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北京市委党校副校长
公务文书，它是我们在公务活动中履行职责的重要工具。所以不论是党政机关，还是企事业单位，要上情下达，要下情上报，都要用公文来实现。所以作为我们机关工作的每一个同志，公文写作是我们的基本功，要基本掌握的一项技能。讲到公文写作，最基本的是什么？大家要掌握，最基本的就是公文的格式和行文规则。因为公文的格式和行文规则，它是全国统一的，它不是哪一家制定的，每一个单位都要按照统一的格式和规则去写作。否则，接收公文的单位它就不可能正确的了解你的意图。
我举一个真实的例子。前几年广西自治区发生过一次水灾，由于山洪爆发，几个县受淹，其中有三个县是重灾县，按照规定它可以向自治区政府申请救济粮和救济款。这三个县都上报了公文申请，过了些日子，有两个县得到了救济款和救济粮。有一个叫德茂县的很奇怪，他说我们都是重灾县，为什么那两个县得到了，我们没有得到？就向自治区办公厅一了解，原来那两个县用的是请示来行文，而德茂县用的是报告，是关于德茂县遭受严重水灾情况的报告。按照公文处理的规定，报告它属于阅件，它不需要处理。而请示属于办件，上级机关接到请示之后，应该在十日之内进行处理，所以那两个县的请示报上去以后，马上得到了处理。而德茂县的报告，办公厅接到报告以后，就按照报告的处理程序，一份存档，一份送到了综合处去进行情况综合。所以他们这个报告最后就没有送到自治区的救灾办处理。所以他们也就没有得到救济粮和救济款，所以他们弄清了情况之后，就赶紧补写请示，结果救灾工作就耽误了。所以这就是错用文种使工作受到了影响。
所以我说我们要写好公文最基本的，先要了解行政公文的格式和行文规则。今天我就给大家介绍这方面的内容。
第一章 公文的有关规定
我们先讲公文的格式。公文的格式，有这样两个规定，全国有这样两个规定，一个是《中共中央办公厅关于中国共产党机关公文处理的条例》，一个是国务院《关于国家行政机关公文处理办法》，一个条例，一个办法。我们全国不管是企事业单位，不管是党政机关，只要是党委部门就按照中共中央的条例来行文，是行政部门，就按照这个办法来行文。我们今天给大家介绍的格式和行文规则就是这两个文件中的一个重要部分。
第二章 公文的分类
（一）按公文性质分类
公文按性质来分类，它可以分为通用公文和专用公文两类。
通用公文是我们党政机关和企事业单位，还有一些社会团体普遍使用的或者叫通常使用的公文。比如我们经常见到的通知、请示报告、计划总结、简报信息等等，这都属于通用公文。专用公文是指外交、军事、司法等等，还有财务方面的一些专用公文，我们用的比较少，比如说上诉书、起诉书、外交上的白皮书、财务上的财政预算报告等等，这些我们用的比较少。还有经济合同之类也是专用公文。
在我们机关用的是通用公文，通用公文又分为法定公文和事务公文两大类。法定公文是指什么？是指国家以法定的公文形式来规定的这些公文种类。也就是刚才我给大家看的，一个是条例，一个是办法。这两个公文，它规定的，就是国家规定的公文种类叫做法定公文。
法定公文，中央规定了14种，国务院规定的是13种，加起来是27种，27种其中有很多是重复的，像国务院有通知，中央也有通知，除去重复的以外，一共是18种，我们国家法定公文一共有18种。
除了法定公文，还有一些事务文书，事务文书是指我们在日常工作中经常用到的一些文书材料，它不是法定公文，法定公文和事务文书最根本的区别，是法定公文有法定效力，下级机关接到上级机关的公文之后，你必须要办理，你不办理就是失职了，你必须要办理，必须要执行。而事务文书，它没有这个效力，我们接到事务文书之后，不一定要执行，要办理。事务文书是哪些？我刚才讲计划、总结、调研报告、简报、信息、大事记、还有一些会议记录等等，这都属于事务文书。
在法定文书中，分为党的机关公文和行政机关公文。我给大家演示一下法定公文。法定公文大家都见过的，像国务院文件，这就是国务院下发的一个通知，这就是法定公文，它具有法定效率的，我们各个单位接到这个通知，就必须按照通知的要求去办，去执行。事务文书，就是一个反映情况的文书，它并不需要去执行，它只是沟通情况，或者是下情上报这样一个功能。
我们再介绍一下党的机关公文。党的机关公文，比如说中共中央办公厅文件，这是党的机关公文，它外部有一个和行政机关公文相区别一点，就是它的红色反线，这个反线是断开的，中间加一个五角星，我们凡是看到这样的标志，中间加五角星，这都是党的文件。
行政机关公文，红色反线是连贯的，不断开，也没有五角星，这是行政机关文件的特征。我们对这个情况知道一下就行了。
（二）按行文关系分类
下面介绍一下第二点，按照行文关系来分类，公文又分为三类，一类叫上行文。第二类叫下行文。第三类叫平行文。我在介绍这三类文件的时候，我先给大家讲讲行文关系，什么叫行文关系？
在我们工作中有这样三种关系，一种叫领导关系。领导关系，它是一种隶属关系，是上下级。比如说我们开发区和市政府之间，和北京市政府属于上下级关系，它是领导关系。
第二类关系，叫工作指导关系。工作指导关系，它没有隶属关系，它只是业务上指导的。比如说市政府办公厅和开发区的办公室，它是对口指导关系。在办公厅或者在办公室业务工作中，我们开发区办公室要接受市委办公厅的指导，但是它不是领导和被领导的关系。
第三类，不相隶属关系。不相隶属关系有两个意思，一个叫做同一系统的平级机关之间叫做不相隶属关系。比如说开发区下面有一些处室，开发区的处室之间，或者是管委会下面的处室之间，还有居委会之间，比如说我们有七个居委会，居委会之间它是属于平级机关，因为它在同一系统内，这种机关之间是不相隶属的，互相不隶属。再就是不同系统的任何机关之间，都叫不相隶属关系。比如说我们开发区的一个居委会，和大兴区的一个居委会，它属于不相隶属关系，它不是同一系统的，或者说开发区的居委会和东城区的居委会，它是属于不相隶属的关系。
由于这三种隶属关系，构成了三种不同种类的公文。所谓上行文，它就是下级机关向直接上级机关的行文，具有领导关系的这样的部门之间，这样的单位之间，下级向上级的行文，叫做上行文。比如说北京市环境保护局的一个公文，它是一个请示，环保局是市政府的一个部门，它是市政府的下级单位，它向市政府行文，叫上行文。同样，开发区如果向市政府行文，它也有叫上行文。但是只有具有领导被领导的关系才能使用上行文。
第二类叫下行文。下行文跟上行文正好相反，它是上级机关向其被领导的下级机关的行文，叫下行文。比如说国务院文件向各个自治区、直辖市人民政府等等，这些部门都是它的下属部门，向他们的行文叫下行文，它的方向是由下而上的行文。这个大家都很好理解了。
平行文，就指刚才讲的不相隶属关系的单位之间的行文。我们一个居委会，同样都是开发区的居委会，一个居委会要和另一个居委会行文，要商洽工作，比如说有一些工作要配合起来做，我们都是不相隶属的关系，只能用平行文。这个是北京市平谷区委办公室它给密云县委办公室的行文，一个是区，一个是县，他们属于不相隶属的，不相隶属该必须用平行文，函就是一个平行文。在工作中我们经常遇到这样的情况，比如说开发区，像我们的单位经常有行政处，行政处经常有一些事情要通知大家，比如说作息时间、吃饭问题、卫生问题，它要通知大家。它怎么通知大家？它要通知到各个平级单位，比如说行政处它要给其他处行文，他们都是平级的，都是不相隶属关系，所以你不能用下行文，不能用通知。但是在现实中，往往很多单位都用通知，但是你要知道通知是国家规定的下行文种，你只有对下级单位行文才能用通知，你对平级单位不能用通知，只能用函。不管是通知个事，还是商洽个事，都要用函。函的作用比较多，有求批函，有通知函、告知函，还有商洽函等等。所以函的用处很广。
行文一定要注意方向，这个行文是往上去的，还是往下去的，还有平着走的，根据它的不同方向来决定你的行文的文种，我刚才讲的广西的例子，就是用错了文种。
第三章 公文的种类
下面讲讲公文的种类。刚才我讲了，行政公文有13种，今天重点介绍行政公文。党委公文也提一提。这13种，我简单给大家介绍一下。
（一）命令
首先第一个叫命令。命令它是县以上政府使用的公文。它是政府用的公文，而且必须是县级以上政府才能使用。像我们如果成立街道，街道也是一级政府，它就不能使用命令。命令主要用来表彰先进，比如说嘉奖令，还有发布公文，比如说发布行政法规，使用政府令，比如说北京市人民政府令，这就是发布公文要使用这个令。但是令，像基层机关很少遇到的，所以就不多讲了。
（二）决定
下面讲第二个文种，决定。决定是对重要的事情、重大的行动做出安排要使用决定。奖惩有关单位和人员要使用决定。变更或撤销下级机关不适当的决定要使用决定。所以决定，我们基层机关也是要用的，用到哪一项？一般来说，奖惩有关单位的人员。因为我们基层没有什么太重大的行动，比如说中央最近发了一个关于副处级以上干部要报告家庭财产这么一个决定，这是重大的事情，所以它用决定。在我们基层主要是用于奖惩有关人员，比如说开发区要年底要评选十佳，我们可以用决定，关于授予什么什么同志十佳光荣称号的决定，凡是授予称号的应该用决定。
（三）公告
第三个文种叫公告。公告是向国内外宣传重要事项和法定事项这样的一个公文，我们很少用的，它是国家向国内外，开发区没有向国内外来公布事情，国家经常有这样的事情，比如说试验导弹，要向公海发射导弹，你必须要发射公告，凡是经过公海区域的国家都要知道你什么时候发射。
（四）通告
通告。通告它是向社会各有关方面告知需要遵守和周知事项的这样一个文种。通告，基层有时候也要用，但是用的比较少，它主要是政府、公安机关、司法机关经常用这些。当然我们居委会有时候也要用，比如说这条街要施工，可能要禁止通行了，或者可能给大家带来不便，那么你要发一个通告，告知这里居住的居民，我们什么时间这里施工，会给大家带来不便，要告知。通告一般我们看到是用公文形式，用红头来发布的，我们一般发布公告都是张贴为主，很少用这种形式来发布。一种是张贴，一种是在报纸上发布。
（五）通知
通知。这是我们用的最多的。有句话说通知是个筐，什么都往里装。确实，因为它的功能比较多。比如说它用于批转下级机关的公文，这是经常要用的。比如说我们市政府要批转建委的一个规定，它要用通知来批转。转发上级机关和不相隶属机关的公文，这是我们基层要用到的，我们转发公文，可以不受级别的限制，比如说开发区可以直接转发国务院的公文，你只要是上级机关的，甚至是不相隶属机关的公文都可以转发，这个转发不受级别限制。再就是传达要求下级机关办理的事项，下级机关办理和执行的事项，比如说我们开展一项工作，要部署一项工作，开展先进性教育，或者是开展哪些重要的工作往往要通知，用通知来部署，我们要学习一个重要文件，组织大家学习，也是要通知来部署的。这是需要下级来执行、办理的。还需要有关单位周知的事情，大家要知道，比如说有一些单位建立了某个单位，或者是撤销某个单位，都用通知来公布。再就是任免人员要用通知，当然这是一定级别的，一般的领导干部，基层的是科级以上领导干部，中层的就是处级以上领导干部，到市里是局级以上领导干部才用通知来公布任免人员。
（六）通报
下一个文种叫通报。通报，我们基层也常用到。表彰先进我们基层要用到，批评错误我们基层也用到，传达重大的精神或情况，这都要用通报。所以我们的公文课，它经常考试让大家写一个通报，因为这个通报在基层用的比较多。比如说开发区出现一个舍己救人的模范人物、英雄人物，那么他的事迹就要用通报向大家宣传，让大家来学习他。出现了大的问题，比如说工作中出现了重大的问题，重大的错误，重大的事故，那么也要用通报来告知大家，让大家吸取教训，当然有一些传达上级精神的也需要通报，当然前两项是基层用的比较多的。
（七）议案
第八个文种叫议案。议案就不介绍了，因为议案主要是政府向人大，它用的范围很窄，是政府向级人大提出审议事项的时候要用议案。我们基层很少用这个。
（八）报告
下一个文种叫报告。报告这是我们基层经常用到，因为它是向上级机关汇报工作、反映情况，它是要用来答复上级机关的询问，实际上它是给下级机关设的文种，因为这是一个上行文，你要向上级机关行文，所以1942年当时党中央就规定，基层党组织要定期向上级报送工作情况报告，建立了报告制度，毛泽东专门有一篇文章叫《关于建立报告制度》，就是基层的工作情况，你要定期向上级报告，现在我们基层有的是半年一报告，有的是一年一报告，最起码一年，你要把这一年的工作情况，写成总结，用报告的形式，向你的上级报告。这是一个惯例。还有一项重要工作完成之后，你要把你完成的情况向上级报告，比如说我们的先进性教育，我们单位完成之后，要写一个报告，要把这个工作总结一小，把先进工作总结一下，报上去，这是作为下级机关应尽的职责，向上级报告。所以报告使用的比较频繁。当然报告还有一项功能，就是向上级报送文件，这里没有写，但是在实际中我们经常用到，什么情况？比如说我们到年初了，要把上一年的工作总结报给上级，但是我们刚才也讲了，法定文种没有工作总结，工作总结它属于事务性文书，它不是法定公文。不是法定公文，它就不能向上级报送。这个总结怎么报给上级？把它套上报告的外衣来报告。比如说这是一个预案，民大的党委有一个应急预案报给市里面，报给市教工委，这个预案也不是正式公文，它不能出机关，不是法定公文不能出机关，不能向报，所以它要套上报告，关于报送什么什么文件的报告，我们每年的工作总结也要用这种形式，比如说某单位，关于报送2010年工作总结报告，然后把总结附在后面报上去。所以报告有一个重要的功能就是报送重要文件。这是报告的格式、范围，这是报告的写法、写作要点。
（九）请示
下一个文种，大家也非常熟悉了，请示。凡是向上级机关请求批准、请求指示，要用请示来行文。比如说我们对一个问题有模糊认识，需要上级给予指示，我们可以请示上级，我们需要搞一个专项建筑，或者我们需要购买大型设备，工作需要，但是按照我们的职权范围，我们必须需要上级来批准，所以我们也要写请示。所以这个请示在我们基层部门经常用到的，但是写请示，大家一定要注意，请示是一个上行文，你必须是向上级机关写请示，你才能够这样行文。如果不是上级机关，是你的平级机关，我们现在有很多部门，因为分工不同，比如说管委会，管委会有财务部门，财务部门非常批钱，有时候跟它同级的，比如说跟财务部门同级的一些处室，有一些特殊的用处，比如说召开一个会议，或者要出去参加一个什么活动，参加一个什么会议，它要用钱，不在它日常的经费里面，这个就需要财务部门来批准，那么就需要请求财务部门来批准，就需要行文。在这种情况下行文，不能用请示。因为处室和财务部门是平级单位，它要用求批函，但是如果这个事需要管委会或者是开发区领导批准的，那么你需要请示，因为这个处室是开发区的或者是管委会的下级单位。我们在遇到请求对方来批准，请求对方来指示的情况下，一定要分清对方是上级部门还是平级部门，如果是上级部门用请示，如果是平级部门用函。
刚才老阮跟我讲，我们经常在实际工作中把请示和报告联用，关于什么什么的请示报告，这种也是基层经常发生的错误及因为请示和报告是两个文种，我们怎么区分这两个文种？请示是为自己，报告是为别人。请示是要解决我自己的问题，我自己需要用钱，我请求上级批准。报告是我的情况向上级反映，是为领导服务，让领导知道我单位的进展情况，让领导掌握基层的情况，便于领导指导工作，便于领导进行决策。所以报告根本目的是为了上级，所以报告的写作着眼于上级的需求，不能上级不需要知道的，你也用报告给领导报上去了，那就滥报了。请示是为了解决我自己的问题。
第二点，请示在事前写，报告在事后写。请示在这个事还没有做之前，我先请领导批准了，我才能办，你不能先斩后奏。报告，一定在事情做完之后才能报告，这个事情完成了，我把它总结一下，报给领导，事没有做，你不能报告给领导。如果我们写一个关于，比如说要搞一个事情，关于这个事情的设想，我们的打算，这要用什么？要用请示报上去，请求上级给予指示，我们这么做行不行？千万不能用报告。像计划这类，如果需要上级批准的话，一定要用请示。报告是总结，是事后的。所以大家从这两个方面来区分，是用报告还是用请示。这是请示的格式，这是请示的写作要点。
（十）批复
下面讲一个文种，批复。批复我们基层用的不是很多，因为它和请示是一个孪生文件。先有请示才会有批复，没有请示不会有批复。所以批复是针对下级单位的请示而发的。所以在批复写作上，开头一定要先写接到你们什么什么请示，然后给予批复。批复是一个下行文，文体也比较简单，比较好写。

北京市委党校副校长
（十一）意见
下一个文种叫意见，意见是对重要的问题提出见解和处理意见，对重要的工作提出你安排的思路，对重要的问题提出你的见解，都要用意见。大家一看公文的用法就知道了，这个意见作为比较高层次的部门，高层次的机关用到，比如说开发区经常会用到。对于我们基层居委会这类的单位，很少用。我们是按照开发区对于工作的意见，来变成我们的工作计划、工作安排，把意见来具体化，意见一般是比较原则的。
（十二）函
下一个文种是函。函是非常重要的一个文种。为什么它重要？因为它是唯一的一个平行文。刚才讲上行文、下行文、平行文，下行文有九个文种，上行文有三个文种，平行文只有一个，就是函。所以函在我们工作中用的非常广泛，但是有很多人不知道函的用处，所以他就不会用，很多地方应该使用函，而他没有使用函。因为函是平行文，所以它要用在不相隶属机关之间，用在平级机关之间。它的主要用法，商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项，特别是第三项，请求批准和答复审批事项，它接近于请示和批复的用法，刚才讲请示的文种和批复的文种，函的用处接近，只不过他在平级机关之间用这个。所以函在我们工作中用的非常多，比如说居委会里可能有一些单位或者有些机构，它是不归开发区管的，我不知道我们的具体情况，在我们城区里经常有，比如说某个街道，它有一个很大的机关，驻区机构，甚至什么经贸委，还有一些军队的重大机关、国家重大机关都在某一个街道里面，有一些工作，需要这些单位来配合，比如说什么门前三包，什么卫生，到了节日有一些环境布置，营造一些氛围，这些需要这些部门，这些机关来配合。这些工作怎么跟他们部署？你不是它的上级单位，你不能用通知，就用函，函就解决了这个问题。一个街道，你可以给像国家经贸委、中央军委这样大的机关行文，当然你也可以给它的办公室，比如说中央军委办公厅，给它行文，或者给经贸委办公厅行文，来让他们配合搞好这些属地管理的问题。所以函的用处非常大，包括刚才我讲的一个居委会和另外一个居委会之间工作配合也要用函来行文。
（十三）会议纪要
最后一个法定文种叫会议纪要。会议纪要它是记载和传达会议情况和议定事项的文种。一个是记载作用，记载是存档，还有一个就是传达。凡是会议议定的重要事项，涉及到的单位，它要用会议纪要的形式把这些事项传达给这些单位。比如说我们经常有管委会的办公会，办公会决定事项，它需要下面的单位来执行，它要用会议纪要来进行传达，当然有的要变成工作部署，变成通知，但是一般的工作需要下面来执行的，一般的工作，不是全开发区都要开展的工作，只是某一些单位需要开展的工作，那么它就用会议纪要来传达给这些单位，所以会议纪要也有法定效力，我们接到会议纪要之后，也要按照会议纪要议定的事项来执行。
刚才讲的是法定公文，行政类的是13种。党委机关的是14种，大家可以看一看，有一些文种是行政机关没有的，比如说决议、指示、条例、公报、规定，这几个文种是行政机关所没有的，因为今天在座的同志主要是行政部门的，所以这些就不做介绍了。
我简单介绍一下这些文种中，上行文是哪些？上行文有报告和请示。关于议案现在还有争论，它是上行文还是平行文？有争论。我们暂时把它列在上行文里面。下行文有九个，命令、决定、公告、通告、通知、通报、批复、意见、会议纪要。我们一看是下行文，那一定是向下级机关行文，我们一定要注意它的行文方向，平行文是函，大家了解一下就行了。
再讲讲事务文书。事务文书，有这样几种，我简单介绍一下，信息、调查报告、计划、总结、述职报告、讲话稿、规章制度、典型材料、信函、启示等等。比如说信息大家都见过了，一个是中央办公厅的信息，这个是每天给胡锦涛这些领导报送的，北京信息每天要向刘淇、郭市长他们报送的。计划，大家都见到了。总结，这个大家也能见得到。
第三章 公文的格式
下面重点讲的是公文的格式和行文规则。
（一）公文的眉首格式
什么叫眉首格式？就是置于公文红色反线以上的统称为眉首格式。
1. 秘密等级和保密期限
眉首格式一共有五项，第一项叫做秘密等级和保密期限。这个大家知道一下就行了。因为我们基层接触的比较少。我们知道公文中有一类叫秘密公文，它分为绝密、机密和秘密三级。绝密就是涉及到党和国家核心秘密的叫绝密。涉及到党和国家重要秘密的叫机密。涉及到党和国家一般秘密的事项，一般不能公开的事项叫秘密。在密级后面有一个实心的五角星，实心五角星后面注明了保密期限，所以秘密等级构成是五角星前面是密级，五角星后面是保密期限。保密期限怎么规定的？国家规定绝密文件30年，30年以后可以自动解密，机密文件是20年，秘密文件是10年，当然还有永久保密的文件。一般凡是这样标注的，都是这样的保密期限。但是看到这个文件，它写机密，五角星后面是一年，这是什么意思？虽然它是机密文件，它级别比较高，但是它的保密期限比较短，有一年。因为有一些事情，确实这个事情很重要，但是这个事情日期过了以后，它该没有什么保密可言了。经常有这样的事情。比如说我们有一些候选人名单，它在会议没开之前，需要下面做一些工作，要下发一些，这样的名单在会议没有召开之前，它可能是机密，但是会议一开，都选上以后就不是秘密了，虽然机密很高，但是用不了20年，一年就可以解密，甚至几个月。这个基层用的比较少。
大家有时候看到这种情况，机密后面一个五角星，后面空着，什么都不写，也没有一年，也没有几个月，经常有这样的情况。这表示你要按照最高保密期限来执行，凡是机密，一个五角星，后面是空的，那就是按照最高保密期限，比如说机密就是20年，秘密是10年。
2. 紧急程度
第二个格式叫紧急程度。有一些公文要办理很急，要求及时办理，那么它要标明紧急程度，在公文的右上角要标明，用4号黑体来标明。紧急程度，行政公文分为两级，一个叫急件，一个叫特急。怎么区分呢？特急要求在24小时之内办理，24小时之内要送到收件人，并且办理，就24小时。急件就是你接到文件之后，要及时处理，你不能耽搁，马上送给领导处理，它没有说24小时要送达。特急要求24小时送达，在24小时之内你必须送达到收件人，而且要马上办理，急件你只要收到了，及时处理就行了。就这样一个区别。
党委机关文件，它紧急程度分为特急和加急。叫法不一样，但是意思是一样的。这是紧急程度。
3. 发文机关标识
第三项叫发文机关标识，这个要给大家讲讲。发文机关标识，就是我们讲的红头，北京市人民政府文件，这就叫发文机关标识，我们叫红头。发文机关标识，有三种形式，在我们行政机关发文机关标识，有三种形式。一种形式，大家看下面的黄体字，叫发文机关全称或简称，加上文件这两个字。这种形式，它用于普发性文件，你发的是很多单位下发的，用于下行文普发性文件，你发的单位很多，比如说北京市人民政府文件，北京市人民政府文件，北京市人民政府就是发文机关全称，比如说中共中央文件，它用的是简称，它应该是中国共产党中央委员会，这是全称，中共中央是简称。中共北京市委文件用的也是简称，应该是中国共产党北京市委员会，所以政府文件用的是全称，北京市人民政府就是全称了。全称加上文件两个字，大家一看这样的文件，一定是下行文，一定普发性文件，就是发的不是一个单位，它发的是一个级别或者是几个级别的单位。这种形式是公文最高规格的形式，比如说一个机关，一个开发区，比如说北京市亦庄开发区管委会文件，一看这就是最高规格的。所以一个单位的全称或简称加上文件两个字，就是这个单位最高规格的文件。
还有一种形式，用发文机关全称，比如说北京市人民政府，北京市亦庄开发区管委会，后面什么都没有，一看这样的文头，它是用于一发一的文件。什么叫一发一？就是一个单位向另一个单位，它不是普发性文件，凡是一发一的文件，一个单位向另一个单位的行文，用这样的文头。一发一的文件有哪些？报告，这是一个下级机关向另一个上级机关的行文，请示也是一发一的，下级向上级。批复当然更是了，上级给下级的批复，一个上级机关给一个下级机关的批复。再就是函，函也是一对一的，一个单位向另一个单位的行文，所以大家一看这样的文头，一定是四种文种，报告、请示、批复、函，这四个文种使用这样的文头。一般来说上行文必须要使用的文头。
第三种形式，叫做发文机关名称加上办公室，再加上文种。它中间加了一个办公室。因为中央规定，一个单位只有办公室，办公室是它的公文制发单位，办公室可以对外行文，其他机构不允许对外行文，所以办公室可以向外行文。比如说北京市人民政府办公厅文件，中共中央办公厅文件、北京市人民政府办公厅文件，我们还有一个开发区管委会办公室文件。这个文头表示它是一个低规格的文件，中间加了办公厅或者是加了办公室，它是低规格的，它发布的不是全局性的工作，不是重要性的工作，一般全局性的工作，比如说开发区全区性的工作，或者是全区重要性的工作，特别是重要的工作，虽然不是全区的，但是重要性的工作，它一定要用管委会的文件来发。如果只是某一方面的工作，不是全局的，某一个系统，就是区里某一个方面，比如说工会方面，比如说我们要开展一个什么大赛，开展一个什么庆祝活动，某一方面的，跟职工生活有关的，或者我们要实行什么休假制度，要实行什么什么作息制度，像这类都要办公厅或者是办公室文件。这是一个通报，它通报的只是一个恶性案件的情况通报，它不是全局性工作。北京市人民政府办公厅文件，它发布的是一个公文格式，这是办公方面的事情，也是某一个方面的工作，所以它不能用人民政府文件来发布，只能用办公厅，这个很好理解。
在我们党委机关，对较低规格的文件，它采用的是发文机关名称加上文种这种形式。比如说中国共产党北京市大兴区委员会，这是它的全称，它必须用全称，不能用简称，不能用中共大兴区委。低规格的必须用中国共产党北京市大兴区委员会，后面有一个括弧，写上文种。这是党委文件的习惯，我们行政部门千万不要用这种。包括北京市司法局的报告，它也用这种形式，这是党委系统的一种格式，要跟行政系统区别开来。
4. 发文字号
下面介绍第四个，眉首格式的第四部分，发文字号。发文字号，我们给的这是北京市人民政府下发的一个公文标准格式。发文字号是在公文的标识下方和红色反线的上方，居中标注。发文字号由三部分组成，前一部分，京政发，它是机关代字，就是代表机关，它一定要用最能够反映机关特点的文字，京政发一看就是北京市政府发的。京发那就是北京市委发的。开发区我不知道叫什么，是叫京开发还是什么，你们都有几个最关键的字，最能代表这个机关特点的字。一般来说，不能超过五个，最多不能超过五个，一般就是三四个到头了，比如说京政办发，那就是北京市政府办公厅发的文件，最多机关代字不能超过五个，超过五个就太长了，一般两三个最多。在发文机关代字之后，叫年份或者是年度，它一定要用四位阿拉伯数码，用全了，而且要用六角括弧括起来，我们基层不太注意，就用方括弧，方括弧和六角括弧不一样，方括弧是四方的，这是六角括弧，它是斜的，括弧边缘形成一个六角的，两个加起来是一个六角形的。所以一定要用六角括弧。在年份后面，叫做顺序号，是从年初开始排，一年一节，从年初开始排，1号就是1号，2号就是2号，顺序号前面不能加虚位，有的单位写001号，012号，这都不行，前面不能加0，是几号就是几号，这是发文机关代字、发文机关年份和顺序号，由这三个因素组成了发文字号。发文字号的位置一般是居中。
5. 签发人
第五个格式叫签发人。签发人就是本单位签发公文领导人的姓名。中央和国务院要求凡是上行文，必须要加注签发人，上行文才能加，下行文不需要，这是通知，通知就没有签发人。我们看也有签发人的，这是一个请示，请示是上行文，上行文要标注签发人，要加签发人，发文字号要左移，要放在左边，前面空一个字，签发人放在右面，后面空一个字，这是它的格式。上行文大家都记住了，一个报告，一个请示。我们遇到写报告和请示的时候才写签发人，其他的可以不写签发人。
（二）公文的主体格式
主体格式是指红色反线以下至主题词之间各个要素。这是国家技术监督局下发的公文样式范本，在红色反线以下，从标题开始，主题词以上，从标注以上，这都叫做主体格式。主体格式，讲七项。
1.标题
标题，大家知道公文标题很重要了，我们第一眼进入的标题。公文的标题跟一般文章的标题不一样，它有它的特点，公文的标题，它分完整标题和不完整标题两种，完整的标题是由三要素来组成，由发文机关加上事由、文种三个要素组成。发文机关，比如说举一个标题的例子，发文机关是国务院，事由是关于成立经济贸易办公室这样一个事情。文种是通知，非常明显，三部分组成。
什么叫不完整标题？不完整标题就是在我们通常，这也没有谁规定，国家没有规定，中央也没有规定，但是约定俗成，上行文它往往是省略了发文机关，由事由加文种来组成，北京市政府，它给出请示的标题，上行请示。关于什么什么的请示，它没有发文机关，当然你加也不错。我们也有加的，也有不加的，只能说可以不加。像这个请示，它就加了，北京市环保局关于什么什么的请示，加了也不算错，可以不加。我们知道标题是由完整标题和不完整标题来组成的。完整标题就是三要素，完全的叫完整，不完整标题就是省略了发文机关名称，上行文可以。
标题的规定中，还有一个特别重要的规定，就是标题中除法规和规章、名称可以加书名号以外，一般不能有标题符号。标题用了法规了可以加书名号，比如说北京市人民政府关于印发《北京市献血条例》的通知，这个标题就加了书名号，为什么？因为《北京献血条例》是一个法规文件，所以按照国务院的规定，法规、规章可以加书名号，其他的不用标点符号。这就给我们解决了一个问题，因为我们基层经常要转发上级文件，转发中过去遇到这样一个问题，你只要使用了书名号，书名号这个东西是不能变的，一个字也不能变，你用了书名号就照抄，比如说下面这个，湖北省红山区人民政府，这是武汉市洪山区人民政府，关于转发武汉市人民政府的文件，但是用了书名号以后，就要把标题完全引用上去，《关于转发武汉市人民政府》、《关于转发湖北省人民政府》、《关于转发国务院关于开展财税大检查通知的通知的通知》，念起来很绕口。
引用标题，引用人家的文件，要用书名号括起来，让人家知道这是原来的标题。这是过去的做法，国务院有了这个规定以后，就可以解决这个问题，以后大家遇到这样的标题怎么解决？
第一个办法，只转发原始文件或者核心文件，你只转发原始文件的标题。《洪山区人民政府转发国务院关于开展财税大检查工作的通知》，这样就行了，你就转发国务院通知就行了，虽然国务院通知是经过层层转发，对于是由武汉市人民政府转发给你的，但是你在转发时，你可以只转发最原始的文件，然后你在转发语中，把层层转发的过程说清楚就行了。这是一个处理办法。
第二个处理办法，你转发最直接上级的文件，同样在转发最直接上级文件的时候，也要把书名号去掉，去掉以后就改成《洪山区人民政府转发武汉市人民政府关于开展财税大检查工作文件的通知》，你转发的是一个文件，所以这里你要做一些技术处理，要加一个的文件，你转发的是上级一个文件，而不是上级的标题，这个标题肯定不是这个标题，标题就是原来那个标题了，你转发的这样一个文件的通知，至于它的标题，你可以在转发语中写明，这是两种处理办法，我们推荐的是第一种处理办法，现在通用的也是第一种处理办法。
我们举一个例子，《国务院转发体改办等部门关于降低××的通知》，它在转发的时候，它就省略了很多，本来这是一个五部门下发的文件，不光是体改办，还有教育部、经贸委、新闻出版总署，还有一个什么单位，一共是五个部门发的这样一个意见，国务院在批转的时候，办公厅是转发，如果是货币发这个文件，应该用批转，它是下级单位，办公厅和体改办都是平级的，所以用转发，批转和转发一定要弄清楚，什么时候用批转？如果这个公文是下级单位的，要用批转，如果是平级单位的用转发。转发又省略了很多东西，使标题变短了，如果过去加书名号，你要把所有单位都列上，什么教育部、新闻出版总署都要列上，现在就可以用体改办等部门把那四个部门给略掉了。
再一个，大家注意国务院办公厅转发，这个转发之前不能用关于，要省略关于两个字，如果加关于了，后又还要再加一个通知，就是的通知的通知，最后通知是和关于相对称的，因为是关于什么什么的通知，这是一个相应的一个词，前后搭配的一个词，所以加关于，后面还要加一个的通知，如果省掉了关于，就可以不要后面的通知，就变成我转发的是谁的意见的通知。这个文件它是一个通知，它转发的是一个通知，是关于改革意见的一个通知，而不是一个意见，如果转发的是一个意见通知就好办了。从上面大家就看清楚了。《洪山区人民政府转发国务院关于开展财税大检查工作的通知》，后面不用再加的通知了。因为它省掉关于，省掉关于就可以省略的通知。这是在转发的时候大家要注意的。
北京市委党校副校长
另外一方面大家要注意标题中不能用标点符号，像顿号、逗号都不能用。比如说过去遇东城区人事局、财政局关于什么联合下发的文件，往往人事局后面加一个顿号，现在就去掉了，就联上去了。或者像下面这个标题那样，把单位和下面的文种、事由分开，上面就写单位，而且单位中间用空格把两个单位分开，也是联合行文经常用到的标题。
2. 主送机关
下面讲主送机关。实际上就是收文机关。你这个文件要发给谁？这就是主送达的机关。大部分公文都需要写主送机关，明确你公文是发给谁的。比如说在公文的正文开头要顶格书写主送机关，如果是上行文，只能写一个主送机关，这是一个规定。
3.正文
正文涉及到写作问题了，在这里不进行过多讲解。
4. 附件说明
第四个叫附件说明。公文如果有附件，附件就是对主件做补充说明的叫附件。应当在正文之后注明附件说明，这个大家一看就清楚了，一个是国家技术监督局给出的格式范本。附件正文结束之后，下面要写上如果有附件的话，要写上附件说明。附件说明怎么写？先写一个附件，后面一个冒号，然后把附件名称列上，如果是一个以上的附件，还需要写上序号。我们看实例，这是北京市劳教局的一个文件，它有一个附件，有两个附件，它用序号把它标上，然后把附件的标题写上。大家注意附件的位置，一定是在正文之后，落款之前，要夹在中间，不要放在落款之后，估计常常有人把它放在落款之后，这是不对的。
5. 成文日期
第五项叫成文日期。成文日期是公文的生效日期。应该怎么来认定？领导签发的日期就是成文日期，一般都以领导批的那个日期，比如说领导最后批了，同意发谁谁，然后几月几日，这个几月几日就是成文日期，也叫生效日期，因为领导一批了，这个文件就生效了。成文日期标注在正文的右下方，必须要写全了公元的全称，并且行政公文一定要用汉字标注，其中零不写汉字的零，而写成阿拉伯数码的0。还有一个规定，单一机关制发的公文，在落款处不署发文机关名称，只标成文日期。什么叫单一机关？就是一个机关，不是联合发文，我是一个机关发出的文件，在落款处只标成文日期，不署发文机关名称，用印章来代替。右边是北京市高发的一个文件，它落款处，它没有北京市高级人民法院的文字了，它的永远印章来代替，下面只有成文化时期。这是行政公文。党委机关不是这样的，党委机关不盖印章，但是要标注发文机关名称。
6.印章
第六项，印章。印章是公文合法生效的标志，特别是在我们行政公文中，不盖印章，说明你这个公文，人家要质疑你这个公文的真实性了，没有盖印章，我知道你是真的还是假的，所以印章是非常重要的。它是生效的一个标志。印章，我主要讲讲印章怎么盖？它有要求。当印章下弧无文字时，以下弧压在成文日期上。什么意思？这个印章的下弧没有文字，就是印章下部这个地方是空的，只有北京市高级人民法院，如果它是一个部门的印章，比如说北京市高级人民法院办公室，或者是经济庭或者是执行庭，下部就有文字了，现在是