初级会计电算化实验四总账管理系统日常业务处理_叶宪章.doc

初级会计电算化附录1 实验四实验四 总账管理系统日常账务处理【实验目的】掌握会计电算化通用教学软件中总账系统日常账务处理的相关内容，熟悉总账系统日常账务处理的各种操作，掌握凭证管理和账簿管理的具体内容和操作方法。【实验内容】1.凭证管理：填制凭证、出纳签字、审核凭证、凭证记账2.账簿管理：总账、明细账、辅助账管理【实验准备】系统管理员进入系统管理，引入“D:附录一练习数据备份”文件夹下的实验三数据。【实验资料】1月份经济业务如下：(1)1月3日，销售部购买了500元的办公用品，以现金支付，附单据一张。付款凭证：0001，摘要：购办公用品。借：营业费用(5501) 500贷：现金(1001) 500(2)1月5日，财务部从工行提取现金9000元，作为备用金，支票号111。付款凭证：0002，摘要：提现。借：现金(1001) 9000贷：银行存款/工行存款(100201) 9000(3)1月7日，采购部采购电脑10台，每台不含税价为4000元，货款以银行存款支付，支票号114。付款凭证：0003，摘要：购电脑。借：库存商品/硬件(124301) 40000应交税金/应交增值税/进项税(21710101) 6800贷：银行存款/工行存款(100201) 46800(4)1月11日，销售部收到北京育新小学转来一张转账支票，金额30000元，用以偿还前欠货款。收款凭证：0001，摘要：收到货款。借：银行存款/工行存款(100201) 30000贷：应收账款(1131) 30000(5)1月11日，收到大洋集团投资资金20000美元，汇率1:8.5。收款凭证：0002，摘要：收到投资。借：银行存款/中行存款(100202) 170000贷：实收资本(3101) 170000(6)1月12日，采购部从深圳华光软件公司购入“轻松英语”光盘500张，不含税单价为10元，货税款暂欠，商品已验收入库（适用税率17%）。转账凭证：0001，摘要：购光盘借：库存商品/软件(124302) 5000应交税金/应交增值税/进项税(21710101) 850贷：应付账款(2121) 5850(7)1月16日，管理部李同出差归来，报销差旅费2000元。转账凭证：0002，摘要：报销差旅费。借：管理费用/差旅费(550203) 2000贷：其他应收款(1133) 2000(8)1月23日，销售部售给天津宏达公司A软件100套，每套不含税价为200元，货款未收（适用税率17%）。转账凭证：0003，摘要：售A软件，款未收。借：应收账款(1131) 23400贷：主营业务收入(5101) 20000应交税金/应交增值税/销项税(21710102) 3400(9)1月31日，结转A软件产品销售成本。数量：100套，单位：80元。转账凭证：0004，摘要：结转A软件成本。借：主营业务成本（5401） 8000贷：库存商品/软件（124302） 8000(10)1月31日，结转收入和费用。 转账凭证：0005，摘要：结转收入和费用（本业务可以通过期末期间损益转账凭证生成）。借：主营业务收入（5101） 20000贷：本年利润（3131） 9500主营业务成本（5401） 8000管理费用/差旅费(550203) 2000营业费用(5501) 500(11)1月31日，结转本年利润。转账凭证：0006，摘要：结转本年利润（本业务可以通过自定义转账凭证生成）。借：本年利润（3131） 9500贷：利润分配/未分配利润(314115) 9500【实验要求】1.以“赵超”的身份进行填制凭证，凭证查询操作。2.以“学员”的身份进行出纳签字3.以“王刚”的身份进行审核、记账、账簿查询操作【操作指导】1.填制凭证（增加凭证、增加其他核算信息凭证、修改凭证、删除凭证、查询凭证）以“赵超”的身份启动与注册会计电算化通用教学软件：用户名“001”；密码“1”；账套“666”；会计年度“2006”；日期“2006-01-31”。提示：因为每张凭证的制单日期不一样，所以注册用友通时把操作日期设置为2006-01-31。这样，只需注册一次，在填制凭证时可输入本月不同日期的凭证。增加普通凭证（业务1、9、11）例25增加普通凭证(1)执行“总账凭证填制凭证”命令，进入“填制凭证”窗口。(2)单击“增加”按钮，增加一张空白凭证。(3)选择凭证类型“付款凭证”，输入制单日期“2006-01-03”，附单据数“1”。(4)输入摘要“购办公用品”，科目名称“5501”，借方金额“500”，回车（摘要自动带到下一行），输入科目名称“1001”，贷方金额“500”。(5)单击“保存”按钮，弹出“凭证已成功保存！”信息提示框(6)单击“确定”按钮(7)同理，输入其他业务的普通凭证。注意：l 采用序时控制时，凭证日期应大于等于启用日期，不能超过业务日期。l 凭证一旦保存，其凭证类别、凭证编号不能修改。l 不同行的摘要可以相同也可以不同，但不能为空。每行摘要将随相应的会计科目在明细账、日记账中出现。l 科目编码必须是末级，既可以手工直接输入，也可以利用右边的放大镜按钮选择输入。l 金额不能为“零”；红字以“”号表示。l 可按“=”键取当前凭证借贷方金额的差额到当前光标位置。增加带有其他核算信息的凭证（业务2、3、4、5、6、7、8、10）在凭证填制过程中，若某科目为“银行科目”、“外币科目”、“数量科目”、“辅助核算科目”，输完科目名称后，则须继续输入该科目的辅助核算信息。例26增加有银行科目和客户往来辅助核算业务的凭证(1)执行“总账凭证填制凭证”命令，进入“填制凭证”窗口。(2)单击“增加”按钮，增加一张空白凭证。(3)选择凭证类型“收款凭证”；输入制单日期“2006-01-11”。(4)输入摘要“收到贷款”,科目名称“100201”，辅助项（结算方式“2 支票”，发生日期“2006.01.11”），借方金额“30000”，回车（摘要自动带到下一行），输入科目名称“1131”，辅助项（客户“育新小学”，票号“113”，发生日期“2006.01.11”），贷方金额“30000”。(5)单击“保存”按钮，弹出“凭证已成功保存！”信息提示框。(6)单击“确定”按钮(7)同理，输入其他带有辅助核算的凭证。注意：l 如果往来单位不属于已定义的往来单位,则要正确输入新往来单位的辅助信息, 系统会自动追加到往来单位目录中。l 在输入个人信息时，若不输“部门名称”只输“个人名称”时，系统将根据所输个人名称自动输入其所属的部门。l 在输入数量时，系统根据“数量单价”自动计算出金额，并将金额先放在借方，如果方向不符，可将光标移动到贷方后，按空格键即可调整金额方向。修改凭证（可选做）(1)执行“总账凭证填制凭证”命令，进入“填制凭证”窗口。(2)单击“查询”按钮，输入查询条件（例如：收款凭证0001号），找到要修改的凭证。(3)对于凭证的一般信息，将光标放在要修改的地方，直接修改；如果要修改凭证的辅助项信息，首先选中辅助核算科目行，然后将光标置于备注栏辅助项，待鼠标变形时双击，弹出“辅助项”对话框，在对话框中修改相关信息。(4)单击“保存”按钮，保存相关信息。注意：l 未经审核的错误凭证可通过“填制凭证”功能直接修改；已审核的凭证应先取消审核后，再进行修改。l 若已采用制单序时控制，则在修改制单日期时，不能在上一张凭证的制单日期之前。l 若选择“不允许修改或作废他人填制的凭证”权限控制，则不能修改或作废他人填制的凭证。l 如果涉及银行科目的分录已录入支票信息，并对该支票做过报销处理，修改操作将不影响“支票登记簿”中的内容。l 外部系统传过来的凭证不能在总账系统中进行修改，只能在生成该凭证的系统中进行修改。删除凭证（可选做）删除凭证要分两步操作（先作废后整理）：作废凭证(1)在“填制凭证”窗口，先查询到要删除的凭证。(2)执行“制单作废/恢复”命令(3)凭证的左上角显示“作废”，表示该凭证已作废。注意：l 作废凭证仍保留凭证内容及编号，只显示“作废”字样。l 作废凭证不能修改，不能审核。l 在记账时，已作废的凭证应参与记账，否则月末无法结账，但不对作废凭证作数据处理，相当于一张空凭证。l 账簿查询时，查不到作废凭证的数据。l 若当前凭证已作废，可执行“编辑作废/恢复”命令，取消作废标志，并将当前凭证恢复为有效凭证。整理凭证(1)在“填制凭证”窗口中执行“制单凭证删除/整理”命令，打开“选择凭证期间”对话框。(2)选择要整理的“月份”(3)单击“确定”按钮，打开“作废凭证表”对话框。(4)选择真正要删除的作废凭证(5)单击“确定”按钮，系统将这些凭证从数据库中删除并对剩下凭证重新排号。注意：l 如果作废凭证不想保留时，则可以通过“凭证删除/整理”功能，将其彻底删除，并对未记账凭证重新编号。l 只能对未记账凭证作凭证整理。l 对已记账凭证作凭证整理，应先恢复本月月初的记账前状态，再作凭证整理。查询凭证例27查询未记账的付款凭证(1)执行“总账凭证查询凭证”命令，打开“凭证查询”对话框。(2)选择输入查询条件“付款凭证、未记账凭证”。单击“辅助条件”按扭，可输入更多查询条件。(3)单击“确认”按钮，进入“查询凭证”窗口。(4)双击某一凭证行，则屏幕可显示出此张凭证。2出纳签字（更换操作员、出纳签字）更换操作员(1)在“会计电算化通用教学软件”的初始窗口，执行“文件重新注册”命令，打开“注册【控制台】”对话框。(2)以“学员”的身份重新注册会计电算化通用教学软件：用户名：003；密码：3；账套：666；会计年度：2006；操作日期：2006-01-31。(3)单击“确定”按钮注意：l 凭证填制人和出纳签字人可以为不同的人，也可以为同一个人。l 按照会计制度规定，凭证的填制与审核不能是同一个人。l 在进行出纳签字和审核之前，通常需要先更换操作员。出纳签字(1)执行“总账凭证出纳签字”命令，打开“出纳签字”查询条件对话框。 (2)输入查询条件：单击“全部”单选按钮，输入月份“2006-01”。(3)单击“确认”按钮，进入“出纳签字”的凭证列表窗口。(4)双击某一要签字的凭证或者单击“确定”按钮，进入“出纳签字”的签字窗口。(5)单击“签字”按钮，凭证底部的“出纳”处自动签上出纳人姓名。(6)单击“下张”按钮，对其他出纳凭证签字。(7)最后单击“退出”按钮注意：l 涉及指定为现金科目和银行科目的凭证才需出纳签字。l 凭证一经签字，就不能被修改、删除，只有取消签字后才可以修改或删除，取消签字只能由出纳人自己进行。l 凭证签字并非审核凭证的必要步骤。若在设置总账参数时，不选择“出纳凭证必须经由出纳签字”，则可以不执行“出纳签字”功能。l 可以执行“签字”|“成批出纳签字”功能对所有凭证进行出纳签字（要求逐张审核）。3.审核凭证例28更换审核的操作员，以“王刚”的身份重新注册会计电算化通用教学软件。(1)执行“文件重新注册”命令，打开“注册控制”对话框。(2)以“王刚”的身份重新注册会计电算化通用教学软件。用户名：002；密码：2；账套：666；会计年度：2006；操作日期：2006-01-31。(3)单击“确认”按钮。例29审核凭证(1)执行“总账凭证审核凭证”命令，打开“凭证审核”查询条件对话框。(2)输入查询条件，可采用默认值。(3)单击“确认”按钮，进入“凭证审核”的凭证列表窗口。(4)双击要审核的凭证或单击“确定”按钮，进入“凭证审核”的审核凭证窗口。(5)检查要审核的凭证，无误后，单击“审核”按钮，凭证底部的“审核”处自动签上审核人姓名。(6)单击“下张”按钮，对其他凭证签字。(7)最后单击“退出”按钮注意：l 所有填制的凭证必须经过审核。l 审核人必须具有审核权。l 作废凭证不能被审核，也不能被标错。l 审核人和制单人不能是同一个人。l 凭证一经审核，不能被修改、删除，只有取消审核签字后才可修改或删除，已标记作废的凭证不能被审核，需先取消作废标记后才能审核。4.记账例30记账(1)执行“总账凭证记账”命令，进入“记账”窗口。(2)第一步，单击“全选”按钮，选择所有要记账的凭证。(3)单击“下一步”按钮。(4)第二步显示记账报告，如果需要打印记账报告，可单击“打印”按钮。如果不打印记账报告，单击“下一步”按钮。(5)第三步记账，单击“记账”按钮，打开“试算平衡表”对话框。(6)单击“确认”按钮，系统开始登录有关的总账和明细账、辅助账。登记完后，弹出“记账完毕”信息提示对话框。(7)单击“确定”，记账完毕。注意：l 第一次记账时，若期初余额试算不平衡，不能记账。l 上月未记账，本月不能记账。l 未审核凭证不能记账，记账范围应小于等于已审核范围。l 作废凭证不需审核可直接记账。l 记账过程一旦断电或其它原因造成中断后，系统将自动调用“恢复记账前状态”恢复数据，然后再重新记账。5.取消记账（可选做）取消记账操作，不符合会计制度规定，只是为了学员实验方便，介绍此功能。激活“恢复记账前状态”菜单(1)执行“总账期末对账”命令，进入“对账”窗口。(2)按Ctrl+H键，弹出“恢复记账前状态功能已被激活”信息提示框。(3)单击“确定”按钮，单击“退出”按钮。注意：l 如果退出系统后又重新进入系统或在“对账”中按“Ctrl+H”键将重新隐藏“恢复记账前状态”功能。取消记账(1)执行“总账凭证恢复记账前状态”命令，打开“恢复记账前状态”对话框。(2)单击“最近一次记账前状态”单选按钮(3)单击“确定”按钮，弹出“恢复记账完毕”信息提示对话框，单击“确定”按钮。注意：l 己结账月份的数据不能取消记账；取消记账后，一定要重新记账。6.账簿管理提示：由于会计账薄查询操作比较简单，这里只介绍部分基本会计账薄和部分辅助账薄的查询。学员可根据需要查询其他账薄。基本会计核算账簿管理(1)执行“总账账薄查询总账”命令，查询总账。(2)执行“总账账薄查询余额表”命令，查询发生额及余额表。(3)执行“总账账薄查询明细账”命令，查询月份综合明细账。例31明细账的查询(1)执行“总账账薄查询明细账”命令，打开“明细账查询条件”对话框。(2)输入查询条件，可采用默认值（按科目范围查询，默认月份为2006.01）。(3)单击“确认”按钮，进入“应收账款明细账”窗口。(4)双击某行或将光标定在某行再单击“凭证”按钮，可查看相应的凭证。(5)单击“总账”按钮，可查看此科目的三栏式总账。(6)单击“退出”按钮各种辅助核算账薄管理。例32部门总账的查询(1)执行“总账辅助查询部门总账部门三栏总账”命令，进入“部门三栏总账条件”窗口。(2)输入查询条件：科目“550203差旅费”，部门“管理部”。(3)单击“确定”按钮，显示查询结果。(4)将光标定在总账的某笔业务上，单击“明细”按钮，可以联查部门明细账。7.输出账套数据以系统管理员的身份注册进入系统管理，执行“账套输出”命令，进行数据备份。