm、15 mm、20 mm等规格。A.3.1.2 卷皮的封面项目可包括：坐落、权利人姓名（名称）、宗地号、保管期限、件数和页数等。A.3.1.3 档案盒的尺寸为：封面 320mm230mm（长宽），盒脊厚度可以根据需要设置为 20 mm、40 mm、60mm 等规格，用 250 g 无酸纸制作。A.3.1.4 档案盒的封面项目可包括：坐落、权利人姓名（名称）、宗地号、保管期限、件数和页数等。A.3.1.5 封里项目包括：内装资料栏和其他栏。A.3.1.6 盒脊(卷脊)项目可包括保管期限、档号和案卷题名，档号结构宜按“全宗号-档案门类代码 年度-机构（问题）代码-件号”的规则编制。A.3.2 装盒（卷皮）将归档文件按顺序装入档案盒（卷皮，下同），不同年度、机构（问题）、保管期限的归档文件不能装入同一个档案盒。同一年度同一门类同一机构（问题）的文件装一个盒，根据该类档案的多少选择适当厚度的档案盒，盒内要留出一定的富余量；该盒装满，则装入另一档案盒，依次排列。A.4 档案的入库排列 A.4.1 整理装盒后的档案，采用密集架形式，按照从上到下、从左到右的方法存放。密集架侧面应标明内存档案的起止号；每层应标出本层的起止号。A.4.2 办公用房档案按“年度机构（问题）-保管期限”分类的，库房排架时，每年形成的档案按机构（问题）序列依次上架，便于实体管理。A.4.3 纸质档案数字化工作完成后，在保证档案安全、完整的前提下，可按照归档流水号统一排列。