XX县区档案信息化建设方案.docx

XX县区档案信息化建设实施方案 为适应我区信息化建设和档案事业发展的要求，进一步提高全区档案管理工作的现代化水平，进一步发挥档案信息资源服务社会的作用，根据全国档案信息化建设实施纲要、XX市档案事业发展“十一五”规划，结合我区电子政务的实际，特制定我区 档案信息化建设实施方案。 一、档案信息化建设的总体目标 以XX县区数字化档案馆建设项目为载体，大力推进我区档案信息化进程；坚持以档案网络建设为基础，以档案信息资源建设为核心，以开发利用档案信息资源、促进公共服务为目的，不断加强档案基础信息、基础设施、应用系统、信息资源利用、安全保障体系，人才队伍等六项基础性建设，着力打造全区档案信息共享交换网络平台，到“十一五”末（由于迁馆不可预知因素，一些建设项目不能如期完工，可能推后1-2年时间），全区档案信息化建设的总体目标是： （一）、完成数字化档案馆建设项目。在电子政务网络技术平台环境下，采集和接收电子政务内网各应用系统中传输、运转、处理完毕后的电子文件数据；通过建立基础数据库，建设为政府各部门提供电子文件的长久存储、管理、利用等服务的信息系统，确保在内网各应用系统中运行的电子文件数据，完整、安全地得到采集与妥善保存。 （三）依托区电子政务建设，建立电子档案管理的标准体系；利用电子政务平台，建立各种载体档案和相关电子档案同步接收平台。 （四）完善XX县区档案信息网站（内、外网站）建设，为本级党政领导、机关服务；面向社会、服务公众、服务经济，提供现行公开文件、开放档案目录等政府公开信息的网上查询阅览服务，发挥档案的积极作用。 （五）新馆建设时，综合考虑符合档案信息化的需要。实施XX县区数字化档案馆建设项目，要突出金牛特色、金牛文化；迁馆前按市档案局要求和工作部署，作好数字化档案馆的合理规划、软件开发、数据处理，力争2009年迁馆后，达到“软件不软、硬件要硬”的要求。 二、档案信息化建设的主要任务 （一）、实现数字化档案馆的基本功能 1、实现数据采集功能。通过电子文件网上报送系统软件，依托电子文件归档交换平台，多层面、多门类采集政务网内必须长期或永久保存的、符合归档要求的各种电子政务信息（包括电子公文、电子邮件、以及在政务网上发布的各类信息），接收应归档单位移交的电子档案，利用数据库技术建成一个综合的档案资源库，更好的为我区中心工作服务。 2、实现数据保存功能。通过磁盘、光盘等多种技术手段，对采集到的各类电子政务信息在备份的基础上进行永久保存，形成政务网的数据备份基地之一。 3、实现数据利用功能。对政务内网的各用户（包括领导、公务员）提供分层次、智能化、方便快捷的档案、文件综合信息访问查询、数据分析及挖掘服务，建成政务信息综合查询及辅助决策系统。依托公众网，建立档案信息网站，面向社会、服务公众，同时有目的、有重点的搜集、整理、数字化部分企业文件资料，面向企业，服务企业，不断探索数字档案馆为企业服务的新路子。 4、实现数据管理功能： 为了有效地实现利用目的，对包括电子政务信息在内的各类电子档案实行系统化管理，实现分类、排序、价值鉴定、数据检验、目录生成、数据统计、自动标引、信息组织、打印输出等，并运用身份认证、保密、访问控制等技术确保电子政务档案信息的安全及合理利用，有效地维护整个电子政务系统信息的安全。 5、实现档案宣传功能。充分利用数字档案馆综合保管的，反映XX县区政治、经济、文化等各领域发展现状的文本、音频、视频、图像等各种数字档案资源和“双重”、现行公开文件资料，通过金牛档案信息网内、外网门户网站，进行XX县区历史教育和建设成就的宣传，为我区经济工作服务，为企业服务。 （二）档案信息化标准建设 1、坚持档案信息化建设标准先行的原则，依据国家信息化建设的有关规范和档案行业标准，研究制定全区统一的档案信息化工作技术规范。 2、切实加强信息化标准的贯彻落实。认真执行国家档案局8号令和电子文件归档与管理规范、cad电子文件光盘存贮归档与档案管理要求、纸质档案数字化技术规范等一系列技术标准，确保数字档案资源格式统 一、数据规范、便于转换、实现共享。 （三）档案信息化基础设施建设 1、区档案馆数字化，服务器配置应满足海量数据存贮，快速检索利用的要求。各单位要完善档案数据库建设必备的存储和备份系统，以确保数据的安全。除进行纸质档案数字化加工外，还应加大音频档案、视频档案等多媒体档案数字化的力度，有条件的单位可配备相关设备如高画质相机（如单反相机，要求附带摄录相功能，大容量存储卡）、录音机（笔）。 2、加强全区电子档案管理系统硬件设施建设。区级档案部门的档案信息化建设要与区电子政务建设同步发展，配备相应的计算机、移动硬盘、dvd刻录机、光盘打印机等硬件设备，达到文档管理一体化的要求 3、积极推广使用紫晶电子文档管理系统软件。全区所有档案室全部使用紫晶电子文档管理系统软件，保证全区档案信息数据库的集中统一。 4、作好综合档案馆迁址各项准备工作，积极参与馆库建设的规划管理，确保档案馆建设技术要求，抓好档案馆现代基础建设系统工程项目，进一步优化档案保管条件。初步统筹规划系统工程项目建设内容有：一个网络化总控系统，下设六个子系统，包括（1）档案密集架管理子系统；（2）计算机网络化消防监控子系统；（3）网络化安全监控子系统；（4）温、湿度网络化控制子系统；（5）电源照明网络控制子系统；（6）局域网建设项目。根据各项条件和情况，择要实施。 （四）档案信息资源建设 1、目录数据库建设： 区档案馆做好馆藏档案目录的录入现已基本完毕，在已有的目录数据库基础上，“十一五”期间，全区各级档案部门要配合全区档案目录中心的建立，有计划、有步骤地充实目录数据库，同时区档案局要根据档案著录规则（dat18）要求，建立目录数据检查审核制度，对全区各立档单位定期进行目录数据质量检查，保证录入数据的规范。区直各机关、团体、企事业单位向档案馆移交档案时，己要求应同时移交机读目录，今后要严格实施。 2、全文数据库建设： 按国家档案局行业标准纸质档案数字化技术规范，区档案馆应稳步推进存量档案数字化和增量档案电子化，加快建设档案全文数据库，开发全文检索系统和多媒体信息检索系统。全文数据库结构设计应符合检索优先原则，以dbf文件格式或xml及其它格式进行数据交换。推荐的通用文件格式为：文字型数据采用xml文档和rtf、txt、word格式；扫描图像数据采用jpeg格式。通过关键字查询、语义查询，能够检索到基于内容的图像、视频、音频档案，完善服务功能。 “十一五”期间，区档案馆要完成馆藏珍贵重要及利用频繁纸质档案全文扫描录入任务。区档案馆应做好增量档案的电子化工作，加强对列入接收进馆范围的机关、团体、企事业单位档案的监督和指导，督促各单位及时做好本单位电子文件积累、鉴定、著录，实现电子文件实时归档。同时要坚持纸质档案和电子档案同时保管的“双套制”，以此作为档案接收进馆的硬性条件。依托区政务网电子公文交换系统做好紫晶文档管理系统的在线接收、归档和利用工作。全区各单位在做好公文交换系统电子档案归档工作的同时，要将同版本纸质文件一并归档。 3.多媒体数据库建设： “十一五”期间，区档案馆完成馆藏珍贵、重要的音像、照片档案数字化处理工作，抢救和保护好档案原件，逐步完善多媒体档案数据库建设。 建立全区统一的多媒体档案采集标准。视频数据采用mpeg、avi格式；音频数据采用mp 3、wav格式。确保多媒体档案数据库的安全与利用。 （五）档案管理应用系统建设 1、建立全区档案目录中心。全区各级档案部门要充分运用文档管理系统软件，不断壮大和扩展档案目录数据库。在此基础上，建立全区档案目录中心，实现馆室档案资源的共享，并提供开放档案目录网上查询服务。 2、建立全区电子文件中心。区档案馆根据政府电子政务建设要求，同步规划区电子文件中心建设，实现在线采集、接收电子文件，为各级领导决策服务。 区档案局要积极配合区信息办、机要局，做好紫晶文档管理系统软件与机关办公自动化和电子政务系统的技术衔接工作，开发相应的接口程序，以保证系统间的无缝链接，依托政务网整合机关档案室的档案信息资源，构建档案信息共享平台。 3、建立XX县区政府公开信息服务中心。现己建立“XX县区政府公开信息服务中心”，要努力把档案馆建设成为政府信息公开场所。遵照中华人民共和国政府信息公开条例的要求，积极收集政府及各部门可公开的政策性、法规性文件，通过现场查阅和登录互联网，为社会各界提供便捷服务。 （六）档案信息安全保障体系建设 建立档案信息安全保障体系，逐步完善档案信息安全管理体制。全区各级档案部门要建立档案信息安全制度，加强对计算机档案管理系统的维护管理，实施可靠安全的数据备份，做好电子档案信息的保管，全文、目录、多媒体（照片、影片、录像）数据库采用磁盘、光盘等方式同步备份。采用存储系统进行数据存储备份并严格进入管理。加强对电子文件归档工作的监督和指导，保证归档电子文件的真实完整。档案馆局域网要与外网实行物理隔离，严格管理权限，加强身份认证和密钥管理，非公开的档案信息一律不得上外网。要采取数据备份策略和异地存放管理措施，建立数据备份基地，建成存储系统容灾系统，确保档案信息数据的安全。全区各级档案部门也要注重档案信息资源的安全，要建立严格的档案交接制度和安全保障措施，严防档案数字化加工过程中失、泄密事件的发生。 三、档案信息化建设的主要措施 （一）加强领导，明确职责档案信息化建设是一个地区、一个单位信息化建设的重要组成部分，必须与信息化整体建设同步规划、同步发展。各级领导要以对历史负责的态度，重视和支持档案信息化建设，加大领导力度，为全区经济和社会发展提供良好的服务。 （二）规范管理，注重实效 区档案局加强对各单位档案信息化建设的行政监督和宏观指导。制定相应的规范性文件和标准，保证各单位产生的有保存价值的电子文件真实、完整、安全，严防违反档案法律法规行为。及时总结推广经验，促进全区档案信息化建设规范稳步开展。 （三）统筹规划，分类实施 档案信息化建设必须做到统筹规划、统一标准、统一部署、避免出现“自成体系、各自为战”的情况，要紧密围绕区委、区政府中心工作展开，全区档案信息化工作要在省、市档案部门和区信息办的指导下，按统一的技术标准实施。 （四）加强培训，提高素质 不断加强档案业务人员的培训力度，提高档案队伍对档案信息化建设的认识，增强档案人员信息化应用水平和信息安全防范意识，提高档案信息化建设的综合效益，为我区档案信息化可持续发展提供强有力的人才保证，努力造就一批既懂档案管理又懂计算机应用的复合型人才队伍。 第二篇：XX省档案信息化建设实施意见关于印发XX省档案信息化建设实施意见的通知 （XX省档案局XX省信息产业厅粤档发200238号） 各地级以上市、顺德市档案局（馆）、信息产业主管部门： 现将XX省档案信息化建设实施意见印发给你们，请认真贯彻执行、组织实施。 XX省档案局XX省信息产业厅 二二年十一月四日 XX省档案信息化建设实施意见 档案是一种重要的本源性信息。档案信息化建设是政府政务信息系统中的重要组成部分，担负着存储、管理政务信息系统产生的电子文件、档案信息并提供利用的职能。信息化对档案工作提出了严峻的挑战，也带来了难得的机遇。为推动全省档案信息化建设，根据国家信息化领导小组关于我国电子政务建设指导意见和省政府制定的XX省政府系统政务信息化建设2001-2005年规划，现提出XX省档案信息化建设实施意见。 一、档案信息化建设现状 （一）档案信息资源情况。 全省现有县级以上国家综合档案馆145个，馆藏档案377.6万卷；专业档案馆18个，馆藏档案72.6万卷；部门档案馆12个，馆藏档案374.1万卷；合计共有各级档案馆175个，各类档案824.3万卷。各档案馆馆藏的档案、资料基本上都经过规范化整理，编制了案卷目录、卷内目录、专题索引、专题卡片等各种检索工具。全省已录入计算机的档案案卷目录有171.0万条，文件级目录639.5万条，约占馆藏总量的7.8%。 各单位已普遍使用计算机编辑、打印文件，每年有大量的电子文件在计算机中产生，而这些已经存储在磁盘上的电子文件，经签发打印成正式的纸质文件后，多数未能妥善保存，有的虽有保存，但缺乏统一管理，造成人力、财力和信息资源的浪费。 据调查，在省直单位中，有9.2%的单位实现了办公自动化，文件归档采取电子文件与纸质文件并存的方式；有37.6%的单位在纸质文件归档的同时开始收集电子文件，累计收集了电子文件共28.1万份；有一半以上的单位尚未开始收集电子文件。 在人工管理纸质档案的情况下，由于客观条件的限制，文件自形成之日起满10至15年才向各级综合档案馆移交，文件、档案信息在利用的峰值期，只能存放在文件形成单位，难以为各部门和公众利用。 （二）基础设施与应用管理系统情况。 我省档案信息化建设起步于上个世纪80年代中期，经过10多年的努力，我省应用计算机管理档案的技术水平有了长足的发展，经省档案局推荐的优秀档案 管理软件已经占据档案软件的主导地位，有95%的省直单位应用计算机管理档案目录，档案管理被评为省特级的单位全部实现计算机管理档案目录。部分单位档案部门的计算机与单位的办公或业务计算机网络连接，个别单位档案部门已经实现了文件、档案管理自动化，做到了电子文件的实时归档，即时提供利用。目前，全省各级综合档案馆拥有计算机近600台，绝大多数综合档案馆已使用计算机管理档案目录。多数机关单位的档案室配置了计算机，全省各级档案室拥有计算机1400台。 XX市率先在全国开展数字档案馆的探索，顺德市和XX市XX县区为建设电子文件（档案）中心做了大量的工作。但是，从总体来看，档案部门的信息化建设发展还很不平衡，滞后于党委、政府系统政务信息化建设和社会信息化发展的步伐。主要表现在： -计算机管理档案多数处在管理档案目录信息的阶段，文件的全文管理尚处在起步阶段，对各机关大量产生的电子文件，没有科学合理的管理办法，难以进行有效的管理，导致已经产生的电子文件（档案）有流失的危险。 -电子文件的归档管理未引起办公自动化系统开发和应用单位的重视，一些办公自动化系统的档案管理功能不能满足档案管理工作的要求，以至文件管理与档案管理脱节。 -电子文件管理研究滞后，没有及时提出电子文件存储的技术规范和格式标准。电子文件的处理系统和应用系统的不统一，信息的提取、检索方式的不统一，造成电子文件统一管理的兼容性差，影响电子文件长期保存和信息迁移问题，以至存储的文件、档案信息无法利用，造成资源浪费。 -多数地方档案信息化建设未纳入政府电子政务建设的范围，政府信息化建设规划未有档案信息化建设部分。 （三）人才队伍与标准规范建设情况。 从1998年开始，省档案局开展高新技术知识培训工作，全省大多数档案局（馆）的领导和业务骨干受过培训，通过培训各级档案干部对档案信息化建设的认识不断提高，计算机知识不断丰富。 据统计，全省目前的档案专职干部中，具有大学本科以上学历的有649人；具有高级专业技术职务的有83人，中级专业技术职务的有405人。但计算机专业本科以上毕业的专业人才相对较少，现职档案人员中熟悉计算机操作的仍不多。 深圳、XX市、广州XX县区档案局等先后制定了有关电子文件归档管理的规定，并已组织实施。省档案局将根据即将颁布的电子文件归档管理国家标准制定实施细则。 二、档案信息化建设目标 根据省政府关于政务信息化建设规划的目标，全省档案信息化建设的总体目标是：以档案信息资源建设为核心，以电子信息管理为重点，确保具有保存价值的电子文件（档案）信息，真实、完整、安全地保存在档案管理部门，并为党委、政府和社会提供方便、快捷的利用服务。在各级政府和部门的支持下，以政务外网建设为基础，加快档案信息资源数据库建设，实现电子文件的实时管理与利用，实现档案信息资源数字化，档案信息利用服务网络化，档案管理工作自动化，信息管理法制化。 在各地的电子政务建设中，电子文件（档案）管理要逐步实现以下目标： -省、市、县各机关产生的需归档的电子文件，须交单位档案室管理。档案室作为归档电子文件的最终信息接收和管理的信宿单位，要积极创造条件逐步实现电子文件实时归档，保证本机关产生的电子文件真实、完整、安全地保存。-省、市、县各机关已归档的电子文件，由机关档案室提供利用。机关档案室作为归档电子文件原始信息管理和提供利用的信源单位，须加快计算机网络建设的步伐，尽早实现为本机关各部门提供电子文件的利用服务。 -各地档案局馆要与本地区信息管理部门密切配合，建立起电子文件（档案）数据管理中心（简称文档数据中心），使文档数据中心成为本地区党委、政府信息资源库的重要组成部分。文档数据中心集中管理政务外网内各单位的归档电子文件，为党委、政府和政务外网各用户提供电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享。 -省档案馆、经济特区及珠江三角洲地区的市县档案局馆，要在本地公众网平台建立数字档案馆或档案网站，使公众可通过数字档案馆或档案网站获得一站式的已公开的现行文件和开放档案查询、利用服务。 三、档案信息化建设主要任务 在电子政务信息建设中，档案部门重点配合信息资源库的建设，建立文档数据中心和数字档案馆或档案网站。文档数据中心的任务是对党委、政府电子政务系统产生的应归档电子文件进行实时归档管理和即时提供利用，数字档案馆或档案网站的任务是为党委、政府部门和公众提供馆藏档案信息、已公开现行文件信息的检索和利用。同时做好未纳入党委、政府电子政务系统单位的电子文件的收集、管理工作，保证有价值的电子信息真实、完整、安全地收集到档案管理部门，并提供即时利用。 （一）加快档案信息资源建设。 1.省、市、县各机关单位档案室应收集和保管本单位已经产生的应归档的电子文件，最大限度地降低已生成信息资源的流失，并将电子文件的数据信息输入数据库，在单位局域网中提供检索利用服务。 从2003年开始，纸质文件归档时，须同时归档同版本电子文件，归档电子文件须与纸质档案并存。各机关单位的档案管理部门须做好本单位归档电子文件的收集、归档、保管工作，同时做好收集和接收电子文件的技术准备和人员培训工作。已具备接收电子文件条件的单位要注意做好近年来已生成电子文件的收集、归档工作。已实现办公自动化的单位，档案部门可提前接收电子文件归档或实时接收电子文件归档，并即时提供利用。 2.省、市、县档案馆都要建立文档数据中心管理系统，积极创造条件接收本地区各单位的归档电子文件，在政务外网中提供检索利用服务。在党委政府的电子公文交换系统正式运行后，逐步实现： -光盘或网络接收应归档电子文件； -开通现行电子文件目录和档案目录检索服务； -开通非密级现行电子文件全文和开放档案全文利用服务，为党委和政府领导以及各部门提供已归档电子文件、档案查询，及全文利用服务； -通过政务内网或机要网，逐步实现涉密电子文件实时归档，并为党委、政府领导即时提供利用服务。 各地在规划政府电子政务办公系统建设时，应同步规划建设文档数据中心。已建成或正在建设政府电子政务办公系统的地区，应把文档数据中心的硬件部分 同政府网络办公系统的硬件建设同步完成。 档案部门要发挥文档管理的技术优势，以统一格式标准存储电子文件，编制电子文件检索分类索引数据库，保证政务系统中产生的电子文件信息数据的真实性、完整性、有效性、安全性和方便、快捷提供利用，保证电子文件长期存储数据的安全、准确迁移，保证存储的电子文档信息长期利用。 深圳和顺德市要力争在2003年建成文档数据中心并试运行。省档案馆、经济特区和珠江三角洲地区的档案馆要在认真研究深圳和顺德市建设文档数据中心经验的基础上，加快自身的文档数据中心的建设。要将科学、规范的文档数据中心建设和运行机制在全省逐步推广。 3.数字档案馆或档案网站，首先要将已开放馆藏档案和已公开现行文件目录上网，向公众提供网上检索服务。然后根据社会需求，对馆藏档案分类、分步进行全文信息数字化工作，逐步实现开放档案全文信息远程利用服务。经当地党委、政府批准，还要逐步实行已公开现行文件的全文利用服务。 4.省档案馆、地级以上市档案馆可设立档案信息数字化服务中心，充分发挥设备、人员和技术优势为县级档案馆和省、市、县各机关单位的档案室提供文档数字化服务。数字化工作的计划目标是： -3年内地级以上市档案馆馆藏档案目录须全部录入数据库，5年内各县级档案馆馆藏档案目录须全部录入数据库。其中档案目录可通过本地文档数据中心提供查询利用服务，同时根据社会的需求，加速编制开放档案专题目录。-加大开放档案全文、视频档案、音频档案数字化力度，5年内实现1/5馆藏开放档案全文数字化。 （二）加强基础设施与应用系统的建设。 1.应用软件系统方面： -进一步提高已推广的优秀档案管理软件的性能，增加著录质量控制和智能化功能，并使之从管理档案目录二次信息为主的软件系统，升级为档案目录、电子文件管理、存储功能完善的软件系统。 -应用或开发办公自动化系统时，其电子文件归档管理及电子文件目录管理功能须符合档案管理要求和技术标准，确保归档电子文件的真实性、完整性、有效性。 -开发文档数据中心、数字档案馆运行管理系统专用软件，应包括：档案信息数字化专用软件；文档数据中心、数字档案馆运行管理、数据存储、迁移转换软件；档案信息搜索引擎；档案信息数据安全、存储、备份软件等。各应用系统须符合档案管理的要求和国家有关标准，在确保原始信息数据安全可靠的基础上，具有高起点，高技术含量和较高的智能化水平。 -开发电子文件、文档著录信息自动获取软件，为电子文件的收集、存储工作提供技术支持，保证未建立计算机网络系统的单位，可以方便、及时、完整地收集、管理、存储电子文件，以技术措施避免现行信息资源流失。 2.硬件基础设施方面： 重点是在建设各级党委、政府政务外网的同时，统一规划、同步建设文档数据中心、数字档案馆或档案网站的硬件设施。 -各机关单位存储归档电子文件的计算机设备是本单位网络中的重要组成部分，它负责存储和备份单位全部电子文件数据，单位在建设内部计算机网络系统时，存储和备份电子文件的相关硬件设备应是单位局域网建设的重点之一。 单位局域网建设时，本单位的档案部门应积极参与，主动提建议，使系统能够符合档案管理的要求。存储归档电子文件信息数据计算机设备的安全可靠性应高于其它设备，并且需考虑异地备份设备。 -各地文档数据中心是政务外网信息资源库的重要组成部分，承担存储和备份党委、政府各部门产生的应归档电子文件的职能。文档数据中心的局域网络系统建设，应纳入政府政务外网建设规划，各市县（区）档案馆要积极配合当地信息管理部门，做好文档数据中心的局域网络硬件系统建设。 数字档案馆和档案网站建设，也要在政府的统一规划下进行，档案部门应积极提出科学、合理的功能需求。文档数据中心的公开信息单向转入数字档案馆或档案网站，要严格执行涉密信息管理的有关规定，实行逻辑隔离。 文档数据中心、数字档案馆和档案网站，档案馆计算机网络的安全保密方案事前须经地级市以上保密部门的批准，网络建成后要报地级市以上保密部门审批后方能投入运行。 （三）抓紧标准规范的制定。 1.制定标准与制度。 在已经颁布的有关档案著录标准、电子文件归档与管理规范（待批）、cad电子文件光盘存储、归档与档案管理要求等技术标准的基础上，在政府信息管理部门的指导下，组织技术力量研究制定全省统一的电子文件信息采集、管理、存储格式标准执行细则，使电子文件的管理更具有操作性。 制定电子文件归档、整理、公布、利用的工作规范；建立和完善电子文件保管、存储及安全利用的制度，使之逐步纳入法制化管理的轨道。 2.归档电子文件（档案）存储要求。 -收集、接收的电子文件须保证与归档的纸质文件内容、版式一致。-应用通用工具形成的电子文件，收集时应注明电子文件存储格式，处理工具、版本等电子文件生成环境信息。应用非通用工具形成的电子文件，收集时需转换为通用的文件存储格式。 推荐的电子文件格式包括以下几个方面： 文字型电子文件格式：txt、xml、rtf（应用wps字处理软件形成的电子文件，可直接保存wps格式，但须同时保存同名txt格式电子文件）； 图像型电子文件格式：tiff、jpeg； 应用多媒体技术获得的音频电子文件格式：wav、mp3； 视频电子文件格式。avi、mpeg。 归档电子文件须详细登记电子文件存储格式，处理工具、版本等电子文件生成环境信息，并与归档电子文件一并保存。 电子文件稿本代码。m草稿性电子文件；u非正式电子文件；f正式电子文件。 电子文件类别代码。t文本文件；i图像文件；g图形文件；v影像文件；a声音文件；m多媒体文件；p计算机程序；d数据文件。 归档电子文件须存储在符合要求的存储器中，并应及时对电子文件进行备份，存储于能脱机保存的载体上。推荐采用的载体的优先顺序是：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘，不允许用软磁盘作为长期存储归档电子文件的载体。 四、档案信息化建设的主要措施 （一）进一步提高对档案信息化建设的认识。 加强档案信息化建设是当前和今后一个时期档案部门的重点工作，各级档案部门要充分认识档案信息化建设在电子政务建设中的地位和作用，自觉把档案部门的信息化工作与党委、政府的办公自动化结合起来。积极争取领导的重视和信息部门的支持。各地领导和信息部门要把档案的信息化工作作为政务信息化建设的重要组成部分，加强领导、统一规划，稳步推进电子政务建设与档案信息化建设的协调发展。 （二）加大资金投入力度，统一安排所需经费。 各级档案馆要在各政府部门的统一领导下，在信息管理部门的指导和支持下，本着节约投资的原则，把文档数据中心和数字档案馆建设资金，列入当地电子政务建设统筹安排，统一管理。要本着经济、实用的原则，提高资金使用效率，切忌好高骛远，铺张浪费，同时要防止重复建设，避免重复投资。文档数据中心、数字档案馆日常运行、维护所需费用，要纳入政府信息资源库的运行、维护经费之中，统一安排，专项管理。 （三）加强人才培训工作。 加快档案信息化建设急需一批相关的专业人才，特别是既懂档案又懂计算机的复合型人才，各市、县档案局馆要采取引进和培养并重的措施。一是认真做好现职人员培训工作，特别是各级档案局（馆）的领导和业务骨干必须接受有关计算机、网络技术、数字化技术、信息管理、现代管理技术等知识的培训。二是要积极开展多种形式的技术培训和技术交流，努力营造学习高新技术知识的良好环境。三是重视计算机人才的配备，通过引进、招聘等方式，各市、县档案局馆要力争配备23名具有本科或硕士学历的计算机专业人才，并对他们进行档案专业知识培训，使之成为档案、计算机复合型人才。 第三篇：全国档案信息化建设实施纲要全国档案信息化建设实施纲要 “十五”期间，全国档案信息化建设的指导思想是。以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，适应国家信息化建设和档案事业发展的要求，把档案信息化纳入国家信息化建设的总格局，以档案网络建设为基础，以档案信息资源建设为核心，以扩大档案信息资源开发利用为目标，加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程，促进档案事业持续快速健康发展，为改革开放和现代化建设服务。 “十五”期间，全国档案信息化建设的目标和主要任务是。本着统筹规划、统一标准、分级建设、安全保密的原则，加快档案信息化基础设施建设，加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，推动馆藏档案的数字化的数据库建设，在部分中心城市建设示范性数字档案馆，开展公众网查询档案信息服务，加快推进档案信息化标准体系、安全保障体系和人才队伍建设。到“十五”末，各省、自治区、直辖市档案部门要努力建设并投入使用一批内部局域网，基本实现档案管理现代化和办公自动化；依托当地电子政务建设工程，建立为各级党政机关服务的档案目录信息中心，为逐步构建中国档案文献数据库创造条件；依托公众信息网，建立面向社会、服务公众的档案网站，逐步构建全国档案工作信息网。 一、档案信息化基础设施建设 继续推进运用计算机管理档案，提高各级各类档案馆、档案室计算机和网络技术的应用程度，逐步提高档案信息化水平。到“十五”末，全国应用计算机管理档案的普及率，力争东部地区省级机关档案部门达到90%，县以上各级国家档案馆达到70%；中西部地区省级机关档案部门达到80%，县以上各级国家档案馆达到50%。 各省、自治区、直辖市档案局馆都要建设和完善局域网，并且与当地政务网联通。到“十五”末，各省、自治区、直辖市及主要中心城市档案局馆力争全部建立局域网；省以下档案局馆的局域网建设以XX省、XX省、XX省为试点，80%的区县市档案局馆建立局域网并与当地政务网联通。 西部地区要把档案信息建设纳入实施西部大开发战略的范畴，充分发挥后发优势，逐步推进西部地区档案部门计算机和网络技术的应用，努力探索一条适合当地档案信息化建设的路子。 二、档案信息资源建设 加强档案目录数据库建设。充分运用计算机技术，加快档案目录数据库建设，提高档案检索利用服务质量。到“十五”末，有条件的省级档案馆全部馆藏档案案卷级目录都要实现机检，重要全宗档案逐步实现文件级目录机检 各级机关向档案馆移交档案时，要逐步做到同时移交机读目录。到“十 五”末，各省、自治区、直辖市档案馆要基本实现接收档案时同时接收已有的机读目录。 进一步加强档案目录中心的建设。进一步完善明清、民国和革命历史档案资料三个目录中心的建设。鼓励各地区国家综合档案馆建立区域性档案文献机读目录中心，推进档案信息资源共享。 积极推进档案全文数据库和多媒体数据库建设。有条件的档案馆应通过接收电子档案、对各种类型档案进行数字化等方法，积极建设相关的全文数据库 和多媒体数据库，逐步实现档案全文信息查询，不断提高服务效率和质量。 加强电子文件归档管理。各级机关和企业、事业单位档案部门要根据档案管理的要求，加强对本单位电子文件积累、鉴定、著录、归档等工作的监督、指导，保证各单位产生的有保存价值的电子文件真实、完整、有效。选择有条件的单位进行电子文件归档管理的试点工作，及时总结、推广经验，引导、规范机关电子文件的归档管理。从2002年开始，在统战部、财政部、国家税务总局、中国银行、中国建设银行等单位以及北京、上海、杭州等地的市级机关开展电子文件归档的试点工作。 研究电子档案接收、保管、利用的技术方法，制订电子档案管理办法。在北京、上海、江苏、浙江、福建、广东等地选择国家档案馆和中央企业档案馆开展网络环境下接收电子档案试点工作。 积极推进档案数字化进程，加强对珍贵、重要档案的保护，提高档案利用的效率和水平。以现实需要为前提，分阶段、分步骤实施。首先在中央档案馆、中国第一历史档案馆、中国第二历史档案馆，以及北京、天津、辽宁、上海、江苏、安徽、广东、重庆、陕西、青岛、杭州等省、市档案馆开展档案数字化工作试点，实现馆藏重要全宗纸质档案和照片、录音、录像档案的数字化，并在馆内建设数字化综合应用平台。其他有条件的档案馆也要进行这方面的研究和探索。 中央、国家机关档案部门向中央档案馆移交的档案。有条件的一般要进行数字化处理，同时并入中央档案馆和中央、军事家机关档案数据库系统。 三、档案管理应用系统建设 进一步提高档案管理软件的技术和应用水平，尽快在全国推广应用相对统 一、符合规范的档案管理软件，为保证档案信息交换、实现档案信息资源共享创造条件。 推进机关档案管理与办公自动化同步发展。适应办公自动化和电子政务建设的要求，在中央、国家机关以及省直机关中普及应用文档一体化管理系统，并与机关办公自动化和电子政务系统同步建设，协调发展。 各级档案行政管理部门要积极参与当地政府上网工程和电子政务建设。加强档案信息建库入网工作，争取将各地档案数据库作为重要信息资源库纳入当地电子政务、信息港建设总格局中，为逐步构建中国档案文献数据库积极创造条件。 充分利用和发挥网站的作用，使档案网站成为宣传档案工作、开展档案信息服务的窗口。省级以上档案馆应尽可能建设自己的档案网站（省级以上档案部门网站开通时间表见附件一），已经建立网站的要不断加以完善，丰富网站内容，有计划地上载开放档案目录，有条件的可上载已公开的档案全文信息，向社会提供网上查询和利用服务，进一步发挥档案信息资源服务社会的作用。 各省、自治区、直辖市档案行政管理部门应建立链接本地区各级各类档案网站的门户网站，积极探索实现馆际互联的路子。在逐步推进地区性馆际互联的基础上，不断促进全国范围内的档案信息资源共享。以国家档案局网站为龙头，逐步与各地档案网站实现链接，最终构建全国档案工作信息网，为全社会提供方便、快捷、优质的档案信息服务。 建设示范性数字档案馆。在总结深圳、青岛建设数字档案馆初步经验基础上，进一步在XX市档案馆、天津开发区档案馆、XX省电力公司档案馆等开展试点工作。 四、档案信息化标准规范建设 加快推进档案信息化法制建设。适时提出比较成熟的行政立法建议，推动相关配套行政规章的制订和完善。加快研究和制订电子公文归档、电子档案管理、档案信息公开和上网安全、网站建设与管理等方面的行政规章，形成有效的档案信息化建设激励约束机制，推动档案信息化建设有序开展。 完善档案信息化标准体系。集中力量研究制订一批急需的档案信息化标准，采取切实措施进行宣传与贯彻。“十五”期间，要优先制订电子文件归档，档案信息采集、整合和安全管理等方面的标准，加快建立健全档案信息化标准实施机制。已经出台的相关地方标准，要认真试行，总结完善；承担有关试点任务的档案部门，应率先出台相关标准，在试行的基础上加以完善，争取上升为国家标准或行业标准，在全国范围内推行。 （“十五”期间拟制订的档案信息化相关标准和规章见附件二。） 五、档案信息化人