关于公司使用协同OA办公系统可行性分析报告.doc

关于引入协同OA办公系统可行性分析报告

企业随着社会的发展，进入当前的网络时代，信息化管理大大提高，传统的办公模式已经极大地束缚了人的创造力和想象力，埋没了人的智慧和潜能，使人们耗费了大量的时间和精力去手工处理那些繁杂、重复的工作。手工模式无法满足新形势下发展的需要，人们需要用先进的生产工具来提高企业的办公效率。
传统的管理方式造成整个单位办公环境的混乱、无序、推诿、低效等问题时有发生，管理成本、办公费用居高不下，不但给企业带来了严重的经济负担，而且也不能营造一个和谐的办公环境。领导在日常繁忙的工作中，不能及时、有效的对各项工作按轻重缓急来处理，给许多领导带来了繁重的工作压力。因此企业需要一套规范化的管理模式，让所有的工作不但能有条不紊，还能节省时间、成本并提高效率。

一、引进协同OA办公系统的意义：
众所周知，OA是OFFICE AUTOMATION的缩写，本意为利用技术的手段提高办公的效率，进而实现办公的自动化处理。从最初以大规模采用复印机等办公设备为标志的初级阶段，发展到今天以运用网络和计算机为标志的现阶段，OA对办公方式的改变和效率的提高起到了积极的促进作用。具体来说，协同OA办公系统对于公司现阶段的工作具有如下意义：
1、有利于公司的健康发展和整体凝聚力提升，OA协同办公系统是集团整体使用的，在使用的过程中能够使各部门真切感受的一个集团的实实在在的存在，能够增加主人翁意识，催进集团品牌的提升。
2、有利于公司各部门转变管理观念和工作模式，提高办事效率，克服传统管理模式和办公模式带来的不良做法，是各部门权利与义务明确，方便公司领导监督与指导。
3、有利于我节约行政开支，节省人力、财力。同时，在全局内部建立一个高效的协同管理工作平台和集中的信息整合呈现平台，形成各部信息共享、和谐互助的良好氛围，建立健全组织文化，实现真正的以人为本。

二、协同OA办公系统的显著优势：
相比目前公司办公系统，协同OA办公系统的优势具体体现在：
1、效率大大提高：
由于当前办公系统的条件所限，目前各类公文、政令的传递速度有时不够及时迅速，应变能力较差。而采用协同OA办公系统后有望改变这一情况，一些以前需要几天甚至更长时间才能解决的现实情况和问题短时间内便能获得反馈，从而大大加强了政令推行的实效性，使工作效率得到极大提高。
2、节约大量资源：
首先是纸张的节约。现在每天发放公文、通知、工作计划等大量文件，办公用纸也是一笔不小的费用。引进协同OA办公系统，一年至少可为公司节省办公用纸及其耗材的费用。其次是时间的节约，引入协同OA办公系统后，公文草拟、审核、批办、签发、登记、传阅等流程都可以在OA系统上进行，省去了许多不必要的麻烦，为公司深入开展各项工作节约了宝贵的时间。
3、功能全面便捷：
采用协同OA办公系统后，其他应用系统都可以集成到OA系统做接口，网站发布信息、文件归档工作等，都可利用OA模块的相关系统来处理，进行起来更加简捷方便、得心应手。
4、利于信息整合：
协同OA办公系统的信息报送模块有助于集团各部门更好地采集与处理信息，同时我们还可利用系统对信息进行筛选、分类、整理与归纳，使之转换为集团工作的重要参考依据。从而实现资源整合、信息共享，进一步发挥信息资源的社会效益与经济效益。

三、协同OA办公系统实施方案：
协同OA办公系统通过建立统一的资源配置、流程引擎、报表引擎、内容管理、交换中
心，满足各部门日常办公中办文、办会、办事的需要，实现互联互通、资源共享、上通下达、协调一致，从而达到提高办公效率，降低办公成本，改良办公环境，加快集团改革进程的目的。
其具体实施方案围绕以下协同办公功能进行：
1、内网协同办公
· 各部门门户：根据部类划分部门门户，使用不同办公模块，并可门户增置（如内部
新闻、公告、通知、启事、工作任务提醒等）。
· 日常办公栏目：领导决策、建议提案、电子会议、公文流转、公文收发、日程计划、总
结评比、信访、短信平台、电子邮件、移动办公、即时通讯、文书档案管理、文件交换
中心、综合资料中心、内部刊物采编发等。
· 人员管理栏目：人事、考勤、工作绩效考评、福利等。
· 行政资源管理栏目：固定资产、经费、采购、车辆、通讯录、办公室、会议室、仓库等。
· 系统管理配置：系统用户管理、栏目管理、业务数据配置、工作流定制、辅助管理、系
统参数设置等。
2、互联网网站：
· 信息发布栏目：新闻、焦点（热点）、公告、法制法规等。
· 交流互动栏目：电子论坛、专用信箱、留言板等。
· 公共服务栏目：企业频道、热线、服务等。
· 网上办公栏目：公众留言、电子邮件、在线咨询等。
· 内容管理：用户管理、栏目管理、信息管理、界面管理等。
3、公共资源管理配置：
· 用户统一身份管理、认证、统一权限配置、统一访问控制、统一访问审计和分布式帐号
整合。
4、数据交换：
· 不同部门层次之间、不同应用系统之间、不同应用平台的数据交换和业务整合。
· 资源共享：跨部门地理分布的信息资源统一组织描述、统一共享。
· 安全体系保障：制定平台安全策略，最终体现实体安全（如数据实体）、网络安全、系
统安全、应用安全、管理安全等。
· 系统扩展：提供平台SOA服务，根据情况扩展系统功能。

附：下图以“公文交换”为例，来说明协同OA办公系统的先进性。

综上所述，引入协同OA办公系统，对于集团实现办公先进性、快捷高效性、资源使用合理性、决策依据准确性、办公模式标准化、资源配置最优化、行政管理统一化等，具有极为重要的意义。

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