木业供应业务整体操作规范.doc

木业备品备件业务整体操作规范
1、目的
为了加强备品备件业务中相关岗位的配合，更好地完成本职工作，针对NC 系统应用问题，现就本企业备品备件业务特制定本工作规范。
2、适用范围
适用于公司备品备件业务各相关单位。
3、管理要求
3.1使用单位材料员岗：
3.1.1各物资需求单位向公司仓库报请购单，并经本单位领导审批，经仓库核实相应库存后，经仓库主任签字，由使用单位材料员报主管副总审批（后勤部室需有总经理审批），于每月10日、25日分两次报至设备供应保障部，对于大修、技改所需物资还需经设备供应保障部审批方可；
3.1.2按预算结算的工程所需材料应严格按照合同及图纸审核乙方提供的材料计划，由有关负责人签字后报公司预算审计确认，最后报设备供应保障部；
3.1.3对于存货档案中不存在的存货，各单位材料员联系设备供应保障部计划员及时添加存货档案（坚决杜绝相同的存货在系统中添加多个名称），设备供应保障部计划员与业务员、仓库保管员对新增存货的类别、名称、规格型号进行确认，在确认无误后及时添加存货档案并告知；
3.1.4当天打印的出库单必须当天领用，当天没有领料时，使用单位材料员岗位必须在系统中作废当天出库单；
3.1.5出库单必须从系统中打印，手写或者改动视为无效。
3.2设备供应保障部计划员岗：
3.2.1设备供应保障部计划员在接到各单位申报的物资需求申请后，应及时在系统中做需求汇总平衡并考虑采购经济批量制定物资请购单；
3.2.2对各业务员采购计划的实际执行情况在系统中进行跟踪；
3.2.3备件到货后，需由供应商或业务员持送货清单到计划员处进行计划核对、核销及确认采购订单的录入、审核情况；
3.2.4供应部门计划员在核对计划后对到货物资进行初检，初检合格的在供货清单上加盖供货专用章后方可将货物送仓库，如尚无采购订单的则在供货清单上注明“无订单”字样。
3.3设备供应保障部采购员岗：
3.3.1设备供应保障部采购员根据设备供应保障部部长审核后的请购单及时地进行招投标、寻比价。各采购员在与供应商签订购货合同或商定价格后，结合请购单生成采购订单。凡属于标准备件的项目，必须在货到前制成采购订单并通过审核，凡属于非标备件或以重量结算的项目，必须在货到两日内制成采购订单并通过审核。对于确实无法在到货之前予以确认准确型号和结算价格的则需在货物到货后的两日内予以录入订单以便办理入库手续。
订单录入时需录入相关的合同号、详细产地，并在表体的备注栏简要说明材质、与上次采购价格出现差异的原因等信息；
3.3.2各采购员作好采购订单执行情况的检查工作，结合实际需求及时关闭相应过期或作废的订单；
3.3.3对于劳务和固定资产的入账结算，由设备供应保障部业务员在系统中通过无入库采购流程办理，即在ERP系统中录入采购订单并在系统的内容描述单元格中对发生的劳务或购入的固定资产进行详细描述，然后在系统中进行打印，并由设备供应保障部业务员、使用单位（劳务接受单位）的经办人及部门领导、设备供应保障部签字后附发票一并予以办理入账手续；
3.3.4对于存在既有合同、又有无合同进货的供应商，不允许混合录入订单、混合入库、混合开票。
3.4设备供应保障部部长岗：
设备供应保障部部长负责及时在系统中进行请购单、采购订单等单据的审核，并在系统内对相关采购计划进行安排，对业务进行指导和监督并按本规定进行考核。
3.5库管员岗：
3.5.1入库业务：
3.5.1.1仓库保管员依照审核后的采购订单、到货单、结算单在认真核对到货实物与订单中的数量、名称、规格、单位、附件及各种单证等无误后生成入库单。对无须有合格证的货物，由供货单位提供书面说明并经设备供应保障部主管部长认可后仓库即可办理入库手续；对须有合格证的备品配件而其合格证不能随货同行的，由经办业务员给仓库打欠条（经设备供应保障部部长签字且注明补办期限），由其负责补齐手续。只要符合有关手续，仓库必须及时为其办理入库手续，以便使用部门可以随时领用。

允许当批入库比订单数量少，供应商可分批送货，但总入库量不能超过订单总量。
对于采购业务中的非标件，因合同中以件、块、套、根等为数量单位，而以实际过磅重量计价的业务，按照“优质优价”的方式，实际重量与合同重量的差（指在合同规定的正负差范围内）对实际结算价格进行入库调整。
对于非标件及需书面验收的标准件等物资，每天下午下班前由供应处计划员通过邮件发至各物资需求单位授权的相关人员，各物资需求单位需在接收到邮件的5日内对相应货物进行验收(可先卸车后验收)。如验收合格的直接在验收单上签字即可；验收不合格的通过邮件反馈至供应部门计划员及相关领导；无法验收的则在验收单上注明无法验收的原因并签字。逾期不验的应当视同验收合格，由设备供应保障部部长计划员在验收单上注明“逾期未验”字样，并经设备供应保障部部长签字确认，仓库可凭此办理相关入库手续。签字人员限于各计划申报部门的设备科长及以上人员或分厂厂长书面授权的其它人员。事后通过使用发现备件存在质量问题，使用单位应及时以书面形式将情况准确、详细地反馈给业务部门，业务部门要在7日内给予书面回复。如属折价结算的则相应冲减使用部门成本，财务于折价协议落实到位月份执行。
对于需按化验结果结算的材料等，采购员按照合同中约定的数量、单价在系统中录入采购订单，其入库重量以我公司过磅计量为准，但对于过磅重量与订单重量产生的偏差在系统中按照容差率进行处理。对于化验结果在系统中按照“优质优价”的方式核算实际结算价格并维护结算单。仓库依据结算单生成入库单，如果于月末仍未结算的，则可按合同价进行暂估入账。
对于需按照实际使用结果进行结算的物资，由使用单位出具使用报告后，采购业务员在系统中录入采购订单，之后库管员予以办理入库单。
对于存在随机备品备件、赠品的设备或物资，需在系统中录入采购订单且详细说明相应备品备件、赠品的规格型号、数量等信息，并对相应物资办理出入库手续；
3.5.1.2发现具体实物与订单不符的情况下，由保管员及时联系设备供应保障部主管业务员对此进行确认，如属货物有误的，及时进行调换，如属订单错误，由业务员在一个工作日内及时修改订单并先行收货；
3.5.1.3对于存在途耗情况的存货（如柴油等），即不以我方实收数为准，仓库在办理入库时，需要相关库管员根据实际到货数量结合采购业务员对相关采购订单中的相应单价、数量进行调整。具体调整方法为：入库数量以我公司计量数量为准，订单金额按对方送货清单数量×不含税单价（要精确，以便与发票总金额一致），由此系统自动算出实际采购单价。（对方送货清单数量与实际入库数量的差额在3‰内视为合理途耗，否则，须经有关领导审批）；
3.5.1.4仓库保管员在完成收货并办理完毕采购入库单后，由仓库保管员电话联系仓库主任，在确认仓库主任在的情况下，由供应商带《采购入库单》到仓库主任处签字。否则，留存《采购入库单》所有联，并在当天下班前把第二、三、四联送交仓库主任；
3.5.1.5发生退货业务时，具体分为两种：⑴未开发票的。在供应链管理系统中参照原入库单，生成需退数量的红字采购入库单并在相关项目中注明退货理由，由仓库主任将其二联四联提交到材料核算岗入账。对于某入库单全部退货的还需将红入库单及原入库单的第三联一同收回并及时结算。⑵已开发票入账的退货。按税法规定由供应商开据红字发票按正常业务程序执行。
3.5.1.6物品入库，要按照不同的材质、规格、功能和要求，分类、分别储存。易燃、易爆，易感染、易腐蚀的物资要隔离或单独存放，并定期检查。精密、易碎及贵重物资要轻拿轻放．严禁挤压、碰撞，倒置，要做到妥善保存。做好防火、防盗、防潮、防冻、防鼠工作。
3.5.2出库业务：
3.5.2.1物资使用单位依据其实际需求在开具领料单并打印。领料人、审批人在纸质领料单上予以签字；原材料出库时，库管员凭领料人出具的领料单，认真核对内容是否填写完整、清楚、以及是否有相关领导人的审批，根据先进后出的原则出库。库管员按领料单上的品种、型号、规格、数量认真清点后，将出库物料与领料人员当面点清。非本部门申请采购的物品不予支领。
3.5.2.2甲供材项目(含大中修或已立项的工程)领用物资，在系统中使用工程材料出库单专用模板，并在系统中准确填写领用部门、具体项目名称、施工单位。其用料要与分厂分开，对不用的材料要给予退库或退分厂，退分厂的材料要有设备部人员共同办理相关手续，并报于财务部；
3.5.2.3仓库保管员对系统打印的纸质领料单与系统中的领料单进行核对、审核后签字并予以发货，于次日上午上报财务材料会计。库管员发现有错误的（含项目填写不对或不全及超权限签字的）应拒绝发货并将领料单退回领料单位；
3.5.2.4同一公司核算下的不同仓库之间的移库，统一使用移库单。不同公司核算下的仓库之间移库按照内部交易走销售流程；
3.5.2.5销售出库时，要有客户和主管领导签字，出库数量要认真核对确保与手工记录一致。
3.5.2.6.仓库保管员应严格遵守先办理领料手续后出货的原则，严禁先出货后补办手续和白条发货。领用人不得进入库房，防止出现差错。保管员要做好出库登记，并定期向主管部门做出入库报告。本着“厉行节约，杜绝浪费”的原则发放物品，做到专物专用。
在相应单子上应由相应责任人签字不相干人员签字无效。目前各部门领料员和主管负责人情况：
部门
部门负责人
领料员
操作部
苗小超
崔丽丽
设备部
蒋召洪
王晓丽
工程部
王小中
李新颖
库场部
张明富
赵泽英
检尺部
杨金磊
王建华
安质部
魏俊志
苏丽丽
调度部
刘长灿
崔芳芳
综合部
郑景杰
王君轶
财务
孔志国
孙红盼
业务部
杨金磊
闫丽丽
（个别情况、特殊说明的除外，领料员不固定）
3.5.3出库调整业务：
3.5.3.1材料出库发生错误，当月可以由库管员直接进行材料出库的调整并注明调整的具体原因且经三级账会计核实方为有效；
3.5.3.2如果是库存结存数量错误，必须报仓库主任及公司领导审批后才能处理；
3.5.4专用物资出入库业务
专用物资指仅适用于物资需求单位而不具备通用性的特殊物资。
由于仓库库容有限，同时也为减少搬倒费用，对于一些体积较大、重量较重、数量较多而又不宜存放于仓库的专用物资，经仓库主任同意后可存放到物资需求单位现场。但对于易损、价值较高的物资，不许进行现场存放。
对于现场存放的物资，仓库应建立备查登记簿。货到时由库管员、物资需求单位材料员一同进行外观预验收（包括但不仅限于几何尺寸）且在仓库的备查登记簿上签字确认存货地点、存货时间并由仓库主任进行审核签字。同时各物资需求单位应积极提供方便、给予配合，并负责所接收专用物资的保管和维护工作，不经仓库允许不得私自挪用。
对于存放于现场的专用物资，使用单位在使用时应主动按实际用量给仓库开具领料单；仓库库管员不得要求使用单位在未使用该货物时就开具领料单。同时，仓库需加大库外物资的监管力度，每月月末进行盘点，发现应开未开领料单的应给以提示、警告。若于月底拒不执行，经查证属实的，可书面通知财务强行执行，且加倍计入考核成本。
3.6仓库主任：
3.6.1仓库主任对供应商提交的《采购入库单》签字，由供应商带走第三联。仓库主任留存第二、第四联，与次日上午指派专人交材料核算员岗；
3.6.2仓库主任对库管员提交的《采购入库单》签字后，留存第三联转交供应商(注意确认供应商身份，建立登记薄)。第二、四联于次日上午指派专人交材料核算员岗。
3.7财务部材料核算岗：分有合同和（无合同或与合同不符）两种情况
3.7.1供应商开票后，对于签有书面合同(经财务盖章,下同)的，供应商携采购入库单（劳务采购的直接附完工证）、采购发票，由业务经办人按合同审核且标明合同号（对于无合同或与合同不符的予以注明），由主管业务员、供应部长、主管副总经理，总经理、财务副总、财务部长签字后，由供应处业务员在系统中录入发票。再交财务处结算；
3.7.2设备供应保障部采购员岗位进行发票的录入及系统中发票的审核结算并及时转交财务材料核算岗；
3.7.3业务员凭采购发票还款的业务：由业务员携采购发票经设备供应保障部部长、主管副总经理、总经理、财务副总、财务部长等签字后，由设备供应保障部采购员岗位进行发票录入、核对，无误后及时转交财务出纳岗完成还款业务，财务出纳岗在收到还款票据后予以完成还款业务。但整个还款业务期限不得跨月；
3.7.4对于发生的出入库业务，材料核算岗在其次日上午12点前进行记账；
3.7.5对于手续齐全的结算单，应在手续齐全情况下一个工作日内予以办理。
4、考核
4.1各岗位严格按照本规范执行，对于有规定期限的按期执行，无明确期限的，在手续齐全的情况下两日内办理。凡逾期未办理的按照每项5-10元予以考核，追究相关环节责任；对于到货物资逾期不验的，考核责任单位每项100元；
4.2仓库对材料核算员岗位和各物资领用部门进行考核，每张单据5-10元的罚款；
4.3财务部对仓库送交的单据进行考核，如果发现缺单据一张5元，三张后每张单据10元，并进行通报；
4.4其他各岗位在操作过程中出现错误的，按照每次5-100元予以考核。如由此给公司造成损失的，另行追究责任；
4.5本规定按照下一环节对上一环节进行考核；
4.6本规范自下发之日起生效，其它有与本规定相抵触的规范制度以本规范为准；

编制：财务部 版本号：1/0
批准：

主题词： 备品备件 操作 规范
主 送： 各部室
抄 送： 总经理、副总经理
打印份数10份 2015年10月5日
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