招商大会流程.docx

招商会前期筹备工作

招商会运筹期:
　　一、招商广告的发布
　　二、会场的选定及布置
　　三、会前费用预算（需要各个部门配合完成）
　　四、接听电话的技巧
　　五、资料的传真与邮寄来宾确认及接站确认

招商会准备期
　　一、资料的准备
　　二、人员分组与协调
　　三、课程的审定与演练
　　四、会前动员会及各小组工作流程演练
　　五、工作人员提前进驻会场

招商会运作期：
　　一、会务组的工作流程
　　二、登记组的工作流程
　　三、接站组的工作流程（需要配合完成）
　　四、会场组的工作流程
　　五、后勤组的工作流程（需要配合完成）
　　六、业务组的工作流程
　　七、沟通组的工作流程
　　八、主持人的工作流程
　　九、授课人的工作流程
　　十、公司留守人员的注意事项
　　十一、用餐时注意事项
　　十二、员工如何合理休息
　　十三、突发事件及客户投诉的处置

招商会促进期：
　　一、招商会结束来宾的撤离与返程安排
　　二、会务组撤离酒店注意事项（需要配合完成）
　　三、后勤组与酒店结算和注意事项（需要配合完成）
　　四、业务组后期追款注意事项（需要配合完成）
　　五、会后总结
　　六、宣传资料编辑与制作

招商会运筹期具体操作细节:

一、招商广告的发布
　　和众营销策划认为招商广告的发布距招商会招开的时间也不能太近。一般定在招商会前半月左右发布。
1发布时间：发布时间不能与会议时间相距太久。要做到投资者在看到广告后我有充分的时间把资料寄去并电话进行解释、邀约和其有充分的准备时间参与招商会议。如区域招商会可适当将发布时间提前到10天之内。

2发布内容：突出优势和重点。有限的空间说清楚有限的诉求，何年何月何地参与什么样的一个项目，来参与有何好处就足够了

3发布形式：一般以平面/半通栏/黑白稿形式发布。可选择通栏或彩稿形式发布。

4发布媒体选择：以投资者偏好媒体为主。如区域招商会应选择当地发行量较大的媒体，如区域内的主流电视广告，报纸杂志广告等。现在随着网络的流行，选择在网络上推广发布也是个不错的选择。
5发布注意事项：内容一定要反复核对，版面设计要独具一格有冲击力。咨询电话必不可少。

二. 会场的选定及布置

招商会策划——前期筹备会场选择规范：

A交通便利：便利的交通能让参会者容易找到给举办方减少麻烦，同时一般认为交通便利的地方也是比较中心人气旺的地点，对后期招商会的成功举办有着相当重要的意义。

B当地比较知名：会场不一定要有特别高的档次。因为投资者越来越明白羊毛出在羊身上的道理，过渡的档次会使他发生疑惑：这样铺张的公司能真正的兑现他服务许诺吗？但也不能太过于低档让参会者举办方的实力。中等偏高即好。

C最好是三位一休的场所比较好，集开会，住宿，就餐于一体。根据不同的会议规模选择不同的会议地点。会场要求整体环境舒适，温度适宜，不压抑，无噪音，光线充分，能满足预期人员的座席，音响效果良好，具有数码投影仪与幕布，白板，立式讲台，饮水机，产品展示柜等。场地的选择在色彩方面应该选择比较高端的，到时设计包装时才能完美交融。也能体现会议的高度。
D会场的安排：为了增加会场内的气氛。
　　如会场外围沿街可以用彩旗写上此交会议的主题与口号沿街插上，会场外围可以挂上条幅和升空气球。入会场前可以写上一条欢迎横幅，进入会场大厅要有签到主题背景板签到处，
区域招商会或小型会议为了减少人员分流可将登记处布置在会务组）有本次会议的主题导引牌、会务组导引牌、会场导引牌、会场至卫生间的导引牌、饮水区导引牌、吸烟区导引牌等，　　　

三. 招商会策划电话邀约前期培训
1 、电话邀约客户是个讲究技巧的活，不能打无准备的仗。一般我们前期会对接听人员做个专业的培训，如如何开场，如何介绍此次招商会，如何拉高招商会的高度调客户的味口，客户抗拒点解答等等。
2、招商会策划接听电话的技巧：
有几部电话打过来，招商电话接听第一责任人是商务拓展部或者相同于整个职能的部门。内线再转到分管市场副总和常务副总处。每一个接听招商电话得人必需正式填写招商电话接听表，详细填写各个项目，由商务拓展部每天汇总一次。区域招商会也必需安排专人负责接听招商电话）
　　某某某公司！或者“好，
3、招商会策划前台接听电话的规范语言是好。这里是某某公司。
　　就直接转到商务部，对方如果询问招商信息。如果几个内线没有人接听，行政助理要询问对方：好，现在不在能否留下你联系方式，等他回来后我转达给他让他直接打电话给您”等等，千万不可说他不在或者没有人接听就挂断。首先是聆听，
4、招商会策划接听电话要言出必践
一旦答应经销商或者咨询者的事情。即使是没有结果，也要通知一声。比如说：下午查完后马上给你回话，后来下午一忙就忘了过来两天再想起来打电话过去，对方说不想做了。一个小小的失误就有可能造成很大的损失，因为对方会想你连这点的许诺都做不到何况复杂的营销服务许诺呢。一定要留有余地，
5、招商会策划接听电话时要详细记录客户的信息
所在乡村。职业或从事行业，有无医药保健品操作经验，信息来源，有无时间参与招商会，否需要寄资料，联系电话（如有的客户不愿留电话可说明电话是快件公司为了确认详细地址用，不否则快件公司不受理）一定要不卑不亢，
6、招商会策划逾越自己范围的事件不要轻易作出许诺。
以便让上级有回旋余地，但是自己职权范围以内的事情要大胆拍板，防止给对方以罗嗦的印象。打款的阶段等等。
7、招商会策划接听招商电话时。听清楚对方要问什么，关心什么
再能对症解答，不要抢话，语言要言简意赅，突出重点和优势。公司的产品遴选，区县级招商的区域垄断维护，比较丰厚的价差，文化营销和体验营销，驻店营养师的咨询。这几个方面一定要了解清楚和解释清楚。
7如果遇到语言比较激烈或者偏激的询问者。首先不要顶撞，最多说你考虑考虑，电话里只能谈个框架，要不用传真或者电子邮件的方式进行交流等等。一定要按时答复，
8、招商会策划接听电话时公司的谈判机密不能泄漏。比如说别的经销商成交的金额。
　　应该尽自己所能来解答，接听交代的事情不推委。解释不清楚的就记下来，等得到准确答复后在回答给经销商。

四. 资料的传真与邮寄发放
　　如有嘉宾需发请柬。
1资料发放的种类：邀请函、招商书、招商政策、产品彩页。
　　2资料发放的方式：特快专递、快件、挂号、传真、电邮。
　　3资料发放的注意事项：
　　A邀请函的内容与设计可先与总部沟通；
　　不能出现错页、漏页、翻页等现象；
B各种资料的复印装订要注意。
　　严禁出现张冠李戴；
C信封的填写与内容一致。
　　请柬一定要亲自或找笔锋流畅的人书写；
D如有必要附请柬的贵宾。
　　以备联系。E每套资料都应附有商务拓展部的名片。

五．来宾确认及接站确认
　　确认方式分几种情况：
 1为了方便来宾确认。电邮确认，信函确认，电话口头确认。需接站的来宾应提供移动通讯方式，以备急用。
　　对其前来的意向一定要有个大概的认识，
2无论是推荐还是通过其它信息来的客户。省代理、市代理、区县级还是兼职拓展者，只有明确后才方便我方进行有效的拓展与分组工作。尤其是信息来源一项一定要询问清楚，防止出现拓展奖励纠纷。
　　确定中途方式/达时间/否安排接站，
3来宾动身前再进行一次电话沟通。并再次强调会场地址及乘车路线。

4接站人员凭接站名单确认接站人员并统一制作接站牌。牌上写有明显的识别文字如：某某某公司招商会接站处。有些航班或车次经常出现晚点，所以最好安排站内接站人员长时间等候；详细游览接站组工作职责。

　　中国品牌招商策划第一机构和众营销策划认为招商会策划——前期筹备十分重要，首先得保障参加招商会的人数，而招商会策划——前期筹备就是解决客户的来源问题，望企业慎重对待。