公司电子文件归档与管理办法(试行版)模版.docx

文档信息

*文件名称
xx有限公司电子文件归档与管理办法
*文件编号

*文件所有者
公司办公室
文件密级
普通

文件版本记录

*生效日期
*作者
版本
变更说明
批准人

(xx)
新文件建立

文件说明

*目的
为规范xx有限公司电子文件的归档与管理，确保归档电子文件的真实、完整、可用和安全，保存公司历史记录，促进信息资源开发利用，结合公司实际情况,制定本办法。
*适用范围
xx有限公司
*流程结构

关联文件

xx有限公司电子文件归档与管理办法

第一章 总则
第一条 为规范xx有限公司（以下简称“公司”）电子文件的归档与管理，确保归档电子文件的真实、完整、可用和安全，保存公司历史记录，促进信息资源开发利用，按照国家档案局《电子文件管理暂行办法》、《电子文件归档与管理规范》,结合公司实际情况,制定本办法。
第二条 本办法适用于公司总部及各业务单元电子文件的归档与管理工作。
第三条 术语和定义
（一）电子文件
指在生产、经营、管理等各项活动过程中，通过计算机及相关系统、网络等电子设备、环境等形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。
（二）归档电子文件
指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。
（三）背景信息
指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。
（四）元数据
指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。
（五）逻辑归档
指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。
（六）物理归档
指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。
（七）真实性
指电子文件的内容、结构和背景信息与形成时的原始状况一致。
（八）完整性
电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。
（九）有效性
电子文件应具备的可理解性和可利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。
（十）捕获
指对电子文件进行实时收集和存储的方法与过程。
（十一）迁移
指将源系统中的电子文件向目的系统进行转移存储的方法与过程。
第四条 总部各部门或各业务单元归档电子文件管理应遵循电子文件形成和利用的规律，坚持下列基本原则：
（一）统一管理。对归档电子文件管理工作实行统筹规划，统一管理制度，对归档电子文件实行集中管理。
（二）全程管理。对归档电子文件形成、办理、传输、保存、利用、销毁等实行全过程管理，确保归档电子文件始终处于受控状态。
（三）规范标准。制定统一标准和规范，对归档电子文件实行规范化管理。
（四）便于利用。发挥电子文件高效、便捷的优势，对归档电子文件提供分层次、分类别共享应用。
（五）安全保密。按照国家有关法律法规和规范标准的要求，采取有效技术手段和管理措施，确保归档电子文件信息安全。

第二章 职责范围
第五条 电子文件形成部门职责
（一）严格执行归档电子文件管理的制度和流程规范，确保归档电子文件的真实性、完整性和有效性。
（二）从电子文件形成开始不间断地对办理、传输、移交等有关处理操作进行管理登记，保证归档电子文件的产生、处理过程符合规范。
（三）明确本部门电子文件归档范围和保管期限，在业务办结后将归档范围内的电子文件进行整理并移交档案管理部门。
第六条 档案管理部门职责
（一）负责制定公司电子文件归档与管理制度，组织起草相关标准。
（二）负责统筹规划和组织协调公司电子文件归档与管理工作，对各部门或下属业务单元电子文件归档与管理工作进行监督指导。
（三）负责接收公司各部门形成的归档电子文件，对归档电子文件进行管理和提供利用，做好归档电子文件保密和备份工作。
（四）参与公司业务系统的开发与实施，推动业务系统电子文件及时完整归档。
第七条 信息管理部门职责
参与公司归档电子文件管理的相关系统建设，为归档电子文件管理提供信息化支持，如系统应用支持、信息安全保障等。

第三章 归档电子文件的形成与处理
第八条 归档电子文件在形成和办理过程中，应当具备国家法律法规所规定的原件形式，并符合下列要求：
（一）能够有效表现所载内容并可供调取查用。
（二）能够保证归档电子文件及其元数据自形成起完整无缺、来源可靠，未被非法更改。
（三）在信息交换、存储和显示过程中发生的形式变化不影响归档电子文件内容真实、完整。涉密归档电子文件的原件形式应当符合国家有关保密法律法规的规定。
第九条 归档电子文件应当采用符合国家标准的文件存储格式，确保能够长期有效读取。
（一）对用文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。
（二）对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像电子文件，收集时应将其转换成通用格式。扫描型电子文件以JPEG、TIFF、PDF为通用格式。
（三）对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。
（四）对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链接技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。
（五）对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。
（六）专用软件产生的归档电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则应连同专用软件一并收集。
（七）计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与归档电子文件处理有关的参数、管理数据等应与归档电子文件一同收集。
（八）对套用统一模板的归档电子文件，在保证能恢复原形态的情况下，其内容信息可脱离套用模板进行存储，被套用模板作为归档电子文件的元数据保存。
第十条 各部门或各业务单元应当遵循信息安全和保密要求，在电子文件捕获、处理、传输、交换时，应在信息系统中对其过程予以记录。

第四章 电子文件的收集整理与归档
第十一条 属于归档范围的电子文件须及时归档，任何组织和个人不得拒绝归档。
第十二条 电子文件形成部门负责对本部门产生的电子文件进行收集和鉴定，包括对电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定，确定密级和划分保管期限。
第十三条 电子文件形成部门负责对收集的待归档电子文件进行整理，整理要求按照国家《电子文件归档与管理规范》执行。
第十四条 电子文件的归档，按照鉴定标识进行。电子文件的归档优先采用逻辑归档，根据归档电子文件的内容必要时可进行物理归档；归档时，应充分考虑电子文件的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等技术因素。
第十五条 电子文件归档应当符合下列要求：
（一）电子文件应当在办理完毕后实时或定期归档，定期归档的按纸质档案归档时间要求完成。
（二）归档电子文件的保管期限划分准确。
（三）电子文件及其元数据应当同时归档。
（四）电子文件归档时，应当进行鉴定、检测，并由相关责任人确认。
（五）电子文件应当以国家规定的标准存储格式进行归档，属于国家秘密的电子文件应当使用专用保密存储介质存储，并按保密规定办理归档手续。
（六）具有永久保存价值或者其他重要价值的归档电子文件，应当转换为纸质文件同时归档。
（七）带有归档标识的电子文件应集中拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存，对于加密电子文件，则应在解密后再制作拷贝。
（八）归档电子文件存储载体按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等，不允许用移动硬盘、Ｕ盘作为归档电子文件长期保存的载体。
（九）存储归档电子文件的载体或装具上应贴有标签，标签上应注明载体序号、全宗号、分类号、密级、保管期限、存入日期等，归档后的电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态。
第十六条 档案管理部门对归档电子文件进行接收、检查，确保归档电子文件真实、完整、有效和安全，并填写《电子文件归档登记表》(见附录1)，登记表一式两份，一份交归档电子文件形成单位，一份由档案管理部门保存。
第十七条 档案管理部门应及时对归档电子文件及其元数据进行捕获、登记，并导入档案管理系统。

第五章 归档电子文件的保管与利用
第十八条 应加强归档电子文件利用基础设施建设，建立健全相关制度，采取有效措施促进信息资源共享，保证归档电子文件在规定时间、地域、机构、人员范围内得到方便快捷的利用。
第十九条 归档电子文件的保管应当符合下列要求：
（一）按照国家信息安全等级保护标准和涉密信息系统分级保护管理规定建立归档电子文件管理系统和信息内容安全保密防护体系，执行严格的安全保密管理制度。
（二）根据归档电子文件不同载体对保管环境的要求，选择适宜的保管条件。
（三）定期对归档电子文件的保管情况、可读取状况等进行测试、检查，发现问题及时处理。
（四）归档电子文件应当实行备份制度，备份措施包括容灾备份和离线备份。
（五）归档电子文件运行的软硬件环境、存储载体等发生变化难以支持电子文件长久保存时，应在确保归档电子文件真实、完整、安全和可用的基础上及时规范的进行迁移、转换，并填写《归档电子文件迁移/转换登记表》（见附录2），对迁移和转换后的归档电子文件要重新进行备份。
第二十条 归档电子文件的利用参照《华润（集团）有限公司档案利用管理办法》执行，涉密归档电子文件的利用应严格审批，并按保密要求在规定范围内提供利用。
第二十一条 档案管理部门应当为利用者提供真实、可靠的归档电子文件，采取有效措施确保归档电子文件不受损害，并符合以下要求：
（一）应严格控制归档电子文件及其元数据的复制、下载及利用等行为，未经批准，任何人不得擅自复制、下载归档电子文件。
（二）归档电子文件的利用应遵守保密规定，对具有保密要求的归档电子文件采用网络方式利用时，应遵守保密规定，做好安全保密措施。
（三）利用者对归档电子文件的使用应在权限规定范围之内，档案管理部门应做好归档电子文件的利用记录和利用情况统计工作。
第二十二条 归档电子文件的销毁应严格按照《华润（集团）有限公司档案鉴定与销毁管理办法》的规定和流程执行；属于保密范围的归档电子文件，如存储在不可擦除载体上，应连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除。不属于保密范围的归档电子文件可进行逻辑删除。
第二十三条 被销毁的归档电子文件的元数据及其操作日志不得销毁。销毁鉴定结果、销毁活动及其相关责任者应记录于相应的元数据和操作日志中。

第六章 附则
第二十四条 本办法由集团董事会办公室和信息管理部负责解释。
第二十五条 本办法自发布之日起施行。

附件：
1.电子文件归档登记表
2.归档电子文件迁移/转换登记表附件1.
电子文件归档登记表

检验项目
单位名称
移交单位：
接收单位：
载体外观检验
（√或异常情况说明）
（√或异常情况说明）
病毒检验

真实性检验

完整性检验

有效性检验

技术方法与相关软件说明登记表、软件、说明资料检验

填表人
(签名) 年 月 日
(签名) 年 月 日
审核人
(签名) 年 月 日
(签名) 年 月 日
单位
(签名) 年 月 日
(签名) 年 月 日

附件2.
归档电子文件迁移/转换登记表

迁移/转换原因

源格式与系统情况
源格式：
源系统软件：
源应用软件：
源存储载体：
目标格式与系统情况
目标格式：
目标系统软件：
目标应用软件：
目标存储载体：
被迁移/转换
电子文件情况
记录数（件）：容量（KB）：
操作时间：实施者：

填表人（签名） 年 月 日
审核人（签名） 年 月 日
单 位（印章） 年 月 日