南京某地产金色家园业主入住方案.docx

南京万科金色家园三期
业主入住方案

说 明

“万科金色家园”是南京万科置业有限公司在南京市开发的高档商品住宅楼。为实现物业的顺利接管，建立与楼盘档次相适应的物业管理体系，根据南京市物业管理行业的要求以及金色家园的具体情况，结合上海万科物业多年的物业管理经验，特制定了金色家园入住方案，以确保业主顺利入住。

目 录

一、 金色家园入住方案
二、 金色家园入住办理流程
三、 金色家园入住通知书
四、 金色家园入住须知
五、 附表
六、 金色家园入住费用预测

一、金色家园（三期）入住方案

（一）、入住办理现场的选址：
目前有三个地址可供考虑，各有利弊：
1.金色家园幼儿园　优势：在三期入住现场，房屋验收方便快捷，减少业主等待时间
　　　　　　　　　　劣势：幼儿园属毛坯房交付，如作为入住办理现场至少须进行简单包装，须配备柜式空调机不少于四台（可利用业委会空调、保安休息室空调各一台），须增加简易洗手间两间
　　　　　　　　　　　　　因环境简易与前二次交付有较大反差，有可能引起业主的不满。
2.金色家园售楼处　优势：环境舒适，有中央空调，前二次交付均在此进行，流程较顺畅。
　　　　　　　　　劣势：距离三期较远，办理入住人员及业主均要乘车前往，须配车协助人员往返。
3.金色家园会所　优势：比较靠近三期，可以利用会所资源，有中央空调
　　　　　　　　劣势：场地较小，入住办理高峰时现场可能出现拥挤，须在流程上精心安排
(二)

、入住办理的时间
1、集中办理时间分提前期和集中办理期:
2005年 7月 25日至 7月 29日（ 5天）。

2、日常办理时间:
金色家园物业管理部日常入住办理时间从2005年 7月 30日直至结束。
三\、入住办理环境的布置：营销部需于7月23日之前完成内外环境布置
1、前提：
A、 如选择金色家园幼儿园作为入住办理现场，工程部需在7月15日前完成对幼儿园现场的改造，准备好临时使用的空调设备，物业管理部负责安装完成。
B、 由设计部完成现场入住办理流程图安装，园　　　　　　主等待　　　　　　　　　　　　　　　　　　　
2、外部环境布置:
A、 在办理现场大门口，设立横幅“金色家园喜迎各位新业主”。
B、 道路上设立指示牌，指引业主到入住办理现场。
3、内部环境布置：
A、 办理现场入口设置“吉祥物”标示牌。
B、 现场四周配以鲜花、盆景加以点缀。
C、 考虑到是集中办理，入住办理现场人数会很多，无论入住办理现场设在　　哪个场地均需设置休息区域及等候区域，并制作鲜明的标识系统。
D、 在入住办理现场道路旁放置展板，内容有：乔迁之函、金色家园入住办理流程、金色家园业主入住须知、金色家园入住收费标准、金色家园业主装修须知、装修质量自己掌握、家庭防火安全常识、家庭装修安全常识等。
E、 入住办理各岗位名牌放置于办公桌前，工作人员胸前挂入住办理工作挂牌便于与业主沟通。
（二） 人员配备：
1、入住领导小组在6月底成立
2、人员配备表：

职能／部门
人数
责任人
配合部门
备注

地
产
公
司
16人
入住办理现场总协调
1人

协调入住办理流程中各部门配合事宜
客户服务中心
2名

客户答疑及协调
营销部
4名

合同审核
按揭事务
地产财务部
4名

其中2人负责开票，2人收款
工程部
至少2名

1名土建工程师、1名水电工程师
施工单位
2名
2个项目经理

接整改单
设计部
1名

设计师
物
业
公
司
54人
财务部
3名
物业

开票、收款
业主接待
2名
地产、物业各1人

入住流程第一位置
资料审核发放
4名
物业

核对资料、发放物业文件
物业
验房
30名
物业

验房人员和小工各15名，两人一组备好验房工具（水桶、水管、带灯头及插头电线）
钥匙领取
2名
物业

维修汇总
2名
物业

紧急情况处理
2名
物业、地产各1人

突发事件及应付媒体
现场保安
3名
物业

现场清洁
2名
物业

装修管理
2名
物业

在管理部准备办理装修手续
管理部留守协调
1名
物业

小区内保安、清洁协调
1名
物业

小区维修
3名
物业

确保供电、供水正常

3、岗位描述：
A、接待员2名（物业公司1名、地产1名）：主要做好业主接待、登记工作，掌握现场秩序使业主能按序办理。
B、资料审核员4名（物业公司）：主要做好各类文表的发放及指导业主填写资料工作
C、收款员3名（物业公司）：收取入住所需缴纳的物业管理费用及其他费用。
D、钥匙发放员2名（物业公司）：主要做好各户钥匙、IC卡的发放及登记工作。
E、房屋验收人员30名（物业公司）：15人负责做好解答业主提出房屋质量问题及陪同业主进行房屋验收工作。15人配合进行房屋验收工作及通水试验，另外，工程部、设计部还需现场配备水、电工程师、设计人员各一名，主要负责现场解答业主提问，现场协调整改。
F、验房资料汇总人员2名（物业公司）：主要对验房资料进行整理归档，将《房屋维修单》统一发放至施工单位并督促工程维修进度工作。
G、保安3名、清洁2名（物业公司）：主要负责现场秩序的维护及现场的保洁工作。
H、营销人员4名（地产公司）：负责核对资料、产证的代办工作。
I、财务人员4名（地产公司）：负责开票收款工作。
J、客服人员2名（地产公司）：负责答疑
K、施工单位负责人1名（工程部）：主要配合金色家园物业管理部发放的《房屋维修单》，落实维修工作。
L、应急事件处理人员2名（物业公司、地产公司个1名）：主要处理入住办理现场的突发事件。
（五）、 入住办理资料准备
序号
内容
责任部门
责任人
完成时间
1
金色家园住户情况登记表
物业管理部
胡怀丽
6月25日
2
金色家园入住文表签收单
物业管理部
胡怀丽
6月25日
3
金色家园业主装修申请表
物业管理部
胡怀丽
6月25日
4
金色家园同意办理装修手续通知单
物业管理部
胡怀丽
6月25日
5
金色家园入住收费标准
物业管理部
胡怀丽
6月25日
6
金色家园钥匙领取登记表
物业管理部
胡怀丽
6月25日
7
IC卡登记表
物业管理部
胡怀丽
6月25日
8
车位租赁登记表
物业管理部
胡怀丽
6月25日
9
金色家园车辆管理规定
物业管理部
胡怀丽
6月25日
10
金色家园车位租赁合同
物业管理部
胡怀丽
6月25日
11
金色家园房屋业主验收须知
物业管理部
胡怀丽
6月25日
12
金色家园业主房屋验收单
物业管理部
胡怀丽
6月25日
13
金色家园住宅管道、地漏通水记录
物业管理部
胡怀丽
6月25日
14
金色家园住宅卫生间渗水试验记录单
物业管理部
胡怀丽
6月25日
15
金色家园业主验房整改通知单
物业管理部
胡怀丽
6月25日
16
金色家园商业用房消防管理规定
物业管理部
胡怀丽
6月25日
17
金色家园商业用房管理协议书
物业管理部
胡怀丽
6月25日
18
金色家园商业用房使用公约
物业管理部
胡怀丽
6月25日
20
金色家园建筑工程施工许可证
客服中心
曹骏
6月底
21
市建设工程竣工验收合格证明
客服中心
曹骏
6月底
22
市建设工程规划验收合格证明
客服中心
曹骏
6月底
24
金色家园业主入住时煤气、电话申请的电话、申请地址及办公时间
客服中心
曹骏
6月底
25
房屋幢（户）编号的相关文件
客服中心
曹骏
6月底
26
质量保证卡（施工单位）
客服中心
曹骏
6月底
27
关于高层防火门使用管理协议
客服中心
曹骏
6月底
28
金色家园沉降观测报告
客服中心
曹骏
6月底
29
金色家园商品住宅工程建设用地规划许可证
客服中心
曹骏
6月底
30
金色家园建设用地批准书
客服中心
曹骏
6月底
31
金色家园新建住宅交付使用许可证
客服中心
曹骏
6月底
32
新建住宅交付使用配套建设验收合格证明
客服中心
曹骏
6月底
33
金色家园大产证
客服中心
曹骏
6月底
34
新建住宅使用说明书
客服中心
曹骏
6月底
36
金色家园入住手续流程表
营销

6月底
37
资料档案袋制作

6月底
38
入住文表的印制

6月20日

入住现场商家选定
营销、物业

6月30日

入住展板制作
营销部

6月25日

入住须知

6月25日
38
质量保证书

6月底
39
金色家园入住通知书及存根联

5月25日
40
金色家园的房型、弱电、给排水以及空调位置工程图纸（A3）
设计部

6月底
41
业主生活手册

5月底完成

（六）、入住流程图（需根据确定后的入住现场布置）
休息等待区
验房等待区
各项职能
接待
咨询答疑

重点洽谈区

二、金色家园入 住 办 理 流 程
上海万科物业管理有限公司南京分公司金色家园物业管理部是负责南京万科金色家园管理工作的服务机构。为了更好地实施万科物业“全心全意全为你”的管理理念，方便、快捷地为业主办理入住，金色家园管理部将为业主提供一条龙服务。
（一） 机构及人员设置：
在入住办理现场设置接待处、资料审核处、收银处、钥匙发放处及验房处，并配有专业人员进行接待、指导。同时，地产公司的工程部、施工队、监理公司将派专业工程人员前来协助工作，解决业主提出有关房屋质量方面的问题。
业主需携带资料：
1．业主本人办理所需资料
1）入住通知书；
2）购房合同；
3）交款收据；
4）业主身份证；
5）现金/支票（用于房款及物业管理费等相关费用）。
2．委托人办理所需资料
1）入住通知书；
2）购房合同；
3）交款收据；
4）现金/支票（用于缴付房款及物业管理费等相关费用）。
5）业主委托书、业主、委托人身份证及复印件。

物业公司入住操作流程图
接待-----按揭-----房款核算-----资料核验-------入住资料发放及填写-------交纳相关费用-------申请长宽――――房屋验收-------领取进户门匙（房屋整改）-------完成入住手续

业主本人应携带如下资料：1、入住通知书；2、购房合同书；3、交款收据；4、业主身份证及图章；5、现金/支票（用于缴付维修基金及管理费等相关费用）。委托人还应携带委托书及业主、委托人身份证、及复印件

业 主
接受办理手续引导，领取《入住流程表》
接待人员

　　　　　　　　　　　　　　　　　按揭员
审核合同总价，填写房屋交接书，交接产证办理资料

房款核算员
房款结算，收取产证办理费、代办费开出“同意办理入住通知单”

资料审核、发放员
交验入住通知书、购房合同书、交款收据及身份证、图章；发放业主生活手册、装修须知、住户情况登记表等相关文件

收银员
签收《入住文表签收单》，签署《公共契约》

交清所有入住费用

验房员
验房、抄水电表，填写《房屋验收文表》双方确认

钥匙发放员　　　　　　　　存在质量问题
验收合格领钥匙

在《房屋维修通知单》上填写返修项目

再次验收，请业主在《房屋维修通知》上签字
　　　　　　　　 资料汇总　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

资料存档

入住办理程序
1． 接待
1） 接待人员有礼有节、不卑不亢，以良好的万科物业人的精神风貌欢迎业主的光临，并祝贺乔迁之喜；
2） 向业主介绍金色家园的概况，并讲解入住手续的办理程序，协调各环节，掌握现场秩序；
3） 发放入住流程表;
4） 按顺序进行编号
2． 资料审核发放
1） 资料审核人员会请业主出示入住通知书、购房合同、交款收据及业主身份证、图章（委托人还需委托书及身份证），并认真核对；
2） 核对完毕后，会向业主发放公共契约、业主生活手册、住户情况登记表、保修卡、万科金色家园住宅装修须知、南京市新建住宅使用说明书、南京市新建住宅质量保证书、　车位租赁须知等相关文件，并指导业主进行填写；
3） 对完填写内容，确认无误后，业主需签收《入住文表签收单》及签署《公共契约》；
4） 填写《入住情况登记表》
5） 收入资料：公契（２份,一份从生活手册中裁下并和另一份装订,两份均需业主签字盖章）、住户情况登记表、文表签收单、入住情况登记表　入住通知书、合同（原件和复印件一份），若业主自办产证，则交还合同原件；
6） 资料审核员向业主说明此环节已完成，请到“收银处”，并致谢！
3． 收银
1） 向业主讲明要交付的费用及收费标准等，同时解答业主提出的管理费依据、构成、用途等问题。核对《收费标准》、收取相关费用，开据发票和收据；
2） 在“同意办理装修通知单”上签字；
4. 验房
1） 验房人员携带好《房屋验收文表》引导业主前往住宅；
2） 验房人员陪同业主进行住房管道、地漏通水、卫生间渗水试验及房屋设备的验收，并及时在《房屋验收文表》上做好记录以及业主的签字认可；
3） 验房人员会记录水、电、表的底数，请业主在《房屋验收文表》上签字确认。对于需返修的房屋，在《万科金色家园业主验房整改通知单》上填写返修项目及业主联系电话，告知大概返修及完工时间；
4） 返修结束，通知再次验房。业主验收没有问题后，在《万科金色家园业主验房整改通知单》上签字确认。
5、 钥匙领取
1） 验收完毕，钥匙发放人员核实入住流程表各项流程已完成即发放钥匙及IC卡，至此整个入住流程办理结束。

装修办理
1、 业主应和装修工程队到物业管理部进行装修申请，填写《装修申请表》。为了保障业主的利益和房屋结构的完整，管理部将严格审核《装修申请表》内容，并要求施工队提供：施工队营业执照、资质证书、装修合同及装修施工图。
2、 管理部审核确认之后，向施工队发放《南京万科金色家园业主装修管理规定》、房屋水电图、施工告示牌。
3、 业主缴纳装修管理服务费3.5元/平方米，施工队为施工人员办理临时出入证（免费），管理部为装修队发放《装修许可证》和《施工人员出入证》。
4、 为了便于今后物业的管理和小区整体形象的美观，管理部将派专业技术人员对装修队进行管理（包括空调的安装、预留孔的改动）。
5、 管理人员每天将对装修户进行巡查，记录当天的装修项目。为了保障业主的生命及财产安全，我们的管理员将及时阻止诸如：擅自改变房屋结构、用途、外貌或进行扩建。在第一时间消灭事故的苗子。
6、 业主装修结束以后，装修管理人员对房屋进行退场验收，检查垃圾清运是否完毕，外观是否损坏。退场验收合格后，对业主装修资料交资料保管员存档。至此，装修结束。

上海万科物业管理有限公司南京分公司
金色家园物业管理部
二零零五年五月八日

入 住 通 知 书

尊敬的 客户：
您好！首先感谢您选择南京万科置业的物业,同时我们热忱地欢迎您成为万科物业的主人,并希望经过我们共同的努力,将您的物业成为您的理想家园。
您所购买的南京万科金色家园于2005年6月经南京市建设工程质量监督站等政府有关部门和南京置业有限公司，上海万科物业管理有限公司南京分公司,建筑施工单位等组成的验收小组验收合格。目前已获得《南京市建设工程质量核验证明书》、《新建住宅交付使用许可证》、《新建住宅交付使用配套建设验收合格证明》、《南京市建设工程竣工规划验收合格证明》和《南京市房地产权证》。按合同的约定我司将于2005年7月25日起交房，7月25日----7月29日为集中办理入住期。
一、办理入住时间：
上午：9：00——11：30 下午：13：00——16：30
二、 办理入住地点：
待定
三、 办理入住要求：
1、 请您接到本通知后，按通知时间前来办理入住手续。在此期间内，公司有关部门将集中办公，为您提供快捷方便的服务；
2、 如果您因公事繁忙，不能亲自前来，您可委托他人代办。受托人除应带齐相关的资料外，还应带上您的委托书、身份证，及受托人的身份证；
3、 如果您不能在通知时间内前来办理手续，我们将书面催告一次，逾期未办理的,则自催告规定的交付期限之第二日起视为将房屋正式交付，房屋的风险责任均自该日起转移。

由于这次入住户数较多，为避免您因办理入住占用过多的等候时间，建议您于　　月 日至 月 日前来办理入住手续。
特此通知，顺致如意！

南京万科置业有限公司
上海万科物业管理有限公司南京分公司
2005年7月 8 日

入 住 须 知

尊敬的 客户 欢迎您成为南京万科金色家园的新业主！
请您仔细阅读以下入住须知和办理程序,有助您顺利办理入住:
一、请您在通知规定的时间内前来办理入住手续和小产证办理手续。逾期未办者，将有可能承担合同中约定的所应承担的法律责任。
二、您来办理入住手续时，请带齐以下资料：
1、 销售合同原件;
2、 全部房款收据、契税原件;
3、 身份证原件（销售合同上所有人员的身份证，未成年者须提供相应户口证明。
4、 受委托代他人办理的还应提供授权委托书及受托人本人身份证;
三、您办理入住手续时，请同时交付以下款项：
以上款项除房款外，请用现金支付。
1、 合同价为 元/合同面积为 M2，实测面积为　　　　　　　 M2；
2、 代收产证费总房款（契税：印花税、领证费等）;
3、 产证代办费 ;
4、 六个月物业管理费，计 　 元(自2005年8月至2006年1月)；
5、 装修管理服务费：3.5元/平方米（建筑面积），
计 　　　　 元；
6、 六个月车位管理费（如有车位），计 180　　 元（自2005年8月至2006年1月）；
7、 垃圾处理费（代街道收取）：2.5元/月，计 　15 元 ； 8、 门禁IC卡工本费 40元/张（每户赠送3张，另购按工本费收取）。
四、您办理入住手续时，请按以下程序进行：
2、 至入住接待处领取《入住流程表》；
3、 至合同审核处审核房款，填写《房屋交接书》，经办人在《入住流程表》上签字；
4、 至产证办理处交接产证办理资料，填写各项表格，经办人在《入住流程表》上签字；
5、 至财务部结算房款（多退少补）；经办人在《入住流程表》上签字;
6、 预交产证办理费总房款1%　　　　　　元，代办费200元；
7、 至物业资料审核处领取资料，经办人与业主在《入住流程表》上签字；
8、 至物业财务处缴交入住费用，经办人在《入住流程表》上签字；
9、 至验房处，在有关人员的陪同下验收房屋，经办人与业主在《入住流程表》上签字。
10、 至钥匙发放处领取钥匙, 业主在《入住流程表》上签字，并交由物业管理部存档。

　　　　　　　　　　　南京万科置业有限公司
上海万科物业管理有限公司南京分公司
2005年7月8 日

南京万科金色家园入住文表签收单

序 号
文 表 资 料 名 称
备 注
1
生活手册

2
新建住宅使用说明书

3
新建住宅质量保证书

4
房屋保修卡

5
室内水电布线图

6
电表安装通知

7
煤气卡

8
南京万科金色家园住户情况登记表

9
南京万科金色家园住宅装修须知、装修申请表

10
温馨提示

11
钥匙包

上海万科物业管理有限公司南京分公司
以上各类文表已收到
业主签收：

年 月 日
备注：

南京万科金色家园业主装修申请表　　　　

业主姓名

楼幢号
幢 室
联系电话

装修施工项目内容

进场施工期： 年 月 日至 年 月 日
业主确认
本人已收到《南京万科金色家园住宅装修须知》，且已知晓全部内容及权利与责任，并自愿承诺遵守。

业主签字：

年 月 日

装修施工队单位：

负责人（签字）：

联系电话：

单位公章：
年 月 日

金色家园物业管理部：

经办人：

年 月 日
备注：
审核人：

南京万科金色家园住户情况登记表　　

业主姓名 （含该物业的所有产权人）

金色家园地址
幢 　　 室
面积

电话

原户籍所在地

联系电话

工作单位

部门

单位地址

单位电话

紧急联系人

紧急联系
电　　话

紧急联系人地址

车位情况

备注事项

入住成员情况：（学龄前儿童、在学儿童情况）
称谓
姓名
性别
户籍所在地
民族
证件号码
工作单位

填表人： 填表日期：
填写注意事项：
1．本表所列栏目务必请如实填写，公司将为住户保密。
2．请用蓝色或黑色钢笔、签字笔填写，勿用铅笔、圆珠笔、彩笔填写。
3．书写字体应端正清晰，请勿使用缩写符号。

南京万科金色家园同意办理装修手续通知单

幢 室业主房屋验收、入住手续已办理完毕，同意办理装修申请手续。
经办人：

年 月 日

南京万科金色家园同意办理装修手续通知单

幢 室业主房屋验收、入住手续已办理完毕，同意办理装修申请手续。
经办人： 年 月 日

南京万科金色家园钥匙、IC卡领取通知书

幢 室业主房屋验收已完毕，并已交清办理入住的各项费用，请办理钥匙、IC卡交接手续。
经办人：
年 月 日

南京万科金色家园钥匙、IC卡领取通知书

幢 室业主房屋验收已完毕，并已交清办理入住的各项费用，请办理钥匙、IC卡交接手续。
经办人：
年 月 日

业主钥匙、IC卡领取登记表

楼盘号
项 目
领取人签字
经办人签字
日 期
IC卡（编号）
卡式水表（枚）
进户门（枚）
工作阳台（枚）
信箱（枚）
奶箱（枚）
电表箱（枚）
水表箱（枚）

IC卡申购登记表

楼幢号
办卡情况

业主签名

IC卡编号

经办人签名

申购日期

业主签名

IC卡编号

经办人签名

申购日期

业主签名

IC卡编号

经办人签名

申购日期

业主签名

IC卡编号

经办人签名

申购日期

业主签名

IC卡编号

经办人签名

申购日期

钥匙借用登记表

日期
钥匙名称
数量
借用时间
用 途
借用单位
借用人签字
经办人签字
归还时间

温 馨 提 示
尊敬的业主：
Ø 金色家园小区是智能化管理的高档小区，您的单元大堂目前的门禁密码为
　　，请您妥善保管。物业管理部将不定期更改此密码，以提高门禁系统的安全保障。
Ø 金色家园小区业户用水采用IC卡预售水方式，在您入住时，我们已免费为您的水表充入了5吨水。当您需要办理