超市公文写作技巧培训市公开课获奖课件省名师优质课赛课一等奖课件.ppt

,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,本资料仅供参考，不能作为科学依据。谢谢。本资料仅供参考，不能作为科学依据。本资料仅供参考，不能作为科学依据。谢谢。本资料仅供参考，不能作为科学依据。,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,本资料仅供参考，不能作为科学依据。谢谢。本资料仅供参考，不能作为科学依据。本资料仅供参考，不能作为科学依据。谢谢。本资料仅供参考，不能作为科学依据。,超市公文写作技巧培训,超市公文写作技巧培训讲师：谭小琥,1/63,第一篇 公文写作,一、公文概念和作用,二、公文种类,三、公文特点,四、公文写作基本规则,五、公文格式,2/63,一、公文概念和作用,（一）概念,公文是公务文书简称，有广义和狭义之分。,1.,狭义公文：,是行政机关在行政管理过程中形成含有法定效力和规范体式文书，是依法行政和进行公务活动主要工具。,2.,广义公文：,是党政机关、人民团体、企事业单位在各自公务活动中，为处理公务而形成，含有一定格式文字材料。,3/63,一、公文概念和作用,3.,企业公文：,是企业机关治理企业主要工具，也是企业中各部门共同使用、企业处理公共事务书面文字材料。它担负着传达落实党和国家方针、政策，请示回复问题，指导商洽工作，汇报沟通情况，总结交流经验等主要职能。,4/63,一、公文概念和作用,（二）作用和主要性,形象比喻公文就是一个企业脸面，在企业活动中含有代表企业书面沟通与交流作用，能够说是企业整体水平书面代表。另外，公文处理正确与规范也代表着企业管理水平，同时也可为企业创造效益并降低无须要麻烦。,5/63,二、公文种类,（一）古代公文文种种类,1.,上奏文种：,上书、奏、疏、状、奏本、题本、折、序、启、表等；,2.,君命文种：,策、诏、圣旨、诫、敕等；,3.,官署上行文：,牒、呈、详等；,4.,官署平行文：,移、关文、咨、照会（朱笔和墨笔）等；,5.,官署下行文：,会、符、谕、札等。,6/63,二、公文种类,（二）当代公文种类,1.,按公文起源划分：,对外文件、收来文件和内部文件。,2,、从公文行文关系上来划分：,上行文、平行文和下行文。,3,、从公文秘密程度和阅读范围来划分：,秘密文件、普通文件和公布文件。,7/63,三、公文特点,（一）政策性,（二）规范性,（三）实用性,（四）时限性,8/63,四、公文写作基本规则,（一）公文行文基本规则,单位关系确定行文关系，行文规则要求了各级单位行文关系，即各级机关之间公文授受关系，它是依据单位组织系统、领导关系和职权范围来确定。,9/63,四、公文写作基本规则,1.,上行文行文规则（请示、汇报,）。,总说来，有这几点需要注意：单头主送，不多头主送，可采取抄送形式；逐层行文，不要越级行文；要向机关行文，不要向领导者个人行文；,“,请示,”,应一文一事、只主送一个机关、不抄送下级机关，,“,汇报,”,中不得夹带请示事项。通常有逐层上行文、多级同时上行文和越级上行文三种方式。,10/63,四、公文写作基本规则,2.,下行文行文规则（通知、通报、批复、决定,）。,（,1,）按照职权范围行文。,（,2,）部门之间应该经过协商一致，方可就相关问题向下行文。,（,3,）通知类普发性文件，各主单位排列次序应为先外后内，级别先高后低。不一样系统间单位用逗号,“,，,”,隔开，系统内单位用顿号,“,、,”,隔开。,11/63,四、公文写作基本规则,3.,平行文行文规则。,（,1,）平级之间不宜使用上行或下行文。,（,2,）不相隶属机关之间普通用,“,函,”,行文。,4.,联合行文规则。,（,1,）能够联合行文主体。,（,2,）联合行文要求。,12/63,四、公文写作基本规则,(,二,),公文写作基本要则,1,公文格式要规范。,(,在下面第五大点专门讨论,),2,语言表述要准确。,（,1,）语言模式选择：用书面语言和程序化语言。,13/63,四、公文写作基本规则,（,2,）词语选择：,词语涵义：,截至与截止、制订与制订、其它与其它、作与做（作为、做法,）。,词语感情色彩：,以平实庄重为基本格调，以记叙说明明确、规范和简练为特征。领导同志到会普通为,“,讲话,”,，不是,“,讲话,”,。,14/63,四、公文写作基本规则,（,3,）惯用事物和概念特殊表示要求：,时间表示：,准确、完整、恰当。,空间表示（国外、国内、这里、那里）：,准确、详细地说明相关单位、处所。,数量表示（倍数、分数、到、了、以上、以下）：,要重复核实，表述确切无误。要精选数字，切忌过于繁琐。要加强分析，防止零乱堆砌。要规范使用，防止产生歧义。,15/63,四、公文写作基本规则,职务、姓名表示（全称、各种职务、党内党外）,：表明人物职务时普通要使用全称，或使用通用简称。表明人物姓名时，要写全姓和名。一人担负各种职务时，列出与公文内容相关职务即可。需要列出一个人物两个或两个以上职务时，国内人物按照先党内后党外，由高到低排序；国外人物，则尊重对方习惯或按照双方需要标明。公文中需要同时列出若干人物姓名时，要遵照一定标准，如按照职务高低、姓氏笔画、姓氏字母次序等排序。,16/63,五、公文格式,（一）公文用纸和印装格式,1,公文用纸采取国际标准,A4,型纸，其幅面尺寸为,210mm297mm,。,2,公文页边与版心尺寸：公文用纸天头（上白边）为,37mm 1mm,；公文用纸订口（左白边）为,28mm1mm,；版心尺寸为,156mm225mm,（不含页码）。,3,文字符号从左至右横写、横排。普通每面排,22,行，每行排,28,个字。,4,公文左侧骑马订或平订，不掉页；后背平整、不空。,（见图示）,17/63,210mm,297mm,371mm,281mm,225mm,156mm,公文用纸格式,18/63,五、公文格式,（二）结构和要素,1,、文头部分（眉首）。,公文文头，又称版头，包含文件名称、发文字号、签发人、紧急程度、秘密等级和份号等项内容。位于公文首页上端，普通约占,A4,型公文纸,1/3,或,2/5,面积。,（下面请看图示。）,19/63,文件,1,号,签发人：,特急,机密一年,000001,文件名称，由发文机关全称或规范化简称后加,“,文件,”,两字组成。,发文字号左空一格，签发人右空一格。,“,绝密,”,、,“,机密,”,级公文应该标明份数序号。,只有上行文才需注明签发人。,紧急公文应依据紧急程度分别标明,“,特急,”,、,“,急件,”,20/63,上行文眉首格式,21/63,文件,1,号,特急,秘密,下行文眉首格式,22/63,文件,1,号,特急,秘密,党机关公文眉首,23/63,五、公文格式,2.,主体部分。,公文主体，是公文最主要部分，其格式包含标题、主送机关、正文、发至级限、附件、发文机关、印章和成文日期等内容要求。,（请看图示）,24/63,文件,1,号,签发人：,特急,机密一年,00001,公文标题，红色反线下空,2,行，,2,号小标宋体字。,主送机关，标题下空,1,行，左侧顶格用,3,号仿宋体字标识，回行时仍顶格。,请示,：,25/63,附件，在正文下空,1,行左空,2,字标识。,附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第,1,行顶格标识,附件,成文日期右空,4,字，汉字小写。,公文如有附注，居左空,2,字加圆括号标识在成文日期下,1,行。,。,。,附件,：,1.,2.,二五年四月二十日,（发至,级）,26/63,单个机关发文成文日期和印章格式,27/63,两个机关联合发文成文日期和印章格式,28/63,三个机关以上联合发文,成文日期和印章格式,29/63,二九年二月五日,当印章下弧有文字时，采取中套方式，即印章中心线压在成文日期上。,30/63,当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距办法加以处理，务使印章与正文同处一面，不得采取标识,此页无正文,方法处理。,。,（发至,级）,二三年二月五日,联合上报公文，由主办机关盖印；联合下发公文，发文机关都应盖印。,31/63,（此页无正文）,（发至,级）,二三年二月五日,此页错误，不能使用“此页无正文”字样,32/63,五、公文格式,3.,文尾部分（版记）。,文尾部分包含主题词、抄送机关、印发机关、印发日期、附注和页码等内容要求。,（请看图示）,33/63,印发机关左空,1,字，印发日期右空,1,字。印发日期以公文付印日期为准，用阿拉伯数码标识。,公文应标主题词，上行文按上级机关要求标注。,。,（发至,级）,二三年二月五日,主题词：,抄送：,，,，,。,办公室,4月20日印发,抄送机关左空,1,字，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后抄送机关对齐；在最终一个抄送机关后标句号。,2,34/63,发文机关全称下,4mm,处为一条武文线,(,上粗下细,),，距下页边,20mm,处为一条文武线,(,上细下粗,),，两条线长均为,17cm,。每行居中排,28,个字，首页不显示页码。,学院,30mm,200,1,号,关于,函,秘密,特急,20mm,信函式格式,35/63,会议纪要格式,会议纪要,会议纪要不加盖印章。其它要素与公文普通格式相同。,36/63,文件,1,号,签发人,：,王二小,特急,机密一年,00001,请示,：,字体字号,3,号仿宋体字,文中如有小标题可用,3,号小标宋体字或黑体字,3,号黑体字,小标宋体字，用红色标识。字号普通应小于,22mm15mm,（高,宽）,3,号楷体字,2,号小标宋体字,37/63,。,。,附件：,1.,2.,二五年四月二十日,（发至,级）,3,号仿宋体字,38/63,。,（发至,级）,二一年二月五日,主题词：,抄送：,，,，,。,办公室,2月5日印发,2,3,号黑体字,3,号仿宋体字,4,号半角白体阿拉伯数码,39/63,五、公文格式,（三）值得注意地方,1.,标题。,（,1,）标题使用中，常见是文种使用错误。其中量最大是把,“,申请,”,看成,“,请示,”,，把,”,汇报,”,看成,”,汇报,”,。,“,申请,”,和,”,汇报,”,不能作为文种来用,;,（,2,）规章制度类标题，提议,关于印发,通知,，而不是,关于下发,通知,;,（,3,）标题普通不加标点符号。,40/63,五、公文格式,2.,正文。,（,1,）,正文中提到撰写此文件依据时，有时需引用文件，正确引用应为,“,企业市场经营部,关于,XX,通知,（安徽源牌,X,号）,”,。注意各部分位置、六角括号使用方法，方括号、圆括号均不正确。,（,2,）,若引用文件标题中还含有文件小标题，应为,关于转发集团企业,通知,，注意使用单书名号。,。,41/63,五、公文格式,（,3,）,正文层次序数正确使用：第一层一、；第二层（一）；第三层,1.,；第四层（,1,）。公文中最好不要采取 ,1,）,1.1 A a,等符号,（,4,）,段落中不论有没有层次序数，段落首行须两个汉字符，回行须顶格。若使用自动生成段落编号，请手动调整排版。,42/63,五、公文格式,（,5,）表格图形等尽可能不在正文出现，可放入附件中。,（,6,）正文措词施要得体，条理清楚，感情中立，不宜使用语气词或感情色彩较浓词，结尾语普通要单另一行，语气要谦虚，结束时使用标点符号，普通为句号,“,。,”,，如,“,妥否，请指示。,”,不宜用感叹号,“,！,”“,？,”,等。,43/63,五、公文格式,（,7,）数字间逗号为半角：如,“,123,000,元,”,，不能写成全角,“,123,，,000,元,”,。,（,8,）落款时间应为大写汉字，如 七月十八日。,44/63,六、常见公文写作,（一）请示撰写,第一层：写明请示原因、背景。即：说明请示问题依据、原因、出发点，说明为何要请示；第二层：写明请示事项。即：要求上级给予指示、同意详细事项；结尾：,“,妥否，请指示。,”,需要注意问题：,例文：,45/63,六、常见公文写作,（二）汇报撰写,1.,综合性汇报：开头、主体、结尾,开头：概括说明全文主旨，把一定时间内各方面工作总情况做一个概述。主体：是汇报关键，要就各方面工作主要情况进行说明。结尾：详细写出工作中存在主要问题，并提出下一步工作意见。,46/63,六、常见公文写作,2.,专题汇报：,情况、经验、问题情况：开展和进行某一专题工作依据，工作大致进展情况，取得成效等；经验：完成某一项工作主要做法或取得经验；问题：讲请存在问题，今后意见和提议要针对存在问题去写；意见和提议提出办法要得当，方法要行之有效。,3.,注意事项：,4.,范文：,47/63,六、常见公文写作,（三）通知撰写,1.,适用范围,：批转性通知、通知性通知、事项性通知,2.,功效：,3.,结构：,正文：第一部分：发通知原因、依据和目标。启承语：,“,现将相关事项通知以下,”,等。第二部分：所通知事项。第三部分：对全文加以总结，提出号召、希望、要求等。通常以,“,特此通知,”,结尾。,48/63,六、常见公文写作,4.,会议通知：,普通应包含以下内容：会议名称；召开会议依据与目标；会议时间；地点（报到时间、地点）；与会人员；差旅费报销方法；与会者准备工作与注意事项；联络单位、联络人与联络电话号码等。,5.,范文：,49/63,六、常见公文写作,（四）通报,通报是表彰先进、批评错误、传达主要情况时使用公文。,1.,表彰、批评性通报正文写法：,发文原因、依据；介绍事件过程、人物行为，适当地进行评论分析，指出主要意义或后果；提出其中实质性问题；发文机关对事件、人物做出决定，要求和采取办法、要求。,50/63,六、常见公文写作,2.,事项性通报正文写法,：就一个事件、一个情况演变过程进行概括和叙述；存在主要问题；处理办法或今后工作要求。,3.,范文。,51/63,六、常见公文写作,（五）函,函适合用于不相隶属机关之间相互商洽工作、问询和回复问题，向相关主管部门请求同意等。,1.,问函。,开头：交代去函缘由、依据、理由。要开门见山，直截了当；主体：写明问询或商洽内容。要求写得详细、准确、条理清楚，要一事一文；结尾：惯用,“,即请复函,”,、,“,盼复,”,、,“,以上意见，请予函复,”,等；也能够写一些表示感激词语，如,“,特表示感激,”,、,“,请函复为感,”,等。,52/63,六、常见公文写作,2.,复函。,开头：,“,X,月,X,日贵单位关于,XXXXX,来函已悉，经研究函复以下：,”,；主体：针对问函所商洽和问询事项，做明确、详细回复；结尾：不用寒喧，也能够没有结尾，惯用,“,此复,”,、,“,特此函复,”,等。,3.,范文。,53/63,六、常见公文写作,（六）会议纪要,会议纪要由标题和正文组成。在结构格式上与其它公文不一样是，会议纪要不用主送单位和落款，成文时间多写在标题下方。会议纪要不盖公章。,1,标题。会议纪要标题通常由会议名称和文种组成，比如：,“,全国农村爱国卫生运动现场经验交流会纪要,”,。,54/63,六、常见公文写作,2.,导言。导言即会议纪要开头部分，普通是概括会议基本情况，包含会议名称、目标、内容、时间、地点、规模、参加人员、主要议题和会议结果等。导言不能写得过长，要简明扼要，让人们读后对会议有个总体了解。,3.,主体。主体写法普通有三种：一是条项式，二是综合式，三是摘要式,4.,结尾。,4.,范文。,55/63,六、常见公文写作,XXX,项目组第,X,次会议纪要（注意标题不用加,“,关于,”,）,X,年,X,月,X,日，,XX,项目组第,X,次会议在,X,处召开，会议由,XXX,主持，,XXX,、,XX,、,XX,单位相关人员参加了会议。会议对,XXXXXXX,事项进行了讨论，现将会议议定事项纪要以下：,一、,XXXXXXXXXX,。,二、,XXXXXXXXXX,。,参会人员：,XX,、,XX,、,XX,、,XX,会议统计：,XX,56/63,第二篇 公文办理,一、公文收文办理,二、公文发文程序,57/63,一、公文收文办理,（一）签收、登记,应建立严格收文签收、登记制度，加强对公文运转管理，确保收到公文件件有着落。,（二）分办、拟办,凡需办理公文，由文书处理部门依据文件内容和紧急程序，及时提出注批、注办意见，呈送领导人指示或交相关职能部门办理。,（三）催办,做到紧急公文跟踪催办，主要公文重点催办，普通公文定时催办。,58/63,一、公文收文办理,（四）办结,公文承接人员对已处理文件，要定时进行清理检验，依据相关要求和情况，确定是否办毕结案。,（五）立卷、归档,公文办结后，应按,中华人民共和国档案法,及相关要求，及时将公文定稿、正本和相关材料整理立卷。,59/63,二、公文发文程序,发文办理普通包含拟稿、核稿、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档等程序。,（一）文稿形成,1.,拟稿。,拟稿普通应本着,谁主办、谁拟稿,标准进行。,2.,审核。,审核重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文相关要求，公文格式等是否符合相关要求等。,60/63,二、公文发文程序,3.,签发。,机关发出公文，主要或包括面广，由正职或主持日常工作副职领导人签发。有公文，可由办公室主任依据授权签发；职权部门发出公文，由部门责任人签发。会签文稿，必须由每一会签部门责任人签署意见并加盖公章。,61/63,二、公文发文程序,（二）公文制作,1.,核发。,确定发文字号、分发单位和印制份数。,2.,登记。,发文字号、文种、标题和发文范围。,3.,缮印。,是指对外发出文件，依据领导签发定稿，经过缮写、打字或印刷而制成正式文本。,4.,用印或签署。,62/63,二、公文发文程序,（三）对外传递,包含分装、发出等步骤。,（四）处置,处置办华公文。,63/63,