办公物品管理教材.pptx

Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,办公物品管理,办公物品管理教材,第1页,第一节 办公,用具,管理,一、常见办公用具,分类,1、,日常,办公用具及易耗品,（1）,纸簿、信封,（2）,笔、尺、刀、剪,（3）,装订用具,（4）,归档用具,（5）,办公设备专用易耗品,办公物品管理教材,第2页,2、办公,自动化用具易耗品,（1）复印,用纸,（2）打,印用纸,（3）传真,纸,（4）,相片纸,（5）,光盘、色带、墨盒、硒鼓,办公物品管理教材,第3页,3,、,其它,（1）,咖啡,（2）,茶点,（3）,饮料等,办公物品管理教材,第4页,4.1.1办公用具采购与进货,1.通常采购办公用具程序,（1）由需要购置货物人填写企业内部“购置申请表”并签字.,（2）由采购人员向供给商发出购置需求信息，各供给商会返回对应报价单或估价单，经过采购人员比较、筛选，填写正式订购单并签字，说明订购货物详细情况，发送给选定供给商，该订购单需要授权人，即企业高级主管签字同意，同时要复制一份给会计部门，表示开始购货，准备付款。,4.1办公用具管理,办公物品管理教材,第5页,（3）当收到供给商货物后，要对照供给商交货单和自己订购单检验货物，查明货物数量、质量应该符合要求，将签收后交货单送会计部门。,（4）采购人员要依据收到货物填写入库单，货物入库，库房人员要签字表示货物进库。,（5）会计部门收到发票后，对照交货单、入库单和订购单，三单货名、数字应相符，经财务主管签字同意，支付款额或支票。,4.1办公用具管理,办公物品管理教材,第6页,2.选择供给商,选择办公设备及用具供给商时要在以下几方面对其进行比较：,（1）价格和费用,（2）质量和交货,（3）服务和位置,（4）安全和可靠性,4.1办公用具管理,办公物品管理教材,第7页,3.办公设备和易耗品订购方式,办公设备和易耗品订购方式通常有以下几个：,（1）直接去商店购置企业所需要办公用具,（2）电话订购,（3）传真订购,（4）,网上购置,（5）邮寄购置,4.1办公用具管理,办公物品管理教材,第8页,4.办公设备及办公用具接收程序,（1）先用订货单和通知单查对对方交付货物时出具交货单及货物；,（2）发觉数量不对，应马上通知采购部门联络供给商；,（3）接收数量出入也应通知采购部门，以按真实数量支付货款；,（4）接收每一类货物详情，应输入到办公用具库存卡接收项中；,（5）接收后，要及时更新库存余额；,（6）将接收货物按照办公用具存放要求存放好；,（7）订立物品发放制度，确定物品发放人。,4.1办公用具管理,办公物品管理教材,第9页,4.1.2办公用具库存保管与发放,1.库存控制概述,（1）库存控制卡内容,项目库存项目应准确描述，包含大小、颜色和数量，比如A4白文件纸。,单位货物订购、存放和发放单位，比如令、盒、包等。,库存参考号给每一库存项编号，经常与存放位置相联络。,4.1办公用具管理,办公物品管理教材,第10页,最大库存量最大量库存是以防物品超量存放而保留该项物品最大数量，库存物品数量在任何时候都不能超出这个最大量。,再定货量当库存余额到达这个水平，必须订购新货物来使余额到达最大库存量，经过考虑多少物品需要能确保业务运行、平均使用量、物品交货时间长短来确定这个数字。,4.1办公用具管理,办公物品管理教材,第11页,最小库存量最小量库存是以防物品全部被消耗完而保留该项物品最小数量，这么能够确保购置者在全部物品用完之前有充分时间补充库存量。,日期必须统计全部行动日期。,接收统计全部接收信息，包含发票号和供给商名字。,发放统计清楚发放物品数量，所发放物品申请号和物品发给个人/部门。,余额在每一次处理后计算物品库存余额。,4.1办公用具管理,办公物品管理教材,第12页,（2）库存控制必要性,（3）库存控制作用,1）准确库存数量并预防被盗。,2）确保所需物品充分供给。,3）将库存物品所占空间减到最小。,4）防止物品被破坏或因过期而作废。,4.1办公用具管理,办公物品管理教材,第13页,2.登记库存目录,一个库存目录应该包含以下信息：,（1）库存目录系列序号；,（2）财产描述；,（3）财产消耗；,（4）供给商名称；,（5）接收日期；,（6）存放位置。,4.1办公用具管理,管理秘书实务（第二版）二十一世纪公共管理系列教材,办公物品管理教材,第14页,3.物品库存保管中应采取办法,（1）储备间或物品柜要上锁，确保安全，降低丢失，储备需要面积取决于单位大小。,（2）各类物品要清楚地贴上标签，表明类别和存放地，方便能快速找到物品。,（3）新物品置于旧物品下面或后面，先来物品先发出去，这确保物品不会因过时而不得不销毁。,（4）体积大、分量重放置在最下面，以降低从架子上取物时发生事故危险。,（5）小物品、惯用物品，如订书钉盒，应放在较大物品前面，方便于找到和领取。,（6）储备间要有良好通风，房间保持干燥。,（7）储备办公用具应有良好照明。,4.1办公用具管理,管理秘书实务（第二版）二十一世纪公共管理系列教材,办公物品管理教材,第15页,4物品发放,（1）制作申请单,（2）立案清单,（3）发放物品应有以下手续：,1）指定人员发放；2）按单位相关制度要求发放时间；3）紧急需要物品时必须有对应处理程序；4）必须填写物品申请表，并由授权人签字同意；5）物品申请表包含以下细节：申请表编号、申领部门、物品名称（项目）、数量、特殊要求、发放人签字、领取人签字、授权同意人签字、日期；6）清点核实发放办公用具；7）提醒使用部门和人员节约使用办公用具。,（4）监视控制,4.1办公用具管理,管理秘书实务（第二版）二十一世纪公共管理系列教材,办公物品管理教材,第16页,5.节约使用办公用具办法,1）复印机。申请复印时必须填写有细节要求申请表，并在复印前由主管人员签字同意。,2）传真机。指定人员使用传真机，做登记并保留全部发送统计，其中包含日期、发送信息人姓名和信息接收者细节。,3）计算机、打印机、因特网。昂贵设备要限制使用；彩色打印要集中管理并由各部门独立核实成本；监督因特网使用。,4）电话、移动电话。降低私人电话；控制国内国际长途电话使用；按单位相关要求使用移动电话；定时检验并查对电话账单以控制开销。,4.1办公用具管理,管理秘书实务（第二版）二十一世纪公共管理系列教材,办公物品管理教材,第17页,4.2办公设备使用和管理,本章主要讨论最经常使用办公设备，如复印机、传真机、打印机、数码摄影机、数码录音笔、U盘等。,4.2.1复印机使用和管理,1.复印机基本原理,静电复印机基本原理是利用电光学、计算机和精密机械为一体摄影技术，将原稿文字、图像转换为静电潜象，再由静电潜象转印成复印图像过程。,管理秘书实务（第二版）二十一世纪公共管理系列教材,办公物品管理教材,第18页,2.复印机分类,按复印介质区分，能够分为特殊涂层纸复印机（又称EF机或直接法复印机）和普通纸复印机（又称PPC机或间接法复印机）。,按显影状态区分，能够分为湿法（液态）机和干法（固态）机。,按潜像形成方法区分，能够分为放电成像法（Carlson法）、电容成像或逆充电成像法（NP法或KIP法）、充电成像法、持久内极化成像法（PIP法）和电荷转移成像法（TESI法）。,按光导体材料区分，能够分为硒（包含硒-碲合金）静电复印机、ZnO静电复印机、CdS静电复印机和OPC（有机光导体）静电复印机。,4.2办公设备使用和管理,管理秘书实务（第二版）二十一世纪公共管理系列教材,办公物品管理教材,第19页,按稿台方式区分，能够分为稿台移动式和稿台固定式静电复印机。如图1.1所表示。,按主机体型区分，能够分为台式复印机、落地式复印机和组合式复印机。,按复印幅面尺寸区分，能够分为大型（Al以上）复印机、中型（A3或A2）复印机和小型（154以下及袖珍式、卡片式）复印机。,按色彩还原性能区分，能够分为黑白（即不论原稿图像是何种颜色，只能表示为不一样程度黑色）、单彩色（不论原稿图像是何种颜色，复印品均为黑色以外一个颜色）和全彩色3种功效复印机。,按特殊功效区分，能够分为含有信息存放功效、自动编辑功效、模拟功效、对开分页功效、自动进纸功效、自动双面复印功效和人机对话等功效静电复印机。,4.2办公设备使用和管理,管理秘书实务（第二版）二十一世纪公共管理系列教材,办公物品管理教材,第20页,复印机,4.2办公设备使用和管理,管理秘书实务（第二版）二十一世纪公共管理系列教材,办公物品管理教材,第21页,3.复印机使用,静电复印机使用步骤：,（1）预热；（2）放置原稿；（3)设定份数；,（4）设定复印倍数；（5）选择复印纸尺寸；,（6）调整复印对比度；,（7）当复印纸张较薄而底稿两面都有字时，可在该页背后垫上一张白纸，预防后面字透印出来。当复印无法拆开书本时，可两页中间夹一张厚白纸，遮挡暂不印一页和中缝。,4.2办公设备使用和管理,管理秘书实务（第二版）二十一世纪公共管理系列教材,办公物品管理教材,第22页,送纸方式：,复印送纸有两种：送纸盒自动送纸和手动送纸。普通情况使用自动送纸，假如制作胶片或载体纸张较厚，则使用手动方式送纸。,复印机使用常识：,1）选择适当地方安装复印机。,2）应使用稳定交流电，电源定额应为：220-240V，50Hz，15A。,4.2办公设备使用和管理,管理秘书实务（第二版）二十一世纪公共管理系列教材,办公物品管理教材,第23页,4.复印机管理,复印文件资料要办理登记审批手续。,为确保复印机安全运转天天下午下班时关机。,不得私自复印绝密文件和个人材料，复印机密文件需经企业领导同意。,关闭复印机电源开关，切断电源。,4.2办公设备使用和管理,管理秘书实务（第二版）二十一世纪公共管理系列教材,办公物品管理教材,第24页,5.复印机维护和保养,必须对复印机进行定时保养维护，也就是对静电复印机感光鼓、电晕器、显影装置、光学系统、供输纸机构等进行检验、清洁、润滑、调整或更换。,当对复印机进行维护保养操作时，应首先切断电源，打开各机门，卸下稿台玻璃，然后分别将清洁器、显影器、电晕装置、消电灯等取出。再将定影器及纸盒等相继拉出，最终取感光鼓。注意：在取出感光鼓及其周围部件时，一定要小心，决不能划坏感光鼓，一旦划坏将在复印件留下与划痕相对应污迹且极难修复。,4.2办公设备使用和管理,管理秘书实务（第二版）二十一世纪公共管理系列教材,办公物品管理教材,第25页,4.2.2传真机使用和管理,1.传真技术概述,问世于19世纪40年代，20世纪代传真技术基本成热，第二次世界大战前后开始商用，进入20世纪90年代以来，传真技术伴随世界新技术不停发展，产生了光电技术及其器件更新。光传真机也应运而生。,4.2办公设备使用和管理,管理秘书实务（第二版）二十一世纪公共管理系列教材,办公物品管理教材,第26页,新型数码传真机,4.2办公设备使用和管理,管理秘书实务（第二版）二十一世纪公共管理系列教材,办公物品管理教材,第27页,2.传真机操作方法,（1）传真准备,调整传真机工作状态,装纸,统计纸幅面必须符合规格要求，纸卷两端不要卡得太紧；,统计纸卷要卷紧后再安放到机内，运输传真机前要将纸卷取出；,注意统计纸正反。纸正面应对着感热统计头（没有经验操作者可在纸两面划几下，有划痕一面为正面）。,4.2办公设备使用和管理,管理秘书实务（第二版）二十一世纪公共管理系列教材,办公物品管理教材,第28页,原稿,凡出现以下情况之一原稿都不能使用：,大于技术规格要求最大幅面原稿；,纸张厚度大于0.15mm或小于0.06mm原稿；,纸上有大头针、曲别针或其它硬物原稿。,放置文件,一次放置文件页数不能超出要求页数；,文件正反面按要求放置；,文件顶端要推进到能够开启自动输纸机关地方；,送多页文件时，两侧要排列整齐，靠近导纸板，前端要摞成楔形。,4.2办公设备使用和管理,管理秘书实务（第二版）二十一世纪公共管理系列教材,办公物品管理教材,第29页,（2）试运行,通常采取复印（COPY）方式，检验传真机是否能够正常工作。,复印详细操作步骤以下：,接通电源开关，观察液晶显示器是否出现“准备好”（READY），或检验指示灯亮否，若处于READY状态或指示灯亮，则表明机器能够发送或接收。,将欲复印原稿字面朝下放在引导板上。,4.2办公设备使用和管理,管理秘书实务（第二版）二十一世纪公共管理系列教材,办公物品管理教材,第30页,选择扫描线密度档次。普通置于“精细”级，此档主扫描线密度为8线/mm，副扫描线密度为7.7线/mm。也可选择“标准”级或“超精细”级，不论选取哪个档次都有液晶显示或指示灯显示。,原稿灰度调整。当原稿图文颜色较深时，将“原稿深浅”键置于“浅色”位置；若图文颜色较淡时，就将该键调至“深色”位置。,最终按复印（COPY）键。,4.2办公设备使用和管理,管理秘书实务（第二版）二十一世纪公共管理系列教材,办公物品管理教材,第31页,（3）发送方式,发送文件前不通话，操作步骤以下：,检验机器是否处于“准备好”（READY）状态；,放置好发送原稿；,摘取话机手柄，拨对方号码，并监听对方应答信号(长鸣声),按开启键（START），这时发送指示灯或液晶显示“TRANSMIT”，表明机器开始送文件；,挂上话机，等候发送结束并收取对方统计汇报；,依据汇报上差错情况，再进行重发，直至全部无误为止。,4.2办公设备使用和管理,管理秘书实务（第二版）二十一世纪公共管理系列教材,办公物品管理教材,第32页,发送文件前需要通话，操作步骤以下：,检验机器是否处于“准备好”（READY）状态；,放置好发送原稿；,选择扫描线密度和对比度；,摘取话机手柄，拨对方号码，并等候对方回答；,双方通话；,通话结束后，由收方先按开启键；,当听到收方应答信号时，发方按开启键，开始发送文件；,挂上话机，等候发送结束。若发送出现差错，则应重发，直至收方正确接收为止。,4.2办公设备使用和管理,管理秘书实务（第二版）二十一世纪公共管理系列教材,办公物品管理教材,第33页,发送操作时注意事项,若按下“停顿”（STOP）键时，发送马上停顿，此时不能强行抽出卡在传真机中原稿，只能掀开盖板取出；,在发送期间，也不允许强行抽出原稿，不然会损坏机器和原稿；,当出现原稿阻塞时，要先按“停顿”（STOP）键，然后掀开盖板，小心取出原稿。若原稿出现破损，一定要将残片取出，不然将影响机器正常工作；,若听到对方回铃音，而听不到机器应答信号时，不要按开启键，应打电话问明情况后再作处理。,4.2办公设备使用和管理,管理秘书实务（第二版）二十一世纪公共管理系列教材,办公物品管理教材,第34页,（4）接收方式,自动接收,含有自动接收功效传真机才能按此方式操作。自动接收时，无需操作人员在场。过程以下：,电话振铃一次，机器自动开启，液晶显示“RECEIVE”接收状态或接收指示灯亮，表示接收开始；,接收结束，液晶显示“RECEIVE”消失或接收指示灯熄灭；,机器自动回到“准备好”（READY）状态。,4.2办公设备使用和管理,管理秘书实务（第二版）二十一世纪公共管理系列教材,办公物品管理教材,第35页,人工接收，操作步骤以下：,使机器处于“准备好”（READY）状态；,当电话振铃后，拿起话机与对方通话；,通话结束，按发方要求，按开启键（START），开始接收；,挂上话机；,若接收处现差错或质量不好时，可与对方联络，要求重发，直至满意为止。,4.2办公设备使用和管理,管理秘书实务（第二版）二十一世纪公共管理系列教材,办公物品管理教材,第36页,（5）处理“卡纸”问题,定时保养。定时进行全方面清洁保养，能够降低“卡纸”率。,选好纸张。对于普通纸传真来说，纸张好坏对传真机“卡纸”率及其使用寿命都会产生至关主要影响。,不选取同一包纸内厚薄不均，尺寸不一，甚至有缺损传真纸。,不选取边缘有毛茬传真纸。,不选取纸毛太多传真纸。在洁净桌面上抖过后会留下一层白屑，说明纸毛太多，质量低劣，会影响机器内部清洁，加速机件磨损等。,一旦发生“卡纸”，在取纸时只可扳动传真机说明书上允许动部件，不要盲目拉扯上盖。,4.2办公设备使用和管理,管理秘书实务（第二版）二十一世纪公共管理系列教材,办公物品管理教材,第37页,3.秘书怎样收发传真,（1）发出传真,发出传真除了要熟悉其发送方法外，还要注意：,1）拟写文稿,2）登记：传真管理，要建立收发登记制度。,3）归档：假如是主要文件，应加以编号并妥善保留，年底立卷归档。,4.2办公设备使用和管理,管理秘书实务（第二版）二十一世纪公共管理系列教材,办公物品管理教材,第38页,（2）接收传真,1）登记,接收传真有些人工和自动两种方法。传真接收管理和发送一样，也要建立登记制度。,2）处理,秘书收到传真后，属于自己职责范围之内应尽快处理；假如是他人传真，应尽快通知收件人，并请领取人领取时签字，尤其是有急度和密级要求传真，更要认真对待，确保传真能得到快速高效处理。,4.2办公设备使用和管理,管理秘书实务（第二版）二十一世纪公共管理系列教材,办公物品管理教材,第39页,4.传真机常见故障及处理,故障1：显示“CHECK PAPER SIZE”，出现“卡纸”,分析处理：,故障2：复印或接收文件中有一条或数条竖白线,分析处理：,故障3：不能自动进稿,分析处理：,4.2办公设备使用和管理,管理秘书实务（第二版）二十一世纪公共管理系列教材,办公物品管理教材,第40页,故障4：统计纸输送走斜,分析处理：,故障5：传真机接通电源后，报警声响个不停,分析处理：,故障6：开机后液晶显示器无任何显示，电源指示灯也不亮,分析处理：,故障7：复印、发送文件中有一条（或几条）竖黑线,分析处理：,4.2办公设备使用和管理,管理秘书实务（第二版）二十一世纪公共管理系列教材,办公物品管理教材,第41页,4.2.3打印机使用和管理,1.针式打印机,针打机购置成本廉价、耗材成本低廉、不怕“折腾”、能实现多层拷贝打印。,2.喷墨打印机,喷墨打印机是采取数字信号控制喷头喷射细小墨滴到打印纸上形成打印点来完成打印输出功效。,4.2办公设备使用和管理,管理秘书实务（第二版）二十一世纪公共管理系列教材,办公物品管理教材,第42页,3.激光打印机,激光打印机是激光技术和电子摄影技术相结合产物。它由走纸机构、激光扫描系统、电子摄影部件和字形发生器与控制器等几部分组成。,4.2办公设备使用和管理,管理秘书实务（第二版）二十一世纪公共管理系列教材,办公物品管理教材,第43页,4.2.4数码相机使用和管理,1.什么是数码相机？,数码相机中照片可直接传送到计算机中。数码相机能够看作是普通摄影机和扫描仪结合体，按下快门，马上就能够从液晶显示器上看到照片效果。,4.2办公设备使用和管理,管理秘书实务（第二版）二十一世纪公共管理系列教材,办公物品管理教材,第44页,（1）数码相机工作原理,数码相机是光、机、电一体化产品。大多数数码相机都使用电荷耦合器件，它是数码相机心脏。它前面有一个数字格栅，由快门控制。快门打开后光经过红、绿、蓝三色滤镜，汇聚在电荷耦合器件上，引发电流改变，这种改变电流信号反应了拍摄人像或物体颜色和亮度信息。,4.2办公设备使用和管理,管理秘书实务（第二版）二十一世纪公共管理系列教材,办公物品管理教材,第45页,（2）数码相机结构,数码相机关键部件是CCD（Charge Couple Device，电荷偶合器件）图像传感器。CCD是数码相机用来感应光线、取代银盐成像组件，相当于传统相机胶卷，直接关系到最终相片分辨率及品质。数码相机镜头质量非常主要。镜头含有分辨率水平，与CCD芯片尺寸和像素有着很大关系。,4.2办公设备使用和管理,管理秘书实务（第二版）二十一世纪公共管理系列教材,办公物品管理教材,第46页,2.数码相机注意事项,（1）数码相机不宜拍摄自然风光,（2）尽可能靠近被摄体,（3）防止过高或过低温度,（4）取景要准确,（5）在逆光拍摄时使用闪光灯进行补光,4.2办公设备使用和管理,管理秘书实务（第二版）二十一世纪公共管理系列教材,办公物品管理教材,第47页,3、数码相机保养,（1）清洗相机机身,（2）清洗镜头,（3）防热,（4）防寒,（5）防水、防雾和防沙,（6）旅行防护,（7）相机保藏,4.2办公设备使用和管理,管理秘书实务（第二版）二十一世纪公共管理系列教材,办公物品管理教材,第48页,4.2.5 U盘使用和管理,1.何谓U盘,优盘即U盘，如图所表示。是一个闪存介质，经过电脑USB接口存取数据，存取数据速度远比软盘快。容量从几M到数千M不等。,4.2办公设备使用和管理,管理秘书实务（第二版）二十一世纪公共管理系列教材,办公物品管理教材,第49页,优盘优点：,不需要驱动器，无外接电源，使用简便，即插即用；,容量大，体积小，仅大拇指般大小，十分轻巧；,存取速度快，约为软盘速度15倍；,可靠性好，可擦写达100万次，数据最少可保留；,抗震，防潮，耐高低温，携带十分方便；,USB接口，带写保护功效；,具备系统开启、杀毒、加密保护、装载一些工具等功效；,4.2办公设备使用和管理,管理秘书实务（第二版）二十一世纪公共管理系列教材,办公物品管理教材,第50页,2.U盘使用注意事项,（1）拔U盘之前要关掉从U盘中打开每个文件夹，不然可能会丢失数据。,（2）“我U盘”只能识别FAT格式分区。,（3）不使用U盘时候，最好将U盘取下，不然会影响终端运行速度。,（4）频繁插拔U盘会造成盘内数据丢失，所以插拔时间间隔最少要保持30秒。,4.2办公设备使用和管理,管理秘书实务（第二版）二十一世纪公共管理系列教材,办公物品管理教材,第51页,