银行信用卡分期档案管理办法(试行)模版.doc

xx银行信用卡分期档案管理办法
（试行）

第一章 总则
第一条 为适应我行信用卡分期业务发展需要，规范信用卡分期档案日常管理，防范操作风险，有效开展信用卡分期业务贷后管理工作，根据《xx银行会计档案管理实施办法》和《xx银行个人信贷档案管理办法》，结合我行信用卡分期业务办理流程，特制定本办法。
第二条 本办法适用于日常的信用卡分期档案管理，即信用卡分期有关资料的交接、归档、保管、借阅和销毁的过程。
第三条 本办法所指信用卡分期是指我行信用卡家装、购车、车位、其他大额消费分期及“即享贷”现金分期等分期业务。
第四条 信用卡分期档案是指我行在办理信用卡分期业务过程中形成的，记录和反映信用卡分期业务的重要文件和凭据。主要由相关契约及凭据、借款人信息资料、分期用途资料等文件资料组成。
第五条 总行信用卡中心对全行信用卡分期档案进行督促和管理，防范分期档案管理风险。

第二章 分期档案管理模式
第六条 xx地区信用卡分期档案管理采取分段保管和信用卡中心集中管理的模式。异地分行信用卡分期档案管理采取分段保管、信用卡中心和分行分工管理的模式。
（一） 分段保管是指分期申请材料递交信用卡中心前由经办行经办人员负责保管，申请资料移交信用卡中心后由相应的分期档案管理部门负责保管。
（二） 信用卡中心集中管理是指信用卡分期相关的申请及审批材料，含抵押权证及相关文件，在审批完成后，均统一集中由信用卡中心档案管理部门负责管理。
（三） 信用卡中心和分行分工管理是指异地分行经办的信用卡分期，抵押权证及相关文件由经办分行档案管理部门负责管理，其他申请审批材料由信用卡中心档案管理部门负责管理。
第七条 分期经办人、信用卡中心收件人、档案管理员职责和要求
（一）分期经办人职责
负责分期资料的接收、保管和向信用卡中心移交分期申请资料。
（二）信用卡中心收件人职责
负责信用卡中心分期申请资料的进件接收和信息登记。
（三）档案管理员职责
负责信用卡分期档案的接收、整理归档、日常保管、借阅和销毁工作。
分期档案库应当配备两名以上档案管理员。分期档案的整理归档、借阅和销毁，须有两名以上档案管理员在场。
(四)档案管理员工作要求
档案管理员应了解信用卡分期业务的一般流程，具备一定的档案管理知识，工作细致，能严守秘密，相对稳定。
档案管理员工作变动时应做好工作交接，因交接手续不完善导致文件和档案损毁、遗失的，要查明情况并追究有关人员责任。

第三章　信用卡分期档案资料内容
第八条  根据信用卡分期业务办理需要，信用卡分期档案资料分为信用卡分期审批表、抵押权证及相关文件、申请人分期付款申请表、分期付款业务合同、申请人身份证明文件、财力证明文件、分期用途证明文件及其他辅助申请材料。
第九条 其他辅助申请材料主要包含：
（一） 申请人配偶、共同承责人、担保人个人身份证明文件(含身份证、户口簿复印件及工作证明原件);
（二） 申请人配偶、共同承责人、担保人经济收入证明，包括所在单位出具的收入证明原件、证明借款人经济能力的房产证、存单（折）等资产的复印件；
（三）申请人、申请人配偶、共同承责人、担保人个人信用报告；
（四）根据审批需要提交的其他资料。

第四章 信用卡分期档案的交接和归档
第十条 分期申请材料在各环节的交接，均需有相应的交接登记。交接双方应对交接登记表的内容与交接实物进行逐一核对，核对一致后方可办理交接手续并签章确认。
如移交抵押权证及相关文件，应填写《信用卡分期业务押品交接登记表》（附件1），登记表一式两份，交接完成后各执一份。
第十一条 分期申请资料在信用卡中心各岗位流转时，各岗位经办人员须对经办的申请材料妥善保管。对当天未能完成处理的申请材料，必须入柜保管，并确保上锁。
第十二条 档案管理员接收信用卡分期档案，应及时对档案进行整理，对分期档案进行编号和信息登记，形成分期业务电子档案目录
第十三条 分期档案编号原则为：分期放款日期(序号)－分期类型代码（客户姓名），序号为三位数字，按放款日放款顺序编号。如2012年12月3日放款的第一笔分期，类型家装，客户姓名：张三，该笔档案分期编号为20121203（001）-JZ(张三)。
第十四条 档案管理员对交接的分期档案资料应遵循“一笔一袋”的原则办理入库手续。
如接收抵押权证及相关文件，抵押权证及相关文件须另袋封装，按重要凭证的管理要求，存置保险柜管理。抵押权证及相关文件档案编号原则为：分期放款日期－分期类型－客户姓名。
第十五条 分期档案出入库，须登记《信用卡分期档案出入库登记簿》(附件2)并由经办人员签章确认。

第五章 信用卡分期档案的调阅
第十六条 信用卡中心内部人员调阅已归档的分期档案，须做好调阅资料信息登记。除重审及特殊情况外，借阅的分期档案须在当天下班前归还档案管理员。档案管理员对调阅后归还的分期档案需及时归库管理。
第十七条 行内审计部门调阅分期档案，档案管理员凭审计通知书、经办人工作证和身份证，经档案管理部门负责人签字批准后方可办理调阅手续。
第十八条 我行客户调阅与其有关的分期档案，必须持客户亲笔签名的说明函，经档案管理部门负责人签字批准后方可办理调阅手续。
第十九条 司法、执法等部门依法调阅分期档案的，需持有县级以上部门的公函或介绍信，经信用卡中心部门负责人签字批准后，方可办理调阅手续。
第二十条 调阅人员必须在档案管理员指定地点调阅，并于当天17：30前交还档案管理员。如遇审计检查、法律诉讼、银监局或人民银行检查等特殊情况，确需延长借阅时间的，借阅单位必须在档案借阅申请审批表内注明借阅期限。
第二十一条 调阅人员原则上不得复印借阅档案，如遇特殊情况，必须复印，档案管理员须报部门负责人签字批准后方可办理。
第二十二条 信用卡中心外部人员调阅分期档案，档案管理员应当登记《信用卡分期档案调阅登记簿》（附件3），逐件记录调阅人的姓名和所在单位、调阅日期、调阅的分期档案、调阅的理由以及抄录、复制的分期档案，收存调阅人的工作证（身份证）复印件、介绍信、证明、公函以及批准调阅、复制的批件等，并陪同调阅、抄录、复制。
第二十三条 调阅人员不得在分期档案上涂画、折封和抽换。
第二十四条 信用卡分期档案原则上不得外借。司法、执法部门依法借用或其他特殊情况确需外借分期档案的，经档案管理部门负责人和信用卡中心负责人签字批准，双方办理交接手续、确认档案状况、数量及借用期限，由档案管理部门派员工陪同并督促借用单位按时完整归还档案。
从已装订的档案中抽出部分原件外借的，应当复制留底后，方能外借。

第六章 信用卡分期抵押权证及相关文件的退回
第二十五条 抵质押类分期结清后，分期抵押权证及相关文件通过经办行退回客户。xx地区经办的，信用卡中心以书面形式直接通知经办支行；异地分行经办的，信用卡中心以书面形式通知经办行所在分行，由所在分行通知经办行。
第二十六条 分期抵押权证及相关文件结清退回时，经办行凭信用卡中心出具的书面结清通知，向信用卡中心（异地分行经办行向所在分行）提交《信用卡分期档案借阅（取）/领取申请审批表》（附件4）。
档案管理员须报所在部门负责人和签字批准后，方可办理退还手续。
信用卡中心保管的抵押权证及相关文件，档案管理员还须报信用卡中心负责人签字批准后，方可退还。
第二十七条 办理退还时，档案管理员和经办行经办人须双方当场清验。清验无误后，经办行经办人员在《信用卡分期档案出入库登记簿》（附件2）上签收，方可办理退还；档案管理员同时在出入库登记簿办理注销。
第二十八条 经办行经办人员领回抵押权证后，应及时通知客户，并协同客户办理相关抵质押解除手续。
借款人取回抵质押权证及相关文件时，填写《信用卡分期押品及有关文件领回确认单》（附件5），一式两份，经办行与借款人各执一份，经办行须设专夹保管领回确认单。
第二十九条 因借款人未能按期清偿分期贷款本息及费用，或出现其他违反合同条款行为，经信用卡中心决定需支取其抵质押权证及相关文件予以处分的，经办行凭信用卡中心的书面通知提出申请，填写《信用卡分期档案借阅（取）/领取申请审批表》（附件4）。
档案管理员须报部门负责人签字批准（信用卡中心档案管理员还须报信用卡中心负责人签字批准），双方当场清验无误后，经办行经办人员在档案出入库登记簿上签收，方可办理；同时档案管理员应在出入库登记簿上办理注销。

第七章 信用卡分期档案的保管期限及销毁
第三十条 在信用卡分期结清后，分期抵押权证及相关文件退回客户；其他的分期申请及审批材料统一设定5年的保管期限。
已结清的分期档案保管期限从分期结清后的次年1月1日开始计算。
第三十一条 呆坏账核销分期档案列为永久保存。
呆坏账核销的分期经催收全部收回的，分期档案于分期结清后由档案管理部门再保管5年。
第三十二条 保管期满的分期档案，可按下列程序核准销毁：
（一）信用卡中心档案管理部门提出销毁意见和方式，编制分期档案销毁清册，列明销毁分期档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容，经信用卡中心负责人批准后，报总行计划财务部。
（二）总行计划财务部审核同意后，报总行领导批准并在会计档案销毁清册上签名。
（三）信用卡中心档案管理部门负责实施分期档案的销毁工作，分期档案销毁必须由总行计划财务部和审计部共同派员监销。
（四）监销人和信用卡中心档案管理部门经办人，在分期档案销毁前，应当按照分期档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的分期档案；在分期档案销毁后，应当在分期档案销毁清册上签名或盖章，并将情况报告信用卡中心负责人。

第八章 罚则
第三十三条 有下列行为之一的，应当依照《xx银行员工违规行为处理办法》等有关规定追究责任：
（一）将借阅的分期档案损毁、丢失、携带出境，或擅自对外透露、复制分期档案的；
（二）玩忽职守，造成分期档案损毁、丢失的；
（三）擅自毁坏分期档案的；
（四）涂改、伪造、变造或出卖分期档案的；
（五）不按规定归档、保管、移交分期档案的；
（六）有其他违反分期档案管理行为的；

第九章 附则
第三十四条 本办法由总行信用卡中心负责制定和解释。
第三十五条 本办法自发文之日起执行。

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