DB22-T+3606-2023黑土地质量档案管理规范.pdf

ICS 65.020.01 CCS B 10 22 吉林省地方标准 DB22/T 36062023 黑土地质量档案管理规范 Management specification for black land quality archives 2023-12-28 发布 2024-02-01 实施 吉林省市场监督管理厅 发 布 DB22/T 36062023 I 前言 本文件按照 GB/T 1.12020标准化工作导则 第 1 部分：标准化文件的结构和起草规则的规定起草。请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别这些专利的责任。本文件由吉林省农业农村厅提出并归口。本文件起草单位：吉林省土壤肥料总站。本文件主要起草人：付春红、杜东明、焦晓辉、崔佳慧、杨松、李冠男、刘健、杨晓庭、刘祥辉、赵强、黄梓源。DB22/T 36062023 1 黑土地质量档案管理规范 1 范围 本文件规定了黑土地质量档案管理的基本要求、文件材料形成、文件材料收集、文件材料整理、文件材料归档、档案保管、鉴定与销毁、档案开发与利用、档案统计与移交、档案监督与指导。本文件适用于耕地中黑土地质量档案的管理。2 规范性引用文件 下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。GB/T 118222008 科学技术档案案卷构成的一般要求 GB/T 188942016 电子文件归档与电子档案管理规范 DA/T 222015 归档文件整理规则 DA/T 382021 档案级可录类光盘 CD-R、DVD-R、DVD+R 技术要求和应用规范 DA/T 752019 档案数据硬磁盘离线存储管理规范 DB22/T 33942022 黑土地质量 3 术语和定义 下列术语和定义适用于本文件。黑土地 black land 黑龙江省、吉林省、辽宁省、内蒙古自治区的相关区域范围内具有黑色或者暗黑色腐殖质表土层，性状好、肥力高的耕地。黑土地质量 black land quality 黑土地立地条件、土壤特性、地力及产能现状等综合属性的总体状况。黑土地质量文件材料 black land quality documents 在黑土地保护、利用和相关治理、修复活动中直接形成的能够反映黑土地质量动态变化的文字、图表、声像等不同形式的记录。黑土地质量档案 black land quality archives 对国家、社会具有保存价值并归档保存的黑土地质量文件材料。4 基本要求 DB22/T 36062023 2 县级以上人民政府农业农村主管部门及其他承担黑土地质量工作的主管部门负责本行政区域黑土地质量档案管理工作。形成材料的承办部门按照“首办负责、流程统一、标准一致”的原则，负责黑土地质量文件材料的形成、收集、整理、归档等，若承办部门涉及 2 个及以上，由主办部门负责；按照“安全保质、规范可用、科学有效”的原则，负责黑土地质量档案的保管、鉴定与销毁、开发与利用、统计与移交、监督与指导等，并指定专人负责管理。涉及国家秘密的黑土地质量档案应按照中华人民共和国保守国家秘密法国家秘密定密管理暂行规定国家秘密载体保密管理的规定执行，并符合本文件要求，单独保管。5 文件材料形成 基本要求 5.1.1 黑土地质量文件材料形成时，采用纸质和电子两种方式记录。已配备电子档案管理系统、具备电子档案管理技术要求的立档单位，应采用电子方式记录、归档和管理。5.1.2 以照片方式形成的黑土地质量文件材料，以电子照片方式记录，不形成相纸等纸质载体形式。记录方式 5.2.1 纸质文件材料形成时，宜采用激光打印或黑色水性字迹笔记录，确保记录的信息清晰、稳固、长久。5.2.2 黑土地质量电子文件材料记录方式的种类及要求如下：a)纸质文件材料形成的归档电子文件，应当来源可靠、内容准确、标识完整；b)数据、图件等专业类电子文件材料，应确保关联信息齐全、程序规范、要素合规；c)录音、录像和电子照片等声像类电子文件材料，应客观、系统、鲜明地反映主题内容，声音、影像和画面应完整、清晰，同时配备相应的文字说明。记录载体 黑土地质量文件材料在形成时，应确保记录载体耐久、可靠，能满足长期保存的需求。具体如下：a)纸质文件材料应采用耐久性强的印刷纸和书写纸，避免使用新闻纸、复写纸、热敏纸等易发生退变的记录载体；b)电子文件材料应转换或直接使用系统安全的电子计算机记录，同时应备份在一次写入型光盘或硬磁盘等离线存储介质上。一次写入型光盘应符合 DA/T 38 的要求；硬磁盘应符合 DA/T 75 的要求。记录格式 5.4.1 电子文件材料及电子文件元数据在形成时，格式宜按照 GB/T 188942016 中 8.3 和 8.4 执行。以专有格式存储的黑土地质量电子文件材料不能转换为通用格式时，应同时存储专用软件、技术材料、操作手册等。5.4.2 电子公文等版式文件材料格式宜参照 DA/T 472009 中第 4 章的要求执行。6 文件材料收集 收集范围 DB22/T 36062023 3 针对黑土地质量调查、监测、评价等工作的意见要求、规划方案、制度规范等材料，以及记录黑土地质量变化情况的基础材料、总结、报告、图件、数据、数据库等各类材料均应收集归档。文件材料收集范围应涵盖 DB22/T 33942022 中 4.1 的内容。黑土地质量文件材料归档范围参照表 A.1。收集要求 6.2.1 黑土地质量文件材料的收集应本着应收尽收的原则。纸质文件材料在收集时应做到系统、完整、准确，电子文件材料在收集时应保证真实性、可靠性、完整性、可用性。6.2.2 反映同一内容的黑土地质量电子照片，应选择其中具有代表性和典型性的进行收集；某一项目、活动或会议等反映同一事由的若干电子照片宜参照 DA/T 50 中照片组的要求进行收集。7 文件材料整理 基本要求 7.1.1 整理工作应遵循黑土地质量文件材料的形成规律、保持文件材料之间的有机联系，确保整理后的文件材料统一、有序、稳定、准确。7.1.2 黑土地质量文件材料应按照分类、排列、编号、编目的顺序，以“件”为单位逐步开展整理工作。分类 7.2.1 年度分类 年度分类是按黑土地质量文件材料形成的年度进行分类。本文件中的年度是指文件材料形成的自然年度。跨年度形成的文件材料，应归入文件材料完结年度。周期性形成的文件材料应归入周期结束的年度。7.2.2 问题分类 问题分类是按黑土地质量文件材料所反映的问题进行分类，见表 A.1“分类号”项。排列 黑土地质量文件材料应按照分类排列，确保文件材料之间的连续性和相关性：a)按照年度问题，结合时间先后和重要程度排列；b)归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列。同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列。编号 7.4.1 基本要求 黑土地质量归档文件应遵循唯一性、稳定性、简单性、适用性原则编制档号，确保指代单一、稳恒固定、简明易懂、广泛实用。7.4.2 编制方法 应依分类方案和排列顺序编制档号，纸质档案和电子档案的档号构成及编制要求应保持一致。7.4.3 档号构成 DB22/T 36062023 4 档号结构宜为：全宗号-分类号年度保管期限-件号。上、下位代码之间用“-”连接，同一级代码之间用“”隔开。a)“全宗号”宜由“专黑土地”的汉语拼音大写首字母“ZHTD”标识；b)“分类号”由代表“质量”的汉语拼音大写“ZL”加上两位阿拉伯数字（参见表 A.1）组成；c)“年度”为文件形成年度，用 4 位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2022”；d)“保管期限”分为永久、30 年，分别以代码“Y”“D30”标识；e)“件号”是单件归档文件在分类方案最低一级类目内材料的排列顺序号，用 4 位阿拉伯数字标识，不足 4 位的，前面用“0”补足，如“0001”。示例：在 2021 年形成的“黑土地质量等级调查材料”中第 1 件永久保存的档案，档号可标识为：ZHTD-ZL122021Y-0001。7.4.4 标识方法 黑土地质量归档文件应在首页上端的空白位置加盖档号章并填写相关内容。电子文件可以由系统生成档号章。档号章式样宜按照 GB/T 118222008 中图 A.7 执行。编目 7.5.1 基本要求 黑土地质量文件材料应依据档号顺序编制归档文件目录。编目应准确、详细，便于检索。7.5.2 编制方法 参见附录 B。其他 纸质文件材料的其他整理工作宜按照 DA/T 222015 中第 6 章执行；电子文件材料的其他整理工作宜按照 GB/T 188942016 中 7.2 执行。8 文件材料归档 纸质文件材料应归档 1 份，电子文件材料离线存储介质应归档 3 套（存储档案光盘载体的套号用大写英文字母 A、B、C 标识，A 表示封存保管，B 表示查阅利用，C 表示异地保存）。以年度形成的黑土地质量文件材料可于次年 6 月底之前完成归档移交；以周期形成的黑土地质量文件材料可于周期结束后 3 个月内完成归档移交。黑土地质量文件材料归档可按照如下程序进行：a)移交部门的归档人提交归档文件材料、档案目录和档案备考表；b)接收部门的检查人核对归档文件材料整理情况和档案目录信息；c)核对无误，办理交接手续。9 档案保管、鉴定与销毁 保管 9.1.1 保管场所应具备防火、防盗、防紫外线、防有害生物、防水、防潮、防尘、防高温、防污染等防护条件。档案保管温湿度宜参照 JGJ 252010 中 5.2 规定执行。DB22/T 36062023 5 9.1.2 档案盒、档案柜等档案装具应符合档案管理要求。9.1.3 黑土地质量档案保管的方法如下：a)纸质档案应按照档号顺序，在档案柜（架）内，自上而下、从左至右依次排放保管；b)电子档案的保管应确保载体安全、信息可用：1)保存在离线存储介质上的档案，应装盒远离磁场保管。保管应符合 DA/T 382021 中第 9 章的要求，硬磁盘介质的保管应符合 DA/T 752019 中第 9 章的要求；2)存储在电子计算机上的档案，其电子计算机场地条件宜参照 GB/T 2887 执行。c)对于重要的或有特殊需求的黑土地质量电子档案可采取异地、异质的方式备份保管；d)宜应用电子档案管理系统实现信息化管理，电子档案管理系统功能宜参照 GB/T 39784。9.1.4 档案管理应列入单位安全工作管理机制中，开展档案安全风险管控。发现安全隐患的，应及时采取补救措施。质量管控的内容：a)纸质档案应定期检查保存状况，出现纸张破损或变质情况，宜参照 DA/T 25 的要求，及时修复；b)电子档案应定期检测存储介质的保管情况、读取状况，确保有效、可用，发生问题时，应及时转换或更新。鉴定 9.2.1 应按照及时、准确的原则，开展档案的价值鉴定，确保鉴定后的档案存毁得当，满足实际需求。9.2.2 应由从事黑土地质量工作和档案保管工作的相关人员组成黑土地质量档案鉴定小组，负责档案的鉴定工作。9.2.3 应按照黑土地质量档案保管期限的设定，定期对已达到保管期限上限的黑土地质量档案进行存毁鉴定。9.2.4 鉴定后仍需继续保存的档案，应根据实际需要重新划定保管期限并做出标注，鉴定后确无保存价值的档案应予以销毁。销毁 纸质档案销毁的方法可参照机关档案管理规定的相关要求执行；电子档案销毁的方法应按照 GB/T 188942016 中 10.3 执行。10 档案开发与利用 开发 10.1.1 应适用于黑土地质量工作的发展需要，本着提高利用效力的原则，采用数据分析、文本挖掘等方法，扩展档案开发的力度和深度。10.1.2 开发黑土地质量档案信息资源，可形成黑土地质量基础数据库、黑土地质量提升技术指南、黑土地质量评价专题概况、黑土地质量等级图册等编研成果，为科学提升黑土地质量提供决策依据。利用 10.2.1 黑土地质量档案的利用应参照机关档案管理规定建立健全档案利用制度，规范利用手续。10.2.2 黑土地质量电子档案与纸质档案具有同等效力，可采用更为安全、便捷的电子形式提供利用。电子档案采用在线方式提供利用时，应遵守国家信息安全和档案开放审核的相关规定；利用记录人物影像和在版本保护期内的黑土地质量声像档案，应符合国家有关规定。DB22/T 36062023 6 11 档案统计与移交 统计 11.1.1 应按照真实、准确、完整、及时的原则，定期开展黑土地质量档案统计工作，为总结黑土地质量变化规律、分析发展趋势提供客观依据。11.1.2 应对黑土地质量档案的数量、质量等基础概况和档案的鉴定、销毁、利用、移交等管理情况进行统计，可根据需要建立统计台账。11.1.3 应按上级主管部门或档案主管部门要求，按时完成黑土地质量档案的统计上报工作。移交 11.2.1 应按照完整、系统、真实、安全的原则移交黑土地质量档案，确保移交后的档案有效、可用。11.2.2 纳入国家档案馆接收范围的黑土地质量档案，应按照移交手续定期向同级档案馆移交。电子档案移交进馆应基于安全、可靠、规范的软件平台。移交后开放 移交进馆的黑土地质量档案在达到开放条件后，应由立档单位配合档案馆完成移交档案的开放审核工作。12 档案监督与指导 监督与指导工作应本着公正、严谨、高效的原则，确保档案管理活动科学规范、安全有效。应在符合安全保密要求的前提下，逐级开展黑土地质量档案的监督和指导工作；对监督与指导中发现的问题，应及时下达整改通知，并监督落实，适时回访。对所属单位监督与指导的内容包括不限于：a)档案工作责任制和管理制度落实情况；b)档案库房、设施、设备配置使用情况；c)档案管理各环节的规范情况；d)档案信息化建设和信息安全保障情况。DB22/T 36062023 7 A A 附录A （资料性）黑土地质量文件材料归档范围与保管期限表 黑土地质量文件材料归档范围与保管期限表见表 A.1。表A.1 黑土地质量文件材料归档范围与保管期限表 序号序号 分类号分类号 归档范围归档范围 保管期限保管期限 调调 查查 类类 1 黑土地质量普查材料 1.1 ZL11 报告、总结等结论性材料 永久 1.2 ZL11 方案、基础信息等阶段性、过程性材料 30 年 2 黑土地质量专项调查材料 2.1 黑土地质量等级调查材料 2.1.1 ZL12 报告、总结等结论性材料 永久 2.1.2 ZL12 方案、基础信息等阶段性、过程性材料 30 年 2.2 黑土地质量特定指标调查材料 2.2.1 ZL13 报告、总结等结论性材料 永久 2.2.2 ZL13 方案、基础信息等阶段性、过程性材料 30 年 2.3 新增黑土地质量调查材料 2.3.1 ZL14 报告、总结等结论性材料 永久 2.3.2 ZL14 方案、基础信息等阶段性、过程性材料 30 年 2.4 黑土地质量应急调查材料 2.4.1 ZL15 报告、总结等结论性材料 永久 2.4.2 ZL15 方案、基础信息等阶段性、过程性材料 30 年 监监 测测 类类 1 黑土地质量监测体系建设材料 1.1 ZL21 报告、总结等结论性材料 永久 1.2 ZL21 方案、基础信息等阶段性、过程性材料 30 年 DB22/T 36062023 8 表A.1 黑土地质量文件材料归档范围与保管期限表（续）序号序号 分类号分类号 归档范围归档范围 保管期限保管期限 2 黑土地质量年度监测材料 2.1 ZL22 报告、总结等结论性材料 永久 2.2 ZL22 方案、基础信息等阶段性、过程性材料 30 年 3 黑土地质量专项监测材料 3.1 ZL23 报告、总结等结论性材料 永久 3.2 ZL23 方案、基础信息等阶段性、过程性材料 30 年 评评 价价 类类 1 黑土地质量等级评价材料 1.1 ZL31 报告、总结等结论性材料 永久 1.2 ZL31 方案、基础信息等阶段性、过程性材料 30 年 2 黑土地质量监测评价材料 2.1 ZL32 报告、总结等结论性材料 永久 2.2 ZL32 方案、基础信息等阶段性、过程性材料 30 年 3 黑土地质量特定指标评价材料 3.1 ZL33 报告、总结等结论性材料 永久 3.2 ZL33 方案、基础信息等阶段性、过程性材料 30 年 4 新增黑土地质量评价材料 4.1 ZL34 报告、总结等结论性材料 永久 4.2 ZL34 方案、基础信息等阶段性、过程性材料 30 年 5 黑土地质量应急调查评价材料 5.1 ZL35 报告、总结等结论性材料 永久 5.2 ZL35 方案、基础信息等阶段性、过程性材料 30 年 其他类其他类 1 其他黑土地质量材料 1.1 ZL41 报告、总结等结论性材料 永久 1.2 ZL41 方案、基础信息等阶段性、过程性材料 30 年 DB22/T 36062023 9 B B 附录B （资料性）黑土地质量档案目录填写示例 B.1 封皮填写示例 B.1.1 封皮填写示例图 黑土地质量档案目录的封皮填写示例见图 B.1。黑土地质量档案目录 单位名称：全 宗 号：年 度：保管期限：起止档号：自-至-注：A4 横版。图B.1 黑土地质量档案目录封皮填写示例 B.1.2 填写说明 B.1.2.1 单位名称 填写单位的全称。B.1.2.2 全宗号 按照条款 7.4.3“档号构成”中“全宗号”来填写。B.1.2.3 年度 按照条款 7.4.3“档号构成”中“年度”来填写。B.1.2.4 保管期限 按照条款 7.4.3“档号构成”中“保管期限”来填写。B.1.2.5 起止档号 填写档案目录中第一个档号和最后一个档号。DB22/T 36062023 10 B.2 目录填写示例 B.2.1 目录填写示例图 黑土地质量档案目录填写示例见图 B.2。序号 档号 文号 责任者 题名 日期 页数 保管期限 备注 1 ZHTD-ZL122021Y-0001 吉林省土壤肥料总站 关于上报 2021 年耕地质量等级调查结果的报告 20211202 8 永久-2 -3 -4 -5 -注：A4 横版。图B.2 黑土地质量档案目录填写示例 B.2.2 填写说明 B.2.2.1 档号 按照条款 7.4.3“档号构成”中“档号”来填写。B.2.2.2 文号 填写文件材料的发文字号，没有发文字号的不填。B.2.2.3 责任者 填写文件材料形成单位的全称。B.2.2.4 题名 填写文件材料的全称。B.2.2.5 日期 填写文件材料的形成日期，日期格式为年、月、日信息的 8 位阿拉伯数字组合格式。B.2.2.6 页数 填写文件材料的页面总数。B.2.2.7 保管期限 按照条款 7.4.3“档号构成”中“保管期限”来填写。B.2.2.8 备注 填写文件材料需要说明的情况，无需说明情况时不填。B.3 备考表填写示例 DB22/T 36062023 11 B.3.1 备考表填写示例图 黑土地质量档案备考表填写示例见图 B.3，页面设置为A4 竖版 情况说明：。整 理 人：检 查 人：归档日期：年月日 图B.3 黑土地质量档案备考表填写示例 B.3.2 填写说明 备考表置于盒内所有归档文件之后，用以记录整理、检查情况并对盒内归档文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况进行必要的注释说明。B.3.2.1 情况说明 填写需要说明的档案情况。B.3.2.2 整理人 填写移交档案人员的中文名字，名字用黑色字迹笔手工填写。B.3.2.3 检查人 填写接收档案人员的中文名字，名字用黑色字迹笔手工填写。B.3.2.4 归档日期 填写档案归档时间，年、月、日信息用阿拉伯数字填写。DB22/T 36062023 12 参考文献 1 GB/T 28872011 计算机场地通用规范 2 GB/T 397842021 电子档案管理系统通用功能要求 3 GB/T 42107-2022 国家科技重大专项文件归档与档案管理规范 4 DA/T 132022 档号编制规则 5 DA/T 252022 档案修裱技术规范 6 DA/T 472009 版式电子文件长期保存格式需求 7 DA/T 502014 数码照片归档与管理规范 8 DA/T 782019 录音录像档案管理规范 9 JGJ 252010 档案馆建筑设计规范 10 中华人民共和国主席令第 5 号.中华人民共和国黑土地保护法.11 中华人民共和国主席令第 28 号.中华人民共和国保守国家秘密法.12 中华人民共和国主席令 第 47 号.中华人民共和国档案法.13 国家秘密载体保密管理的规定（厅字200058 号）.14 国家保密局令第 1 号 2014 年.国家秘密定密管理暂行规定.15 国家档案局令第 13 号.机关档案管理规定.16 中华人民共和国农业农村部.耕地质量调查监测与评价办法（农业部令 2016 年第 2 号）.